Vergabe der Beschaffung von Microsoft-Software-Lizenzen für Schulen durch den Beitritt zum Rahmenvertrag zwischen FWU und Microsoft oder anderen Lizenzprogrammen

Beschlussvorlage Gedruckt auf 100 Prozent Recyclingpapier Vorlage Nr.: 2025/0763 Verantwortlich: Dez. 3 Dienststelle: SuS Vergabe der Beschaffung von Microsoft-Software-Lizenzen für Schulen durch den Beitritt zum Rahmenvertrag zwischen FWU und Microsoft oder anderen Lizenzprogrammen Gremien Termin TOP Ö / N Zuständigkeit Haupt- und Finanzausschuss 23.09.2025 5 Ö Entscheidung Kurzfassung Antrag an den Haupt- und Finanzausschuss Der Haupt- und Finanzausschuss nimmt von den Erläuterungen Kenntnis und stimmt der Vergabe der Beschaffung von Microsoft-Software-Lizenzen für die kommenden drei Jahre an die vorgeschlagene Firma zu. Die Verwaltung wird ermächtigt, der Firma co.Tec GmbH, Rosenheim, den Zuschlag zu erteilen. Finanzielle Auswirkungen Ja ☒ Nein ☐ ☐ Investition ☒ Konsumtive Maßnahme Gesamtkosten: 732.572,53 Euro / 3 Schuljahre Jährliche/r Budgetbedarf/Folgekosten: 244.190,84 Euro / Schuljahr Gesamteinzahlung: Jährlicher Ertrag: Finanzierung ☒ bereits vollständig budgetiert ☐ teilweise budgetiert ☐ nicht budgetiert Gegenfinanzierung durch ☐ Mehrerträge/-einzahlung ☐ Wegfall bestehender Aufgaben ☐ Umschichtung innerhalb des Dezernates CO 2 -Relevanz: Auswirkung auf den Klimaschutz Bei Ja: Begründung | Optimierung (im Text ergänzende Erläuterungen) Nein ☒ Ja ☐ positiv ☐ negativ ☐ geringfügig ☐ erheblich ☐ IQ-relevant Nein ☒ Ja ☐ Korridorthema: Abstimmung mit städtischen Gesellschaften Nein ☒ Ja ☐ abgestimmt mit – 2 – Erläuterungen 1. Ausschreibungsgegenstand Das Betriebssystem wird zum Betreiben der Personalcomputer an 81 Schulen im pädagogischen Bereich sowie im Verwaltungsbereich benötigt. Die Lizenzen werden im pädagogischen Bereich für Lehr- und Unterrichtszwecke und im Verwaltungsbereich zur täglichen Aufgabenerfüllung benötigt. Um dies gewährleisten zu können, soll das Schul- und Sportamt dem Rahmenvertrag zwischen dem Institut für Film und Bild in Wissenschaft und Unterricht gemeinnützige GmbH (FWU) und Microsoft oder anderen Lizenzprogrammen beitreten. Der Beitritt soll für die Dauer von drei Jahren (1. August 2025 bis 31. Juli 2028) erfolgen. Aufgrund des späten Zeitpunktes der Auftragserteilung soll ein rückwirkender Beitritt zum Rahmenvertrag erfolgen. Der Lizenzgeber bietet die Möglichkeit eines rückwirkenden Beitritts innerhalb von 90 Tagen an. 2. Verfahrensart Die Ausschreibung der Lieferleistung erfolgte im Offenen Verfahren nach § 119 Absatz 3 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) in Verbindung mit § 15 Vergabeverordnung (VgV). Die Bekanntmachung erfolgte im Amtsblatt der Europäischen Union am 4. Juni 2025 sowie im Internetausschreibungsservice der Stadt Karlsruhe. 3. Prüfung und Wertung der Angebote Bis zum Ablauf der Angebotsfrist sind die Angebote von vier Firmen eingegangen. Die Prüfung und Wertung der Angebote erfolgte in mehreren Stufen: Formale Prüfung: Vier Angebote sind fristgerecht eingegangen. Eignungsprüfung: Alle Bieter erfüllen die festgelegten Eignungskriterien und verfügen folglich über die für die ordnungsgemäße Ausführung des öffentlichen Auftrags erforderliche Eignung. Fachliche Prüfung: Die fachliche Prüfung der Angebote ergab, dass diese die Anforderungen der Leistungsbeschreibung erfüllen. Wirtschaftlichkeitsprüfung: Die Wertung der Angebote unter Berücksichtigung des Zuschlagskriteriums (100 Prozent Preis) hat Folgendes ergeben: co.Tec GmbH, Rosenheim 732.572,53 Euro brutto Bieter 2 735.206,37 Euro brutto Bieter 3 743.673,23 Euro brutto Bieter 4 779.908,98 Euro brutto Unter Berücksichtigung der Zuschlagskriterien wird der Zuschlag nach § 127 Absatz 1 GWB in Verbindung mit § 58 Absatz 1 VgV auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Es wird vorgeschlagen, das Angebot der Firma co.Tec GmbH, Rosenheim, anzunehmen und hierauf den Zuschlag zu erteilen. – 3 – Beschluss: Antrag an den Haupt- und Finanzausschuss Der Haupt- und Finanzausschuss nimmt von den Erläuterungen Kenntnis und stimmt der Vergabe der Beschaffung von Microsoft-Software-Lizenzen für die kommenden drei Jahre an die vorgeschlagene Firma zu. Die Verwaltung wird ermächtigt, der Firma co.Tec GmbH, Rosenheim, den Zuschlag zu erteilen.

Niederschrift 12. Sitzung Haupt- und Finanzausschuss 23. September 2025, 16:30 Uhr öffentlich Bürgersaal, Rathaus Marktplatz Vorsitz: Oberbürgermeister Dr. Frank Mentrup Punkt 5 der Tagesordnung: Vergabe der Beschaffung von Microsoft-Software-Lizenzen für Schulen durch den Beitritt zum Rahmenvertrag zwischen FWU und Microsoft oder anderen Lizenzprogrammen Vorlage: 2025/0763 Beschluss: Der Haupt- und Finanzausschuss nimmt von den Erläuterungen Kenntnis und stimmt der Vergabe der Beschaffung von Microsoft-Software-Lizenzen für die kommenden drei Jahre an die vorgeschlagene Firma zu. Die Verwaltung wird ermächtigt, der Firma co.Tec GmbH, Rosenheim, den Zuschlag zu ertei- len. Abstimmungsergebnis: Einstimmige Zustimmung Der Vorsitzende ruft Tagesordnungspunkt 5 zur Behandlung auf. Nachdem keine Wortmeldungen vorliegen, lässt er über die Vorlage abstimmen und stellt einstimmige Zustimmung fest. Zur Beurkundung: Die Schriftführerin: Hauptamt – Ratsangelegenheiten – 6. Oktober 2025