Jahresbericht der Staatsangehörigkeitsbehörde

Informationsvorlage Gedruckt auf 100 Prozent Recyclingpapier Vorlage Nr.: 2025/0579 Verantwortlich: Dez. 2 Dienststelle: Ordnungs- und Bürgeramt Jahresbericht der Staatsangehörigkeitsbehörde Gremien Termin TOP Ö / N Zuständigkeit Integrationsausschuss 10.07.2025 2 Ö Kenntnisnahme Kurzfassung Der Integrationsausschuss nimmt den Jahresbericht der Staatsangehörigkeitsbehörde zur Kenntnis. Finanzielle Auswirkungen Ja ☐ Nein ☒ ☐ Investition ☐ Konsumtive Maßnahme Gesamtkosten: Jährliche/r Budgetbedarf/Folgekosten: Gesamteinzahlung: Jährlicher Ertrag: Finanzierung ☐ bereits vollständig budgetiert ☐ teilweise budgetiert ☐ nicht budgetiert Gegenfinanzierung durch ☐ Mehrerträge/-einzahlung ☐ Wegfall bestehender Aufgaben ☐ Umschichtung innerhalb des Dezernates Die Gegenfinanzierung ist im Erläuterungsteil dargestellt. CO 2 -Relevanz: Auswirkung auf den Klimaschutz Bei Ja: Begründung | Optimierung (im Text ergänzende Erläuterungen) Nein ☒ Ja ☐ positiv ☐ negativ ☐ geringfügig ☐ erheblich ☐ IQ-relevant Nein ☒ Ja ☐ Korridorthema: Abstimmung mit städtischen Gesellschaften Nein ☒ Ja ☐ abgestimmt mit – 2 – Erläuterungen Aufgaben und Maßnahmen der Staatsangehörigkeitsbehörde 2024/2025 Zu Beginn des Jahres 2024 sah sich die Staatsangehörigkeitsbehörde der Stadt Karlsruhe mit den Folgen eines mehrfachen Personalwechsels in den beiden vorangegangenen Jahren, verbunden mit entsprechendem Knowhow-Verlust, sowie mit einer exponentiell angestiegenen Nachfrage nach Einbürgerungen konfrontiert. Dadurch kam es zu einem erheblichen Bearbeitungsstau sowie verlängerten Wartezeiten für Beratungsgespräche und Termine zur Einreichung von Einbürgerungsanträgen. Im Juni 2024 trat zusätzlich das Staatsangehörigkeitsmodernisierungsgesetz mit zahlreichen Änderungen in Kraft, wodurch die Nachfrage nochmals überproportional anstieg. Gleichzeitig erforderte die Umsetzung des neuen Gesetzes personelle Ressourcen, da die Sachbearbeitenden sich mit einer Vielzahl umfangreicher und komplexer Neuerungen vertraut machen mussten, sowie Formulare, die Homepage und interne Vorgaben entsprechend angepasst werden mussten. Diese Faktoren führten zu einer verstärkten Belastung der Arbeitskapazitäten und hatten negative Auswirkungen auf die Rückstandsquote. Im Rahmen mehrerer Ausschreibungen und Auswahlverfahren, beginnend im ersten Quartal 2024, konnte die Staatsangehörigkeitsbehörde qualifiziertes und hochmotiviertes Personal gewinnen. Die Zahl der Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter wurde zwischen April und Oktober 2024 von fünf Personen mit insgesamt 3,88 Vollzeitäquivalenten auf elf Personen mit insgesamt 9,5 Vollzeitäquivalenten erhöht. Erwartungsgemäß beeinflusste die Einarbeitung der neuen Mitarbeitenden wiederum die Zahl der Rückstände negativ. Im Herbst 2024 wurde eine Umstrukturierung der Arbeitsabläufe vorgenommen. Dabei erfolgte die Umstellung von persönlichem Beratungsgespräch auf eine eigenverantwortliche Informationsbeschaffung der Einbürgerungsbewerberinnen und -bewerber über die neu gestaltete Website. Zudem wurde die terminabhängige persönliche Antragstellung durch eine schriftliche Antragstellung ersetzt. Die Umorganisation, die Neugestaltung der Homepage mit Informationen und FAQs und die Informationsweitergabe an die Antragstellenden band wiederum personelle Kapazitäten zu Lasten der Fallbearbeitung. Gleichzeitig führte die eingerichtete Möglichkeit der schriftlichen Antragstellung zu einer schwer zu bewältigenden Steigerung der Neuanträge. Die Website wurde zudem um einen Schnelltest ergänzt, der Interessierten die Möglichkeit bietet, eine erste Einschätzung darüber zu erhalten, ob sie voraussichtlich die Voraussetzungen für die Einbürgerung erfüllen. Der Schnelltest soll verhindern, dass Anträge zu früh oder ohne Erfüllung anderer wesentlicher Voraussetzungen gestellt werden. Es erspart den Einbürgerungswilligen Aufwand, Verärgerung, Kosten und der Behörde den nicht unerheblichen Aufwand für Ablehnungsbescheide. Zu Beginn des Jahres 2025 kehrte eine Mitarbeiterin aus der Elternzeit zurück und verstärkte das Team um zusätzliche 0,4 Vollzeitäquivalente. Im ersten Quartal 2025 wurden den im Jahr 2024 eingestellten neuen Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeitern eigene Buchstabengruppen sowie damit verbundene Verantwortlichkeiten zugeteilt. Alle bis Ende 2024 eingegangenen Anträge wurden im Fachverfahren erfasst und systematisch in den Bearbeitungsprozess überführt. – 3 – Im April 2025 wurde eine zusätzliche Vollzeitstelle mit einer Nachwuchskraft besetzt. Aktuell befindet sich die Mitarbeiterin noch in der Einarbeitungsphase. Nach erfolgreicher Pilotphase einer temporären Unterstützung durch Leiharbeitskräfte im Jahr 2024 wurden erstmals zwei zusätzliche Stellen im Bereich der einfachen Sachbearbeitung geschaffen und öffentlich ausgeschrieben. Die beiden neu eingestellten Sachbearbeiterinnen haben ihre Tätigkeit am 1. Juli 2025 aufgenommen und werden das Team durch Übernahme der Eingangssachbearbeitung sowie der Durchführung einfacher, standardisierter und regelmäßig wiederkehrender Aufgaben entlasten. Im Jahr 2025 führten Mitarbeitende der Staatsangehörigkeitsbehörde drei öffentliche Informationsveranstaltungen durch: Beim Bündnistreffen des Netzwerks AniKA, im Rahmen der „Internationalen Woche gegen Rassismus“ sowie beim Somalischen Kultur- und Integrations- verein e. V.. Dabei stellten sie die Neuerungen des Einbürgerungsverfahrens vor und standen den Teilnehmenden für individuelle Fragen zur Verfügung. Die Website wurde um FAQs und ein Erklärvideo über den Einbürgerungsprozess erweitert. Die Staatsangehörigkeitsbehörde in Zahlen Stand Ende 2024 1.540 offene Fälle 542 Einbürgerungen 30 Untätigkeitsklagen 3 Andere Klagen Stand Ende Mai 2025 2.959 offene Fälle (davon 1.852 Neuanträge) 381 Einbürgerungen 20 Untätigkeitsklagen 1 Andere Klagen Infolge der oben beschriebenen Änderungen hinsichtlich des Beratungsgesprächs sowie der Abgabe von Anträgen sind sämtliche Wartezeiten auf Termine entfallen. Im Vergleich zum Vorjahr ist diese Dauer der Verfahren trotz der hohen Antragszahl aufgrund der personellen Aufstockung sowie der Anpassungen im Prozessablauf konstant geblieben. Herausforderungen und geplante Maßnahmen 2025/2026 Im Fokus stehen der Abbau der Rückstände und damit die Steigerung der Einbürgerungszahl und die Verringerung der Beschwerden und Untätigkeitsklagen. Ebenso wichtig ist die umfassende vertiefte Einarbeitung und Weiterqualifizierung der im vergangenen Jahr neu gewonnenen Mitarbeitenden sowie die Einarbeitung der in diesem Jahr eingestellten Sachbearbeiterinnen. Dabei ist sicherzustellen, dass alle Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter mit Entscheidungsbefugnis bei der Bewertung und Entscheidungsfindung gleiche Sachverhalte konsistent und einheitlich behandeln. Ebenso wichtig ist, die gegenwärtig bestehende positive Atmosphäre im Team sowie die äußerst hohe Motivation aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu bewahren. Da in der Regel keine persönliche Beratung mehr angeboten wird, kommt es vereinzelt zu Missverständnissen. Zudem werden regelmäßig unvollständige Anträge eingereicht, was die Bearbeitung zeitlich verzögert. Die Klärung offener Fragen sowie die anschließende Nachforderung – 4 – fehlender Unterlagen erhöhen die Bearbeitungszeiten. Vor diesem Hintergrund sind eine kontinuierliche Aktualisierung und Optimierung der Website unerlässlich. Ende Mai 2025 wurde begonnen, die ersten Neuanträge im Dokumentenmanagementsystem Enaio zu erfassen, um nach Rückgabe der Originaldokumente keine Papierakten mehr führen zu müssen. Die bisherigen Papierakten werden weiterhin bis zum Verfahrensabschluss geführt, da das Einscannen der sich in unterschiedlichen Verfahrensstadien befindlichen Akten mit einem nicht vertretbar hohen zeitlichen Aufwand verbunden wäre. Nach erfolgreicher Implementierung wird ein Online-Antrag auf der Website bereitgestellt. Bei entsprechender Nutzung können die Daten medienbruchfrei in das Dokumentenmanagementsystem überführt werden. Weiterhin wird Rechtsanwälten, die regelmäßig im Namen ihrer Mandanten Einbürgerungsanträge stellen, die Möglichkeit angeboten, ihre Anträge über das kürzlich eigens für die Staatsangehörigkeitsbehörde eingerichtete Behördenpostfach zu übermitteln. Dadurch wird sichergestellt, dass diese Anträge ebenfalls medienbruchfrei übernommen werden können. Mit zunehmender Digitalisierung der Aktenführung gewinnt das mobile Arbeiten für die Sachbearbeitenden an Bedeutung, was wiederum zu einer Erhöhung ihrer Arbeitsleistung führt, da Störungen im Amt reduziert werden; sie wirkt gleichzeitig der bestehenden Raumnot entgegen. Die angebotene Flexibilität unterstützt das Ziel, die individuelle Motivation der Mitarbeitenden zu fördern und aufrechtzuerhalten sowie die Arbeitszufriedenheit zu erhöhen. Trotz hoher Rückstände und massivster Arbeitsbelastung hat sich die Staatsangehörigkeitsbehörde in allen Aufgabenfeldern fundamental neu aufstellen können. Es ist zu erwarten, dass sich in den nächsten 6 bis 18 Monaten entsprechende Erleichterungen und Erfolge einstellen, die sich objektiv durch entsprechendes Zahlenmaterial belegen lassen.