Ausschreibung von Wartungsarbeiten, Rufbereitschaft und Kundendienst für die Gewerke Heizung, Lüftung und Wasseraufbereitung im Gebäudekomplex ZKM, Lorenzstraße 9-27 in 76135 Karlsruhe

Beschlussvorlage Gedruckt auf 100 Prozent Recyclingpapier Vorlage Nr.: 2025/0727 Verantwortlich: Dez. 6 Dienststelle: Amt für Hochbau und Gebäudewirtschaft Ausschreibung von Wartungsarbeiten, Rufbereitschaft und Kundendienst für die Gewerke Heizung, Lüftung und Wasseraufbereitung im Gebäudekomplex ZKM, Lorenzstraße 9-27 in 76135 Karlsruhe Gremien Termin TOP Ö / N Zuständigkeit Haupt- und Finanzausschuss 14.10.2025 7 Ö Entscheidung Kurzfassung Der Haupt- und Finanzausschuss nimmt die Ausführungen zur Kenntnis und stimmt der Vergabe von Wartungsarbeiten, Rufbereitschaft und Kundendienst für die Gewerke Heizung, Lüftung und Wasseraufbereitung im Gebäudekomplex ZKM zu. Die Verwaltung wird ermächtigt, die Zuschläge an die Firma Büchele Lufttechnik GmbH & Co. KG, Gablonzer Straße 3 in 76185 Karlsruhe zu erteilen und die entsprechenden Verträge für die Dauer von maximal 4 Jahren zu schließen. Finanzielle Auswirkungen Ja ☒ Nein ☐ ☐ Investition ☐ Konsumtive Maßnahme Gesamtkosten: 924.440,56 € brutto auf 4 Jahre Gesamteinzahlung: Jährlicher Ertrag: Finanzierung ☒ bereits vollständig budgetiert ☐ teilweise budgetiert ☐ nicht budgetiert Gegenfinanzierung durch ☐ Mehrerträge/-einzahlung ☐ Wegfall bestehender Aufgaben ☐ Umschichtung innerhalb des Dezernates Die Gegenfinanzierung ist im Erläuterungsteil dargestellt. CO 2 -Relevanz: Auswirkung auf den Klimaschutz Bei Ja: Begründung | Optimierung (im Text ergänzende Erläuterungen) Nein ☒ Ja ☐ positiv ☐ negativ ☐ geringfügig ☐ erheblich ☐ IQ-relevant Nein ☒ Ja ☐ Korridorthema: Abstimmung mit städtischen Gesellschaften Nein ☒ Ja ☐ abgestimmt mit – 2 – Erläuterungen 1. Ausschreibungsgegenstand Für die Stadt Karlsruhe wurden die Wartungsarbeiten, Rufbereitschaft und Kundendienst für die Gewerke Heizung, Lüftung und Wasseraufbereitung im Gebäudekomplex ZKM, Lorenzstraße 9-27 in 76135 Karlsruhe für eine Laufzeit von maximal 4 Jahren ausgeschrieben. Die Vertragslaufzeit beträgt 24 Monate (vom 1. Januar 2026 bis 31. Dezember 2027), mit der Option der Verlängerung um zweimal für ein weiteres Jahr bis längstens 31. Dezember 2029. 2. Art der Vergabe Die Ausschreibung erfolgte europaweit im Rahmen eines offenen Verfahrens nach §119 Absatz 2 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkung (GWB) und §14 Absatz 2 Vergabeverordnung (VgV). Das Vergabeverfahren wurde durch die Zentrale Vergabestelle der Stadt Karlsruhe durchgeführt. Die Bekanntmachung im „Supplement zum Amtsblatt der Europäischen Union“ erfolgte am 13. Juni 2025. Die Veröffentlichung auf der e-Vergabeplattform Subreport und der Homepage der Stadt Karlsruhe erfolgte am 15. Juni 2025. Die Ausschreibungsunterlagen wurde über die Ausschreibungsplattform www.subreport.de von 8 Firmen heruntergeladen. Die Angebotsabgabe war ausschließlich elektronisch möglich. Dabei war das Angebot verschlüsselt über die Ausschreibungsplattform subreport/ELVIS hochzuladen. 3. Prüfung und Wertung der Angebote Bis zum Ablauf der Angebotsfrist am 15. Juli 2025 um 11:00 Uhr ist insgesamt 1 Angebot eingegangen. Formale und fachliche Prüfung und Wertung: Das Angebot wurde elektronisch und fristgerecht eingereicht. Es entspricht den festgelegten Kriterien. Zur Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes wurde als einziges Zuschlagskriterium der Preis berücksichtigt. Die Kostenschätzung lag bei 164.785,58 € netto/ Jahr (196.094,84 € brutto/ Jahr). Bei einer maximalen Laufzeit von 4 Jahren ergibt sich eine Kostenschätzung von 659.142,32 € netto/ 4 Jahre (784.379,36 € brutto/ 4 Jahre). Das eingereichte Angebot beläuft sich auf 194.210,20 € netto/ Jahr (231.110,14 € brutto/ Jahr). Bei einer maximalen Laufzeit von 4 Jahren ergibt sich demnach ein Auftragsvolumen von 776.840,80 € netto/ 4 Jahre (924.440,56 € brutto/ 4 Jahre). Das Auftragsvolumen weicht demnach um 15,15 % von der Schätzung ab. Es wird davon ausgegangen, dass dies mit dem Fachkräftemangel und der nicht vorhersehbaren weiteren Preisentwicklung im Handwerk bei den Löhnen zusammenhängt. Die Preise können noch als angemessen betrachtet werden. Unter Berücksichtigung und Anwendung des Zuschlagskriteriums Preis wird der Zuschlag nach § 127 Absatz 1 GWB in Verbindung mit § 58 Absatz 1 VgV auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Es wird vorgeschlagen, das Angebot der Firma Büchele Lufttechnik GmbH & Co. KG, Gablonzer Straße 3 in 76185 Karlsruhe anzunehmen und hierauf den Zuschlag zu erteilen. – 3 – 4. Finanzielle Auswirkungen Die Haushaltsmittel stehen bei PSP-Element 1.880.11.24, Plankostenart 42100000 zur Verfügung. Beschluss: Antrag an den Haupt- und Finanzausschuss: Der Haupt- und Finanzausschuss nimmt die Ausführungen zu Kenntnis und stimmt der Vergabe der Wartungsarbeiten, Rufbereitschaft und Kundendienst für die Gewerke Heizung, Lüftung und Wasseraufbereitung im Gebäudekomplex ZKM zu. Die Verwaltung wird ermächtigt, den Zuschlag an die Firma Büchele Lufttechnik GmbH & Co. KG, Gablonzer Straße 3 in 76185 Karlsruhe zu erteilen und den entsprechenden Vertrag für die Dauer von maximal 4 Jahren zu schließen.

Niederschrift 13. Sitzung Haupt- und Finanzausschuss 14. Oktober 2025, 16:30 Uhr öffentlich Bürgersaal, Rathaus Marktplatz Vorsitz: Erste Bürgermeisterin Gabriele Luczak-Schwarz Punkt 7 der Tagesordnung: Ausschreibung von Wartungsarbeiten, Rufbereitschaft und Kun- dendienst für die Gewerke Heizung, Lüftung und Wasseraufbereitung im Gebäudekomplex ZKM, Lorenzstraße 9 – 27 in 76135 Karlsruhe Vorlage: 2025/0727 Beschluss: Der Haupt- und Finanzausschuss nimmt die Ausführungen zu Kenntnis und stimmt der Vergabe der Wartungsarbeiten, Rufbereitschaft und Kundendienst für die Gewerke Heizung, Lüftung und Wasseraufbereitung im Gebäudekomplex ZKM zu. Die Verwaltung wird ermächtigt, den Zuschlag an die Firma Büchele Lufttechnik GmbH & Co. KG, Gablonzer Straße 3 in 76185 Karlsruhe zu erteilen und den entsprechenden Vertrag für die Dauer von maximal 4 Jahren zu schließen. Abstimmungsergebnis: Einstimmige Zustimmung Die Vorsitzende ruft Tagesordnungspunkt 7 zur Behandlung auf. Stadtrat Dr. Cremer (GRÜNE) meint, dass sich nur ein Bieter gefunden habe, liege daran, dass es über einen langen Zeitraum gehe. Man habe einen relativ hohen Aufschlag über die Kostenschätzung, auch mit der Unsicherheit über die Entwicklung der Lohnkosten über diese vier Jahre. Würde es Sinn ergeben, eventuell das nächste Mal indexiert auszuschreiben, wenn es über einen längeren Zeitraum gehe, so dass ein Teil des Angebots am Lohnkosten- index Handwerk indexiert sein könne? Vielleicht würden andere Betriebe, die dieses Risiko nicht eingehen wollen, dann doch anbieten und man hätte mehr Wettbewerb. Die Vorsitzende sagt eine schriftliche Beantwortung der Frage zu. Nachdem keine weiteren Wortmeldungen vorliegen, stellt sie die Vorlage zur Abstimmung und stellt einstimmige Zustimmung fest. – 2 – Zur Beurkundung: Die Schriftführerin: Hauptamt – Ratsangelegenheiten – 16. Oktober 2025