Umsetzung der Digitalisierung in Form der E-Akte

Anfrage Gedruckt auf 100 Prozent Recyclingpapier Vorlage Nr.: 2025/0657 Eingang: 01.07.2025 Umsetzung der Digitalisierung in Form der E-Akte Anfrage: GRÜNE Gremien Termin TOP Ö / N Zuständigkeit Gemeinderat 30.09.2025 30 Ö Kenntnisnahme Die Verwaltung stellt dar 1. in welcher Form digitale Dokumentenmanagementsysteme (E-Akte) derzeit in den einzelnen Dienststellen der Stadtverwaltung eingeführt und genutzt werden. 2. Für jede Dienststelle soll der jeweilige Umsetzungsstand und Reifegrad der Anwendung des Systems in Kurzform beschrieben werden. 3. Sofern in einzelnen Dienststellen die E-Akte noch nicht in vollem Reifegrad eingeführt wurde: a. Welche Gründe liegen für die Nicht-Einführung oder die Einführung im geringen Reifegrad vor? b. Wie werden ämterübergreifende Prozesse durch die nicht voll umfängliche Einführung gehemmt? c. Was müsste sich ändern, damit das System vollumfänglich eingeführt werden kann? 4. Wie schätzt die Verwaltung unter Berücksichtigung von Betriebs- und Lizenzkosten die finanziellen Auswirkungen durch eine flächendeckende Umsetzung von E-Akte Systemen für den kommenden und zukünftige Doppelhaushalte ein? Welche zusätzlichen Kosten müssen kurzfristig gedeckt werden und welche Ersparnisse werden möglich? 5. Die Verwaltung erläutert, inwiefern ein Abwägungsprozess bezüglich digitaler Souveränität entsprechend der Digitalstrategie bei der Entscheidung für das derzeit genutzte Enaio-System, im Vergleich zu anderer Software, stattgefunden hat. Inwiefern haben die entstehenden Abhängigkeiten von Lizenzen und die Chancen von Open Source Software bei der Entscheidung eine Rolle gespielt? 6. Die Verwaltung stellt den aktuellen Prozess zur Einführung der E-Akte dar. Zudem gibt Sie eine Einschätzung, ob der Prozess zur Einführung der E-Akte weiterentwickelt werden kann, beispielsweise indem der Einführungsprozess zentral vorgegeben wird. Die Einführung der E-Akte stellt einen zentralen Baustein der digitalen Verwaltungsmodernisierung dar. Durch die digitale Dokumentenführung sollen Abstimmungen, Entscheidungen und Freigaben schneller erfolgen sowie Papiertransporte und finanzielle Ressourceneingespart werden. Ein wesentlicher Mehrwert digitaler Systeme besteht in der Möglichkeit zur kollaborativen Zusammenarbeit an Dokumenten mit Änderungsverfolgung, was Abstimmungsprozesse beschleunigt Sachverhalt / Begründung: – 2 – und die Effizienz erhöht. Darüber hinaus schafft die digitale Dokumentenführung die Voraussetzungen für ortsunabhängiges und flexibles Arbeiten, was die Attraktivität der Verwaltung als Arbeitgeber steigert und die Vereinbarkeit von Familie und Beruf verbessert. Digitalisierung entfaltet ihren Nutzen jedoch nur dann voll, wenn alle beteiligten Organisationseinheiten – insbesondere solche, die eng zusammenarbeiten – aktiv eingebunden sind. Andernfalls drohen systemische Brüche und eine Verlangsamung von Verwaltungsabläufen. Vor diesem Hintergrund ist eine umfassende Darstellung des Status quo in den Dienststellen erforderlich, um gegebenenfalls gezielte Maßnahmen zur Weiterentwicklung und Harmonisierung der Systemnutzung ergreifen zu können. Bei einer so zentralen Software ist zudem ein besonderer Blick auf die Stärkung der digitalen Souveränität entsprechend unserer Digitalstrategie zu legen, da plötzliche Preis- oder Serviceänderungen massive Auswirkungen auf die Verwaltungsarbeit und den Haushalt haben können. Ein kurzfristiger Anbieterwechsel ist kaum möglich. Dabei geht es auch um die Kontrolle über eigene Daten, Transparenz und über die Funktionsweise der eingesetzten Software. Unterzeichnet von: Christian Klinkhardt Ivo Dujmović Ceren Akbaba Leonie Wolf Dr. Susanne Heynen

Stellungnahme zur Anfrage Gedruckt auf 100 Prozent Recyclingpapier Vorlage Nr.: 2025/0657 Verantwortlich: Dez. 2 Dienststelle: Amt für Informationstechnik und Digitalisierung Umsetzung der Digitalisierung in Form der E-Akte Anfrage: GRÜNE Gremien Termin TOP Ö / N Zuständigkeit Gemeinderat 30.09.2025 30 Ö Kenntnisnahme 1. In welcher Form digitale Dokumentenmanagementsysteme (E-Akte) derzeit in den einzelnen Dienststellen der Stadtverwaltung eingeführt und genutzt werden. Das digitale Dokumentenmanagementsystem enaio OS|ECM (Fa. Optimal Systems) stellt die zentrale und einheitliche Plattform für die interne Digitalisierung der Stadtverwaltung Karlsruhe dar. Ziel ist es, die Verwaltung effizienter, transparenter und umweltfreundlicher aufzustellen. Technische Anbindung an enaio - BTB-Umlauf (alle Dienststellen): Grundsätzlich sind schon heute alle Dienststellen im Rahmen des BTB-Umlaufverfahrens technisch an das enaio-System angeschlossen. Dabei beteiligen sich bei diesem Prozess die Sekretariate und Amtsleitungen der Dienststellen am sogenannten BTB-Umlauf (E-Workflow) zur Beantwortung von Bürgeranfragen die bei der Stadtverwaltung bzw. den Dezernaten eingehen. Nutzung der E-Akte mit unterschiedlichem Reifegrad (36 Dienststellen): In der Einführungsphase wird/wurde enaio teilweise nur als Ablagesystem genutzt, um Dokumente digital zu speichern bzw. zu archivieren. Mittlerweile nutzen aber viele Dienststellen die E-Akte auch als Vorgangsbearbeitungssystem (Mit unterschiedlichem Reifegrad!). Dabei wird der gesamte Lebenszyklus von Dokumenten digital abgebildet: Erstellung / E-Posteingang, Bearbeitung, Steuerung von Arbeitsabläufen, E-Workflows (E-Umlauf), Nachverfolgung und Archivierung - alles erfolgt ausschließlich in enaio. Planung der Einführung der E-Akte (12 Dienststellen): Die Einführung der E-Akte auf die restlichen 12 Dienststellen wird sukzessive vorangetrieben. In Kooperation mit den Dienststellen werden die Aktenstrukturen aufgebaut bzw. nach dem Boorberg- Aktenplan umstrukturiert, ein Berechtigungskonzept erarbeitet und die Mitarbeitenden entsprechend geschult. – 2 – 2. Für jede Dienststelle soll der jeweilige Umsetzungsstand und Reifegrad der Anwendung des Systems in Kurzform beschrieben werden. Aktueller Stand der Einführung Dienststelle Techn. Anbindung enaio - BTB- Umlauf E-Akte Umsetzungstand enaio E-Umlauf enaio E-Posteingang Amt für Hochbau und Gebäudewirtschaft Ja Ja ja Einführung in Planung Amt für Informationstechnik und Digitalisierung Ja Ja ja ja Amt für Stadtentwicklung Ja Ja Bäderbetriebe Ja Einführung in Planung Badisches Konservatorium Ja Einführung in Planung Bauordnungsamt Ja Ja Branddirektion Ja Einführung in Planung DEZ 1 Ja Ja DEZ 2 Ja Ja ja ja DEZ 3 Ja Ja DEZ 4 Ja Ja DEZ 5 Ja Ja Einführung in Planung DEZ 6 Ja Ja Eigenbetrieb Fußballstadion im Wildpark Ja Ja Forstamt Ja Ja ja ja Friedhof- und Bestattungsamt Ja Ja Gartenbauamt Ja Ja ja Einführung in Planung Gesamtpersonalrat Ja Einführung in Planung Gleichstellungsbüro Ja Einführung in Planung Grundstücksbewertungsstelle und Geschäftsstelle des Gutachterausschusses Ja Einführung in Planung Hauptamt Ja Ja ja ja Kulturamt Ja Ja ja ja Liegenschaftsamt Ja Ja Marktamt Ja Ja Einführung in Planung Ordnungs- und Bürgeramt Ja Ja ja Ortsverwaltung Grötzingen Ja Ja Ortsverwaltung Hohenwettersbach Ja Einführung in Planung Ortsverwaltung Neureut Ja Ja Ortsverwaltung Stupferich Ja Ja Ortsverwaltung Wettersbach Ja Einführung in Planung Ortsverwaltung Wolfartsweier Ja Ja ja Personal- und Organisationsamt Ja Ja ja Presse- und Informationsamt Ja Ja Rechnungsprüfungsamt Ja Ja ja Schul- und Sportamt Ja Einführung in Planung Sozial- und Jugendbehörde Ja Ja ja Stabsstelle Außenbeziehungen und strategisches Marketing Ja Einführung in Planung Stabsstelle Projektcontrolling Ja Einführung in Planung – 3 – Stabsstelle Verwaltungs- und Managemententwicklung Ja Ja ja ja Stadtamt Durlach Ja Ja Stadtkämmerei Ja Ja ja ja Stadtplanungsamt Ja Ja ja ja Team sauberes Karlsruhe Ja Ja Einführung in Planung Tiefbauamt Ja Einführung in Planung Umwelt- und Arbeitsschutz Ja Ja ja Wirtschaftsförderung Ja Ja Zentraler Juristischer Dienst Ja Ja ja ja Zoo Karlsruhe Ja Ja ja ja 3. Sofern in einzelnen Dienststellen die E-Akte noch nicht in vollem Reifegrad eingeführt wurde: a. Welche Gründe liegen für die Nicht-Einführung oder die Einführung im geringen Reifegrad vor? 1. Organisatorische und personelle Ressourcen • Unzureichende personelle Kapazitäten: Für die Einführung eines DMS fehlen in den Fachämtern ausreichende personelle Ressourcen. • Keine zusätzlichen Stellen für das Projekt: Mitarbeitende müssen die Einführung zusätzlich zum Tagesgeschäft „On Top“ bewältigen. 2. Führung und strategische Steuerung • Es bestehen in manchen Fällen keine klaren Zielvorgaben oder Umsetzungsanforderungen durch die Leitungsebenen. • Die Einführung digitaler Aktenführung wird nicht als prioritäres Ziel verfolgt. • Vorhandene Dateisysteme bleiben parallel bestehen. 3. Akzeptanz und Veränderungsbereitschaft • Widerstand in der Mitarbeiterschaft: Mitarbeitende äußern Vorbehalte gegenüber Veränderungen und haben geringe Akzeptanz gegenüber neuen Arbeitsweisen. • Papiergebundene Verwaltungskultur: Die langjährig etablierte Nutzung von Papierakten wird teilweise weiterhin bevorzugt. 4. Technische und systembedingte Hürden • Unzureichende technische Infrastruktur: In Außenstellen wie Kindergärten / Schulen fehlen die technischen Voraussetzungen (Zugang ins städtische Netz). • Arbeit in Fachverfahren: Bestehende Systeme bieten eigene Dokumentenablagen bzw. die Schnittstelle zum DMS bzw. zur E-Akte ist nicht vorhanden. 5. Fachliche Besonderheiten einzelner Bereiche • Spezifische Arbeitsweise verhindert DMS-Nutzung: In handwerklich-technischen Bereichen (z. B. Bauhof, Stadtgärtnerei, Feuerwehr) ist eine Nutzung des DMS nur eingeschränkt möglich. • Mobiles Arbeiten ohne festen Büroarbeitsplatz: Mitarbeitende im Außendienst haben keinen ständigen Zugang zum System. – 4 – b. Wie werden ämterübergreifende Prozesse durch die nicht voll umfängliche Einführung gehemmt? 1. Medienbrüche Unterschiedliche Arbeitsweisen in den Ämtern führen zu Medienbrüchen. Aktuell kann z. B. ein digitaler Beschlusslauf (E-Umlauf) ausschließlich unter der Beteiligung der schon an enaio bzw. dem E- Umlaufverfahren angebunden Dienststellen medienbruchfrei umgesetzt werden! 2. Akteneinsicht • Ämter, die das DMS nicht nutzen, haben keinen Zugriff auf die digitalen Akten. • Ämterübergreifende Projektarbeit mit Hilfe der E-Projektakte ist nur mit den an enaio schon angebunden Dienststellen möglich. c. Was müsste sich ändern, damit das System vollumfänglich eingeführt werden kann? 1. Technische Voraussetzungen schaffen • Flächendeckende Ausstattung aller relevanten Arbeitsplätze mit DMS-Zugang. • Sicherstellung der Anbindung aller relevanten Fachverfahren über geeignete Schnittstellen. 2. Einbindung und Steuerung durch Führungskräfte • Die klare Vorgabe der Verwaltungsleitung zur verbindlichen und flächendeckenden Nutzung des DMS (vgl. „Dienstanweisung DMS“) muss konsequent eingehalten werden • Führungskräfte agieren als Vorbilder, indem sie selbst konsequent mit dem DMS arbeiten und papierfreie Prozesse einfordern. • Offizielle Anerkennung und Kommunikation der digitalen Transformation durch die Verwaltungsleitung (z. B. in Personalversammlungen oder internen Mitteilungen). • Festlegung von Verantwortlichkeiten: Benennung DMS-Beauftragte / Multiplikatoren je Amt / Thema „Interne Digitalisierung mit der E-Akte/enaio“ in DCA-Ausbildung aufnehmen. 3. Schulungsmaßnahmen • Durchführung verpflichtender Schulungen für alle Mitarbeitenden. 4. Bereitstellung personeller Ressourcen • Bereitstellung oder Qualifizierung von mehr Personal für die Koordination und Umsetzung der DMS-Projekte dezentral bei den Dienststellen als auch zentral beim Amt für Informationstechnik und Digitalisierung. 4. Wie schätzt die Verwaltung unter Berücksichtigung von Betriebs- und Lizenzkosten die finanziellen Auswirkungen durch eine flächendeckende Umsetzung von E-Akte Systemen für den – 5 – kommenden und zukünftige Doppelhaushalte ein? Welche zusätzlichen Kosten müssen kurzfristig gedeckt werden und welche Ersparnisse werden möglich? Die notwendigen finanziellen Mittel für zusätzliche Lizenzkosten und den laufenden Betrieb einer stetig wachsenden enaio-Infrastruktur wurden für den kommenden Doppelhaushalt 26/27 bzw. perspektivisch bis 2030 seitens des Amts für Informationstechnik und Digitalisierung angemeldet. Ebenso wichtig sind die personellen Ressourcen, die dezentral bei den Dienststellen vorhanden sein müssen, aber auch zentral bei der IT (DMS-/PMO-Team) stetig an die Anforderungen hinsichtlich Projektierung, Umsetzung und Betrieb dieser Digitalisierungslösungen angepasst werden müssen! Finanzielle und/oder personelle Einsparungsmaßnahmen werden sich negativ auf das Gesamtprojekt der internen Verwaltungsdigitalisierung der Stadtverwaltung Karlsruhe auswirken! Das Einsparungspotenzial hinsichtlich der Digitalisierung der Verwaltungsprozesse mit Hilfe des enaio - Ökosystems ist sicherlich sehr hoch! Als Beispiel sei hier z. B. das enaio E-Umlaufverfahren genannt, das seit seiner Einführung 2022 bis heute schon in über 20.000 „Digitalen Beschlussläufen“ für wesentlich kürzere Durchlaufzeiten bei den Entscheidungs-prozessen der Stadtverwaltung sorgte! Allerdings liegen uns hinsichtlich dem tatsächlichen zeitlichen Einsparungspotenzial keine aussagekräftigen Zahlen vor. 5. Die Verwaltung erläutert, inwiefern ein Abwägungsprozess bezüglich digitaler Souveränität entsprechend der Digitalstrategie bei der Entscheidung für das derzeit genutzte Enaio-System, im Vergleich zu anderer Software, stattgefunden hat. Inwiefern haben die entstehenden Abhängigkeiten von Lizenzen und die Chancen von Open Source Software bei der Entscheidung eine Rolle gespielt? Im Jahr 2011 hat die Stadtverwaltung Karlsruhe die Entscheidung getroffen, vom alten DMS- System (basierend auf Lotus Notes/Domino) auf das neue DMS-System „dokumea“ (heute „enaio“) OS|ECM der Fa. Optimal Systems zu migrieren. Ausschlaggebend für diese Entscheidung war seinerzeit, dass sich diese Softwareplattform als Marktführer im Bereich „DMS-Kommunalverwaltung“ im Portfolio unseres Rechenzentrums (seinerzeit KIVBF, ITEOS und heute komm.ONE) als einheitliche DMS-Lösung für alle angebundenen Kommunen durchgesetzt hat. Die gute Integrationsfähigkeit dieser Softwareplattform in die Systemlandschaft des Rechenzentrums schaffte u. a. die Möglichkeit zentrale Fachverfahren (Ausländer, KFZ, Führerschein, ...) ökonomisch bzw. kostengünstig via Schnittstelle an das DMS anzubinden. Des Weiteren stellt uns komm.ONE das komplette Vertriebs-, Service- & Supportkonzept hinsichtlich der enaio OS|ECM Produktfamilie inklusive aller Module, Spezialanwendungen, Anpassungen und Schnittstellen aus einer Hand bereit. Die Stadtverwaltung Karlsruhe hat sich im IT-Bereich bis heute strategisch für eine priorisierte Zusammenarbeit mit unserem zentralen IT-Dienstleister komm.ONE entschieden. Open Source Lösungen im Bereich DMS wurden und werden seitens des Rechenzentrums nicht angeboten bzw. unterstützt, weshalb wir diesen Lösungsansatz auch nicht weiterverfolgt haben. 6. Die Verwaltung stellt den aktuellen Prozess zur Einführung der E-Akte dar. Zudem gibt Sie eine Einschätzung, ob der Prozess zur Einführung der E-Akte weiterentwickelt werden kann, beispielsweise indem der Einführungsprozess zentral vorgegeben wird. – 6 – Aktueller Prozess zur Einführung der E-Akte 1. Auftaktgespräche: Vorstellung der enaio E-Akte und Klärung der Vorgehensweise (1–2 Stunden). 2. Umstellung auf Boorberg Aktenplan: Sichtung und Strukturierung der Akten, Umstellung auf den Aktenplan (4–12 Wochen, je nach Größe). 3. Berechtigungskonzept: Dienststelle definiert Zugriffsrechte, Übertragung auf die E-Akten (ca. 2 Wochen). 4. Technische Anbindung: Import Aktenplan, technische Umsetzung, Accountvergabe (ca. 1 Woche). 5. Schulungen: Grundschulungen für Mitarbeitende vor Einführung (1–2 Wochen). 6. Stichtag Einführung: Alle arbeiten digital, Papierakten werden geschlossen (1 Tag). 7. Unterstützung: Dauerhafte Betreuung durch das DMS-Team. Einschätzung zur Weiterentwicklung des Einführungsprozesses Der aktuelle Prozess ist klar strukturiert und berücksichtigt die spezifischen Bedürfnisse und Strukturen einzelner Dienststellen. Dies sorgt für Flexibilität und eine maßgeschneiderte Umsetzung. Allerdings hat diese dezentrale Vorgehensweise auch einige Nachteile: • Uneinheitlichkeit: Unterschiedliche Dienststellen könnten unterschiedliche Umsetzungs- standards oder -geschwindigkeiten haben, was die Vergleichbarkeit und Koordination erschwert. • Doppelarbeit: Wenn jede Dienststelle eigenständig Akten sichtet und ein Berechtigungskonzept erstellt, können Ressourcen ineffizient genutzt werden. • Langsame Skalierung: Die Dauer der Umstellung variiert stark, was den Gesamtprozess verlängert. Potenzial zur Weiterentwicklung durch zentrale Vorgaben auf Führungsebene: Eine zentrale Steuerung und Vorgabe des Einführungsprozesses könnte viele Vorteile bringen: • Einbindung der Führungskräfte: Wenn Führungskräfte das Projekt aktiver unterstützen und als Priorität kommunizieren, erhöht das die Verbindlichkeit und fördert die konsequente Umsetzung in den einzelnen Organisationseinheiten. • Effizienzsteigerung: Zentral erarbeitete Vorlagen und Standards reduzieren den individuellen Aufwand in den Dienststellen. • Bessere Steuerung: Ein zentraler Projektplan mit klaren Meilensteinen und Deadlines sorgt für eine schnellere und standardisierter Einführung. • Zentraler Support: Bündelung von Schulungen, technischem Support und Best-Practice-Sharing kann die Akzeptanz und den Erfolg erhöhen.

Niederschrift 14. Plenarsitzung des Gemeinderates 30. September 2025, 15:30 Uhr öffentlich Bürgersaal, Rathaus am Marktplatz Vorsitzender: Oberbürgermeister Dr. Frank Mentrup Punkt 30 der Tagesordnung: Umsetzung der Digitalisierung in Form der E-Akte Anfrage: GRÜNE Vorlage: 2025/0657 Beschluss: Kenntnisnahme von der Stellungnahme der Verwaltung Abstimmungsergebnis: Keine Abstimmung Der Vorsitzende ruft Tagesordnungspunkt 30 zur Behandlung auf und teilt mit, die Stel- lungnahme der Verwaltung liege vor, der Gemeinderat habe Kenntnis genommen (keine Wortmeldungen). Zur Beurkundung: Die Schriftführerin: Hauptamt - Ratsangelegenheiten – 2. Oktober 2025