Nutzung von E-Akten und Faxgeräten

Anfrage Gedruckt auf 100 Prozent Recyclingpapier Vorlage Nr.: 2026/0159 Eingang: 24.02.2026 Nutzung von E-Akten und Faxgeräten Anfrage: Volt Gremien Termin TOP Ö / N Zuständigkeit Gemeinderat 24.03.2026 27 Ö Kenntnisnahme 1. Welche Abteilungen/Ämter arbeiten bereits überwiegend mit E-Aktenlösungen und welche benutzen diese nicht oder kaum? 1.1. Für welche Prozesse verwenden diese die E-Akten? 1.2. Welche Prozesse sollen perspektivisch über E-Akten laufen? 1.3. Wird bei der Umstellung der Prozesse auch eine Prozessanalyse und -anpassung vorgenommen oder “digitale Papierprozesse” geschaffen? 1.3. In welchen Prozessen sind z.B. aufgrund von Drittanbietern Scanprozesse im Tagesgeschäft nötig? 1.4. Für welche Prozesse müssen Dokumente nachträglich eingescannt werden? Bis wann sollen diese vollständig nachgescannt sein? 1.5. Wie hoch sind die (möglichen) personellen / finanziellen Einsparungen durch die Nutzung der E-Akte? 1.6. Welche Hürden gibt es für den weiteren Rollout der E-Akte? 2. Verwenden einzelne Abteilungen/Ämter noch Faxgeräte? 2.1. Wo werden Faxgeräte verwendet? 2.2. Wie lange sollen diese noch verwendet werden? 2.3. Welche Prozesse können aufgrund von Drittanbietern noch nicht ohne Faxgeräte abgewickelt werden? Begründung: Die fortschreitende Digitalisierung der Verwaltung ist ein zentraler Baustein für eine effiziente, bürgernahe und zukunftsfähige Stadtverwaltung. Die Einführung und konsequente Nutzung von E- Aktenlösungen spielt dabei eine Schlüsselrolle. Sie beeinflusst nicht nur interne Abläufe, sondern auch Servicequalität, Bearbeitungszeiten, Transparenz und Ressourceneinsatz – insbesondere im Hinblick auf Personal, Papierverbrauch und Archivflächen. Vor diesem Hintergrund ist es für den Gemeinderat wesentlich, einen klaren und belastbaren Überblick über den aktuellen Stand der Nutzung von E-Akten in der Stadtverwaltung Karlsruhe zu erhalten. Unterzeichnet von: Kien Nguyen Adina Geißinger Fabian Gaukel -- 1 of 2 -- – 2 – -- 2 of 2 --

Stellungnahme zur Anfrage Gedruckt auf 100 Prozent Recyclingpapier Vorlage Nr.: 2026/0159 Verantwortlich: Dez. 2 Dienststelle: IT Nutzung von E-Akten und Faxgeräten Anfrage: Volt Gremien Termin TOP Ö / N Zuständigkeit Gemeinderat 24.03.2026 27 Ö Kenntnisnahme 1. Welche Abteilungen/Ämter arbeiten bereits überwiegend mit E-Aktenlösungen und welche benutzen diese nicht oder kaum? Dienststelle Techn. Anbindung enaio - BTB- Umlauf E-Akte enaio E-Umlauf enaio E-Posteingang Amt für Hochbau und Gebäudewirtschaft ja ja ja ja Amt für Informationstechnik und Digitalisierung ja ja ja ja Amt für Stadtentwicklung ja ja ja Bäderbetriebe ja Einführung in Planung Badisches Konservatorium ja Einführung in Planung Bauordnungsamt ja ja Branddirektion ja Einführung in Planung DEZ 1 ja ja ja DEZ 2 ja ja ja ja DEZ 3 ja ja DEZ 4 ja ja DEZ 5 ja ja ja DEZ 6 ja ja Eigenbetrieb Fußballstadion im Wildpark ja ja Forstamt ja ja ja ja Friedhof- und Bestattungsamt ja ja Gartenbauamt ja ja ja ja Gesamtpersonalrat ja ja Gleichstellungsbüro ja ja Grundstücksbewertungsstelle und Geschäftsstelle des Gutachterausschusses ja Einführung in Planung Hauptamt ja ja ja ja Kulturamt ja ja ja ja Liegenschaftsamt ja ja Marktamt ja ja ja Ordnungs- und Bürgeramt ja ja ja Ortsverwaltung Grötzingen ja ja Ortsverwaltung Hohenwettersbach ja Einführung in Planung Ortsverwaltung Neureut ja ja Ortsverwaltung Stupferich ja ja -- 1 of 7 -- – 2 – Ortsverwaltung Wettersbach ja Einführung in Planung Ortsverwaltung Wolfartsweier ja ja ja Personal- und Organisationsamt ja ja ja Einführung in Planung Presse- und Informationsamt ja ja Rechnungsprüfungsamt ja ja ja Schul- und Sportamt ja ja Sozial- und Jugendbehörde ja ja ja Stabsstelle Außenbeziehungen und strategisches Marketing ja Einführung in Planung Stabsstelle Projektcontrolling ja Einführung in Planung Stabsstelle Verwaltungs- und Managemententwicklung ja ja ja ja Stadtamt Durlach ja ja Einführung in Planung Stadtkämmerei ja ja ja ja Stadtplanungsamt ja ja ja ja Team sauberes Karlsruhe ja ja ja Tiefbauamt ja Einführung in Planung ja Umwelt- und Arbeitsschutz ja ja ja Wirtschaftsförderung ja ja Zentraler Juristischer Dienst ja ja ja ja Zoo Karlsruhe ja ja ja ja 1.1. Für welche Prozesse verwenden diese die E-Akten? Das Dokument-Management-System (DMS) enaio wird in unserer Verwaltung für dokumentenbasierte Verwaltungsprozesse eingesetzt. Dazu gehören insbesondere Prozesse der Vorgangsbearbeitung und Aktenführung, Posteingangsverarbeitung sowie Umlauf- und Freigabeprozesse. Konkret werden über enaio abgebildet: Vorgangsprozesse: Die strukturierte Bearbeitung und Dokumentation von Verwaltungsvorgängen in elektronischen Akten (E-Akte). Postprozess: Die Erfassung, Verteilung und Bearbeitung eingehender Postdokumente (E-Posteingang). Entscheidungsprozesse: Abstimmungs-, Mitzeichnungs- und Freigabevorgänge (E-Workflows). Fachprozesse: Die Ablage und Dokumentation von Unterlagen aus angebundenen Fachverfahren über Schnittstellen. Darüber hinaus werden spezielle Prozesse über angepasste elektronische Aktenlösungen abgebildet, beispielsweise die eSteuerakte, projektbezogene Prozesse (E-Projektakte), objektbezogene Dokumentationen (E-Gebäudeschrank) sowie personalbezogene Prozesse (E-Personalakte), Kassenbelegsarchivierung. Diese unterscheiden sich insbesondere durch ihre spezialisierte und themenbezogene Struktur. -- 2 of 7 -- – 3 – 1.2. Welche Prozesse sollen perspektivisch über E-Akten laufen? Die bestehenden E-Aktenprozesse sollen stadtweit ausgerollt und das System kontinuierlich weiterentwickelt werden. Verbesserte Lösungen, Updates und Anpassungen tragen dazu bei, die Effizienz und Benutzerfreundlichkeit zu steigern. Ziel ist, alle dokumentenbasierten Verwaltungsprozesse elektronisch abzubilden, von Vorgangsbearbeitung, Posteingang und Workflows bis hin zu spezialisierten Prozessen wie Projekt-, Objekt- und Personalakten. 1.3. Wird bei der Umstellung der Prozesse auch eine Prozessanalyse und -anpassung vorgenommen oder “digitale Papierprozesse” geschaffen? Die Prozessanalyse erfolgt in Zusammenarbeit mit dem Personal- und Organisationsamt / Change- Management, insbesondere im Bereich der E-Workflows. Bestehende Abläufe werden aufgenommen, analysiert und möglichst optimiert, um effiziente digitale Prozesse zu etablieren und die Entstehung reiner „digitaler Papierprozesse“ zu vermeiden. Allerdings müssen im Außenverhältnis, also im Kontakt mit Bürgerinnen und Bürgern, digitale Prozesse auch rechtlich möglich sein. Etliche Prozesse können bislang zum Beispiel aufgrund gesetzlichen Schriftformerfordernisses oder aufgrund persönlicher Identifikation nicht vollständig digital abgewickelt werden. 1.3.1. In welchen Prozessen sind z.B. aufgrund von Drittanbietern Scanprozesse im Tagesgeschäft nötig? Scanvorgänge im Tagesgeschäft sind insbesondere für Prozesse notwendig, bei denen Dokumente von Drittanbietern, externen Dienstleistern oder Bürger*innen in Papierform eingehen. Typische Beispiele sind: • Eingehende Rechnungen, Lieferscheine, Stundennachweise und weitere rechnungsbegründende Unterlagen von Firmen, Lieferanten oder Dienstleistern (E-Rechnung elektronischer Rechnungseingangsworkflow als Add On zu SAP) • Anträge, Formulare oder Bescheide, die in Papierform eingereicht werden (z. B. Sozialleistungen, Fördermittel) • Verträge und Vereinbarungen mit externen Partnern, die für die Verwaltung elektronisch archiviert und in E-Akten weiterverarbeitet werden müssen • Dokumente aus Fachverfahren, die nur als Papierausdruck bereitgestellt werden oder keine direkte Schnittstelle zur E-Akte haben • Abstimmungs-, Mitzeichnungs- oder Freigabevorgänge, die zunächst auf Papier erfolgen und anschließend digitalisiert werden Die Einführung des enaio E-Posteingangs reduziert die Zahl der nachträglich einzuscannenden Dokumente innerhalb der Ämter, da eingehende Unterlagen bereits in der Zentralen Poststelle des Hauptamts digitalisiert und den zuständigen Mitarbeitenden bereitgestellt werden. Zusätzlich werden Akten digital erfasst, wenn sie im Zuge der Zusammenarbeit mit Gerichten, Polizei oder dem Regierungspräsidium elektronisch übermittelt oder bereitgestellt werden sollen. -- 3 of 7 -- – 4 – 1.4. Für welche Prozesse müssen Dokumente nachträglich eingescannt werden? Bis wann sollen diese vollständig nachgescannt sein? Dokumente werden nachträglich eingescannt, wenn sie in Papierform vorliegen und für die elektronische Aktenführung oder für E-Workflows zur weiteren Bearbeitung relevant sind. Dies betrifft insbesondere laufende Verwaltungsvorgänge, Schriftwechsel und Dokumentationen in Papierform, ausstehende Workflows, Vorgänge, die vor Einführung der E-Akte begonnen wurden, sowie Unterlagen aus Fachverfahren, die bislang nur in Papierform vorliegen, wie beispielsweise Kassenanordnungen, die nicht über den E-Rechnungseingangsworkflow bearbeitet werden können. Nach wie vor haben natürliche und juristische Personen die Möglichkeit, sich in Schriftform an die Stadtverwaltung zu wenden. Ein Scan zur Vervollständigung der elektronischen Akten ist dadurch immer erforderlich. Aber auch E-Mails müssen für die digitale Akte vorbereitet werden, um eine Aktenlesbarkeit zu erreichen. Gemäß der Dienstanweisung Dokumentenmanagement können alle Unterlagen ab dem Jahr 1990 theoretisch nachträglich eingescannt werden, während Unterlagen vor 1990 dem Stadtarchiv in Papierform übergeben werden müssen. Der Nachscanprozess erfolgt schrittweise nach Priorität, beginnend mit besonders häufig genutzten oder rechtlich relevanten Akten, und wird bei Bedarf stichtagsbezogen durchgeführt, sodass alle relevanten Vorgänge elektronisch verfügbar sind. 1.5. Wie hoch sind die (möglichen) personellen / finanziellen Einsparungen durch die Nutzung der E-Akte? Zu beachten ist, dass die Einführung der E-Akte zunächst einen Mehraufwand verursacht, bevor langfristig personelle und finanzielle Einsparungen realisiert werden können. Personelle Einsparungen: Wegezeiten für die interne Post- und Umlaufvorgänge werden deutlich reduziert. Die zentrale elektronische Verfügbarkeit aller Dokumente verhindert wiederholte Suchvorgänge in Papierakten, und Mitarbeitende sparen Zeit bei Ablage, Kopien, Archivierung und Nachbearbeitung. Dadurch werden personelle Ressourcen freigesetzt, die für andere Aufgaben genutzt werden können. Finanzielle Einsparungen: Die Nutzung der E-Akte führt zu einer Reduzierung des Papierverbrauchs, der Druckkosten sowie des Lagerplatzes für physische Akten. Zudem sinken Transportkosten für interne Post- und Umlaufprozesse. Langfristig entstehen geringere Aufwendungen für Archivierung und Aktenmanagement. Durch die schnellere Bearbeitung von Vorgängen steigt die Produktivität, während gleichzeitig weniger Fehler aufgrund von Dokumentenverlust oder unklarer Ablage auftreten, was die Effizienz erhöht und potenzielle Folgekosten reduziert. 1.6. Welche Hürden gibt es für den weiteren Rollout der E-Akte? Für den weiteren Rollout der E-Akte bestehen derzeit verschiedene Herausforderungen. In den Fachämtern sind die personellen Kapazitäten begrenzt, sodass die Einführung des DMS zusätzlich zum regulären Tagesgeschäft erfolgen muss, ohne dass hierfür zusätzliche Stellen zur Verfügung stehen. Zudem ist die Nutzung des DMS freiwillig, wodurch bestehende Dateisysteme weiterhin parallel verwendet werden. Dies führt dazu, dass die Umsetzung in den einzelnen Bereichen mit unterschiedlichen Prioritäten vorangetrieben wird. Fehlende Schnittstellen zu den Fachverfahren stellen ein technisches Hindernis dar, dass aufgrund der finanziellen Situation derzeit nur mit sehr niedriger Priorität weiterverfolgt werden kann. Auch technische Einschränkungen sowie unterschiedliche Ausgangsvoraussetzungen – zum Beispiel in technisch geprägten Arbeitsbereichen – erschweren eine einheitliche und durchgängige Nutzung der E-Akte. Darüber hinaus erfordert die Umstellung auf eine digitale Arbeitsweise Zeit für Anpassung und die Entwicklung von Akzeptanz bei den Mitarbeitenden. -- 4 of 7 -- – 5 – Verwenden einzelne Abteilungen/Ämter noch Faxgeräte? 1.7. Wo werden Faxgeräte verwendet? Insgesamt sind 262 Faxnummern bei unserem Dienstleister SKD gelistet. Diese teilen sich auf die städtischen Dienststellen wie folgt auf: Amt / Dienststelle Anzahl Amt für Hochbau und Gebäudewirtschaft 5 Amt für Stadtentwicklung-Wahlamt 7 Bäderbetriebe 4 Bauordnungsamt 2 Branddirektion 6 Eigenbetrieb Fußballstadion im Wildpark 1 Friedhofs- und Bestattungsamt 3 Gartenbauamt 6 Gesamtpersonalrat 1 Hauptamt & Dezernate & SPC & Fraktionen 25 IT-Amt 1 Karlsruher Fächer GmbH 1 Kulturamt 8 Liegenschaftsamt 4 Marktamt 2 Ordnungs- und Bürgeramt 20 Ortsverwaltung Grötzingen 1 Ortsverwaltung Hohenwettersbach 1 Ortsverwaltung Neureut 2 Ortsverwaltung Neureut 1 Ortsverwaltung Wettersbach 1 Ortsverwaltung Wolfartsweier 1 Personal- und Organisationsamt 6 Presse- und Informationsamt 1 Rechnungsprüfungsamt 1 Schul- und Sportamt inkl. Schulen 72 Sozial- und Jugendbehörde 32 Stabstelle Außenbeziehungen & Strategisches Marketing 1 Stadtamt Durlach 7 Stadtkämmerei 7 Stadtplanungsamt 1 Stadtwerke Karlsruhe GmbH 2 Team Sauberes Karlsruhe 6 Tiefbauamt 14 Umwelt- und Arbeitsschutz 1 Wirtschaftsförderung 3 ZJD / Grundstücksbewertungsstelle 3 Zoologischer Garten 2 SUMME 262 -- 5 of 7 -- – 6 – 1.8. Wie lange sollen diese noch verwendet werden? Nach EU Recht (eIDAS Verordnung) kann eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) die handschriftliche Unterschrift ersetzen und gilt rechtlich als gleichwertig für Schriftformerfordernisse. Theoretisch ist dies ein wesentlicher Baustein für vollständig digitale Verwaltungsprozesse. In der Praxis gibt es derzeit noch erhebliche Hürden in der Nutzung. Viele Bürgerinnen und Bürger kennen die Nutzung der QES nicht oder empfinden sie als kompliziert in der Anwendung. Für echte QES-Verfahren sind spezielle Tools und Identitätsnachweise notwendig (eID, Kartenleser, Zertifikate). Das hemmt nach unserer Wahrnehmung bisher die breitere Akzeptanz im Alltag. Diese Lücke zwischen rechtlichen Möglichkeiten und tatsächlicher Nutzung schwächt insgesamt den Digitalisierungsfortschritt, weil Form- und Schriftformerfordernisse in vielen Prozessen noch nicht vollständig digital abgewickelt werden. Solange Unterschriften in vielen Bereichen noch physisch erfolgen müssen, verzögert dies den Übergang zu medienbruchfreien Prozessen. Dadurch kann in verschiedenen Konstellationen das Fax auch heute noch einen niedrigschwelligen Zugangsweg zur Verwaltung bieten, wenngleich die Tendenz insgesamt abnehmend ist. Der Einsatz von Fax-to-Mail / Mail-to-Fax-Server erleichtert aber innerhalb der Verwaltung den Empfang und den Versand von Fax-Dokumenten für die Verwaltungsmitarbeitenden und ermöglicht immerhin eine papierlose Weiterverarbeitung in den jeweiligen Fachanwendungen (z.B. eAkte). Für die Kommunikation zwischen Behörden, juristischen Personen des öffentlichen Rechts und der Justiz wurde mittlerweile das besondere elektronische Behördenpostfach (beBPo) über das Landesportal www.service-bw.de eingeführt. Die Stadt Karlsruhe arbeitet derzeit mit 44 Postfächern in verschiedenen Dienststellen. Es ermöglicht den formellen Austausch von Dokumenten, Klagen und Schriftsätzen ohne qualifizierte elektronische Signatur und ohne Faxgerät. 1.9. Welche Prozesse können aufgrund von Drittanbietern noch nicht ohne Faxgeräte abgewickelt werden? Die Verwendung von Faxgeräten geschieht aus unterschiedlichen Gründen: Viele externe „Akteure“ (insbesondere Anwaltskanzleien, Gerichte, Arztpraxen, Apotheken, Kita- Träger, andere Behörden) nutzen immer noch das Fax als rechtlich anerkanntes Übertragungsverfahren, insbesondere, wenn Fristen und Zustellnachweise relevant sind. Rechtsangelegenheiten, die zwingend eine eigenhändige Unterschrift erfordern und die Dringlichkeit den Papierweg ausschließt. Das Fax ist zur Einhaltung der Schriftform im Rechtssinne höchstrichterlich akzeptiert, nicht so die E-Mail. Ein Beispiel aus dem OA: Die Abteilung Gaststätten und Gewerbewesen kommuniziert derzeit auch mit Gewerbetreibenden per Fax, wenn es die Dringlichkeit gebietet und E-Mail aus Datenschutzgründen ausgeschlossen ist. Diese „Gewohnheiten“ werden von der Stadtverwaltung berücksichtigt, um Kommunikations- und Beweisrisiken zu reduzieren. Damit wird Unternehmen und Bürgern ein zusätzlicher Kommunikationskanal angeboten, insbesondere dort, wo keine sicheren elektronischen Kanäle beziehungsweise Signaturen genutzt werden (QES s.o.). -- 6 of 7 -- – 7 – Das Fax dient auch an verschiedenen Stellen als „Fallback-Lösung“, für das Szenario, das digitale Systeme ausfallen oder nicht verfügbar sind – etwa bei Störungen der E-Mail- oder E-Akte-Infrastruktur. -- 7 of 7 --