Anfrage StRn Zürn, StR Fostiropoulos (Die Linke): Ausländerstelle und Staatsangehörigkeitsstelle (Ausländerbehörde) - Personalausstattung und Personalauslastung

STADT KARLSRUHE Der Oberbürgermeister ANFRAGE Stadträtin Sabine Zürn (Die Linke) Stadtrat Niko Fostiropoulos (Die Linke) vom 26. April 2012 Gremium: Termin: Vorlage Nr.: TOP: 36. Plenarsitzung Gemeinderat 26.06.2012 1115 23 öffentlich Ausländerstelle und Staatsangehörigkeitsstelle (Ausländerbehörde) - Personalausstattung und Personalauslastung 1. Zu welchen Zeitpunkten wurden bei der Ausländerbehörde seit 2008 - je wie viele zusätzlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter - für je welche Aufgaben dauerhaft neu eingestellt bzw. neu beschäftigt? 2. Wie viele Fälle hatte die Ausländerbehörde je in den Jahren 2008 bis 2011 zu bearbeiten? 3. Wie haben sich die Zahlen der durchschnittlich von einer Fachkraft zu beratenden Ausländerinnen und Ausländer in der Ausländerbehörde entwickelt, je in den Jahren 2008 bis 2011? 4. Wie lange dauert/-e im Durchschnitt eine Einbürgerung von der Antragstellung bis zur Gewährung im Jahr 2008, wie lange im Jahr 2011? Was sind die Gründe für diese Entwicklung? 5. Gibt es bei der Ausländerstelle ein Beschwerdemanagement für die zu betreuende Kundschaft, wenn ja, wie sieht es aus? 6. Wie hat sich der durchschnittliche Krankenstand bei der Ausländerstelle von 2008 bis heute entwickelt? 7. Welche organisatorischen Maßnahmen wurden bei der Ausländerstelle seit 2009 eingeleitet, um der offensichtlichen Überlastung der dortigen Fachkräfte, v. a. beim an den Kunden-Schaltern tätigen Personal, entgegenzuwirken? Seite 2 __________________________________________________________________________________________ 8. Teilt die Stadtverwaltung die Auffassung, dass Ausstattung und Qualität einer Ausländerbehörde ein relevanter Index für die Willkommenskultur ist, die eine Stadt ihren ausländischen Mitbürgerinnen und Mitbürgern entgegenbringt? 9. Ist die Stadtverwaltung der Auffassung, dass sie die Ausländerbehörde mittlerweile mit ausreichenden Ressourcen versehen hat, damit die dort beschäftigten Fachkräfte ihre Kundschaft in der angemessenen Qualität beraten können? Auf Grund des vor einigen Jahren offen zu Tage getretenen Handlungsbedarfs bei der Karlsruher Ausländerbehörde sind verschiedene Maßnahmen ergriffen worden. In den beiden letzten Doppelhaushalten gab es je Anträge aus dem Gemeinderat, die Personalausstattung der Ausländerbehörde zu verbessern. Die Anfrage soll darüber informieren, wie sich die Lage für das Personal und die dort zu beratenden Ausländerinnen und Ausländer entwickelt hat, unter dem oben genannten Gesichtspunkt, dass Ausstattung und Qualität einer Ausländerbehörde ein relevanter Index für die Willkommenskultur ist, die eine Stadt ihren ausländischen Mitbürgerinnen und Mitbürgern entgegenbringt. unterzeichnet von: Sabine Zürn Niko Fostiropoulos Hauptamt - Ratsangelegenheiten - 14. Juni 2012 Sachverhalt/Begründung:

STADT KARLSRUHE Der Oberbürgermeister Der STELLUNGNAHME zur Anfrage Stadträtin Sabine Zürn (Die Linke) Stadtrat Niko Fostiropoulos (Die Linke) vom: 26.04.2012 eingegangen: 26.04.2012 Gremium: 36. Plenarsitzung Gemeinderat Termin: Vorlage Nr.: TOP: Verantwortlich: 26.06.2012 1115 23 öffentlich Dez. 2 Ausländerstelle und Staatsangehörigkeitsstelle (Ausländerbehörde) - Personalausstattung und Personalauslastung 1. Zu welchen Zeitpunkten wurden bei der Ausländerbehörde seit 2008 - je wie viele zusätzliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter - für je welche Aufgaben dauerhaft neu eingestellt bzw. neu beschäftigt? Im Zeitraum 2008 bis heute wurden im Ausländeramt insgesamt 7,5 zusätzliche Stel- len eingerichtet. Davon sind 3 Stellen planmäßig, die restlichen 4,5 Stellen sind zu- nächst überplanmäßig geschaffen. Aufgabe Stellen Besetzungstermin unbegleitete minderjähri- ge Flüchtlinge 1,0 Stellen 01.03.2011 Einführung eAT 5,0 Stellen 01.07.2011, 2 x 20.09.2011, 2 x 01.11.2011 Assistenz der Abteilung 0,5 Stellen 01.09.2010 Sachbearbeitung 0,5 Stellen 01.05.2011 Teamleitungen 0,5 Stellen 01.02.2011 2. Wie viele Fälle hatte die Ausländerbehörde je in den Jahren 2008 bis 2011 zu be- arbeiten? Über die Anzahl der Kundenkontakte wird kein Controlling geführt. Die Anzahl der in Karlsruhe gemeldeten Ausländer hat sich von 39 740 im Jahr 2008 auf 42 850 Auslän- der in 2011 erhöht. 3. Wie haben sich die Zahlen der durchschnittlich von einer Fachkraft zu beraten- den Ausländerinnen und Ausländer in der Ausländerbehörde entwickelt, je in den Jahren 2008 bis 2011? Jahr beratende Fachkräfte Auslän- derstelle Ausländerin- nen/ Ausländer EU- Aus- länder/- innen mit Nie- derlas- sungser- laubnis zu bera- tende Aus- länder/- innen zu beratende Ausländer/- innen/Stelle 2008 8,0 39740 14648 18000* 7092 887 2009 8,0 39593 14686 18000* 6907 863 2010 8,0 41152 15571 18000* 7581 948 2011 8,0 42850 16915 18000* 7935 992 * nur mit erheblichem Aufwand auswertbar. Zahl ist deshalb auf Basis der Anzahl aus 2007 und Aussage der Ausländerbe- hörde geschätzt Seite 2 Seit 01.05.2012 sind zwei weitere Terminschalter eröffnet worden, so dass zwischen- zeitlich insgesamt 10 Stellen für die Beratung der Ausländerinnen und Ausländer an unseren Terminschaltern zur Verfügung stehen. Damit sinken die Fallzahlen pro Fach- kraft in Zukunft unter den Wert von 2008. Weitere 5,5 geschaffene Stellen sind mit neu hinzugekommenen Aufgaben gebunden (eAT, unbegleitete minderjährige Flüchtlinge). 4. Wie lange dauert/-e im Durchschnitt eine Einbürgerung von der Antragstellung bis zur Gewährung im Jahr 2008, wie lange im Jahr 2011? Dauer Einbürgerung 2008: 380 Tage Dauer Einbürgerung 2011: 275 Tage Was sind die Gründe für diese Entwicklung? Aus dem Vergleich der Einbürgerungsdauer im Jahr 2008 mit dem Wert aus 2011 kann keine Entwicklung abgeleitet werden. 5. Gibt es bei der Ausländerstelle ein Beschwerdemanagement für die zu betreu- ende Kundschaft, wenn ja, wie sieht es aus? Bei der Ausländerbehörde gibt es analog zum gesamten Ordnungs- und Bürgeramt ein Beschwerdemanagement. Die Kundinnen und Kunden haben hierbei die Möglichkeit, online oder mit vor Ort zur Verfügung gestellten Formularen Ihre Hinwei- se/Anregungen/Kritik zu äußern. Dies ist sowohl anonym als auch unter Angabe der Kontaktdaten möglich. Auf Wunsch wird jede Äußerung schriftlich beantwortet. 6. Wie hat sich der durchschnittliche Krankenstand bei der Ausländerstelle von 2008 bis heute entwickelt? Fehlzeiten: Jahr Ausländerstelle Staatsangehörigkeitsstelle 2008 7,30 % 13,46 % 2009 13,97 % 9,39 % 2010 7,74 % 41,19 % 2011 8,72 % 17,05 % 2012 (bis 30.04.) 10,00 % 35,85 % Wegen der hohen Fehlzeiten im Bereich Staatsangehörigkeitsstelle wurde in 2012 eine Krankheitsvertretungsstelle genehmigt. Diese Stelle ist mit einer Vollzeitkraft im geho- benen Dienst besetzt. 7. Welche organisatorischen Maßnahmen wurden bei der Ausländerstelle seit 2009 eingeleitet, um der offensichtlichen Überlastung der dortigen Fachkräfte, v. a. beim an den Kundenschaltern tätigen Personal entgegenzuwirken? Seit 2009 wurden in Anlehnung an das Gutachten zur Organisationsuntersuchung der Ausländerbehörde der Stadt Karlsruhe durch die Unternehmensberatung Dr. Malcher folgende organisatorischen Maßnahmen umgesetzt: Seite 3 Im Sachgebiet Ausländerrecht: a) wurde der Aufbau der Führungsstruktur im August 2011 abgeschlossen. Der Auf- bau gestaltete sich wie folgt: Sachgebietsleitung: Dezember 2010, erste Teamlei- tung: Februar 2011, zweite Teamleitung: August 2011. b) Ein Fachkoordinator wurde als zusätzlicher fachlicher Ansprechpartner für die Mit- arbeitenden eingerichtet. c) Das Online-Terminsystem wurde auch intern zur Verbesserung der Prozesse im März 2011 eingeführt. d) Die Homepage wurde im Juni 2011 umfassend zur eigenverantwortlichen Informa- tion der Kundschaft aktualisiert und mit dort ausfüllbaren Formularen versehen. e) Teilweise wurden stark belastete Mitarbeitende umgesetzt und oder vom internen Beratungsdienst beraten. f) Schaffung von Stellen (siehe Frage 1). g) Geschäftsprozesserhebungen und -optimierungen. Im Sachgebiet Einbürgerungen/Staatsangehörigkeitsrecht: a) Es wurden die Akten in eine digitale Ablage überführt, so dass nicht mehr mit dem Mikrofiche-Gerät recherchiert werden muss. b) Einführung der Wissensmanagementsoftware Knowledge-Guide. 8. Teilt die Stadtverwaltung die Auffassung, dass Ausstattung und Qualität einer Ausländerbehörde ein relevanter Index für die Willkommenskultur ist, die eine Stadt ihren ausländischen Mitbürgerinnen und Mitbürgern entgegenbringt? Ja. 9. Ist die Stadtverwaltung der Auffassung, dass sie die Ausländerbehörde mittler- weile mit ausreichenden Ressourcen versehen hat, damit die dort beschäftigten Fachkräfte ihre Kundschaft in der angemessenen Qualität beraten können? Im Bereich der Ausländerstelle sind unter Berücksichtigung der überplanmäßigen Stel- len und der üblichen Personalberechnungsmodelle ausreichend Ressourcen verfüg- bar. Auf Grund der aufwändigen Einarbeitung der vielen neuen Mitarbeiter und Mitar- beiterinnen ist das erforderliche Fachwissen jedoch noch nicht abschließend vermittelt. Für weitere Aufgaben (etwa im Rahmen der Einbürgerungskampagne) oder die Abar- beitung der zum Teil erheblichen Rückstände sind keine Ressourcen verfügbar. Auf Grund der ungewöhnlichen Belastungssituation an diesen Arbeitsplätzen rechnen wir allerdings auch in Zukunft mit erheblichen Ausfallzeiten.