Antrag KAL: Haushaltskonsolidierung - Einsparvorschläge für künftige Jahre: Haushaltswirksame Verwaltungsstrukturreform - Senkung von Verwaltungskosten durch schlanke Geschäftsprozesse

STADT KARLSRUHE Der Oberbürgermeister ANTRAG Stadtrat Lüppo Cramer (KAL) Stadtrat Dr. Eberhard Fischer (KAL) KAL-Gemeinderatsfraktion vom 21.07.2010 Gremium: Termin: Vorlage Nr.: TOP: 13. Plenarsitzung Gemeinderat 27.07.2010 471 4 öffentlich Haushaltskonsolidierung - Einsparvorschläge für künftige Jahre: Haushaltswirksame Verwaltungsstrukturreform - Senkung von Verwaltungskosten durch schlanke Geschäftsprozesse Die Stadtverwaltung beauftragt eine geeignete Unternehmensberatung mit einer Un- tersuchung der Geschäftsprozesse:  innerhalb des Bürgermeisteramts  von Fachämtern/städtischen Gesellschaften mit dem eigenen Dezernat  zwischen Fachämtern/städtischen Gesellschaften aus unterschiedlichen De- zernatszuständigkeiten. Zielvorgaben für die Untersuchung sind:  Vereinfachung der Geschäftsprozesse, Verkürzung der Prozesswege, Mini- mierung der Prozessbeteiligten  Berücksichtigung und Implementierung der „Leitlinien für Führung und Zu- sammenarbeit“  Benchmarking mit anderen, kostengünstigeren Stadtverwaltungen  Prüfung der in den Dezernaten erledigten Aufgaben auf ihre Sinnhaftigkeit und Erledigungstiefe  Prüfung der Höhe der Wertgrenzen für eigenständiges Handeln von Amtslei- tungen und Geschäftsführungen. Haupttreiber für die hohen Fixkosten in der Stadtverwaltung Karlsruhe sind die zu komplexen Projektabläufe, der Hang des Bürgermeisteramts und der Finanzverwal- tung zur Kontrolle aller Entscheidungen von Fachämtern und städtischen Gesell- schaften sowie die unzeitgemäßen Formen der Projektkoordination. Neben den dadurch ausgelösten Kosten im laufenden Betrieb tragen die heutigen Abläufe von Geschäftsprozessen innerhalb der Stadtverwaltung auch zu der geringen bzw. zu langsamen Investitionstätigkeit der Stadt und vieler ihrer Gesellschaften bei, mit der Folge zu hoher Haushaltsreste. Sachverhalt/Begründung: Seite 2 __________________________________________________________________________________________ Zeitgemäße Formen der Projektabwicklung gehen aus von  dezentraler Verantwortungsübernahme und Eigeninitiative (hier durch Amtslei- ter und Geschäftsführer städtischer Gesellschaften)  Konzentration der Verwaltungsspitze (Bürgermeisteramt) auf die Führung über Kennzahlen und Haushalts- bzw. Wirtschaftspläne statt über laufende Kontrol- le operativer Entscheidungen  einem Teamgedanken über Amts- bzw. Dezernatsgrenzen hinweg. An diesen Punkten gibt es in Karlsruhe Verbesserungsmöglichkeiten. Die gemeinde- rätliche Haushaltsstrukturkommission schlägt sich bei den Fragen nach der Effizienz von Verwaltungshandeln stattdessen mit kleinen amtsinternen Verbesserungen und ansonsten mit Rasenmäher-Kürzungen von Haushaltsansätzen herum. An der Ver- waltungsspitze bleiben die gleichen zu komplexen Strukturen und Prozesse. unterzeichnet von: Lüppo Cramer Dr. Eberhard Fischer Hauptamt - Sitzungsdienste - 23. Juli 2010

STELLUNGNAHME zum Antrag KAL-Gemeinderatsfraktion vom: 21.07.2010 eingegangen: 21.07.2010 Gremium: 13. Plenarsitzung Gemeinderat Termin: Vorlage Nr.: TOP: Verantwortlich: 27.07.2010 471 4 öffentlich Dez. 4 Haushaltskonsolidierung - Einsparvorschläge für künftige Jahre: Haushaltswirksame Verwaltungsstrukturreform: Senkung von Verwaltungskosten durch schlanke Geschäftsprozesse - Kurzfassung - Das vom Gemeinderat der Stadt Karlsruhe beschlossene 10-Punkte-Programm mit seinen insgesamt 10 Handlungsfeldern zielt hauptsächlich darauf ab, mittelfristig wirkende Potentia- le zu eruieren, so beispielsweise Geschäftsprozesse ganzer Aufgabengebiete zu untersu- chen oder teilhaushaltsübergreifend und konzernweit Standards der Aufgabenerfüllung zu überprüfen. Darüber hinaus werden alle von den städtischen Dienststellen und Beteiligun- gen selbst vorgeschlagenen Potentiale, Potentiale aus früheren Struktursitzungen sowie aus Prüfungsbemerkungen aufgegriffen und auf ihre konkrete Umsetzbarkeit abgestimmt. Die Verwaltung schlägt daher vor, den Antrag abzulehnen. Finanzielle Auswirkungen nein ja Gesamtaufwand der Maßnahme Einnahmen (Zuschüsse u. Ä.) Finanzierung durch städtischen Haushalt Jährliche laufende Belastung (Folgekosten mit kalkulatori- schen Kosten abzügl. Folgeer- träge und Folgeeinsparungen) Beratungshonorar noch nicht bezifferbar Haushaltsmittel stehen nicht zur Verfügung. Finanzposition: Ergänzende Erläuterungen: Karlsruhe Masterplan 2015 - relevant nein ja Handlungsfeld: Anhörung Ortschaftsrat (§ 70 Abs. 1 GemO) nein ja durchgeführt am Abstimmung mit städtischen Gesellschaften nein ja abgestimmt mit Ergänzende Erläuterungen Seite 2 Der Gemeinderat der Stadt Karlsruhe hat mit Beschlussfassung vom 15.12.2009 ein um- fangreiches Haushaltskonsolidierungsprogramm beschlossen und die Verwaltung zur weite- ren Umsetzung beauftragt. Es findet eine regelmäßige Berichterstattung in der Haushalts- strukturkommission - zuletzt am 18.06.2010 - statt. Unter verschiedenen Einzelaspekten ist insbesondere das strategisch ausgerichtete 10- Punkte-Programm zentraler Baustein des Haushaltskonsolidierungsprogramms. Da die Po- tentiale hieraus vor allem auf mittel- und langfristige Strukturverbesserungen abzielen, wur- de von der Verwaltung darüber hinaus ein 35-Millionen-Euro-Sparziel ermittelt, um die Ge- nehmigungsfähigkeit des nunmehr anstehenden Doppelhaushaltes 2011/2012 herzustellen. Insoweit haben beide Ansätze ihre spezielle Berechtigung. Das 10-Punkte-Programm soll in gesamtstädtisch umfänglichen Untersuchungsfeldern struk- turiert wirkende Potentiale eruieren, so beispielsweise Geschäftsprozesse ganzer Aufga- bengebiete untersuchen sowie teilhaushaltsübergreifend und konzernweit Standards der Aufgabenerfüllung überprüfen. Darüber hinaus werden alle von den städtischen Dienststel- len und Beteiligungen selbst vorgeschlagenen Potentiale, Potentiale aus früheren Struktur- sitzungen sowie aus Prüfungsbemerkungen aufgegriffen und auf ihre konkrete Umsetzung hin überprüft. Es hat sich bewährt, dass insbesondere die mit einer Strukturveränderung einhergehenden Prozessoptimierungen hauptsächlich durch die betroffenen Mitarbeiter der einzelnen städti- schen Dienststellen, dem örtlichen Personalrat der städtischen Dienststellen sowie den in organisatorischen Methodenkompetenz speziell ausgebildeten Mitarbeitern erarbeitet wer- den. Dies führt zu einer hohen Akzeptanz bei allen Beteiligten und somit zu umsetzbaren Ergebnissen. In Teilen wird externer Sachverstand hinzugezogen. Insbesondere dann, wenn es sich um dienststellenübergreifende Struktur- und Prozessveränderungen handelt wie die Optimierung der Werkstätten der Stadt und ihrer Töchter. Das 10-Punkte-Programm umfasst: 1. Ganzheitliche Betrachtung einzelner Ämter Leistungsfähige Einheiten mit konkurrenzfähigen Leistungen (begonnen mit Liegenschaftsamt, Bauordnungsamt, weitergeführt mit Personal- und Organisationsamt, Schul- und Sportamt) 2. Analyse großer Ausgabenbereiche Überprüfung sämtlicher freiwilliger Leistungen auf Notwendigkeit und Effektivität Ergänzende Erläuterungen Seite 3 3. Werkstätten Reduzierung der Gesamtkosten und Optimierung der Werkstattkonzeption, Überprüfung der Zusammenarbeit und Optimierung mit externer Beratung 4. Einkaufskooperationen Reduzierung der Beschaffungs- und Personalressourcen durch Bündelung. Erste Vorschläge wurden in einer Wertanalyse mit Unterstützung der Führungsakademie erarbeitet. 5. Überprüfung von Standards Reduzierung der städtischen Aufwendungen durch veränderte Standards 6. Neustrukturierung Ortsverwaltungen; Umbau zu nachfragorientierten Bürgerdiensten Effektivere Aufgabenwahrnehmung mit Synergien im Personalbereich. Externes Gutachten wird nun auf Umsetzbarkeit geprüft. 7. Effektives Investitionscontrolling Erstellen einer Richtlinie für Projektsteuerung/Projektcontrolling 8. Städtische Beteiligungen Nachhaltige Beschränkung von Transferleistungen für defizitäre städtische Beteiligungen und Optimierung der Dienstleistungen im Konzern Stadt. Hier unterstützt das Beteiligungscontrolling z. B. bei der Konsolidierung der Heimstiftung. 9. Einnahmepotentiale im Ertragshaushalt Nachhaltige Stabilisierung der Erträge. Ämter und Stadtkämmerei stehen hierzu auch mit ande- ren Stadtkreisen in Kontakt (Benchmark). 10. Aufgabenkritik; Umsetzung Einsparpotentiale durch städtische Ämter Umsetzung der im aufgabenkritischen Prozess erkannten Potenziale Insbesondere Handlungsfeld 1 „Ganzheitliche Betrachtung einzelner Ämter“ und Handlungs- feld 8 „Städtische Beteiligungen“ zielen auf die vom Antragsteller geforderte Verwaltungs- vereinfachung sowie auf kürzere Prozesswege ab, was auch zu einer Minimierung der Pro- zessbeteiligten führen wird. In diesem Zusammenhang werden auch Erfahrungen von ande- ren Kommunen eingebracht sowie deren Datenmaterial, wenn aussagekräftig, dem in Karls- ruhe gegenübergestellt. Ergänzende Erläuterungen Seite 4 In wesentlichen Fragestellungen liegt es in der Natur der Sache, dass insbesondere Dezer- nate/Querschnittsämter zur Wahrung der Einheitlichkeit der inneren und äußeren Darstel- lung in Fachfragen eingebunden werden. Die Verwaltung schlägt vor, den Antrag abzulehnen.