Antrag der die CDU-Ortschaftsratsfraktion zur KI-gestützten Auswertung und strukturierten Bereitstellung der Ortschaftsratssitzungen

Beschlussvorlage Gedruckt auf 100 Prozent Recyclingpapier Vorlage Nr.: 3 Verantwortlich: Dez. 1 Dienststelle: OV Neureut Antrag der CDU-Ortschaftsratsfraktion zur KI-gestützten Auswertung und struk- turierten Bereitstellung der Ortschaftsratssitzungen Beratungsfolge Termin Öffentlichkeitsstatus Zuständigkeit Ortschaftsrat 16.09.2025 öffentlich Kurzfassung Antrag der CDU-Ortschaftsratsfraktion zur KI-gestützten Auswertung und strukturierten Bereitstel- lung der Ortschaftsratssitzungen Der Ortschaftsrat nimmt die Rückmeldung des Städtischen Hauptamtes, Abteilung Ratsangelegenhei- ten, zu dem Antrag zur Kenntnis und wartet das Ergebnis des Projektteams ab. Dieses wird dem Ort- schaftsrat zu gegebener Zeit vorgestellt und bis dahin die Abstimmung über den Antrag zurückge- stellt. Finanzielle Auswirkungen Ja ☐Nein ☐ ☐ Investition ☐Konsumtive Maßnahme Gesamtkosten: Jährliche/r Budgetbedarf/Folgekosten: Gesamteinzahlung: Jährlicher Ertrag: Finanzierung ☐bereits vollständig budgetiert ☐teilweise budgetiert ☐nicht budgetiert Gegenfinanzierung durch ☐Mehrerträge/-einzahlung ☐Wegfall bestehender Aufgaben ☐Umschichtung innerhalb des Dezernates Die Gegenfinanzierung ist im Erläuterungsteil dargestellt. CO 2 -Relevanz: Auswirkung auf den Klimaschutz Bei Ja: Begründung | Optimierung (im Text ergänzende Erläuterungen) Nein ☐ Ja ☐ positiv ☐ negativ ☐ geringfügig ☐ erheblich ☐ IQ-relevant Nein ☐Ja ☐ Korridorthema: Abstimmung mit städtischen Gesellschaften Nein ☐Ja ☐ abgestimmt mit – 2 – CDU Fraktion - Neureut · Ina-Seidel-Str. 25 · 76149 Karlsruhe 1.September 2025 Herrn Ortsvorsteher Thomas Jäger Neureuter Hauptstr. 256 76149 Ka rlsruhe-Neureut A ntrag zur KI-gestützten Auswertung und strukturierten Bereitstellung der Ortschaftsratssit- zungen Seh r geehrter Herr Ortsvorsteher! Sehr geehrte Damen und Herren des Ortschaftsrates! 1.A usgangslage: Die Sitzungen des Ortschaftsrats werden bislang mittels Diktiergerät als Audio aufgezeichnet. Eine sys- tematische, durchsuchbare und den Fraktionen zeitnah zur Verfügung gestellte Dokumentation der Beratungen existiert jedoch nicht. 2. Zie lsetzung: Ziel dieses Antrags ist es, die bereits bestehenden Audioaufzeichnungen der Ortschaftsratssitzungen künftig durch den Einsatz moderner KI-Technologien (z.B. automatische Transkription und Verschlag- wortung) auszuwerten und die Transkripte den Fraktionen in strukturierter Form digital zur Verfügung zu stellen. Dadurch sollen Nachvollziehbarkeit, Recherchefähigkeit und die Arbeitsfähigkeit der Fraktio- nen verbessert werden. 3. M aßnahmen: - Die Verwaltung wird beauftragt, zu prüfen, wie die bestehenden Audioaufnahmen der Ortschafts- ratssitzungen datenschutzkonform durch KI-gestützte Systeme automatisch transkribiert und ver- schlagwortet werden können. - Die so gewonnenen Transkripte und ggf. thematisch sortierte Zusammenfassungen sollen den Frakti- onen zeitnah, passwortgeschützt und digital bereitgestellt werden. - Es ist sicherzustellen, dass die Aufzeichnungen und Transkripte ausschließlich für die interne Rats- und Fraktionsarbeit genutzt werden und nicht öffentlich zugänglich gemacht werden. 4.Rechtliche und datenschutzrechtliche Prüfung: - Die Verwaltung prüft, inwiefern bei der Nutzung von KI-Technologie für die Auswertung der Aufnah- men alle datenschutzrechtlichen und kommunalrechtlichen Vorgaben eingehalten werden (insb. DSGVO, Landesdatenschutzgesetz). – 3 – - Die Ratsmitglieder sowie ggf. anwesende Gäste und Bürger werden über die weitere Verarbeit ung de r Aufnahmen informiert; erforderliche Einwilligungen werden eingeholt. Begründung: Die KI-gestützte Auswertung und Bereitstellung der bereits bestehenden Audioaufzeichnungen er- möglicht eine moderne, effiziente und nachvollziehbare Gremienarbeit. Di e CDU-Ortschaftsratsfraktion bittet daher die Ortsverwaltung den Antrag in einer der nächsten Sit- zungen des Ortschaftsrats zu beraten. M it freundlichen Grüßen Seb astian Kreuter Fraktionsvorsitzender H ierzu hat das Städtische Hauptamt, Abteilung Ratsangelegenheiten, folgende Rückmeldung erteilt: Seh r geehrter Herr Wächter, gerne möchte ich Ihnen zum Antrag der Neureuter CDU-Ortschaftsratsfraktion noch eine Rückmel- dung geben. D as Hauptamt hat bisher noch keine praktischen Erfahrungen mit der automatischen Transkription im Rahmen der Protokollerstellung gesammelt. Da eine KI-gestützte Protokollierung von Sitzungen bei Einhaltung der rechtlichen Vorgaben zu einer spürbaren Unterstützung der Verwaltungsarbeit führen kann, haben wir das Thema bei uns im Rahmen des Projekts zur Zentralisierung der Ratsarbeit bereits mit aufgenommen. Aktuell haben wir eine interkommunale Umfrage bei Großstädten in Baden-Würt- temberg laufen, die unter anderem den Einsatz von KI bei der Ratsarbeit erhebt. Nach den Sommerfe- rien erwarten wir hierzu einen Überblick. A us dem direkten Austausch mit einzelnen Geschäftsstellen des Gemeinderates wissen wir, dass teil- weise bereits Tools zur Unterstützung der Protokollierung getestet wurden/werden; die gesammelten Erfahrungen über die Praxisreife sind dabei recht heterogen. Oftmals wurde von den Städten das Pro- dukt „SpeechMind“ eingesetzt, um das Potential der KI zu testen. Mit Blick auf die Erfahrungswerte anderer Städte und die dort eingesetzten Lösungen beabsichtigen wir ebenfalls einen Praxistest. Mit dem IT-Amt und dem Datenschutz bedarf es hierzu einer grundsätzlichen Verständigung, die wir dann noch vornehmen werden. Eine Zeitschiene kann ich Ihnen noch nicht nennen, das Projektteam zum o.g. Projekt wird diese noch erarbeiten. Gerne werden wir Sie hierzu auf dem Laufenden halten, als Ansprechpartner kann ich Ihnen Jens Biedermann nennen (R 1595). Zu beachten ist auch, dass bei der automatischen Transkription des gesprochenen Wortes in ein schriftliches Protokoll anhand der Tonaufzeichnungen ein Nachbearbeitungsaufwand entstehen wird. Sie umfasst die Überprüfung der Niederschriften auf Richtigkeit, Lesbarkeit und Verständlichkeit. Um mit Blick auf die Abarbeitung der Rückstände bei den Niederschriften in Neureut schnell Abhilfe zu schaffen und zeitnah die gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen, würde ich Ihnen deshalb empfehlen, sich zunächst auf die gesetzlich vorgegebenen Mindestinhalte zu fokussieren (§ 38 GemO). – 4 – Beschluss: Der Ortschaftsrat nimmt die Rückmeldung des Städtischen Hauptamtes, Abteilung Ratsangelegenhei- ten, zu dem Antrag zur Kenntnis und wartet das Ergebnis des Projektteams ab. Dieses wird dem Ort- schaftsrat zu gegebener Zeit vorgestellt und bis dahin die Abstimmung über den Antrag zurückge- stellt.