Strategische Neuausrichtung in der Öffentlichkeitsarbeit der Ortsverwaltung Grötzingen

Informationsvorlage Gedruckt auf 100 Prozent Recyclingpapier Vorlage Nr.: 2025/1222 Verantwortlich: Dez. 1 Dienststelle: OV Grötzingen Strategische Neuausrichtung in der Öffentlichkeitsarbeit der Ortsverwaltung Grötzingen Gremien Termin TOP Ö / N Zuständigkeit Ortschaftsrat Grötzingen 17.12.2025 7 Ö Kenntnisnahme Kurzfassung Durch den medialen Wandel und die Kündigung des Vertrags mit Nussbaum Medien ist eine strategische Neukonzeption für die Öffentlichkeitsarbeit der Ortsverwaltung notwendig geworden. Eine solche wird dem Ortschaftsrat vorgelegt. Der Ortschaftsrat nimmt das Konzept zur strategischen Neuausrichtung der Öffentlichkeitsarbeit zur Kenntnis. Finanzielle Auswirkungen Ja ☐ Nein ☒ ☐ Investition ☐ Konsumtive Maßnahme Gesamtkosten: Jährliche/r Budgetbedarf/Folgekosten: Gesamteinzahlung: Jährlicher Ertrag: Finanzierung ☐ bereits vollständig budgetiert ☐ teilweise budgetiert ☐ nicht budgetiert Gegenfinanzierung durch ☐ Mehrerträge/-einzahlung ☐ Wegfall bestehender Aufgaben ☐ Umschichtung innerhalb des Dezernates Die Gegenfinanzierung ist im Erläuterungsteil dargestellt. CO 2 -Relevanz: Auswirkung auf den Klimaschutz Bei Ja: Begründung | Optimierung (im Text ergänzende Erläuterungen) Nein ☐ Ja ☒ positiv ☒ negativ ☐ geringfügig ☒ erheblich ☐ IQ-relevant Nein ☒ Ja ☐ Korridorthema: Abstimmung mit städtischen Gesellschaften Nein ☒ Ja ☐ abgestimmt mit – 2 – Erläuterungen Im Rahmen der Einsparmaßnahmen für den Doppelhaushalt 2026/27 der Stadt Karlsruhe muss die Ortsverwaltung Grötzingen einen jährlichen Sparbetrag in Höhe von 93.000 € erbringen. Ein bislang großer Kostenpunkt im Grötzinger Haushalt waren die Amtlichen Mitteilungen sowie die Vollverteilung des Ortsblattes „Grötzingen Aktuell“ in der gesamten Ortschaft. Um das Einsparziel zu erreichen, ist die Kündigung dieses Vertrages mit dem Verlagshaus Nussbaum Medien unabwendbar geworden und wurde mit Beschluss des Ortschaftsrates vom 7. Mai 2025 vollzogen. Des Weiteren hat sich gezeigt, dass die bisherige Öffentlichkeitsarbeit, die fast ausschließlich über das Ortsblatt stattfand, den Ansprüchen einer modernen Mediengesellschaft nicht mehr gerecht werden kann. In der Folge hat die Ortsverwaltung eine strategische Neukonzeption der Öffentlichkeitsarbeit erarbeitet. Das Konzept ist der Vorlage beigefügt. Dieses nimmt der Ortschaftsrat zur Kenntnis.

Gedruckt auf 100 Prozent Recyclingpapier Stadt Karlsruhe Ortsverwaltung Grötzingen Stand: Dezember 2025 IST-Stand der Öffentlichkeitsarbeit Die Öffentlichkeitsarbeit der Ortsverwaltung Grötzingen findet aktuell hauptsächlich über das lokale Mitteilungsblatt „Grötzingen Aktuell“ statt. Dieses erscheint wöchentlich freitags (Ausnahmen in Wochen mit Feiertagen) und wird dabei auf Kosten der Ortsverwaltung in der gesamten Ortschaft an alle Haushalte verteilt (Vollversorgung). Artikel werden dabei auch online zur Verfügung gestellt und sind somit je nach Auswahl sofort online verfügbar. Es beinhaltet die Rubrik „Amtliche Mitteilungen“, in der die Ortsverwaltung auf Baustellen, Gremiensitzung, Veranstaltungen der Ortsverwaltung und Stadt sowie Stellenausschreibungen der Ortsverwaltung hinweist und Berichte zu Events städtischer Einrichtungen oder sonstiger Geschehnisse veröffentlicht. Gemäß üblicher Ortsblätter besteht auch „Grötzingen Aktuell“ aus einem redaktionellen Teil, der durch den Verlag Nussbaum Medien inhaltlich befüllt wird. Weiterhin bietet das Blatt Platz für Mitteilungen aus Kirchen und Vereinen, Anzeigen und Trauerfälle. Herausgeber des Mitteilungsblattes ist die Ortsverwaltung Grötzingen. Gleichzeitig ist „Grötzingen Aktuell“ kein amtliches Bekanntmachungsorgan der Stadt Karlsruhe oder der Ortsverwaltung. Die Medienlandschaft in Deutschland und weltweit befindet sich in einem nie dagewesenen Umbruch. Klassische Printmedien werden in jüngeren Generationen kaum bis gar nicht mehr wahrgenommen, während „altbewährtes“ in anderen Altersgruppen weiterhin gewünscht bleibt. Als öffentliche Verwaltung gilt es in dieser mehrjährigen Übergangszeit den Anspruch zu haben, alle Teile der eigenen Bevölkerung adäquat zu erreichen und zu informieren, zugleich aber auch für die Themen interessieren zu können. Dies ist mit dem jetzig bestehenden eingleisigen Weg über Grötzingen Aktuell jedoch nicht möglich. Dies, vor allem aber auch die weiter steigenden Kosten, haben zu der Entscheidung geführt, den Vertrag mit Nussbaum Medien zu kündigen und auf das Ortsblatt zu verzichten. In der Folge werden nun alternative Kanäle etabliert, um Neuigkeiten in die Bevölkerung zu tragen und die Öffentlichkeit auch auf anderen Wegen über das Geschehen in Grötzingen und der Ortsverwaltung zu informieren. Strategische Neuausrichtung der Öffentlichkeitsarbeit in der Ortsverwaltung Grötzingen 2 | Stadt Karlsruhe | Ortsverwaltung Grötzingen | Konzept: Neuausrichtung der Öffentlichkeitsarbeit in der Ortsverwaltung Grötzingen Künftige Mitteilungskanäle der Ortsverwaltung Grötzingen-Channel in der Karlsruhe.App Die Karlsruhe.App bietet neben vielerlei anderen Funktion unter anderem Channels an, die von den Usern abonniert werden können, um darüber direkt und unmittelbar Informationen zu erhalten. Channels bestehen teilweise zu städtischen Themen (z. B. Aktuelles aus dem Rathaus, Zoo, Stadtbibliothek), Medien (BNN, ka-news), Vereinen (Bürgervereine z. B. Südstadt oder Bulach, Badischer Sportbund) oder auch Institutionen (FZI, BLB, Polizei). Die größten Channels haben dabei über 20.000 Abonnenten. Die grundlegende Funktion der Channels sind einzelne Nachrichten- Elemente, bestehend aus Text + ggf. Bild oder Link(s), die auf der Startseite des Endgeräts als Push-Nachricht angezeigt und vom User in der App geöffnet und vollständig gelesen werden können. So wird eine unmittelbare Nachrichtenübermittlung vom Absender an den Adressaten ermöglicht. Informationen werden nicht gefiltert oder hinter Algorithmen versteckt. Im Sinne der Interaktion können User mit Emojis reagieren oder, sofern freigeschaltet, auch kommentieren. Der Plan der Ortsverwaltung ist die Erstellung eines solchen Grötzingen-Channels, der dann mit Inhalten befüllt werden kann. Die Ortsverwaltung will dabei auch interessierten Vereinen die Möglichkeit geben, sich daran zu beteiligen. Auf diesem Wege kämen unzählige relevante Informationen und Neuigkeiten in Bezug auf Grötzingen aus einer Plattform (vergleichbar bereits in Durlach oder Grünwinkel). Da dieses Medium in Grötzingen bisher nicht vorhanden ist, muss sich das Publikum, in der Karlsruhe.App als Abonnenten benannt, erst über einen gewissen Zeitraum generieren und etablieren. Instagram-Kanal für die Ortsverwaltung Grötzingen Mit einem eigenen Instagram-Kanal hat die Ortsverwaltung Grötzingen die Möglichkeit mit relativ großer kreativer Freiheit digitalaffinere Personen zielgruppengerecht zu erreichen. Über die vielfältigen Möglichkeiten die Instagram bietet (Reels für Videobeiträge, klassische Bilder(reihen) für Info-Posts, Storys für kurze, schnelle Hinweise), ließe sich eine Vielzahl an Informationsansprüchen abbilden. Die Verwendung von Instagram ist dabei zeitgleich kostenlos. Seitens der Stadt Karlsruhe besteht eine Reihe Instagram-Kanäle, ebenso bereits für die Grötzinger Kulturmarke Kultur.Gut.Grötzingen. Das Presse- und Informationsamt der Stadt hat die offiziellen Instagram-Auftritte dabei einem einheitlichen Design und klaren Richtlinien unterzogen, die auch beim Grötzinger Instagram-Kanal Anwendung finden. Dennoch hat die Ortsverwaltung weiterhin genügend gestalterischen Spielraum, um die eigenen Ideen umsetzen zu können. Vorteilhafte Funktion bei Instagram sind die sogenannten Storys. Dies sind auf 24h-Sichtbarkeit begrenzte Kurzmeldungen in Form eines Bild- oder Videobeitrags. Diese sind ideal um schnelle, kurze Meldungen abgeben zu können und sollen künftig eingesetzt werden für z. B.: • Hinweise auf Veranstaltungen am selben Tag • Hinweise auf aktuelle Geschehen (z.B. Weihnachtsbaum steht) • Hinweise auf kurzfristige Sperrungen • Gefahrenmeldungen (siehe NINA o.ä.) 3 | Stadt Karlsruhe | Ortsverwaltung Grötzingen | Konzept: Neuausrichtung der Öffentlichkeitsarbeit in der Ortsverwaltung Grötzingen Ähnlich wie bei der Karlsruhe.App muss auch hier zunächst ein Publikum in Form von Followern gewonnen werden, jedoch bietet die Plattform Instagram hier das Potenzial, durch Verlinkungen, Erwähnungen etc. schnell eine relevante Anzahl Follower zu erzielen. Weiterhin ist die Möglichkeit der Interaktion mit dem eigenen Publikum eine große Chance. (Print-)Newsletter der Ortsverwaltung Grötzingen Die Kanäle Karlsruhe.App und Instagram zielen alle darauf ab, Teile und Teilaspekte des Informationsmediums „Grötzingen Aktuell“ zu ersetzen. Einige Aspekte der Grötzinger Öffentlichkeitsarbeit könnten so adäquat abgedeckt bzw. gar aufgewertet werden. Jedoch zielen alle vorgenannten Kanäle bloß auf digitale Medien ab, während im bisherigen System Print eine Vorzugsrolle einnimmt. Obwohl also grundsätzlich der Informationsgehalt im neuen Medium fraglos erhalten bleiben kann, besteht doch die Gefahr, dass eine ganze Gruppe von Bürgerinnen und Bürgern in ein „Informationsloch“ fallen könnte, da sie wenig oder gar nicht mit digitalen Medien in Berührung kommen. Hier einen passenden Ersatz zu bieten, stellt eine Herausforderung dar. Die bisher in „Grötzingen Aktuell“ sehr textuell dargestellten Informationen sollen künftig in Form eines Mail-Newsletters ebenso textuell angeboten werden. Der Inhalt wird dabei aus den anderen beiden Bezugsquellen Karlsruhe.App und Instagram gespeist und bildet in etwa das ab, was bisher im Ortsblatt angeboten wird. Der Newsletter ist grafisch simpel aufbereitet. Dies bietet die Möglichkeit, diesen auch auszudrucken und in der nachgefragten Stückzahl zur Abholung an verschiedenen öffentlich zugänglichen Orten in Grötzingen auszulegen beziehungsweise in Schaukästen auszuhängen. In der Kombination aus Mail-Versand und Print- Variante soll ein bestmöglicher Kompromiss in der Erreichung möglichst vieler Menschen erzielt werden und die Abschaffung der bisherigen, finanziell nicht mehr darstellbaren „Vollversorgungs-Mentalität“ in der Informationsbeschaffung abfedern. Weitere Informationskanäle Grötzinger Landingpage auf Karlsruhe.de Unter der zentralen städtischen Domain verfügt die Ortsverwaltung über eine eigene Rubrik. Die dahinter liegenden Seiten sind jedoch eher statisch aufgebaut und mit dauerhaft bleibenden bzw. langfristigen Inhalten befüllt und keine News-Seite mit dauerhaft wechselnden Inhalten. Ziel ist es, im Rahmen der Neuausrichtung der Öffentlichkeitsarbeit der Ortsverwaltung auch diesen Kanal aufzuwerten. Typo3, das Website-Tool der Stadt Karlsruhe, hat bietet durchaus noch einige weitere Möglichkeiten, um die Grötzinger Website attraktiver und informativer zu gestalten. Durch eine geschickte (Um-)Gestaltung und häufigere Aktualisierungen mit relevanten Informationen soll eine erste Anlaufstelle für die Grötzinger Bevölkerung geschaffen werden. Über geeignete Werbemaßnahmen inklusive der Verbreitung eines QR-Codes zum Schnellaufruf an unterschiedlichen Stellen kann versucht werden, die Seite neu zu etablieren. Vorteil einer klassischen Website ist die Akzeptanz und Verbreitung. Die städtische Website ist zudem auch für mobile Endgeräte geeignet. Über die weiteren neuen Kanäle Karlsruhe.App, 4 | Stadt Karlsruhe | Ortsverwaltung Grötzingen | Konzept: Neuausrichtung der Öffentlichkeitsarbeit in der Ortsverwaltung Grötzingen Instagram und dem Newsletter können immer wieder Querverweise auf die Website und umgekehrt hergestellt werden. Nutzung des städtischen Veranstaltungskalenders Um verstärkt auch Veranstaltungen der Ortsverwaltung, Stadt und der lokalen Vereine und Institutionen bekannter zu machen und den Überblick darüber zu verbessern, soll die Nutzung des städtischen Veranstaltungskalenders beworben werden. Formate + Inhalte Für ein professionelles Auftreten in digitalen Medien ist ein einheitliches Erscheinungsbild von größter Wichtigkeit. Dies schafft Wiedererkennungswert und Identifikation und ist gerade in schnelllebigen Zeiten besonders wichtig, um auf den eigenen Content aufmerksam zu machen, sodass dieser vom Publikum wahrgenommen wird. Seitens des Press- und Informationsamtes gibt es vollständig vorbereitete Vorlagen, die für den Einsatz bei Instagram zu nutzen sind. Auch auf den anderen Kanälen ist es die unbedingte Absicht, ein einheitliches Erscheinungsbild bei textlicher Gestaltung, Bildsprache und Design zu erzielen. Mindestens ebenso wichtig wie die optische Wahrnehmung von Inhalten ist die Schaffung von festen Formaten und die Herstellung einer Regelmäßigkeit darin. So wird es für das Publikum einfacher zu verstehen, was und welche Art von Inhalt zu erwarten ist. Die Stetigkeit ist dabei ein relevanter Faktor, um den Informationsansprüchen zu genügen und aus der Wahrnehmung der Inhalte eine Gewohnheit zu entwickeln. Die Ortsverwaltung Grötzingen hat aus diesem Grunde erste Format-Ideen entwickelt: Was wird wichtig? Kanäle: KA.App, Instagram, Newsletter Turnus: zweiwöchentlich Inhalt: relevante Informationen im Sinne von amtlichen Mitteilungen wie z. B. Baustellen, geänderte Öffnungszeiten, Sitzungen des Ortschaftsrates, städtische Veranstaltungen Umsetzung: bildhaftes Format, ergänzt durch Texte bzw. im Newsletter möglichst nur Text Grötzinger Blickpunkt Kanäle: KA.App, Instagram Turnus: monatlich Inhalt: historische, kulturelle Besonderheiten des Ortes Umsetzung: bildhaftes Format (Fokus auf den „Blickpunkt“), ergänzt durch Hintergrundinfos in Form von Text 5 | Stadt Karlsruhe | Ortsverwaltung Grötzingen | Konzept: Neuausrichtung der Öffentlichkeitsarbeit in der Ortsverwaltung Grötzingen Vom Vorsteher (Arbeitstitel) Kanäle: Instagram, ggf. KA.App Turnus: nach Bedarf, quartalsweise Inhalt: perspektivische Themen, sensible/heikle Themen, die eine persönliche Ebene erfordern Umsetzung: Reel bzw. Video; in KA.App eventuell nur Bild mit textlicher Zusammenfassung Bericht aus dem Rat Kanäle: KA.App, Newsletter Turnus: monatlich Inhalt: Beschlüsse und wichtigste Themen knapp zusammengefasst Umsetzung: vorwiegend textlich, eventuell ergänzt durch thematisch passendes Bild Daneben wird künftighin der Instagram-Auftritt von Kultur.Gut-Grötzingen im Sinne eines kohärenten Konzepts in die Öffentlichkeitsarbeit eingebunden und auf diesem Wege auch einem digitalen Kommunikationskonzept für Kulturmarketing eine zusätzliche Plattform geboten. 6 | Stadt Karlsruhe | Ortsverwaltung Grötzingen | Konzept: Neuausrichtung der Öffentlichkeitsarbeit in der Ortsverwaltung Grötzingen Der bisherige Workflow in der Erstellung von Meldungen für „Grötzingen Aktuell“ soll ähnlich auch für die neuen Kanäle aufrecht erhalten bleiben. Neu ist lediglich die Auswahlmöglichkeit verschiedener Kanäle, auf denen der Content dann ausgespielt werden kann. Durch den neu geschaffenen Workflow soll gleichzeitig der Arbeitsaufwand für die Erstellung der Inhalte möglichst geringgehalten werden, da einmal aufbereiteter Content auch auf den anderen Kanälen genutzt werden kann. Dieser Ablauf ist rechts noch einmal in übersichtlicher Form abgebildet. Gesamtbetrachtung In der Gesamtbetrachtung zeigt sich, dass die Öffentlichkeitsarbeit der Ortsverwaltung Grötzingen deutlich vielfältiger wird als bisher. Während sich die Kommunikation nach außen aktuell hauptsächlich auf „Grötzingen Aktuell“ beschränkt hat, wird sie künftig mehrkanalig und in ihrer Aufmachung diversifizierter. Die vielfältigen Kanäle bieten neue Spielräume und Möglichkeiten in der Gestaltung der Öffentlichkeitsarbeit und können so auch für ganz neue Zielgruppen in Grötzingen interessant sein. Die Wahl der neuen Informationswege ist dabei auf weithin etablierte Plattformen gefallen, um Einstiegshürden so gering wie möglich zu halten und mit reibungslos funktionierenden Tools arbeiten zu können. Mit Geduld, guten Ideen sowie seriösen und relevanten Inhalten kann die Ortsverwaltung Grötzingen sich auf diese Weise in digitalen Medien gut aufstellen und gänzlich neue Akzente setzen. Die Vorteile der Neuausrichtung liegen klar auf der Hand: Neben den klaren Kosteneinsparungen gewinnt die Ortsverwaltung in ihrer Kommunikation an Geschwindigkeit, Flexibilität und kreativen Freiräumen und kann zeitgemäß und auf Augenhöhe mit den Einwohnerinnen und Einwohnern in Kontakt treten.