Aktualisierung des Einsatzleitsystems der Integrierten Leitstelle Karlsruhe - Beauftragung eines Fachplaners/einer Fachplanerin

Beschlussvorlage Gedruckt auf 100 Prozent Recyclingpapier Vorlage Nr.: 2026/0009 Verantwortlich: Dez. 5 Dienststelle: Branddirektion Aktualisierung des Einsatzleitsystems der Integrierten Leitstelle Karlsruhe – Beauftragung eines Fachplaners/einer Fachplanerin Gremien Termin TOP Ö / N Zuständigkeit Haupt- und Finanzausschuss 10.02.2026 2 Ö Entscheidung Kurzfassung Der Haupt- und Finanzausschuss beschließt die Vergabe des Fachplaners/der Fachplanerin für den Wechsel des Einsatzleitsystems für die Integrierten Leitstelle Karlsruhe. Die Verwaltung wird ermächtigt, der Bieterin IABG mbH den Zuschlag zu erteilen und den entsprechenden Vertrag abzuschließen. Finanzielle Auswirkungen Ja ☒ Nein ☐ ☐ Investition ☒ Konsumtive Maßnahme Gesamtkosten: 1.072.605,65 € Jährliche/r Budgetbedarf/Folgekosten: Gesamteinzahlung: 804.454,24 € Jährlicher Ertrag: Finanzierung ☒ bereits vollständig budgetiert ☐ teilweise budgetiert ☐ nicht budgetiert Gegenfinanzierung durch ☐ Mehrerträge/-einzahlung ☐ Wegfall bestehender Aufgaben ☐ Umschichtung innerhalb des Dezernates Die Gegenfinanzierung ist im Erläuterungsteil dargestellt. CO2-Relevanz: Auswirkung auf den Klimaschutz Bei Ja: Begründung | Optimierung (im Text ergänzende Erläuterungen) Nein ☒ Ja ☐ positiv ☐ negativ ☐ geringfügig ☐ erheblich ☐ IQ-relevant Nein ☒ Ja ☐ Korridorthema: Abstimmung mit städtischen Gesellschaften Nein ☒ Ja ☐ abgestimmt mit -- 1 of 5 -- – 2 – Erläuterungen 1. Projektbeschreibung „Aktualisierung des Einsatzleitsystems der ILS Karlsruhe“ Die Integrierte Leitstelle Karlsruhe (ILS) ist primär zuständig für die Abfrage der Notrufnummer 112 und die Disposition und Abwicklung der Einsätze von Feuerwehr, Rettungsdienst und Katastrophenschutz im Stadt- und Landkreis Karlsruhe. Sie wird gemeinsam von der Stadt Karlsruhe, dem Landkreis Karlsruhe und dem Deutschen Roten Kreuz Kreisverband Karlsruhe e.V. (DRK) auf Basis einer gemeinsamen Trägerschaftsvereinbarung seit 2017 betrieben. Es wurde ein Lenkungsausschuss für die ILS als grundlegendes Entscheidungsgremium eingerichtet. Den Vorsitz haben im rotierenden Wechsel Frau Erste Bürgermeisterin Bettina Lisbach (Stadt Karlsruhe), Herr Erster Landesbeamter Knut Bühler (Landratsamt Karlsruhe) und Herr Präsident Heribert Rech (DRK) inne. Das Projekt sieht die Implementierung eines zeitgemäßen Einsatzleitsystems für die Integrierte Leitstelle Karlsruhe vor. Aufgrund der Komplexität muss dies gemeinsam mit einem/ einer Fachplaner*in durchgeführt werden. Das derzeitige System ist seit acht Jahren in Betrieb und erfordert aufgrund technologischer Entwicklungen sowie zunehmender Anforderungen eine Aktualisierung. Die Betriebsdauer eines Einsatzleitsystems für Integrierte Leitstellen liegt in der Regel bei 10 Jahren, damit die Stabilität des Systems sicher gewährleistet ist. Das neue System soll eine verbesserte Leistungsfähigkeit, Zuverlässigkeit und Effizienz gewährleisten, um den Anforderungen im Bereich der Notfallkommunikation und -koordination gerecht zu werden. Der Lenkungsausschuss stimmte im Jahr 2024 den zu erwarteten Gesamtkosten in Höhe von rund 12 Mio. Euro zu. Er beauftragte die ILS-Leitung, das Projekt weiter zu planen und gemeinsam mit den Trägern der ILS die mittelfristige Finanzierungsplanung vorzubereiten. Die Abwicklung der Ausschreibung und Vorfinanzierung erfolgt dabei gemäß Trägerschaftsvereinbarung durch die Stadt. Zielsetzung: Das Ziel des Projekts ist es, die Einsatzfähigkeit und Effizienz der Integrierten Leitstelle Karlsruhe durch die Implementierung eines zeitgemäßen Einsatzleitsystems zu erhalten und zu verbessern. Dadurch sollen Notfallreaktionen beschleunigt, Ressourcen optimal eingesetzt und die Sicherheit der Bürgerinnen und Bürger weiter gesteigert werden. Insbesondere aufgrund der steigenden Bedeutung des Bevölkerungsschutzes ist diese Maßnahme zur Aufrechterhaltung der Leistungsfähigkeit der ILS als kritische Infrastruktur zwingend erforderlich. 2. Aktueller Sachstand Um den Zeitplan des Gesamtprojektes einhalten zu können, ist eine zeitnahe Zuschlagserteilung für den/die Fachplaner*in erforderlich. Aufgrund der komplexen Struktur mit drei verschiedenen Trägern in der ILS in Verbindung mit den eng verzahnten Projektplanungen ist es notwendig, eine/n Fachplaner*in zu beauftragen, der/die Erfahrung im Umgang mit Projekten in der Größenordnung der ILS Karlsruhe hat. Der/die Fachplaner*in sollte in der Lage sein, alle folgenden Punkte zu betreuen: 1. Kommunikationssystem (KMS) für die Notrufabfrage und Sprachvermittlung der Leitstelle 2. Rückfallebene Kommunikationssystem (R-KMS) zur Notrufabfrage und Sprachvermittlung der Leitstelle 3. Sprachaufzeichnung zur Lang- und Kurzzeitdokumentation für Funk und Telefon (Doku) 4. Antennenanlagen 5. Einsatzleitsystem (ELS) 6. IT-Basistechnik für alle Systeme inkl. Server, Virtualisierung, Storage, Netzwerke, IT-Sicherheit etc. 7. Medientechnik 8. Informationsverkabelung 9. Anpassung der Energieverkabelung inkl. Erneuerung der USV-Anlagen ILS und R-ILS 10. Leitstellenmöblierung -- 2 of 5 -- – 3 – 11. Ausweich- und Interimsmaßnahmen während des Umbaus Weitere wichtige Anforderungen sind BSI-zertifiziertes Führungspersonal und Erfahrungen in der Planung von Integrierten Leitstellen mit mehr als 500.000 Einwohnern (Regelschwelle nach der Verordnung zur Bestimmung kritischer Anlagen nach dem Gesetz über das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI-Gesetz)). Um eine/n Fachplaner*in in der erforderlichen Qualität zu bekommen, benötigte die Branddirektion die Unterstützung von Fachpersonal mit Erfahrung in Koordination und Durchführung von europaweiten Ausschreibungen. Nach stadtinterner Abstimmung wurde entschieden, diese Verfahrensbetreuung extern an ein Projektmanagement Büro (THOST Projektmanagement GmbH) zu vergeben. Die Ausschreibung für den/die Fachplaner*in erfolgte europaweit als VgV (Vergabeverordnung) - Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb in zwei Stufen. Die Ausschreibung war in einem ersten Zeitplan für den Sommer 2025 vorgesehen, verzögerte sich jedoch unter anderem aufgrund komplexer Fragestellungen. Nach Abschluss der Vorbereitungen erfolgte im Juni 2025 in Zusammenarbeit mit dem Projektmanagementbüro die Bekanntmachung der Ausschreibung im EU-Amtsblatt. In der ersten Stufe wurden nach Ablauf des Bewerbungsschlusses für den Teilnahmewettbewerb die Bewerber*innen gemäß § 62 VgV über den weiteren Verlauf informiert. Anschließend ging das Verfahren mit dem fristgerechten Abgabeschluss der Erstangebote in die Angebotsphase über. Hier wurden fünf geeignete Bieter*innen ausgesucht, die zur Stufe 2 des Verfahrens eingeladen wurden. Im weiteren Verlauf wurden hierbei Bietergespräche mit den in die engere Wahl gekommenen Bieter*innen geführt. Auf Grundlage dieser Gespräche sowie der abschließenden Angebotsauswertung wurde mit Unterstützung der Firma Thost die Firma IABG mbH als Bieter mit dem wirtschaftlichsten und zugleich fachlich am besten geeigneten Angebot für die Fachplanungsleistungen zur Einführung des neuen ELS ausgewählt. Dafür wurden die Bietergespräche sowie Angebote der Bieter*innen mit einem Punktesystem bewertet. Die Gewichtung der einzelnen Bewertungskriterien war wie folgt festgelegt: Ldf. Nr. Kriterium Gewichtung Qualität, Kompetenzen und Erfahrung des Projektteams 1 Gewonnener Eindruck zur Person des/der Projektleiters*in, anhand der Vorstellung einer persönlichen Referenz des/der Projektleiters*in 12 % 2 Zusammenarbeit und Erfahrung Projektteam 10 % 3 Darstellung der Kapazitäten des vorgesehenen Projektteams 6 % 4 Präsenz vor Ort während der Leistungserbringung 6 % 5 Vorgehensweise zur Sicherung der Kosten / Termine / Qualitäten 6 % Aufgabenstellung und Projektanforderungen erkannt 6 Einschätzung und mögliche Herangehensweise an die geplante Projektaufgabe 10 % 7 Herangehensweise / Umgang mit „Maßnahmen im laufenden Betrieb“ / Provisorien / Interimsmaßnahmen 10 % 8 Erkennen von Besonderheiten / möglicher Schwierigkeiten dieses Projektes und Darstellung möglicher Lösungsansätze 10 % 9 Umgang mit Rückfragen 10 % Honorarangebot 10 Honorarangebot 20 % -- 3 of 5 -- – 4 – Diese Prüfung führte zu folgenden Ergebnissen: 1. IABG mbH 443 Punkte 2. Bieter 2 414 Punkte 3. Bieter 3 402 Punkte 4. Bieter 4 208 Punkte 5. Bieter 5 174 Punkte Daher wird empfohlen, den Zuschlag an die Bieterin IABG mbH zu vergeben. 3. Erläuterungen zu finanziellen Auswirkungen Die Gesamtkosten für das Projekt belaufen sich auf rund 12 Mio. Euro. Diese Kosten fallen im Rahmen des Doppelhaushalts 2026/2027 und 2028/2029 an. Die Ermittlung der Kosten erfolgte durch ein Ingenieurbüro im Jahr 2022. Diese Zahlen sollen durch den/die Fachplaner*in im weiteren Verlauf des Projekts verifiziert werden. Die Kostenabschätzung basiert auf aktuellen Preisen aus Mitte-Ende 2022 durchgeführten Ausschreibungen und Vergaben anderer, vergleichbarer Leitstellen und wurden auf die aktuelle Marktsituation Anfang des Jahres 2023 hochgerechnet. Die Mittel für den/die Fachplaner*in sind im Doppelhaushalt 2026/2027 der Branddirektion eingestellt. Weitere Mittel für die Beschaffung des Einsatzleitsystems sind für die Jahre 2028/2029 auf der städtischen Investitionsliste vorgemerkt. Die Kosten der empfohlenen Bieterin IABG mbH belaufen sich auf 1.072.605,65 €. -- 4 of 5 -- – 5 – Gemäß der Trägerschaftsvereinbarung werden die Kosten unter den Trägern der Integrierten Leitstelle Karlsruhe prozentual aufgeteilt. Dennoch geht die Stadt Karlsruhe zunächst in Vorleistung und stellt die anteiligen Kosten anschließend dem Landratsamt Karlsruhe und dem DRK in Rechnung. Stadt Karlsruhe 25 Prozent 268.151,41 € Landratsamt Karlsruhe 25 Prozent 268.151,41 € DRK 50 Prozent 536.302,83 € Summe 100 Prozent 1.072.605,65 € Beschluss: Antrag an den Haupt- und Finanzausschuss Der Haupt- und Finanzausschuss beschließt die Vergabe des Fachplaners/der Fachplanerin für den Wechsel des Einsatzleitsystems für die Integrierten Leitstelle Karlsruhe. Die Verwaltung wird ermächtigt, der Bieterin IABG mbH den Zuschlag zu erteilen und den entsprechenden Vertrag abzuschließen. -- 5 of 5 --