Amtsvormundschaften und Amtspflegschaften - Anpassung der Aufgabenerledigung im Rahmen gesetztlicher Veränderungen

Informationsvorlage Gedruckt auf 100 Prozent Recyclingpapier Vorlage Nr.: 2026/0104 Verantwortlich: Dez. 3 Dienststelle: SJB Amtsvormundschaften und Amtspflegschaften - Anpassung der Aufgabenerledigung im Rah- men gesetzlicher Veränderungen Gremien Termin TOP Ö / N Zuständigkeit Jugendhilfeausschuss 18.03.2026 2 Ö Kenntnisnahme Kurzfassung Der Jugendhilfeausschuss nimmt den dargestellten Sachverhalt und den Vorschlag der Verwaltung zur strukturellen Anpassung der Aufgabenerledigung im Team Vormundschaften der Abteilung Beistand- schaften, Vormundschaften, Unterhaltsvorschusskasse (BVU) in der Sozial- und Jugendbehörde zur Kenntnis. Finanzielle Auswirkungen Ja ☐ Nein ☒ ☐ Investition ☐ Konsumtive Maßnahme Gesamtkosten: Jährliche/r Budgetbedarf/Folgekosten: Gesamteinzahlung: Jährlicher Ertrag: Finanzierung ☐ bereits vollständig budgetiert ☐ teilweise budgetiert ☐ nicht budgetiert Gegenfinanzierung durch ☐ Mehrerträge/-einzahlung ☐ Wegfall bestehender Aufgaben ☐ Umschichtung innerhalb des Dezernates Die Gegenfinanzierung ist im Erläuterungsteil dargestellt. CO2-Relevanz: Auswirkung auf den Klimaschutz Bei Ja: Begründung | Optimierung (im Text ergänzende Erläuterungen) Nein ☒ Ja ☐ positiv ☐ negativ ☐ geringfügig ☐ erheblich ☐ IQ-relevant Nein ☒ Ja ☐ Korridorthema: Abstimmung mit städtischen Gesellschaften Nein ☒ Ja ☐ abgestimmt mit -- 1 of 4 -- – 2 – Erläuterungen Amtsvormundschaften und -pflegschaften gehören zu den gesetzlichen Pflicht- und Kernaufgaben des Jugendamtes. Sie sind entscheidend für die Qualität der regionalen Jugendhilfe und für die sozialpäda- gogische Versorgung von schutzbedürftigen und benachteiligten Kindern und Jugendlichen. Die fach- lichen Anforderungen, die Komplexität der Fälle und der Zeitaufwand pro Vormundschaft sind in den vergangenen Jahren deutlich gestiegen. Aus Gründen der Lesbarkeit wird im Folgenden nur von Vormundschaften gesprochen; Pflegschaften sind jeweils mitgemeint. Amtsvormundschaft im Kinderschutz Der weit überwiegende Anteil der Amtsvormundschaften in Karlsruhe wird aus Gründen des Kinder- schutzes durch die Familiengerichte angeordnet. In der Regel wurde den Eltern zuvor das Sorgerecht ganz oder teilweise entzogen. Vormundschaften, die beispielsweise infolge des Todes der Eltern be- gründet werden, stellen mittlerweile nur noch einen sehr geringen Anteil dar. Aufgrund der hohen rechtlichen Anforderungen stellen Sorgerechtsentzüge sowie die Anordnung von Vormundschaften für die Familiengerichte das letzte geeignete Mittel im Kinderschutz dar. Sie kom- men erst dann in Betracht, wenn weniger eingriffsintensive Maßnahmen nicht ausreichen, um das Wohl des Kindes oder Jugendlichen nachhaltig zu sichern. Daher handelt es sich bei den angeordne- ten Vormundschaftsfällen heute überwiegend um hochkomplexe und stark belastete Fallkonstellatio- nen. Amtsvormundschaften erfolgen häufig in einem Zwangskontext und erfordern Entscheidungen gegen den Willen der leiblichen Eltern, um die rechtlichen Interessen der Kinder zu wahren. Aufgaben und Anforderungen in der Vormundschaftsarbeit (geregelt in § 1773 - § 1813 BGB, §§ 55 ff. SGB VIII, §§ 37 und 38 LKJHG BW) Die Vormundschaftsarbeit umfasst eine Vielzahl unterschiedlichster Aufgaben, die sich nach den Le- benslagen der Kinder und Jugendlichen richten. Dazu zählen die Begleitung gerichtlicher Verfahren, die psychosoziale Betreuung, die medizinische Begleitung sowie die Abstimmung mit Schulen, Einrich- tungen, Behörden und freien Trägerinnen und Trägern. Auch die Organisation regelmäßiger Besuchs- kontakte, die Planung von Terminen und die Erstellung von Berichten und Dokumentationen sind feste Bestandteile des Arbeitsalltags. Typische Fallbeispiele verdeutlichen die Vielseitigkeit der Tätigkeit: ▪ Hoch belastete oder konfliktbelastete junge Menschen, Kinder und Jugendliche mit besonde- ren gesundheitlichen Anforderungen, ▪ unbegleitete minderjährige Ausländer*innen (umA), ▪ Kinder aus komplexen sozialen Kontexten, ▪ Fälle, die Zwangsmaßnahmen wie Kindesherausgaben erfordern. Mit den Reformen von 2011/2012 und 2023 wurden die gesetzlichen Vorgaben erweitert und präzi- siert. Neu eingeführt wurden verbindliche monatliche Besuchskontakte, stärkere Beteiligung der Kin- der und Jugendlichen sowie eine erhöhte persönliche Verantwortung des Vormunds. Zudem gelten detailliertere Berichtspflichten gegenüber Gerichten und Behörden. Diese Änderungen führten zu ei- ner Verdichtung der Aufgaben und zusätzlichen organisatorischen Abstimmungen, ohne die grund- sätzliche Vielfalt der Fälle zu verändern. Persönliche Gewährleistungs- und Kontaktpflichten im Rahmen der Amtsvormundschaft Die Entscheidungen und das Handeln der Vormundschaften haben einen erheblichen Einfluss auf die Biografien der betreuten Kinder und Jugendlichen. Amtsvormundschaften vertreten die Rechte der Kinder in den entzogenen Sorgerechtsteilen und tragen eine umfassende persönliche Verantwortung für ihre Mündel. -- 2 of 4 -- – 3 – Mit der starken Rechtsstellung des Vormunds gehen weitreichende Sorgfalts- und Fürsorgepflichten einher, die im Kern nicht delegierbar sind (vgl. § 1797 BGB). Nach § 55 Abs. 4 SGB VIII in Verbindung mit § 1790 BGB ist der Vormund verpflichtet, das Wohl seiner Mündel persönlich zu fördern, ihre Pflege und Erziehung sicherzustellen und diese Verantwortung auch tatsächlich wahrzunehmen. Diese Verpflichtung besteht unabhängig davon, ob die Kinder oder Jugendlichen in Pflegefamilien oder in stationären Einrichtungen untergebracht sind. Der Vormund ist zum persönlichen Kontakt mit dem Mündel verpflichtet und berechtigt. Er soll den Mündel in der Regel einmal im Monat in dessen übli- cher Umgebung aufsuchen, es sei denn, im Einzelfall sind kürzere oder längere Besuchsabstände oder ein anderer Ort geboten (§ 1790 Abs. 3 BGB). Rechtliche Einschätzung Der erhöhte fachliche und organisatorische Aufwand steht in engem Zusammenhang mit den gesetz- lich normierten persönlichen Pflichten der Amtsvormundschaften. Im § 55 Abs. 3 SGB VIII ist eine Fallzahlenobergrenze von maximal 50 Vormundschaften pro VZÄ fest- gelegt. Zu Beginn der 2000er Jahre wurden Vormundschaften häufig überwiegend schreibtischbezo- gen geführt. Mit den Reformen von 2011/2012 und 2023 wurden die gesetzlichen Vorgaben grundle- gend verändert: monatliche Besuchskontakte, stärkere Beteiligung der Kinder und Jugendlichen sowie höhere persönliche Verantwortung wurden verbindlich vorgeschrieben. Jüngst hat die EU-Verfahrensverordnung 2024/1348 in Art. 23 Nr. 10 die Höchstzahl der zu vertreten- den unbegleiteten Minderjährigen auf 30 Vormundschaften pro VZÄ festgelegt. Die Umsetzung in na- tionales Recht steht noch aus. In der bisherigen Arbeitsrealität hat sich die Aufgabenerfüllung bereits bei der vom Kommunalverband für Jugend und Soziales Baden-Württemberg (KVJS) in der kommuna- len Orientierungshilfe von 2012 empfohlenen Fallzahlenobergrenze von 42 bis 45 Fällen (gemittelt 43,5) pro VZÄ regelmäßig als nicht auskömmlich möglich erwiesen. Diese Empfehlung wird aktuell für die Stadt Karlsruhe umgesetzt. Eine weitere Reduzierung der Aufgaben im Sinne einer Aufgabenkritik ist aufgrund der Rechte der Mündel nach § 1788 BGB nicht zulässig. In der aktuellen fachlichen Diskussion gelten Fallzahlen von 30 bis maximal 35 Vormundschaften pro VZÄ als fachlich vertretbar und gesetzeskonform. Vergleich mit anderen Kommunen Vor diesem Hintergrund haben zahlreiche Jugendämter eigene Anstrengungen unternommen, um re- alistische und praxisgerechte quantitative Verantwortungsumfänge zu ermitteln. Innerhalb Baden-Württembergs sind insbesondere die Stadt Mannheim sowie der Rems-Murr-Kreis zu nennen. In beiden Fällen wurden externe Dienstleister mit einer Prozess- und Zeitaufwandanalyse be- auftragt. Trotz teils erheblicher sozialräumlicher Unterschiede wurde in beiden Kommunen eine quan- titative Obergrenze von 35 Vormundschaften (pro VZÄ) ermittelt (die Analysen stammen aus den Jah- ren 2019/2020, also vor der Reform 2023). Vergleichbare Untersuchungen wurden unter anderem auch von den Großstadtjugendämtern Mün- chen (30) und Köln (30) durchgeführt. In der Folge wurden dort ebenfalls neue Obergrenzen einge- führt. Viele Großstädte haben auf diesen Umstand bereits reagiert und eine Absenkung der übertragbaren Fallquote beschlossen. In Karlsruhe kommt weiterhin die gemittelte Empfehlung des KVJS aus dem Jahr 2012 mit einer Fallquote von 43,5 zum Einsatz. Im bundes- und landesweiten Vergleich liegt Karlsruhe damit deutlich über anderen Großstädten. Kommune Fallquote Düsseldorf 30 München 30 Köln 30 Konstanz 29 Mannheim 35 -- 3 of 4 -- – 4 – Stuttgart 35 Pforzheim 35 Baden-Baden 35 Heilbronn 30 Karlsruhe 43,5 Kapazitätsanforderungen an Vormundschaften Wie dargestellt, haben veränderte rechtliche Vorgaben, eine zunehmende Komplexität der Falllagen sowie erweiterte Anforderungen an Beteiligung, Dokumentation und Kooperation in den vergangenen Jahren zu einer weiteren Verdichtung der Arbeit geführt. Dies hat den zeitlichen und fachlichen Auf- wand pro Vormundschaft nochmals deutlich erhöht. Zum Thema Fallobergrenze für Vormundschaften liegen inzwischen zahlreiche Publikationen und Be- rechnungen vor. Eine umfassende Analyse wurde 2011 in einer Studie von Prof. Dr. Hildegund Sün- derhauf erstellt. Die Autorin kommt zu dem Ergebnis, dass bei einer Vormundschaftsverantwortung für 50 Fälle lediglich rund 2,5 Stunden pro Mündel und Monat zur Verfügung stehen. Dies ist für die Umsetzung persönlicher monatlicher Kontakte sowie für die Gewährleistung von Pflege und Erziehung nicht ausreichend. Für eine gesetzeskonforme Vormundschaft werden mindestens vier Stunden pro Mündel und Monat als erforderlich, angesehen was einer quantitativen Verantwortung von 30 Fällen pro VZÄ entspricht. Zusammenfassung Unter Berücksichtigung der vorliegenden Studien, zahlreicher kommunaler Erfahrungswerte sowie des aktuellen fachlichen Diskurses wird von der Sozial- und Jugendbehörde eine Fallzahlenobergrenze von maximal 35 Vormundschaften pro VZÄ als fachlich geboten und rechtlich vertretbar eingeschätzt. Nur unter diesen Rahmenbedingungen kann eine verantwortungsvolle, gesetzeskonforme Aufgabenerfül- lung sichergestellt und das Risiko von Personen- und Vermögensschäden deutlich reduziert werden. Die Sozial- und Jugendbehörde wird deshalb zeitnah eine entsprechende Organisationbetrachtung und Klärung der künftigen Personalbemessungsgrundlagen mit dem Personal- und Organisationsamt vornehmen. Sobald eine entsprechende Bestätigung vorliegt, wird eine entsprechende Beschlussfas- sung zur Neufestsetzung der Fallquote über den Gemeinderat angestrebt. Bei einer Anpassung stünden voraussichtlich durch Stellenverschiebungen Personalressourcen zur De- ckung des erhöhten Bedarfs zur Verfügung. Beschluss: Der Jugendhilfeausschuss nimmt den dargestellten Sachverhalt und den Vorschlag der Verwaltung zur strukturellen Anpassung der Aufgabenerledigung im Team Vormundschaften der Abteilung Beistand- schaften, Vormundschaften, Unterhaltsvorschusskasse (BVU) in der Sozial- und Jugendbehörde zur Kenntnis. -- 4 of 4 --