Rahmenvereinbarungen für Büromaterial und Kopierpapier in Losen

Beschlussvorlage Gedruckt auf 100 Prozent Recyclingpapier Vorlage Nr.: 2025/0880 Verantwortlich: Dez. 1 Dienststelle: Hauptamt Rahmenvereinbarungen für Büromaterial und Kopierpapier in Losen Gremien Termin TOP Ö / N Zuständigkeit Haupt- und Finanzausschuss 14.10.2025 3 Ö Entscheidung Kurzfassung Die Verwaltung hat eine Rahmenvereinbarung in vier Losen über die Lieferung von Büromaterial und Kopierpapier für die Stadt Karlsruhe im Zeitraum vom 1. Dezember 2025 bis 30. November 2027 mit einer einmaligen Verlängerungsoption von 12 Monaten bis zum 30. November 2028 ausgeschrieben. Nach Prüfung und Wertung der Angebote wurden zwei Bietende ausgewählt: 1) LOS 1 (Büromaterial), LOS 2 (Versenden und Verpacken) und LOS 4 (Papier) – Firma Erhardt & Fischer GmbH + Co. KG, 76135 Karlsruhe 2) LOS 3 (Kalender) – Firma Streit Service & Solution GmbH & Co.KG, 77723 Gengenbach Finanzielle Auswirkungen Ja ☒ Nein ☐ ☐ Investition ☒ Konsumtive Maßnahme Gesamtkosten 2025-2028: 1.025.648,58 € Brutto Höchstwert (max. +50%): 1.538.472,87 € Brutto Gesamteinzahlung: Jährlicher Ertrag: Finanzierung ☒ bereits vollständig budgetiert ☐ teilweise budgetiert ☐ nicht budgetiert Gegenfinanzierung durch ☐ Mehrerträge/-einzahlung ☐ Wegfall bestehender Aufgaben ☐ Umschichtung innerhalb des Dezernates Die Gegenfinanzierung ist im Erläuterungsteil dargestellt. CO 2 -Relevanz: Auswirkung auf den Klimaschutz Bei Ja: Begründung | Optimierung (im Text ergänzende Erläuterungen) Nein ☐ Ja ☒ positiv ☒ negativ ☐ geringfügig ☐ erheblich ☐ IQ-relevant Nein ☒ Ja ☐ Korridorthema: Abstimmung mit städtischen Gesellschaften Nein ☒ Ja ☐ abgestimmt mit – 2 – Erläuterungen I. Vergabeverfahren Für die Stadt Karlsruhe wurde ein Rahmenvertrag über die kostenstellenbezogene Belieferung mit Büromaterial und Kopierpapier der Dienststellen europaweit ausgeschrieben. Die Vertragslaufzeit beträgt 24 Monate (vom 1. Dezember 2025 bis 30. November 2027). Im Anschluss besteht eine einmalige Verlängerungsoption um 12 Monate bis zum 30. November 2028. Die Ausschreibung erfolgte im Rahmen eines offenen Verfahrens nach § 119 Absatz 3 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und § 15 Vergabeverordnung (VgV). Das Vergabeverfahren wurde durch die Zentrale Vergabestelle der Stadt Karlsruhe durchgeführt. Die Bekanntmachung im „Supplement zum Amtsblatt der Europäischen Union“ erfolgte am 04. Juli 2025. Die Veröffentlichung auf der e-Vergabeplattform Subreport und der Homepage der Stadt Karlsruhe erfolgte am 06. Juli 2025. Es waren ausschließlich elektronische Angebote zugelassen. Die Vergabeunterlagen wurden von 13 Firmen heruntergeladen. Bis zum Ablauf der Angebotsfrist am 04. August 2025 gingen 12 Angebote ein: LOS 1: 4 Angebote LOS 2: 1 Angebot LOS 3: 3 Angebote LOS 4: 4 Angebote II. Nachhaltigkeitskriterien Im Hinblick auf eine nachhaltige und umweltfreundliche Beschaffung sowie der Produktqualität und Prüfung der gesundheitlichen Unbedenklichkeit wurden im Leistungsverzeichnis entsprechende Mindestanforderungen für die Produkte wie auch für die Bieter vorgegeben. • Ein Großteil der Produkte, die Holzkomponenten incl. Papierkomponenten beinhalten, mussten verpflichtend die Anforderungen der Umweltzeichen FSC, PEFC Zertifizierung erfüllen. • Im Rahmen der Auftragsausführung durften nur Produkte verwendet werden, die unter Beachtung der in den Kernarbeitsnormen der Internationalen Arbeitsorganisation der Vereinten Nationen (ILO) festgelegten Mindeststandards hergestellt und/oder verarbeitetet wurden wie u.a. dem Übereinkommen 182 – Verbot der Kinderarbeit, Übereinkommen 29 - Verbot von Zwangsarbeit. • In den einzelnen Produktbeschreibungen wurden teilweise Anforderungen wie Recyclingkarton, Recycling-Kunststoff, Recycling PP, PVC-frei, Kunststoffteile mit einer individuell festgesetzten %-Zahl aus Rezyklaten oder aus einer individuell festgesetzten %-Zahl an nachwachsenden Rohstoffen, Kunststoffanteile aus einer individuell festgesetzten %-Zahl an post-consumer Kunststoffen, chlorfrei gebleicht, Recyclingpapier, Farbzusatz ohne Öl, umweltfreundliche Naturfasern oder Naturkautschuk gefordert. • Bei einigen Produkten mussten die Anforderungen des Blauen Engel (RAL DE-UZ 14) erfüllt sein. • Verpackungen mussten aus umweltfreundlichen Materialien/Recyclingmaterialien wie Karton, Pappe, 100 % Altpapier bestehen. Es gilt das Verpackungsgesetz. Verpackungen waren auf das notwendigste zu beschränken. – 3 – • Zur Überprüfung der ökologischen und sozialen Auswirkungen der Leistungen musste ein Nachweis in Form eines EMAS, ISO 14001 Zertifikates über ein Umweltmanagementsystem erbracht werden. Daneben wurden für folgende Umweltkriterien im Rahmen der Zuschlagskriterien Punkte vergeben: Bewertet wurde ein Konzept zur Verringerung und/oder zum Ausgleich umweltschädlicher Auswirkungen (z. B. erneuerbare Energien am Standort, Emissionszertifikate aus externen Klimaschutzprojekten zum Ausgleich von C02-Emissionen, Einsatz von emissionsfreien Fahrzeugen unter Benennung der Anzahl der für diesen Auftrag einzusetzenden Fahrzeuge) im Rahmen der Vertragsausführung (hier: Belieferung/Transport des Büromaterials an die Bestellberechtigten). Nachgewiesen werden konnten z.B. Standorte der Haupt-Auslieferungslager, Tourenoptimierung, Fahrtrainings, Verpackungsrückführung zur Wiederverwendung/zum Recycling, Mehrwegsysteme, Bestellung von Großmengen/Sonderbestellungen direkt vom Hersteller an den Bestellberechtigten möglich, Auslieferung über Nacht, Auslieferung in der Original-Verpackung, ...). Sofern die Reduzierung der C02-Emissionen durch Kompensation realisiert werden soll, hatte der Bieter dies nachzuweisen. Hierbei war zu belegen, dass von einem unabhängigen Dritten nach anerkannten Standards eine Zertifizierung erfolgt; das entsprechende Zertifikat war dem Angebot beizufügen. Vorgenanntes galt auch dann, wenn sich der Vertragspartner bei der Belieferung Dritter (z. B. Paketdienste; Speditionsdienste; Kurierdienste) bedient. III. Prüfung und Wertung der Angebote Die Prüfung und Wertung der Angebote erfolgte in mehreren Stufen: Formale Prüfung: Bis zum Ablauf der Angebotsfrist sind 12 Angebote eingegangen. Von den zwölf Angeboten musste ein Angebot für LOS 4 gemäß § 57 Abs. 1 Nr. 2 VgV ausgeschlossen werden, da nicht der geforderte Nachweis (EMAS, ISO 14001 oder gleichwertig) bzw. eine Eigenerklärung, wie der Auftragnehmer die ökologischen und sozialen Auswirkungen seiner Leistung auf Basis eines Umweltmanagementsystems optimiert, vorgelegt wurde Die weiteren 11 Angebote sind form- und fristgerecht eingegangen und wurden zur weiteren Prüfung zugelassen: LOS 1: 4 Angebote LOS 2: 1 Angebot LOS 3: 3 Angebote LOS 4: 3 Angebote Eignungsprüfung: Die verbleibenden Bietenden erfüllen die festgelegten formalen Eignungskriterien und verfügen folglich über die für die ordnungsgemäße Ausführung des öffentlichen Auftrags erforderliche Eignung. Fachliche Prüfung: Die fachliche Prüfung hat ergeben, dass alle Produktanforderungen (z.B. Nachhaltigkeitskriterien, Materialanforderungen) für alle Lose erfüllt sind. Nach formaler, rechnerischer und fachlicher Prüfung konnten somit 11 Angebote für die Wertung zugelassen werden. – 4 – Wirtschaftlichkeitsprüfung: Der Zuschlag erfolgte unter Berücksichtigung der nachfolgend erläuterten Zuschlagskriterien auf das wirtschaftlichste Angebot. Pos. Zuschlagskriterium Max. Punkte Gewichtung 1 Preis 100 80 % 2 CO2-Emissionen 100 20 % Gesamt 100% Die Höchstpunktzahl in jedem Zuschlagskriterium betrug 100 Punkte. Der Preis ging mit 80% in die Angebotswertung ein. Für die Bepunktung maßgeblich war der Angebotsendpreis Brutto für 3 Jahre. Dieser wurde mittels der linearen Interpolation in Preispunkte umgerechnet. Das Umweltkonzept ging mit 20 % in die Angebotswertung ein. Bewertet wurde anhand folgender Kriterien: Punktzahl Beschreibung 100 hervorragender, sehr guter Beitrag zur Senkung von CO2-Emissionen 80 guter Beitrag zur Senkung von CO2-Emissionen 50 befriedigender Beitrag zur Senkung von CO2-Emissionen 30 ausreichender Beitrag zur Senkung von CO2-Emissionen 0 Ungenügender/kein Beitrag zur Senkung von CO2-Emissionen Die ermittelten Punkte bei jedem Zuschlagskriterium wurden mit dem Gewichtungsfaktor des jeweiligen Zuschlagskriteriums multipliziert (zum Beispiel „Preis“: 100 Punkte x 80% = 80 Punkte). Dezimalstellen wurden kaufmännisch auf zwei Nachkommastellen gerundet. Die so ermittelten Punkte für jedes Zuschlagskriterium wurden addiert. Der Zuschlag wurde jeweils für jedes Los auf das wirtschaftlichste Angebot mit den meisten Gesamtpunkten erteilt. Folgendes Gesamtergebnis wurde so ermittelt: Los 1: Büromaterial Rang Bieter / Gesamtauftragswert (Brutto): Gewichtete Preispunkte Gewichtete CO2-Punkte Erreichte Leistungspunkte 1 Erhardt & Fischer GmbH + Co. KG 80,00 20,00 100,00 412.246,17 € 2 Bieter B 70,11 20,00 90,11 463.199,18 € 3 Bieter C 63,41 20,00 83,41 497.742,25 € 4 Bieter D 50,29 18,40 68,69 565.344,27 € Los 2: Versenden und Verpacken – 5 – Rang Bieter / Gesamtauftragswert (Brutto): Gewichtete Preispunkte Gewichtete CO2-Punkte Erreichte Leistungspunkte 1 Erhardt & Fischer GmbH + Co. KG 80, 00 20,00 100,00 34.657,56 € Los 3: Kalender Rang Bieter / Gesamtauftragswert (Brutto): Gewichtete Preispunkte Gewichtete CO2-Punkte Erreichte Leistungspunkte 1 Streit Service & Solution GmbH & Co.KG 80,00 20,00 100,00 37.886,27 € 2 Bieter B 70,62 20,00 90,62 42.328,06 € 3 Bieter C 64,32 20,00 84,32 45.311,51 € Los 4: Papier Rang Bieter / Gesamtauftragswert (Brutto): Gewichtete Preispunkte Gewichtete CO2-Punkte Erreichte Leistungspunkte 1 Erhardt & Fischer GmbH + Co. KG 80,00 20,00 100,00 540.858,57 € 2 Bieter B 79,88 20,00 99,88 541.636,83 € 3 Bieter C 76,14 20,00 96,14 566.983,83 € Erläuterungen zu finanziellen Auswirkungen: Unter Berücksichtigung aller Zuschlagskriterien wird der Zuschlag nach § 127 Absatz 1 GWB in Verbindung mit § 58 Absatz 1 VgV auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Es wird daher vorgeschlagen, den Zuschlag auf die Angebote der Firmen: für Los 1 Erhardt & Fischer GmbH + Co. KG Kleinoberfeld 7 76135 Karlsruhe Gesamtauftragswert (Los 1) für zwei Jahre: 274.830,79 € (brutto) Gesamtauftragswert (Los 1) für drei Jahre: 412.246,18 € (brutto) für Los 2 Erhardt & Fischer GmbH + Co. KG Kleinoberfeld 7 76135 Karlsruhe Gesamtauftragswert (Los 2) für zwei Jahre: 23.105,04 € (brutto) Gesamtauftragswert (Los 2) für drei Jahre: 34.657,56 € (brutto) für Los 3 Streit Service & Solution GmbH & Co.KG Kinzigpark 4 77723 Gengenbach Gesamtauftragswert (Los 3) für zwei Jahre: 25.257,51 € (brutto) Gesamtauftragswert (Los 3) für drei Jahre: 37.886,27 € (brutto) – 6 – für Los 4 Erhardt & Fischer GmbH + Co. KG Kleinoberfeld 7 76135 Karlsruhe Gesamtauftragswert (Los 4) für zwei Jahre: 360.572,38 € (brutto) Gesamtauftragswert (Los 4) für drei Jahre: 540.858,57 € (brutto) für den Zeitraum vom 1. Dezember 2025 bis 30. November 2027 mit einer einmaligen Verlängerungsoption von 12 Monaten bis zum 30. November 2028 zu erteilen. Die ausgeschriebenen Mengen orientieren sich an den geschätzten Abnahmemengen der Nutzenden sowie der Verbrauchsmengen der vergangenen Jahre, berechnet für ein Jahr. Diese kalkulierten Mengenangaben können abweichen, wobei der Angebotsendpreis Brutto je Los um maximal 50% überschritten werden darf (Höchstwert). Es besteht seitens der Stadt Karlsruhe keine Abnahmeverpflichtung in Höhe des ausgeschriebenen Volumens. Dieses stellt lediglich den kalkulierten, voraussichtlichen Bedarf dar. Die Abrechnung erfolgt nach den tatsächlich abgerufenen Bedarfsmengen je Dienststelle bzw. Einrichtung. Die Haushaltsmittel sind in den Sachkontenbudgets der Teilhaushalte in den jeweiligen Haushaltsjahren eingeplant. Beschluss: Antrag an den Haupt- und Finanzausschuss 1. Der Haupt- und Finanzausschuss nimmt die Ausführungen zur Kenntnis und stimmt der Vergabe einer Rahmenvereinbarung für die Lieferung von Büromaterial und Kopierpapier für die Stadt Karlsruhe im Zeitraum vom 01. Dezember 2025 bis 30. November 2027 mit einer einmaligen Verlängerungsoption von 12 Monaten bis zum 30. November 2028 zu. 2. Die Verwaltung wird ermächtigt, den Zuschlag für LOS 1 (Büromaterial), LOS 2 (Versenden und Verpacken) und LOS 4 (Papier) an die Erhardt & Fischer GmbH + Co. KG, 76135 Karlsruhe und den Zuschlag für LOS 3 (Kalender) an die Streit Service & Solution GmbH & Co.KG, 77723 Gengenbach für die Dauer von maximal 36 Monaten zu erteilen.

Niederschrift 13. Sitzung Haupt- und Finanzausschuss 14. Oktober 2025, 16:30 Uhr öffentlich Bürgersaal, Rathaus Marktplatz Vorsitz: Erste Bürgermeisterin Luczak-Schwarz Punkt 3 der Tagesordnung: Rahmenvereinbarungen für Büromaterial und Kopierpapier in Losen Vorlage: 2025/0880 Beschluss: 1. Der Haupt- und Finanzausschuss nimmt die Ausführungen zur Kenntnis und stimmt der Vergabe einer Rahmenvereinbarung für die Lieferung von Büromaterial und Kopierpapier für die Stadt Karlsruhe im Zeitraum vom 01. Dezember 2025 bis 30. November 2027 mit einer einmaligen Verlängerungsoption von 12 Monaten bis zum 30. November 2028 zu. 2. Die Verwaltung wird ermächtigt, den Zuschlag für LOS 1 (Büromaterial), LOS 2 (Versen- den und Verpacken) und LOS 4 (Papier) an die Erhardt & Fischer GmbH + Co. KG, 76135 Karlsruhe und den Zuschlag für LOS 3 (Kalender) an die Streit Service & Solution GmbH & Co.KG, 77723 Gengenbach für die Dauer von maximal 36 Monaten zu erteilen. Abstimmungsergebnis: Einstimmige Zustimmung Die Vorsitzende ruft Tagesordnungspunkt 3 zur Behandlung auf und lässt, nachdem keine Wortmeldungen vorliegen, über die Vorlage abstimmen. Sie stellt einstimmige Zustimmung fest. Zur Beurkundung: Die Schriftführerin: Hauptamt – Ratsangelegenheiten – 27. Oktober 2025