Vergabe der Pflegearbeiten in den öffentlichen Grünanlagen für die Jahre 2014 - 2017: 1. Block, Lose 1 - 10

BESCHLUSSVORLAGE STADT KARLSRUHE Der Oberbürgermeister Gremium: 51. Plenarsitzung Gemeinderat Termin: Vorlage Nr.: TOP: Verantwortlich: 18.06.2013 1434 9 öffentlich Dez. 6 Vergabe der Pflegearbeiten in den öffentlichen Grünanlagen für die Jahre 2014 bis 2017; 1. Block Lose 1 bis 10 Beratungsfolge dieser Vorlage am TOP ö nö Ergebnis Bauausschuss 06.06.2013 15 vorberaten Gemeinderat 18.06.2013 9 Antrag an den Gemeinderat / Ausschuss Der Gemeinderat genehmigt nach Vorberatung im Bauausschuss die Vergabe der Pflegear- beiten im Stadtgebiet für die Haushaltsjahre 2014 bis 2017, einschließlich der Lohngleitklau- sel ab dem Jahr 2015. Finanzielle Auswirkungen nein ja Gesamtkosten der Maßnahme Einzahlungen/Erträge (Zuschüsse u. Ä.) Finanzierung durch städtischen Haushalt Jährliche laufende Belastung (Folgekosten mit kalkulatori- schen Kosten abzügl. Folgeer- träge und Folgeeinsparungen) 3.983.469 € (einschl. Lohngleitklausel) 3.975.642 € (ohne Bundeskasse und private Dritte) 993.911 € (jährlicher Durchschnitt, einschl. Lohngleitklausel) Haushaltsmittel stehen in voller Höhe zur Verfügung. Finanzposition: s. Tabelle Kontierungsobjekt: Kontenart: Ergänzende Erläuterungen: Haushaltsmittel stehen für das HJ 2014 zur Verfügung. Für die Jahre 2015 bis 2017 müssen die Haushaltsmittel bereit- gestellt werden. ISEK Karlsruhe 2020 - relevant nein ja Handlungsfeld: Anhörung Ortschaftsrat (§ 70 Abs. 1 GemO) nein ja durchgeführt am Abstimmung mit städtischen Gesellschaften nein ja abgestimmt mit Ergänzende Erläuterungen Seite 2 1. Vorbemerkung Seit dem Zeitpunkt der letzten Vergabe für Pflegearbeiten im Jahr 2010 haben sich die Grünflächen von ca. 1.011 ha auf ca. 1.042 ha erhöht. Dies entspricht einem Flächenzu- wachs von 31 ha oder 3%. 49% der Gesamtflächen werden im sog. Pflegekatalog für einen 4-jährigen Zeitraum firmenseitig vergeben. Dabei handelt es sich um die Rasen- und Wie- senmahd, das Hacken von Gehölzflächen und die Laubaufnahme. Über diese umfangrei- chen Pflegeleistungen hinaus werden weitere Arbeiten vergeben, wie zum Beispiel Hecken- schnittarbeiten, Baumpflegearbeiten oder Rückschnittarbeiten an Gehölzen. Die Pflegearbei- ten auf den restlichen Flächen und die ergänzenden Pflege- und Wartungsarbeiten auf den Vergabeflächen werden von den Beschäftigten des Gartenbauamtes in Eigenregie geleistet. 2. Beschreibung der Pflegearbeiten 2.1. Laubaufnahme Die Laubaufnahme von den Rasenflächen und von Flächen mit niedrigen Bodendecken muss nach wie vor nur dort durchgeführt werden, wo besonders viel Laub auf die Fläche fällt und wo die Blätter großflächig, hart und damit schwer zersetzbar sind. Bliebe das Laub hier liegen, würden die Pflanzen darunter faulen. Auch von schmalen Flächen entlang von Straßen und Gehwegen muss das Laub zum Teil aufgenommen werden, da der Wind es sonst während der Wintermonate auf die Verkehrsflächen weht. Wo das Laub nicht direkt in angrenzende Pflanzungen verbracht werden kann, wird es aufgenommen und kompostiert. 2.2 Gehölzflächen Die Pflege der Gehölzflächen beinhaltet das Hacken, Jäten und Ausmähen der Gehölzflä- chen. Im Vergleich zum vorhergehenden Pflegekatalog 2010 bis 2013 wurde mit der aktuel- len Pflegeperiode 2014 bis 2017 die Bandbreite der zu beauftragenden Pflegegänge von "2 bis 4" auf "2 bis 3" erneut reduziert. Ziel ist es hierbei, weitere - fachlich vertretbare - Kos- teneinsparungen zu erzielen, ohne den Werterhalt der zu pflegenden Anlagen sowie ihr Er- scheinungsbild zu gefährden. Der Zustand der Anlagen wird hierauf weiterhin gezielt bewer- tet und eine erneute Abwägung zum darauffolgenden Pflegekatalog selbstverständlich vor- genommen. 2.3 Rasen- und Wiesenflächen Ein wesentlicher Teil der Pflegearbeiten im öffentlichen Grün beinhaltet die Rasen- und Wiesenmahd. Von den insgesamt 591 ha Rasen- und Wiesenflächen sollen im Pflegekata- log 2014 bis 2017 ca. 373 ha firmenseitig bearbeitet werden. Ziel ist die funktionsgerechte, möglichst naturnahe, standortgerechte, ökonomisch und ma- schinell sinnvolle Pflege. Insbesondere soll sich die Rasen- und Wiesenpflege vorrangig an den Nutzungsansprüchen der Menschen und den ökologischen und stadtklimatischen Funk- tionen orientieren. Mit unterschiedlich häufigen Rasen- und Wiesenschnitten pro Jahr wird diesen Ansprüchen Rechnung getragen. 3. Ausschreibungsverfahren Die zu vergebenden Leistungen sind „gleichartig und umfassen eine Vielzahl von räumlich getrennten Objekten“. Für diesen Fall sieht die VOB/A in § 5 die einheitliche Vergabe in Teil- losen vor. Ergänzende Erläuterungen Seite 3 Die Gesamtleistung ist wegen ihres Umfanges gemäß VOB/A § 5 nach örtlichen Gesichts- punkten in Lose unterteilt worden, damit die Kapazität der einzelnen, auch kleineren Firmen ausreicht, um sich am Verfahren beteiligen zu können. Wegen der zu erreichenden Kontinui- tät, der langfristigen, vertrauensvollen Zusammenarbeit sowie den hohen Anforderungen an die Zuverlässigkeit der Auftragnehmer war als Vergabeart die „Beschränkte Ausschreibung nach öffentlichem Teilnahmewettbewerb“ sinnvoll (VOB/A § 3 Abs. 4 Nr. 1). Die mehrjährige Vergabe der obigen Pflegearbeiten wird seit dem Jahr 1969 in einem drei- jährigen bzw. ab 1978 in einem vierjährigen Rhythmus mit Genehmigung des Gemeindera- tes praktiziert. Auch die letzte vierjährige Vergabe für die Jahre 2010 bis 2013 hat sich be- währt. Bei der Ausschreibung der Unterhaltungsarbeiten für die kommenden vier Jahre (2014 bis 2017), die Anfang des Jahres als „Beschränkte Ausschreibung nach öffentlichem Teilnah- mewettbewerb“ erfolgt ist, wurde davon ausgegangen, dass die im Haushaltsjahr 2014 zu vergebenden und auszuführenden Arbeiten in ihrem wesentlichen Umfang auch in den Jahren 2015, 2016 und 2017 ausgeführt werden. Im Rahmen des öffentlichen Teilnahme- wettbewerbs haben sich 17 Firmen beworben. 13 Firmen wurden aufgrund nachgewiesener Eignung zum Wettbewerb zugelassen. Die vierjährige Vergabe hat sowohl für die Stadt, als auch für die Firmen des Garten- und Landschaftsbaues wesentliche finanzielle, wirtschaftliche und nicht zuletzt organisatorische Vorteile, die nachfolgend kurz zusammengefasst sind: 1. Der sehr umfangreiche Arbeitsaufwand für die Ausschreibung und Vergabe der Unter- haltungsarbeiten ist bei der mehrjährigen Vergabe nur alle vier Jahre zu leisten. 2. Der Arbeitsablauf geht wesentlich zügiger und reibungsloser vonstatten. Umfangreiche Einweisungen der Unternehmen zu Beginn des Auftrages müssen nicht jährlich sondern lediglich alle 4 Jahre erfolgen. 3. Bei der mehrjährigen Auftragsvergabe ist es lediglich notwendig, eine Lohngleitklausel für die Anpassung der Kostenentwicklung vorzusehen. Der hier von den Firmen angebo- tene Änderungssatz wurde ebenfalls dem Wettbewerb unterworfen. Die Einheitspreise für die Arbeitsausführung im Haushaltsjahr 2014 sind Festpreise. 4. Die Firmen können - dank Planungssicherheit - günstiger anbieten, da sie den Maschi- nen- und Personaleinsatz über vier Jahre kalkulieren können. Im Einvernehmen mit dem Rechnungsprüfungsamt und dem ZJD werden in einem ersten Block zunächst nur die Lose 1 bis 10 ausgeschrieben. Nach erfolgter Entscheidung im Ge- meinderat kann der zweite Block mit den Losen 11 bis 20 im Zeitraum Juli bis November 2013 ausgeschrieben, submittiert, beraten und beauftragt werden. Die Vorteile dieser gestaffelten Ausschreibung und Vergabe sind insbesondere darin zu se- hen, dass die Firmen entsprechend ihrer Kapazität gezielt anbieten können. Je nach Aus- gang des ersten Blocks der Ausschreibung wird den Firmen eine weitere Möglichkeit der Beteiligung am Wettbewerb geboten. Bei bereits erschöpfter Firmenkapazität nach Vergabe des ersten Blocks wird eine Firma für den zweiten Block nicht mehr zur Angebotsabgabe aufgefordert. Ein weiterer Vorteil dieser gestaffelten Ausschreibung besteht auch darin, dass Firmen, deren Angebot(e) jetzt nicht berücksichtigt werden konnten, sich erneut um einen Auftrag bemühen können. Ergänzende Erläuterungen Seite 4 4. Ergebnis der Ausschreibung Die Beschränkte Ausschreibung nach öffentlichem Teilnahmewettbewerb brachte das in der Anlage 1 zusammengestellte Ergebnis. Nach rechnerischer, technischer und wirtschaftlicher Prüfung der Angebote ergeben sich die nachstehenden Angebots- bzw. Vergabesummen für das Haushaltsjahr 2014: Los Firma Angebotssumme € einschl. MwSt 1 Gredler + Söhne, Karlsdorf-Neuthard 99.565,69 2 Schuler GmbH, Klein-Winternheim 63.341,13 3 Erhardt GmbH, Karlsruhe 211.629,92 4 Schuler GmbH, Klein-Winternheim 53.662,74 5 Grün-System-Bau, Rheinmünster 89.281,94 6 Schuler GmbH, Klein-Winternheim 91.712,19 7 Ruf, Stutensee 129.869,73 8 Sauer GmbH, Karlsruhe 36.101,45 9 Gredler + Söhne, Karlsdorf-Neuthard 83.454,59 10 Sauer GmbH, Karlsruhe 123.849,25 Summe 982.468,63 Unter Berücksichtigung der Firmenkapazität kann bei allen 10 Losen der günstigste Bieter beauftragt werden. 5. Finanzierung Der Gesamtaufwand wird wie folgt verrechnet: Produkt / Kostenträger Gesamtkosten € einschl. 19% MwSt 1.670.55.10.01.01 Grün- u. Parkanlagen 325.254,04 1.670.55.10.02.01 Freizeitanlagen und Spielflächen 93.517,06 1.660.54.10.03.01 Gemeindestraßen 230.499,47 1.660.54.20.03.01 Kreisstraßen 26.157,27 1.660.54.30.03.01 Landesstraßen 79.966,37 1.660.54.40.03.01 Bundesstraßen 48.778,88 1.660.54.60.01.04 Parkierungseinrichtungen 10.275,81 1.660.54.30.03 Verkehrsgrün Landestraßen im Rahmen der Verwaltungsreform 12.026,86 Gebäudewirtschaft 4211 Unterhaltung von Außenanlagen an öffent- lichen Gebäuden 139.681,90 Dritte (Konzern Stadt) 11.282,88 Bund/Bundeskasse Weiden (Verkehrsgrün Bundesstraßen im Rahmen der Verwaltungsreform) 5.797,04 Dritte (Private, VOWO, Kirchen) 2.029,8 Gesamt (ohne Lohngleitklausel) 982.468,63 Ergänzende Erläuterungen Seite 5 Der hier genannte Betrag wird sich unter Berücksichtigung der Lohngleitklausel - sofern Lohnerhöhungen zustande kommen - ab dem Jahr 2015 geringfügig erhöhen. Da es sich hier um notwendige laufende Unterhaltungsarbeiten handelt, müssen für die Unterhaltung von öffentlichen Grünanlagen im Rahmen der Ergebnisrechnung auch ab 2015 entspre- chende Haushaltsmittel bereitgestellt werden. Außerdem wird bei der Vergabe der Arbeiten für die kommenden vier Jahre an die einzelnen Firmen ausdrücklich darauf hingewiesen, dass diese Auftragserteilungen unter dem Vorbehalt der jeweils zur Verfügung stehenden Haushaltsmittel erfolgen. Beschluss: Antrag an den Gemeinderat Der Gemeinderat genehmigt nach Vorberatung im Bauausschuss die Vergabe der Pflegear- beiten in den Losen 1 bis 10 im Stadtgebiet von Karlsruhe für die Haushaltsjahre 2014 bis 2017 - einschließlich der Lohngleitklausel ab dem Jahr 2015 - entsprechend den in der Vor- bemerkung gemachten Ausführungen an die vorgenannten Firmen. Die Verrechnung des Aufwandes erfolgt bei den unter Punkt 5. aufgeführten Kostenträgern. Die Auftragsvergabe erfolgt unter dem Vorbehalt der jeweils zur Verfügung stehenden Haushaltsmittel. Die Leistungsverträge sind entsprechend zu gestalten. Hierdurch muss sichergestellt sein, dass die Stadt Karlsruhe in den nächsten Jahren das Auftragsvolumen reduzieren kann, wenn keine nachhaltige Erholung der gesamtwirtschaftli- chen Lage eintritt. Das Gartenbauamt wird ermächtigt, mit den Firmen die entsprechenden Leistungsverträge abzuschließen. Hauptamt - Ratsangelegenheiten - 7. Juni 2013

Anlage Ergebnisse der Nachrechnung einschl. der Lohngleitklausel (Angebot Brutto / 4 Jahre) Los Bez 1. Bieter (Nachgerechnet) 2. Bieter (Nachgerechnet) 3. Bieter (Nachgerechnet) 4. Bieter (Nachgerechnet) 1 Mitte Firma Gredler + Söhne Bieter B Bieter C Bieter D Betrag 406.646,39 415.574,35 421.991,17 451.675,11 2 Mitte Firma Schuler GmbH Bieter B Bieter C Bieter D Betrag 253.364,52 308.629,07 309.675,42 420.974,64 3 Mitte Firma Erhardt GmbH Bieter B Bieter C Bieter D Betrag 864.809,56 938.976,07 948.832,93 956.176,18 4 Mitte Firma Schuler GmbH Bieter B Bieter C Bieter D Betrag 214.650,96 236.042,81 261.587,79 264.706,57 5 Ost Firma Grün-System- Bau Bieter B Bieter C Bieter D Betrag 357.127,76 394.070,27 396.606,10 430.643,84 6 Ost Firma Schuler GmbH Bieter B Bieter C Bieter D Betrag 366.848,77 394.704,89 423.951,75 483.879,21 7 Ost Firma Ruf Bieter B Bieter C Bieter D Betrag 528.810,76 560.436,10 600.649,74 613.278,95 8 Ost Firma Sauer GmbH Bieter B Bieter C Bieter D Betrag 146.806,29 150.931,80 152.595,89 174.406,26 9 West Firma Gredler + Söhne Bieter B Bieter C Bieter D Betrag 340.845,37 374.533,93 405.806,95 414.475,54 10 West Firma Sauer GmbH Bieter B Bieter C Bieter D Betrag 503.559,01 536.921,82 552.118,29 675.798,29