Sicherstellung des Betriebs der RPA-Bot-Infrastruktur

Volt Gemeinderatsfraktion, Hebelstraße 21, 76133 Karlsruhe Herrn Oberbürgermeister Dr. Frank Mentrup 76124 Karlsruhe 00.00.0000 DOPPELHAUSHALT 2026/2027 ANTRAG DHH/2025/1702 Sicherstellung des Betriebs der RPA-Bot-Infrastruktur ► Zuordnung im Haushaltsplan Seite im HH-Plan Teilhaushalt   1700- IT-Amt Ergebnishaushalt: Produktbereich | Produktgruppe | Schlüsselposition  Produktbereich 1120 Finanzhaushalt: Investive Maßnahme  ► Änderungen und neue Mittelanmeldungen Art 2026 2027 2028 2029 2030 ☐ Stellenschaffung/-reduzierung - 0,5 0,5 0,5 0,5 ☐ Erhöhung/Reduzierung Erträge, Aufwendungen, Ein- oder Auszahlungen ☐ Sperrvermerk ☐ Verpflichtungsermächtigung  davon zahlungswirksam in Sonstige Änderungen ☐ Konzeption, Ziele, Maßnahmen, Kennzahlen Aktuell gibt es 2 Projektstellen (eine im IT-Amt, eine im POA) zur Konzeption und Betrieb von RPA-Bots zur Automatisierung regelmäßiger, manueller Arbeit sowie zur Migration von Daten. Diese Bots sparen sehr viel Arbeitszeit, aber auch Geld, wie z.B. bei der Lotus Notes Integration, die bei externer Vergabe ca. 40.000 € gekostet hätte. Die Anfragen anderer Ämter nach weiteren Automatisierungen übersteigen die Kapazitäten stark und werden daher durch das POA priorisiert. Die Projektstellen laufen Ende 2026 aus; da die Mittel für eine Erweiterung der Botlandschaft nicht existieren, werden diese in diesem Umfang auch nicht benötigt - der Betrieb der Bots ist aber ein Aufwand, welcher nicht zusätzlich vom IT-Amt geleistet wird. Daher fordern wir eine Stelle für den Betrieb sowie die Weiterentwicklung des Konzepts, damit für den DHH 2028/2029 das Projekt bei Erfolg ausgerollt werden kann. ► Weitere Angaben bei Leistungen an Zuschussempfänger  bitte Zuschussempfänger eintragen ► Sachverhalt | Begründung Das RPA-Projekt in Karlsruhe trägt kurz- und langfristig wesentlich zur Stabilisierung des Haushaltes bei, indem es mittels Prozessoptimierung und Effizienzsteigerung die Bearbeitung beschleunigt und Fehlerquoten senkt. Insbesondere in Anbetracht geplanter Personalreduzierungen stellt die Digitalisierung und Automatisierung eine unverzichtbare Maßnahme dar, um Engpässe abzufedern und die Servicequalität aufrechtzuerhalten. Aktuell gibt es 2 Projektstellen (eine im IT-Amt, eine im POA) zur Konzeption und Betrieb von RPA-Bots zur Automatisierung regelmäßiger manueller Arbeit sowie zur Migration von Daten. Diese Bots sparen sehr viel Arbeitszeit, aber auch Geld, wie z.B. bei der Migration zur Ablösung von Lotus Notes, die bei externer Vergabe ca. 40.000 € gekostet hätte. Die Anfragen anderer Ämter nach weiteren Automatisierungen übersteigen die Kapazitäten stark und werden daher durch das POA priorisiert. Leider laufen die Projektstellen Ende 2026 aus, aber es gibt noch ein kleines Budget um die Botlandschaft zu betreiben - der Betrieb der Bots ist aber ein Aufwand welcher nicht zusätzlich vom IT-Amt geleistet werden kann, daher fordern wir eine halbe Stelle für den Betrieb, sowie der Weiterentwicklung des Konzepts, damit für den DHH 2028/2029 das Projekt wieder erweitert werden kann. Die Implementierung von RPA-Bots entlastet die Mitarbeitenden von repetitiven, regelbasierten Aufgaben, wodurch Kapazitäten für komplexe, bürgernahe und wissensintensive Tätigkeiten frei werden. Diese Effizienzgewinne sind skalierbar und erhöhen die Resilienz, da Bots auch bei Lastspitzen ohne zusätzliche personelle Ressourcen auskommen. Zudem stärkt Karlsruhe durch den Pilotcharakter des Projekts sein digitales Image, setzt eine Blaupause für andere Kommunen und gewinnt eine Vorreiterrolle in der kommunalen Digitalisierung. Unterzeichnet von: Adina Geißinger Fabian Gaukel Kien Nguyen

HAUSHALT 2026/2027 STELLUNGNAHME zu Antrag DHH/2025/1702 Sicherstellung des Betriebs der RPA-Bot-Infrastruktur Antrag: Volt Seite HH-Plan Produktgruppe Kontierungsobjekt Plankonto/FiPo 104 1120-170 Stellenveränderung (VZW) 2026 2027 2028 2029 2030 0,5 0,5 0,5 0,5 Wählen Sie ein Element aus 2026 2027 2028 2029 2030 Auf Grund der dargestellten aktuellen Finanzlage und der erwarteten finanziellen Entwicklung sind zusätz- liche Aufwendungen in den Bereichen „freiwillige Leistungen“ und „Pflichtaufgaben ohne Weisung“ im Doppelhaushaltsplan 2026/2027 aus Sicht der Verwaltung nicht finanzierbar. Die Verwaltung empfiehlt, den Antrag abzulehnen.