Nachbarschaftsverband Karlsruhe; Vereinbarung über die Aufgabenerledigung und Kostenerstattung

Beschlussvorlage Gedruckt auf 100 Prozent Recyclingpapier Vorlage Nr.: 2025/0740 Verantwortlich: Dez. 1 Dienststelle: Zentraler Juristischer Dienst Nachbarschaftsverband Karlsruhe; Vereinbarung über die Aufgabenerledigung und Kostenerstattung Gremien Termin TOP Ö / N Zuständigkeit Planungsausschuss 15.10.2025 5 Ö Vorberatung Gemeinderat 21.10.2025 10 Ö Entscheidung Kurzfassung Der Nachbarschaftsverband Karlsruhe bedient sich zur Erfüllung notwendiger Verwaltungsaufgaben der Bediensteten und der sächlichen Verwaltungsmittel der Mitgliedsgemeinden. Über die Aufga- benerledigung und die Erstattung der hierfür anfallenden Kosten ist aus formalen Gründen eine Ver- einbarung zwischen der Stadt Karlsruhe und dem Nachbarschaftsverband abzuschließen. Finanzielle Auswirkungen Ja ☐ Nein ☒ ☐ Investition ☐ Konsumtive Maßnahme Gesamtkosten: Jährliche/r Budgetbedarf/Folgekosten: Gesamteinzahlung: Jährlicher Ertrag: Finanzierung ☐ bereits vollständig budgetiert ☐ teilweise budgetiert ☐ nicht budgetiert Gegenfinanzierung durch ☐ Mehrerträge/-einzahlung ☐ Wegfall bestehender Aufgaben ☐ Umschichtung innerhalb des Dezernates Die Gegenfinanzierung ist im Erläuterungsteil dargestellt. CO 2 -Relevanz: Auswirkung auf den Klimaschutz Bei Ja: Begründung | Optimierung (im Text ergänzende Erläuterungen) Nein ☒ Ja ☐ positiv ☐ negativ ☐ geringfügig ☐ erheblich ☐ IQ-relevant Nein ☒ Ja ☐ Korridorthema: Abstimmung mit städtischen Gesellschaften Nein ☒ Ja ☐ abgestimmt mit – 2 – Erläuterungen Der Nachbarschaftsband Karlsruhe (NVK) koordiniert die räumliche Entwicklung der Stadt Karlsruhe sowie ihrer Umlandgemeinden und ist Träger der vorbereitenden Bauleitplanung (Flächennutzungspla- nung). Die Rechtsverhältnisse ergeben sich aus dem Nachbarschaftsverbandsgesetz (NVerbG) und der Verbandssatzung (VS). Der NVK bedient sich zur Erfüllung notwendiger Verwaltungsaufgaben jeweils der Bediensteten und der sächlichen Verwaltungsmittel der Mitgliedsgemeinden, die den Verbandsvorsitzenden stellt (Städte Karlsruhe und Ettlingen im zweijährigen Wechsel). Die Aufgaben des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens sind der Stadt Karlsruhe übertragen (§ 7 Abs. 1 VS). Darüber hinaus bedient sich der NVK zur Erfüllung seiner fachlichen Aufgaben (§ 4 Abs. 2 und Abs. 4 Satz 3 NVerbG) bei Bedarf einer Planungsstelle bei der Stadt Karlsruhe (§ 7 Abs. 2 VS). Für diese Aufgabenerfüllung be- steht ein Kostenerstattungsanspruch gegenüber dem Nachbarschaftsverband. Die Gemeindeprüfungsanstalt (GPA) hat die Haushalts-, Kassen- und Rechnungsführung des Nachbar- schaftsverbands Karlsruhe in den Haushaltsjahren 2017 bis 2022 geprüft und in ihrem Prüfbericht vom 20.11.2023 beanstandet, dass es an einer schriftlichen Vereinbarung über die Verwaltungsleihe zwi- schen dem NVK und den beiden ausführenden Verbandsmitgliedern fehle (§ 10 Abs. 1 Satz 4 NVerbG). Dies ist nachzuholen. Inhaltlich gab es seitens der GPA keine Beanstandung an der Kostenerstattung. An der bewährten Pra- xis soll sich daher inhaltlich nichts ändern. Es soll lediglich die formal notwendige Vereinbarung ge- schlossen werden. Der Entwurf der Vereinbarung ist als Anlage beigefügt. Die Vereinbarung muss von den Gemeinderäten der beiden Mitgliedsgemeinden sowie der Verbands- versammlung des NVK gebilligt und von den gesetzlichen Vertretern unterzeichnet werden. Die Be- schlussfassung des NVK ist in der Verbandsversammlung am 10.11.2025 vorgesehen. Erläuterungen zu finanziellen Auswirkungen Die Kostenerstattung erfolgt nach der anteiligen Arbeitszeit der in Anspruch genommenen Bedienste- ten gemäß den Personalverrechnungssätzen der Stadt sowie nach den tatsächlich anfallenden Sach- kosten. Der NVK erhebt zur Deckung seines Finanzbedarfs wiederum von den Mitgliedsgemeinden eine Umlage (§ 9 VS). Da hinsichtlich der Art und Höhe der Kostentragung bzw. Erstattung inhaltlich keine Änderung er- folgt, ergeben sich keine geänderten finanziellen Auswirkungen im Vergleich zu den bisherigen Haus- haltsansätzen. Beschluss: Antrag an den Gemeinderat - nach Vorberatung im Planungsausschuss – 1. Der Gemeinderat stimmt der als Anlage beigefügten „Vereinbarung über die Erledigung und Kos- tenerstattung der Aufgaben des Nachbarschaftsverbands Karlsruhe“ (Entwurfsstand 28.07.2025) zu. Er ermächtigt Herrn Oberbürgermeister Dr. Mentrup die Vereinbarung abzuschließen. 2. Der Gemeinderat beauftragt die Vertreterinnen und Vertreter der Stadt Karlsruhe in der Verbands- versammlung des Nachbarschaftsverbands Karlsruhe dem Abschluss der unter Ziffer 1 genannten Vereinbarung zuzustimmen.

ENTWURF Stand: 28.07.2025 Vereinbarung über die Erledigung und Kostenerstattung der Aufgaben des Nachbarschaftsverbands Karlsruhe Zwischen der Stadt Karlsruhe vertreten durch den Oberbürgermeister Dr. Frank Mentrup sowie der Stadt Ettlingen vertreten durch den Oberbürgermeister Johannes Arnold und dem Nachbarschaftsverband Karlsruhe, vertreten durch den Verbandsvorsitzenden Dr. Frank Mentrup, dieser vertreten durch den 2. stellvertretenden Vorsitzenden Bürgermeister Sebastian Schrempp wird zu Erledigung der Aufgaben des Nachbarschaftsverbands Karlsruhe gemäß § 10 Nach- barschaftsverbandsgesetz sowie § 7 der Satzung des Nachbarschaftsverbands folgende Vereinbarung geschlossen: § 1 Gegenstand der Vereinbarung (1) Der Nachbarschaftsverband bedient sich zur Erfüllung seiner Aufgaben jeweils der Be- diensteten und der sächlichen Verwaltungsmittel der Stadt Karlsruhe und – soweit diese den Verbandsvorsitzenden stellt – der Stadt Ettlingen (Verwaltungsleihe). (2) Die Bediensteten der Stadt Karlsruhe und der Stadt Ettlingen üben, soweit sie für den Nachbarschaftsverband tätig werden, ihre Tätigkeit auf Grundlage der Beschlüsse der Verbandsversammlung nach Weisung des Verbandsvorsitzenden aus; die Zuständigkei- ten des Dienstvorgesetzten und der obersten Dienstbehörde bleiben unberührt. § 2 Aufgabenzuordnung (1) Die Aufgaben der Geschäftsstelle werden von der Gemeinde, die den Verbandsvorsit- zenden stellt, erfüllt (§ 7 Nr. 1 i.V.m. § 6 Nr. 1 Verbandssatzung). (2) Die Aufgaben des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens werden von der Stadt Karlsruhe erfüllt (§ 7 Nr. 1 Verbandssatzung). (3) Die Aufgaben der Planungsstelle werden von der Stadt Karlsruhe erfüllt (§ 7 Nr. 2 Ver- bandssatzung). (4) Soweit zur Erfüllung der Aufgaben weitergehende Leistungen erforderlich sind, werden diese grundsätzlich von der Stadt Karlsruhe erbracht. Die Beauftragung von Dritten ist möglich soweit sie geboten oder zweckmäßig ist und keine rechtlichen Vorschriften ent- gegenstehen. (5) Der nähere Umfang der Aufgaben sowie die damit verbundenen Befugnisse werden in einer Geschäftsordnung (§ 6 Nr. 5 Verbandssatzung) geregelt. § 3 Kosten (1) Die der Stadt Karlsruhe und der Stadt Ettlingen entstehenden Personal- und Sachkosten sind vom Nachbarschaftsverband zu erstatten. (2) Die Personalkosten für die in Anspruch genommenen Bediensteten sind nach der antei- ligen Arbeitszeit zu berechnen. Grundlage hierfür sind die jeweiligen Personalverrech- nungssätze der Stadt Karlsruhe und der Stadt Ettlingen. (3) Die Sachkosten sind nach der anteiligen Inanspruchnahme von Sachmitteln oder den tatsächlich anfallenden Kosten zu berechnen. Grundlage hierfür sind die jeweiligen Sachkostenansätze der Stadt Karlsruhe und der Stadt Ettlingen. (4) Die Anforderung erfolgt spätestens zum Ablauf des Kalenderjahres. Auf der Grundlage der Vorjahresschuld können die Stadt Karlsruhe und die Stadt Ettlingen Abschlagszah- lungen vom Nachbarschaftsverband verlangen. (5) Die Regelungen über die Verbandsumlage (§ 9 Verbandssatzung) bleiben hiervon unbe- rührt. § 4 Haftung Verursacht ein Bediensteter der Stadt Karlsruhe oder der Stadt Ettlingen in Ausübung seiner Tätigkeit für den Nachbarschaftsverband dem Nachbarschaftsverband oder einem anderen Dritten einen Schaden, haftet der Nachbarschaftsverband. Wurde der Schaden durch den Bediensteten vorsätzlich verursacht, ist der Nachbarschaftsverband berechtigt nach Maß- gabe beamtenrechtlicher oder tarifvertraglicher Bestimmungen Regress vom Bediensteten zu fordern. § 5 Laufzeit, Kündigung (1) Diese Vereinbarung wird auf unbestimmte Zeit geschlossen. (2) Sie kann von jedem Vertragspartner mit einer Frist von drei Monaten zum Jahresende schriftlich gekündigt werden. (3) Die Notwendigkeit eine ergänzende Vereinbarung zu schließen, wenn eine andere Mit- gliedskommune als die Stadt Karlsruhe oder die Stadt Ettlingen den Verbandsvorsitzen- den stellt, bleibt unberührt. § 6 Inkrafttreten Diese Vereinbarung tritt am 01.01.2026 in Kraft. Für die Stadt Karlsruhe Für die Stadt Ettlingen Für den Nachbarschaftsverband Karlsruhe, den Karlsruhe, den Karlsruhe, den _____________________ _____________________ ________________________ Dr. Frank Mentrup Johannes Arnold Sebastian Schrempp Oberbürgermeister Oberbürgermeister Stellvertr. Verbandsvorsitzender

Niederschrift 15. Plenarsitzung des Gemeinderates 21. Oktober 2025, 15:30 Uhr öffentlich Bürgersaal, Rathaus am Marktplatz Vorsitzender: Oberbürgermeister Dr. Frank Mentrup Punkt 10 der Tagesordnung: Nachbarschaftsverband Karlsruhe; Vereinbarung über die Aufgabenerledigung und Kostenerstattung Vorlage: 2025/0740 Beschluss: 1. Der Gemeinderat stimmt der als Anlage beigefügten „Vereinbarung über die Erledigung und Kostenerstattung der Aufgaben des Nachbarschaftsverbands Karlsruhe“ (Entwurfs- stand 28.07.2025) zu. Er ermächtigt Herrn Oberbürgermeister Dr. Mentrup die Verein- barung abzuschließen. 2. Der Gemeinderat beauftragt die Vertreterinnen und Vertreter der Stadt Karlsruhe in der Verbandsversammlung des Nachbarschaftsverbands Karlsruhe dem Abschluss der unter Ziffer 1 genannten Vereinbarung zuzustimmen. Abstimmungsergebnis: Einstimmige Zustimmung (46 Ja) Der Vorsitzende ruft Tagesordnungspunkt 10 zur Behandlung auf und verweist auf die er- folgte Vorberatung im Planungsausschuss am 15. Oktober 2025. Auch da können wir gleich abstimmen, und zwar ab sofort. – Auch das ist einstimmige Zu- stimmung. Ich unterbreche die Sitzung bis um 17:20 Uhr. Ich würde uns bitten, dass wir pünktlich wieder zurückkommen, denn jetzt gibt es wieder ein paar Punkte mit Diskussion. Und da stärken wir uns vorher noch mal. Bitte die Fenster alle aufreißen, Corona ist ja gerade wie- der en vogue, und vielleicht kriegen wir das eine oder andere verhindert. (Unterbrechung der Sitzung von 16:55 bis 17:24 Uhr) – 2 – Zur Beurkundung: Die Schriftführerin: Hauptamt - Ratsangelegenheiten – 4. November 2025