Weiterführung der Veranstaltung "Das Fest", insbesondere Beitritt der KMK GmbH zur geplanten Fest GmbH

BESCHLUSSVORLAGE STADT KARLSRUHE Der Oberbürgermeister Gremium: 6. Plenarsitzung Gemeinderat Termin: Vorlage Nr.: TOP: Verantwortlich: 15.12.2009 196 17 öffentlich Dez. 4 Weiterführung der Veranstaltung "Das Fest", insbesondere Beitritt der KMK GmbH zur ge- planten Fest GmbH Beratungsfolge Sitzung am TOP ö nö Ergebnis Gemeinderat 17.11.2009 6 Zustimmung AR KMK 03.12.2009 15.12.2009 keine Beschlussfassung Hauptausschuss 08.12.2009 12 Vorberaten Gemeinderat 15.12.2009 17 Antrag an den Gemeinderat / Ausschuss Siehe Beschlussvorschlag auf Seite 6 der Vorlage Finanzielle Auswirkungen nein ja Gesamtaufwand der Maßnahme Einnahmen (Zuschüsse u. Ä.) Finanzierung durch städtischen Haushalt Jährliche laufende Belastung (Folgekosten mit kalkulatori- schen Kosten abzügl. Folgeer- träge und Folgeeinsparungen) 150 T€ pro Jahr in 2010- 2012 Haushaltsmittel stehen nicht zur Verfügung. Finanzposition: Ergänzende Erläuterungen: Karlsruhe Masterplan 2015 - relevant nein ja Handlungsfeld: Anhörung Ortschaftsrat (§ 70 Abs. 1 GemO) nein ja durchgeführt am Abstimmung mit städtischen Gesellschaften nein ja abgestimmt mit KMK GmbH Ergänzende Erläuterungen Seite 2 I. Sachstand In seiner Sitzung am 17.11.2009 beauftragte der Gemeinderat der Stadt Karlsruhe die Verwaltung, die zur Durchführung der Veranstaltung Das Fest in 2010 notwendi- gen Voraussetzungen zu schaffen. Des Weiteren wurde beschlossen, dass die Basis für die weiteren Planungen das zwei Zonenmodell mit einer reservierungspflichtigen Hügelzone und einer frei zugänglichen Familienzone sein soll. Hierzu sollte zunächst unmittelbar nach dieser Beschlussfassung die Ausgliederung des gesondert geführten Geschäftsbetriebs „Das Fest“ aus dem Stadtjugendaus- schuss auf eine neu zu gründende GmbH beschlossen werden. Hierfür ist nach dem Umwandlungsgesetz jedoch bei Vereinen ein Beschluss der Mitgliederversammlung mit 3/4 Mehrheit erforderlich. Außerdem müssen die entsprechenden Unterlagen zur Beschlussfassung bereits mit der Einberufung der Mitgliederversammlung in den Geschäftsräumen des Vereins ausgelegt werden. Die Ladungsfristen für eine Voll- versammlung beim StjA führen dazu, dass die erforderliche Ausgliederung dort erst in einer Sitzung im Januar 2010 beschlossen werden kann. Um die Handlungsfähigkeit des Projektteams bei den bereits laufenden Vorbereitun- gen für das Fest in 2010 dennoch sicherzustellen, hat sich der StjA bereit erklärt, die Vorbereitung der Veranstaltung zu übernehmen, bis die geplante GmbH gegründet und ins Handelsregister eingetragen ist. Der hierzu erforderliche Vorstandsbeschluss wurde am 03.12.2009 mit der Maßgabe gefasst, dass dem StjA hierdurch keine zu- sätzlichen finanziellen und haftungsrechtlichen Risiken entstehen. Dies soll mit der als Anlage 1 beigefügten Vereinbarung erreicht werden. Parallel hierzu wurden weitere Gespräche mit den interessierten privaten Gesell- schaftern geführt. Vier Unternehmen sind derzeit an einer insgesamt 49 %igen Be- teiligung interessiert, vier Interessenten (b.i.g. Gruppe, Rock Shop GmbH, Privat- brauerei Hoepfner GmbH, Getränke Ball) haben bereits ihre grundsätzliche Zustim- mung erklärt. Teilweise bestehen Änderungswünsche zum Vertragsentwurf, die je- doch nicht von grundsätzlicher Natur sind. Über den aktuellen Sachstand der Ver- handlungen wird in der Sitzung des Hauptausschusses zu berichten sein. Der der- Ergänzende Erläuterungen Seite 3 zeitige Entwurf eines Gesellschaftsvertrages der zukünftigen Das Fest GmbH ist als Anlage 2 beigefügt. Des Weiteren wird die Gründung eines Unterstützungsvereines mit dem Namen Spendenfest e. V. vorbereitet. II. Offene Fragen zur Struktur der Gesellschaft und zur Abwicklung des Festes 2010 aus der Gemeinderatssitzung 17.11.2009 a) Schallpegel im Hinblick auf die umliegenden Altenheime und Krankenhäuser Die Geräuschemissionen sollen unter Hinzuziehung einer unabhängigen Fach- firma im Vorfeld der Veranstaltung simuliert werden. Die Simulation der Schall- pegelverteilung ist von einer bereits kontaktierten Firma u. a. auch vor der Instal- lation der neuen Beschallungsanlage im Freiburger Fußballstadion vorgenom- men worden, da es dort durch die Lage in einem Wohngebiet zu Beschwerden kam. Eine solche Simulation, die den Kostenrahmen von ca. 2.000,00 € nicht übersteigt, bietet die Grundlage für komplexe Beschallungsmodelle, die den Schwerpunkt des Schallpegels auf das Festivalgelände begrenzen können. Wei- ter ist angedacht, dass - wie bei anderen Festivals bereits üblich - in den Künst- lerverträgen eine Schallpegelbegrenzung festgesetzt wird, um den von den Bands eingesetzten Technikern am Beschallungspult eine klare Grenze zu set- zen. Konzeptionell wird außerdem die Zusammenlegung der DJ-Bühne mit der gestrichenen Theaterbühne überprüft. Dies hätte eine weitere deutliche Schall- reduktion zur Folge. Darüber hinaus wird wie in den Vorjahren der persönliche Kontakt zu den angrenzenden Institutionen gepflegt. Die Pflegeleitung hat je- weils die Möglichkeit direkt mit der Festivalleitung in Kontakt zu treten. b) Jugendschutz Seit Bestehen des Festes gibt es mindestens ein alkoholfreies Getränk, welches günstiger ist als die alkoholischen. So kostete Mineralwasser im Jahr 2009 (0,5 l) lediglich 2 Euro und war damit das preiswerteste Getränk auf dem Gelände. Die Ergänzende Erläuterungen Seite 4 kinder- und jugendfreundliche Verkaufsphilosophie wird auch für die Folgejahre beibehalten. Als neue Maßnahmen des Jugendschutzes ist insbesondere die Verteilung farb- lich gesonderter Armbändel beim Einlass zu nennen. An Minderjährige mit die- sem speziellen Armbändel werden an Verkaufsständen keine alkoholischen Ge- tränke abgegeben. Außerhalb des Festivalgeländes sollen Präventionsteams den Konsum alkoholischer Getränke eindämmen. Es wird geprüft, wie anreisende Ju- gendliche bereits am Hauptbahnhof mit präventiven Gesprächen in Empfang ge- nommen werden können. Stark alkoholisierten Besuchern wird der Eintritt auf das Festivalgelände verwehrt. Mobile Getränkeverkäufer (Rucksackläufer) wer- den auch alkoholfreie Getränke in ihrem Angebotsportfolio haben. Die Einrich- tung eines weiteren Cafébereiches mit Sitzgelegenheiten beim Sportpark soll den Absatz alkoholfreier Getränke weiterhin steigern. c) Umgang mit der Reservierungsgebühren/ Gema Die Reservierung für den Hügelbereich wird zuerst in bekannten regionalen Vor- verkaufsstellen möglich sein, bevor dann eine Online-Reservierung freigeschaltet wird. Damit soll gewährleistet werden, dass zunächst die Bürgerinnen und Bürger der Region reservieren können. Besitzer des Karlsruher Passes sollen keine Re- servierungsgebühr für den Hügelbereich entrichten müssen. Die Gema-Abgabe wird sich hierdurch nach Mitteilung des Organisationsteams von 30 T€ auf rund 60 T€ erhöhen. Aus Sicht des Organisationsteams kann der Sorge um eine Familientrennung durch Einführung des Hügelbereiches durch Steigerung der Programmaktivität im kostenlosen Familienbereich entgegengetreten werden. Im Familienbereich wird das zusätzliche Café als Treffpunkt für Familien und Gruppen fungieren. d) Struktur des neuen Organisationsteams und des Unternehmens Das neue Organisationsteam der zu gründenden Das Fest GmbH setzt größten- teils auf bewährte Kräfte der bisherigen Teamstruktur. Der bisherige Leiter, Herr Rolf Fluhrer, wird hierbei als – soweit erforderlich - Berater für den künstleri- Ergänzende Erläuterungen Seite 5 schen Bereich fungieren. Die Geschäftsführung der Das Fest GmbH soll durch den Leiter der bisherigen Projektgruppe, Herrn Martin Wacker, in Personalunion mit seiner bisherigen Tätigkeit bei der KMK wahrgenommen werden. Ein erstes Organigramm ist in der Anlage 3 abgebildet. Das Organisationsteam hat als Grundlage für den noch zu erstellenden Wirtschaftsplan eine Ein- und Ausga- benrechnung für „Das Fest 2010“ erstellt, die der Vorlage als Anlage 4 beigefügt ist. III. Weiteres Vorgehen und erforderliche Beschlussfassung Es ist vorgesehen, dass der Stadtjugendausschuss in einer Mitgliederversammlung im Januar 2010 die Ausgliederung des gesondert geführten Betriebes „Das Fest“ in die „Das Fest GmbH“ beschließt. Direkt im Anschluss soll der Beitritt der weiteren Gesellschafterin KMK zu 26 % sowie der privaten Gesellschafter mit insgesamt 49% erfolgen. Beim StjA verbleibt eine Beteiligung von 25 %. Anschließend erfolgt die Eintragung der Das Fest GmbH in das Handelsregister. In der Sitzung des Gemein- derates am 15.12.2009 ist die notwendige Beschlusslage für den Beitritt der KMK GmbH herzustellen. Der Aufsichtsrat der KMK hat in seiner Sitzung vom 03.12.2009 einen beabsichtigten Beschluss der Gesellschafterversammlung über eine 26 %-Beteiligung an der „Das Fest GmbH“ gemäß § 11 Abs. 4 des Gesellschaftsvertrages vorberaten. Eine ent- sprechende Empfehlung hat der Aufsichtsrat nicht getroffen, weil ihm die aus einer solchen Beteiligung entstehenden Risiken zu groß erschienen. Entsprechend dem Gemeinderatsbeschluss vom 17.11.2009 beabsichtigt die Gesellschafterin Stadt Karlsruhe ungeachtet dessen, in einem Gesellschafterbeschluss gem. § 8 Abs. 1 Ziff. 6 eine entsprechende Beteiligung an der „Das Fest GmbH“ herbeizuführen. Da- bei lässt sie sich von dem bereits in Absatz IV der Gemeinderatsvorlage Nr. 140 zur Sitzung am 17.11. getroffenen Aussagen leiten, wonach in finanzieller Hinsicht durch die Neuorganisation erreicht werden soll, dass sich die Veranstaltung selbst trägt (Rücklagen in guten Jahren, Reservierungsgebühr zur Abdeckung zusätzlicher Auf- wendungen, Verlustausgleich für den Fall von Schlechtwetter-Einbußen durch die Stadt von max. 150 T€ pro Jahr auf drei Jahre begrenzt). Ausgangspunkt dieser An- Ergänzende Erläuterungen Seite 6 nahmen sind Analysen in Sachen Steigerung des Getränkeerlöses und Ausschöpfen des Sponsorenpotentials. Beschluss: Antrag an den Gemeinderat 1. Der Gemeinderat nimmt von den Ausführungen zu Gesellschaftsstruktur, in- nere Organisation und Kostenkalkulation für Das Fest Kenntnis und empfiehlt eine Durchführung der Veranstaltung im Jahr 2010 unter den in der Vorlage genannten Bedingungen. 2. Der Gemeinderat genehmigt – nach Vorberatung im Hauptausschuss – die Beteiligung der Karlsruher Messe- und Kongress-GmbH an der Das Fest GmbH in Höhe von 26 % gemäß dem als Anlage 2 beigefügten Gesell- schaftsvertrag. Die Genehmigung steht unter dem Vorbehalt, dass der Stadt- jugendausschuss in seiner Mitgliederversammlung die Ausgliederung des bisher gesondert geführten Betriebes „Das Fest“ beschließt und sich mit 25 % an der ausgegliederten GmbH beteiligt. 3. Das Rechnungsprüfungsamt wird mit der örtlichen Prüfung im Sinne von § 112 Abs. 2 Nr. 4 GemO (Buch-, Betriebs- und Kassenprüfung) bei der Das Fest GmbH beauftragt. 4. Der Gemeinderat ist damit einverstanden, dass durch Rechtsaufsichtsbehör- de, IHK, Registergericht, Notar oder Finanzverwaltung gewünschte Anpas- sungen des Gesellschaftsvertrages nicht grundsätzlicher Art von der Verwal- tung vorgenommen werden können. 5. Die Verwaltung wird die erforderliche Genehmigung des Regierungspräsidi- ums einholen. Ergänzende Erläuterungen Seite 7 Hauptamt - Sitzungsdienste - 4. Dezember 2009