Beschaffung von IT-Hardware inkl. Dienstleistungen und Garantieerweiterungen (EU-weite Vergabe)

BESCHLUSSVORLAGE STADT KARLSRUHE Der Oberbürgermeister Gremium: 26. Plenarsitzung Gemeinderat Termin: Vorlage Nr.: TOP: Verantwortlich: 26.07.2011 796 15 öffentlich Dez. 2 Beschaffung von IT-Hardware inkl. Dienstleistungen und Garantieerweiterungen (EU-weite Vergabe) Beratungsfolge dieser Vorlage am TOP ö nö Ergebnis Hauptausschuss 12.07.2011 9 vorberaten Gemeinderat 26.07.2011 15 Antrag an den Gemeinderat / Ausschuss Der Gemeinderat genehmigt die Vergabe zur Beschaffung von IT-Hardware mit Garantie- Leistungen und Services der Stadt Karlsruhe an die Firma Innovative Datensysteme GmbH, Stuttgart zum Angebot vom 20.05.2011 als Rahmenvertrag mit dem Auftragsvolumen 1.383.315,50 € Laufzeit des Rahmenvertrages 1,5 Jahre. Die Verwaltung wird ermächtigt, der Firma Innovative Datensysteme GmbH, Stuttgart den Zuschlag zu erteilen. Finanzielle Auswirkungen nein ja Gesamtkosten der Maßnahme Einzahlungen/Erträge (Zuschüsse u. Ä.) Finanzierung durch städtischen Haushalt Jährliche laufende Belastung (Folgekosten mit kalkulatori- schen Kosten abzügl. Folgeer- träge und Folgeeinsparungen) 1.383.315,50 € - Haushaltsmittel stehen in voller Höhe zur Verfügung Kontierungsobjekt: Kostenstelle: - Kontenart: - Ergänzende Erläuterungen: dezentrale Verrechnung in den Dienststellen/für die Schulen beim Schul- und Sportamt Karlsruhe Masterplan 2015 - relevant nein ja Handlungsfeld: Anhörung Ortschaftsrat (§ 70 Abs. 1 GemO) nein ja durchgeführt am Abstimmung mit städtischen Gesellschaften nein ja abgestimmt mit Ergänzende Erläuterungen Seite 2 Für den Bedarf (Ersatzbeschaffung) der städtischen Dienststellen und Schulen wurden fol- gende EDV-Komponenten als Rahmenvertrag für Einzelbestellungen und Teillieferungen ausgeschrieben: Inhalt Mindestabnahmemenge maximale Abnahmemenge (+ 15 %) Dienststellen (POA) Schulen (SuS) insgesamt insgesamt Arbeitsplatz- PC / Client 1000 1500 2500 2875 19“ TFT Monitor 600 1000 1600 1840 22“ TFT Monitor 200 350 550 633 24“ TFT Monitor 100 0 100 115 inkl. Garantieerweiterung über die gesetzliche Min- destgarantie hinaus 4 Jahre, optional 5 Jahre inkl. Dienstleistungen Bsp. Betriebssystem vorinstalliert, standardisierte Bereitstellung der Hardwaresystemdaten (Assetmanagement) mit Preisgleitklausel Die angebotenen Preise gelten als Höchstpreise für künftige Modelle gleich- oder höherwertiger Produktlinien Art der Vergabe Die Vergabe hat im Offenen Verfahren nach § 3 EG VOL/A stattgefunden. Die Bekanntma- chung hierzu erfolgte am 07.04.2011 im Amtsblatt der Europäischen Union (Ted-Dokument- Nr. 2011/S 71-115587) sowie im Amtsblatt der Stadt Karlsruhe (Jg. 11; Nr. 14) und den In- ternetseiten der Stadt Karlsruhe. Es haben 12 Firmen die Angebotsunterlagen angefordert und gegen Bezahlung eines Un- kostenbeitrages von 25 Euro erhalten. Der Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes sind 7 Firmen nachgekommen und haben fristgerecht zum Eröffnungstermin am 23.05.2011 ein Angebot eingereicht. Die Zuschlagsfrist endet am: 26.08.2011 Vertragslaufzeit: 01.09.2011 - 28.02.2013 Wertung der Angebote: Zur Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes erfolgten mehrere Wertungsschritte: a) Vollständigkeit und Richtigkeit der Angebote Im Rahmen der nicht öffentlichen Submission wurde geprüft und dokumentiert, dass 7 An- gebote vollständig (inkl. der geforderten Anlagen), sowie form- und fristgerecht eingegangen sind. Gegen die jeweiligen Bieter liegen keine Vergabesperren vor. Ergänzende Erläuterungen Seite 3 b) Erfüllung der Ausschluss-Kriterien des Leistungsverzeichnisses Hierzu wurden in den Verdingungsunterlagen Mindestanforderungen definiert, deren Nicht- erfüllung zum Ausschluss aus dem Verfahren führen. Alle 7 Firmen haben die Mindestanfor- derungen erfüllt. c, d) Ermittlung/Überprüfung des Angebotspreises und Prüfung der Angemessenheit der Preise In diesem Wertungsschritt wurden die Angebotspreise der Bieter überprüft. Folgende Angebotspreise liegen vor (ohne Energiekosten, inkl. 19 % MwSt.): Angebot 1 : 1.380.807,58 € Angebot 2 : 1.383.315,50 € Angebot 3 : 1.540.455,00 € Angebot 4 : 1.564.219,30 € Angebot 5 : 1.603.345,31 € Angebot 6 : 1.646.751,75 € Angebot 7 : 1.738.084,26 € e) Wirtschaftlichkeitsprüfung Stufe 1/Referenzen Auf der Grundlage der in den Verdingungsunterlagen festgelegten Gewichtung A: Preis + Energiekosten 80 % B: Servicemanagement 20 % (= kaufmännische Abwicklung, Störungsmanagement, Services) wurden die 5 wirtschaftlichsten Angebote zur Teststellung zugelassen (Angebote 1, 2, 3, 5, 6). Alle 5 Bieter verfügen über die notwendige Zuverlässigkeit, Leistungsfähigkeit und Sachkun- de sowie über standardisierte kaufmännische Bestell- und Störungsmanagementprozesse. Dies wurde durch Abfragen der Referenzen bestätigt. Der Bieter des Angebotes 6 hat auf die Teilnahme an der Teststellung verzichtet. Die Bieter der Angebote 1, 2, 3 und 5 haben alle geforderten Geräte termingerecht zur Teststellung angeliefert. Die Angebote 4, 6 und 7 wurden somit ausgeschlossen. e) Wirtschaftlichkeitsprüfung Stufe 2 Die rein schriftliche Auswertung aus Stufe 1 wurde nun durch die praktische Bewertung ei- ner Teststellung ergänzt. Hierbei wurden zunächst stichprobenweise die Angaben in den Angebotsunterlagen überprüft. Die Bewertung der Geräte erfolgte durch mehrere Mitarbeiter aus verschiedenen Dienststellen. Zudem wurde die Interoperabilität der Systeme im Netzbe- trieb der Stadt und im Testnetzbetrieb der Schulen bestätigt. Das wirtschaftlichste Angebot wurde mittels folgender Gewichtung ermittelt: Ergänzende Erläuterungen Seite 4 A: Preis + Energiekosten 50 % B: Qualitativ höhere Erfüllungskriterien 20 % C: Ergebnisse der Teststellung 30 % Ergebnis Auf der Grundlage des oben beschriebenen Bewertungsverfahrens wurde als wirtschaft- lichster Bieter die Firma Innovative Datensysteme GmbH, Stuttgart (Angebot 2) ermittelt. Dabei wurden neben den reinen Anschaffungskosten auch die anfallenden Energiekosten für PC und Monitore (gerechnet auf 5 Jahre), die Übererfüllung (qualitativ höhere Erfüllungs- kriterien), Bewertung der weiteren informativen Einzelkriterien (z. B. umweltrelevante Labels, datenschutzrechtlich zertifizierte Löschung und fachgerechte Entsorgung von Altgeräten) sowie die Ergebnisse der Teststellung (z. B. Verarbeitung, Ergonomie, Monitorqualität) be- wertet. Die Firma garantiert eine professionelle kaufmännische Abwicklung und Störungsbe- hebung auf hohem Qualitätsstandard und kann die Lieferung großer Gerätestückzahlen be- wältigen. Vom Personal- und Organisationsamt wird in Zusammenarbeit mit dem Schul- und Sportamt daher vorgeschlagen, das Angebot der Firma Innovative Datensysteme GmbH, Stuttgart anzunehmen und hierauf den Zuschlag zu erteilen. Beschluss: Antrag an den Gemeinderat 1. Der Gemeinderat nimmt - nach Vorberatung im Hauptausschuss - die dargestell- ten Erläuterungen zur Kenntnis und stimmt der Vergabe an die Firma Innovative Datensysteme GmbH, Stuttgart zu. 2. Die Verwaltung wird ermächtigt, der vorgenannten Firma den Zuschlag zu erteilen. Hauptamt - Ratsangelegenheiten - 15. Juli 2011