Beschaffung Remote Desktop Services Client Access Licenses (RDS-CALs)

Beschlussvorlage Gedruckt auf 100 Prozent Recyclingpapier Vorlage Nr.: 2025/0817 Verantwortlich: Dez. 2 Dienststelle: Amt für Informationstechnik und Digitalisierung Beschaffung Remote Desktop Services Client Access Licenses (RDS-CALs) Gremien Termin TOP Ö / N Zuständigkeit Haupt- und Finanzausschuss 23.09.2025 4 ö Entscheidung Kurzfassung: Der Haupt- und Finanzausschuss beschließt die Beschaffung von insgesamt 4.500 Remotedesktopdienst-Clientzugriffslizenzen über das aktuelle und kommende Microsoft Enterprise- Agreement. Finanzielle Auswirkungen Ja ☒ Nein ☐ ☐ Investition ☒ Konsumtive Maßnahme Gesamtkosten: 1.090.000 Euro Jährliche/r Budgetbedarf/Folgekosten: 70.000 Euro (2026-2028) Gesamteinzahlung: Jährlicher Ertrag: Finanzierung ☐ bereits vollständig budgetiert ☒ teilweise budgetiert ☐ nicht budgetiert Gegenfinanzierung durch ☐ Mehrerträge/-einzahlung ☐ Wegfall bestehender Aufgaben ☐ Umschichtung innerhalb des Dezernates Die Gegenfinanzierung ist im Erläuterungsteil dargestellt. CO 2 -Relevanz: Auswirkung auf den Klimaschutz Bei Ja: Begründung | Optimierung (im Text ergänzende Erläuterungen) Nein ☒ Ja ☐ positiv ☐ negativ ☐ geringfügig ☐ erheblich ☐ IQ-relevant Nein ☒ Ja ☐ Korridorthema: Abstimmung mit städtischen Gesellschaften Nein ☒ Ja ☐ abgestimmt mit – 2 – Erläuterungen Einführung Jede*r Benutzer*in und jedes Gerät, das eine Verbindung zu einem Sitzungshost für Remotedesktopdienste oder einem Azure Virtual Desktop-Sitzungshost herstellt, auf dem Windows Server ausgeführt wird, benötigt eine Remotedesktopdienst (RDS)-Clientzugriffslizenz (CAL), kurz: RDS-CAL. Die RDS-CALs müssen mit der Windows Server-Version kompatibel sein, mit der die Benutzer*innen eine Verbindung herstellen. Die Nutzung von RDS-CALs in älteren Versionen für den Zugriff auf neuere Windows Server-Versionen ist ausgeschlossen. Der Zugriff mit neueren Versionen von RDS- CALs auf ältere Versionen von Windows Server ist hingegen möglich. Hierin liegt auch die Notwendigkeit der Anschaffung begründet. Für das Jahr 2026 war ein Update der Windows-Server-Versionen auf Version 2022 geplant, da der Support für die bislang eingesetzte Version (Windows Server 2016) endet. Entsprechend ist auch die Beschaffung 4.500 korrespondierender RDS-CALs (mindestens in der Version 2022) nötig. Diese Beschaffung war für 2026 im Teilhaushalt der IT eingeplant. Vorgezogene Beschaffung Ein Teil der Lizenzen (2.200 Stück) muss jedoch bereits im Jahr 2025 beschafft werden. Dies resultiert aus der bereits vollzogenen Umstellung der Komm.ONE auf die Komm.ONE-Cloud 2.0. Im Rahmen der Beistellpflicht muss die Stadt Karlsruhe neben den benötigten Microsoft-Office-Lizenzen und Windows-Server-Zugriffslizenzen, auch die RDS-CALs (mindestens in Version 2022) bereitstellen. Hierauf hatte die Komm.ONE im Rahmen einer E-Mail am 27. Juni 2025 hingewiesen. Während die ersten beiden Lizenzarten über das bestehende Enterprise-Agreement (EA) in ausreichender Menge und Version zur Verfügung stehen, sind die RDS-CALs bei der Stadt Karlsruhe nur in den Versionen 2016 und 2019 vorhanden. Die Komm.ONE-Cloud bildet die Grundlage zur Nutzung eines Großteils an Fachanwendungen, die in den städtischen Fachämtern und Dienststellen im Einsatz sind. Hierunter fallen bspw. SAP-Finanzen, SAP-Personal, KM-Einwohner und KM-Ordnungswidrigkeiten. Die Nicht-Nutzung der Komm.ONE- Cloud stellt keine Option dar. Die vorzeitige Beschaffung der 2.200 RDS-CALs ist damit unumgänglich, denn andernfalls stellt die Nutzung der Komm.ONE-Cloud einen Lizenzverstoß sowie eine erhebliche Sicherheitslücke dar. Eine Möglichkeit zur Beschaffung ist der Bezug über das aktuelle Microsoft EA. Hierbei erfolgt der einmalige Kauf der Lizenzen inkl. dem Kauf der sogenannten Software Assurance (= Softwarewartung) bis zum Laufzeitende des aktuellen Vertrages (31. Dezember 2025). Der Gesamtaufwand im Haushaltsjahr 2025 liegt bei ca. 350.000 EUR. Durch den Bezug über den EA- Vertrag zählt die Wartung rückwirkend für das ganze Vertragsjahr 2025. Somit ist eine durchgängige, korrekte Lizenzierung gewährleistet. Im Rahmen des neu abzuschließenden EA für die Jahre 2026 bis 2028 (vgl. Beschlussvorlage 2025/0505), geht diese Beschaffung der 2.200 Lizenzen noch mit zusätzlichen Aufwendungen in Höhe von ca. 70.000 EUR brutto pro Jahr für die jährliche Software-Assurance einher. Grundsätzlich wäre auch ein Erwerb der Lizenzen gänzlich ohne Software-Assurance möglich. Allerdings steht hierdurch eine Unterlizenzierung im Raum, welche durch die bereits laufende Nutzung der Komm.ONE-Cloud 2.0 eingetreten sein dürfte und die durch die Aufnahme in das EA in Verbindung mit der „ganzjährigen“ Wartung 2025 geheilt werden kann. Daneben ist nicht vorhersehbar, wann und auf welche Windows-Server-Version die Komm.ONE ihre Cloud das nächste – 3 – Mal updaten wird. Durch die Software-Assurance und Verlängerung derselbigen, ist dies in den Folgejahren unerheblich und ein vergleichbarer Nachkauf aktueller Lizenzen droht nicht mehr. Tabelle 1: Kostenübersicht - Beschaffung 2025 inkl. Folgekosten und ProVitako-Aufschlag Produktbezeichnung Netto- Einzelpreis in € Menge Gesamtpreis (in €, netto) Gesamtpreis (in €, brutto) Gesamtpreis (in €, brutto) inklusive 4% ProVitako- Auschlag Win Remote Desktop Services CAL- Lizenz inkl. Software Assurance bis 31.12.2025 129,28 2.200 284.416,00 338.455,04 351.993,24 Win Remote Desktop Services CAL Software Assurance 2026 25,67 2.200 56.474,00 67.204,06 69.892,22 Win Remote Desktop Services CAL Software Assurance 2027 25,67 2.200 56.474,00 67.204,06 69.892,22 Win Remote Desktop Services CAL Software Assurance 2028 25,67 2.200 56.474,00 67.204,06 69.892,22 453.838,00 540.067,22 561.669,91 Aufgerundet: 550.000,00 570.000,00 Reguläres Update Im Jahr 2026 erfolgt der Kauf der weiteren 2.300 RDS-CAL inklusive Software-Assurance über das neue EA. Durch den Kauf über das True-Up erfolgt eine einmalige Zahlung in Höhe des Lizenzpreises inkl. der Kosten für die Software-Assurance bis zum Ende der Vertragslaufzeit (31. Dezember 2028). Der Kaufpreis der Lizenzen wird auf ca. 500.000 EUR geschätzt und beruht auf aktuellen Preisinformationen des derzeitigen EA-Vertragspartners. Im Rahmen des True-Ups, welches ca. im Oktober 2026 durchgeführt wird, erfolgt der Kauf der 2.300 Lizenzen zu den jeweils tagesaktuellen Preisen. Eine genauere Schätzung ist nicht möglich, da neben der Preispolitik seitens Microsoft (es ist mit bis zu 20 % Preisaufschlag zu rechnen) auch weitere Aspekte Einfluss auf die Preise haben (beispielsweise der Wechselkurs). Tabelle 2: Kostenübersicht - Beschaffung 2026 inkl. ProVitako-Aufschlag Produktbezeichnung Netto- Einzelpreis in € Menge Gsamtpreis (in €, netto) Gesamtpreis (in €, brutto) Gesamtpreis (in €, brutto) inklusive 4% ProVitako- Auschlag Win Remote Desktop Services CAL- Lizenz inkl. Software Assurance bis 31.12.2028 180,62 2.300 415.426,00 494.356,94 514.131,22 Aufgerundet: 500.000,00 520.000,00 – 4 – Vergabeverfahren und finanzielle Auswirkungen Als Komm.ONE-Mitglied ist die Stadt Karlsruhe berechtigt, die von der Komm.ONE und ProVitako ausgeschriebenen Leistungen ohne Vergabeverfahren zu beziehen. Gemäß Gutachten aus dem Jahr 2019 ist eine Inhouse-fähige Beschaffung möglich. Zu den eigentlichen Lizenzkosten kommen jeweils vier Prozent des bei den Lieferanten direkt abgerufenen Brutto-Volumens (Umsatz) hinzu (sog. Handlingspauschale) und erhöhen die Gesamtkosten für die Stadt entsprechend. Die Beschaffung der Lizenzen in 2025 erfolgt außerplanmäßig, die Kosten liegen bei etwa 340.000 EUR brutto. Die IT wird die benötigten Haushaltsmittel vorzugsweise aus dem eigenen Sachkostenbudget finanzieren. Bei Bedarf werden seitens der Stadtkämmerei überplanmäßige Mittel bereitgestellt. Im Gegenzug kann der für das Haushaltsjahr 2026 angemeldete und akzeptiere Mehraufwand für die Beschaffung von RDS-CALs in Höhe von 825.000 EUR um etwa 235.000 EUR reduziert werden. Der Betrag ist geringer als die Anschaffungskosten der Lizenzen, da die Software-Assurance 2026 mit einem Aufwand in Höhe von ca. 70.000 EUR sowie der Handlingspauschale in Höhe von vier Prozent des Bruttoauftragswertes des jeweiligen Jahres einhergeht. Der Kaufpreis der 2.300 Lizenzen in 2026 liegt bei ca. 500.000 EUR. Die geschätzten Gesamtkosten in 2026 belaufen sich damit auf knapp 590.000 EUR. Die Haushaltsmittel stehen bei Kostenstelle 1700.7100, Planungskonto 44200000 zur Verfügung. Für die Kosten der Software-Assurance der in 2025 beschafften Lizenzen (ca. 70.000 EUR p. a.) sind in 2027 und 2028 keine Mittel eingeplant. Analog zum Haushaltsjahr 2025 erfolgt auch in diesen Jahren die Finanzierung vorzugsweise aus dem Sachkostenbudget der IT. Der Gesamtaufwand beider Beschaffungen inkl. aller Folgekosten beläuft sich auf ca. 1.090.000 EUR brutto für die Lizenzen. Die finanzielle Verpflichtung wird nur in den Jahren 2025 bis 2028 eingegangen. Ob darüber hinaus weitere Mittel für die Software-Assurance der Jahre 2029 ff. benötigt werden, hängt davon ab, ob im Anschluss ein weiterer EA-Vertrag mit Microsoft geschlossen wird. Beschluss: Antrag an den Haupt- und Finanzausschuss Der Haupt- und Finanzausschuss beschließt die Beschaffung von insgesamt 4.500 Remotedesktopdienst-Clientzugriffslizenzen über das aktuelle und kommende Microsoft Enterprise- Agreement.

Niederschrift 12. Sitzung Haupt- und Finanzausschuss 23. September 2025, 16:30 Uhr öffentlich Bürgersaal, Rathaus Marktplatz Vorsitz: Oberbürgermeister Dr. Frank Mentrup Punkt 4 der Tagesordnung: Beschaffung Remote Desktop Services Client Access Licenses (RDS-CALs) Vorlage: 2025/0817 Beschluss: Der Haupt- und Finanzausschuss beschließt die Beschaffung von insgesamt 4.500 Remote- desktopdienst-Clientzugriffslizenzen über das aktuelle und kommende Microsoft Enterprise- Agreement. Abstimmungsergebnis: Mehrheitliche Zustimmung (11 Ja, 1 Nein, 1 Enthaltung) Der Vorsitzende ruft Tagesordnungspunkt 4 zur Behandlung auf. Herr Bechtold (IT-Amt) erklärt, dass es sich bei den RDS-CALs um Microsoft-Lizenzen handle, die für den Fernzugriff auf Server benötigt werden. Diese Lizenzen seien essenzi- ell für die Nutzung virtueller Desktops über Citrix sowie für den Zugriff auf Fachanwen- dungen, die über die KommONE-Cloud bereitgestellt werden. Ursprünglich sei geplant gewesen, die Lizenzen im Jahr 2026 zu beschaffen. Allerdings habe Komm.One bereits dieses Jahr ein Update der Cloud durchgeführt, wodurch die Kommunen verpflichtet seien, die entsprechenden Lizenzen in der benötigten Anzahl bereitzustellen. Für die Stadtverwaltung bedeute dies, dass die Beschaffung teilweise vorgezogen werden müsse, um die Nutzung der Komm.ONE-Cloud weiterhin zu gewährleisten. Die vorgezo- gene Beschaffung werde aus bereits für 2026 eingeplanten Haushaltsmitteln finanziert, um sicherzustellen, dass keine Unterlizenzierung vorliege, was ein erhebliches Risiko dar- stellen würde. Stadtrat Dr. Huber (SPD) möchte wissen, ob die Endgeräte, die für den Remote-Zugriff auf die Windows-Server genutzt würden, ebenfalls auf Windows liefen und ob dadurch eine doppelte Lizenzierung erforderlich sei oder ob es sich um Geräte mit einem anderen Betriebssystem handele. – 2 – Stadtrat Schnell (AfD) bringt die Frage auf, ob die Stadtverwaltung bereits Überlegungen angestellt habe, sich in Zukunft von Microsoft zu lösen. Er verweist auf die hohen Kos- ten, die langfristig eine Belastung für die Stadt darstellten, und merkt an, dass alternative Lösungen zwar weniger komfortabel und mit Umstellungsschwierigkeiten verbunden seien, jedoch möglicherweise wirtschaftlicher wären. Stadtrat Cramer (KAL) erkundigt sich, ob die Vorlage bereits in der IT-Kommission be- sprochen worden sei. Stadträtin Geißinger (Volt) möchte wissen, ob diese Lizenzen an anderer Stelle eingespart werden könnten oder ob es sich um verpflichtende Zusatzlizenzen handele. Herr Bechtold (IT-Amt) erklärt, dass alle Endgeräte über eine Windows-Lizenz als Be- triebssystem verfügen, da auf nahezu allen Geräten lokale Anwendungen genutzt wür- den. Die vorhandenen Lizenzen deckten jedoch nicht die Verbindung zu virtuellen An- wendungen oder zur Komm.ONE-Cloud ab, weshalb zusätzliche Lizenzen erforderlich seien. Bezüglich der Abhängigkeit von Microsoft betont er, dass die Verwaltung weiter- hin evaluiere, wie Softwareprodukte abgelöst und die Abhängigkeit von Microsoft redu- ziert werden könnte. In diesem konkreten Fall sei dies jedoch nicht möglich, da die An- wendungen des Zweckverbands lizenziert werden müssten, um sie nutzen zu können. Die Vorlage sei noch nicht in der IT-Kommission besprochen worden, da die nächste Sit- zung erst am 10. Oktober stattfinde. Aufgrund der Dringlichkeit habe man die Vorlage direkt ins Gremium eingebracht, um den Zeitraum der Nichtlizenzierung möglichst kurz zu halten. Die Vorlage werde nachträglich mit den Fachleuten der IT-Kommission bespro- chen, wie es auch in der Vergangenheit üblich gewesen sei. Durch die neuen Lizenzen würden an anderer Stelle keine Einsparungen möglich sein, da die zusätzlichen Lizenzen ausschließlich der Sicherstellung eines höheren Versionsstandes dien- ten. Derzeit arbeite man mit dem Betriebssystem Windows 16. Um jedoch in der Komm.ONE-Cloud tätig sein zu können, sei mindestens Windows 22 erforderlich. Aus die- sem Grund sei ein Upgrade auf die neuere Version notwendig. Stadtrat Cramer (KAL) erklärt, ihm sei die Thematik der IT-Infrastruktur fremd, weshalb er keine fundierte Entscheidung treffen könne. Seine Fraktion habe jedoch Fachleute in die IT-Kommission entsandt, da es möglich sei, auch externe Experten in dieses Gremium zu berufen. Er werde der Vorlage nicht zustimmen, da er keine Rückmeldung aus der IT- Kommission erhalten habe. Eine Abstimmung vor der Sitzung der IT-Kommission ergebe keinen Sinn, da deren Ergebnisse keinen Einfluss mehr auf die heutige Entscheidung hät- ten. Sollte die Vorlage positiv beschlossen werden, sei eine weitere Diskussion in der IT- Kommission aus seiner Sicht überflüssig. Der Vorsitzende bittet Bürgermeister Dr. Käuflein, die wiederholt geäußerte Thematik, sich von Microsoft zu lösen, in die zuständigen Gremien einzubringen. Es sei sinnvoll, die Kompatibilität der Systeme zu gewährleisten, da viele bestehende Strukturen auf Micro- soft basierten. Er verweist auf frühere Erfahrungen, bei denen der Einsatz von freier Soft- ware zu höheren Kosten geführt hätten, wenn externe Spezialisten hinzugezogen wer- den mussten. – 3 – Er schlägt vor, die heutige Abstimmung vorbehaltlich der Ergebnisse der IT-Kommission durchzuführen. Sollte die IT-Kommission keine Einwände gegen den geplanten Weg äu- ßern, könne der Beschluss umgesetzt werden. Er bittet jedoch darum, die Ergebnisse der Diskussion in der IT-Kommission auch nach der heutigen Abstimmung dem Gremium zur Verfügung zu stellen, um ein besseres Verständnis für die Thematik zu fördern. Nachdem keine weiteren Wortmeldungen vorliegen, lässt er über die Vorlage abstimmen und stellt mehrheitliche Zustimmung fest. Zur Beurkundung: Die Schriftführerin: Hauptamt – Ratsangelegenheiten – 6. Oktober 2025