Ausrichtung von „The World Games 2029“ durch die Stadt Karlsruhe

Beratungen

Zusätzliche Dateien

• Beschlussvorlage

  Erstellt: 5. Juni 2025 Zuletzt geändert: 17. Juli 2025
  Extrahierter Text

  Beschlussvorlage Gedruckt auf 100 Prozent Recyclingpapier Vorlage Nr.: 2025/0557 Verantwortlich: Dez. 4 Dienststelle: Stadtkämmerei Ausrichtung von „The World Games 2029„ durch die Stadt Karlsruhe Gremien Termin TOP Ö / N Zuständigkeit Haupt- und Finanzausschuss 15.07.2025 18 N Vorberatung Gemeinderat 29.07.2025 8 Ö Entscheidung Kurzfassung 1. Der Gemeinderat nimmt die Organisationstruktur der The World Games 2029 Karlsruhe GmbH (TWG 2029 GmbH) zur Kenntnis. 2. Der Gemeinderat nimmt zur Kenntnis, dass Herr Torsten Dollinger die Funktion des Geschäftsführers der The World Games 2029 Karlsruhe GmbH niederlegt. Der Gemeinderat ermächtigt die städtische Vertretung in der Gesellschafterversammlung der TWG, für die Bestellung von Herrn Martin Wacker und Herrn Pascal Rastetter zu Geschäftsführern der The World Games 2029 Karlsruhe GmbH zu stimmen. 3. Der Gemeinderat beschließt für das Haushaltsjahr 2025 weitere Haushaltsmittel für den Betrieb der TWG 2029 GmbH in Höhe von 332.500 Euro und für die Zahlung der Ausrichtergebühr (Fee) in Höhe von 2.134.460 Euro zur Verfügung zu stellen. Die Verwaltung wird ermächtigt, die erforderlichen haushaltsrechtlichen Maßnahmen zu veranlassen. Finanzielle Auswirkungen Ja ☒ Nein ☐ ☐ Investition ☒ Konsumtive Maßnahme Gesamtkosten: 3.316.960 EUR - wird bei einer Förderzusage in 2025ff. angerechnet Jährliche/r Budgetbedarf/Folgekosten: Gesamteinzahlung: 1,99 Mio. EUR Jährlicher Ertrag: Finanzierung ☐ bereits vollständig budgetiert ☐ teilweise budgetiert ☒ nicht budgetiert Gegenfinanzierung durch ☒ Mehrerträge/-einzahlung ☐ Wegfall bestehender Aufgaben ☒ Umschichtung innerhalb des Dezernates Die Gegenfinanzierung ist im Erläuterungsteil dargestellt. CO 2 -Relevanz: Auswirkung auf den Klimaschutz Bei Ja: Begründung | Optimierung (im Text ergänzende Erläuterungen) Nein ☒ Ja ☐ positiv ☐ negativ ☐ geringfügig ☐ erheblich ☐ IQ-relevant Nein ☒ Ja ☐ Korridorthema: Abstimmung mit städtischen Gesellschaften Nein ☐ Ja ☒ abgestimmt mit KME, KTG und KMK – 2 – Erläuterungen Der Gemeinderat hat am 23. April 2024 (Vorlage 2024/0316) der Bewerbung der Stadt Karlsruhe um die Ausrichtung der World Games 2029, kurz TWG 2029, zugestimmt. Nach einer erfolgreichen Bewerbungsphase hat der Gemeinderat am 25. März 2025 (Vorlage 2025/0189/2) sich zur Austragung der World Games 2029 in Karlsruhe bereit erklärt. Diese Zusage wurde unter der Prämisse gefasst, dass die verbindlichen Förderzusagen des Bundes in Höhe von 55 Millionen Euro sowie des Landes Baden-Württemberg in Höhe von 33 Millionen Euro vorliegen müssen. Mit Beschluss vom 25. März 2025 hat der Gemeinderat für das Haushaltsjahr 2025 einen Betrag i.H.v. 750 T Euro für den Betrieb sowie 100 T Euro zur Gründung der The World Games 2029 Karlsruhe GmbH (kurz: TWG 2029 GmbH) außerplanmäßig -durch Umschichtung innerhalb der Dezernate- zur Verfügung gestellt. Mit beiden Fördermittelgebern wurde vereinbart, dass diese im Vorfeld bereitgestellten Finanzmittel durch die Stadt bei einer Förderbewilligung des Bundes und des Landes in Gänze berücksichtigt werden. Die Stadt verpflichtet sich durch das Organizer Agreement, zur operativen Durchführung der TWG 2029 ein lokales Organisationskomitee zu gründen. Die TWG 2029 GmbH stellt dieses Lokale Organisationskomitee (LOC) dar, welches für die operative Planung, Organisation und Durchführung der TWG 2029 in Karlsruhe verantwortlich ist. Die Gründung der TWG 2029 GmbH erfolgte zwischenzeitlich unter notarieller Beurkundung am 28. April 2025. Mit vollständiger Einzahlung des Stammkapitals und Eintragung ins Handelsregister ist die TWG 2029 GmbH somit rechtlich und operativ wirksam. Als Gründungsgeschäftsführer wurde Herr Stadtkämmerer Torsten Dollinger bestellt. Zwischenzeitlich ist der zweite Regierungsentwurf veröffentlicht, in dem der Förderanteil des Bundes in Höhe von 55 Mio. in voller Höhe hinterlegt ist. Abbildung: Gremienstruktur TWG 2029 Das oberste Organ der GmbH soll die Gesellschafterversammlung (GV) unter dem Vorsitz des Herrn Oberbürgermeisters sein. Hier sind die 4 Gesellschafterinnen Stadt Karlsruhe (70 %), KME (10 %), KTG (10 %) und KMK (10 %) verortet. – 3 – Zur Umsetzung der grundlegenden Entscheidungen der GV wird ein lokales Organisationskomitee (LOC) gebildet. Das LOC ist gegliedert in eine Geschäftsführungsebene, eine Direktionsebene (Fachbereiche) sowie eine Abteilungsebene. Das LOC wird gesteuert von einem Steuerungskreis dem Vertretungen der Fraktionen sowie der Beiräte (Sport, Wirtschaft, Gesellschaft) angehören. In diesen Beiräten sind die Stakeholder unterschiedlicher gesellschaftlicher Gruppierungen vertreten. Als kontinuierliches Unterstützungsgremium steht dem LOC das so genannte Leitungsteam zur Seite, in dem Vertreter*innen aller relevanten städtischen Ämter und Gesellschaften zusammenkommen. Schließlich entsendet das LOC Mitarbeitende in den Koordinierungsausschuss (CoCom). Hier findet die eigentliche Zusammenarbeit zwischen der Ausrichterin Stadt Karlsruhe und der IWGA statt. Er besteht aus Mitgliedern des IWGA-Exekutivkomitees und Mitgliedern des LOC. Die Geschäftsführung soll künftig aus drei Geschäftsführern bestehen, die jeweils einen Aufgabenbereich verantworten Pascal Rastetter (KTG) und Martin Wacker (KME) bringen beide die notwendige Expertise mit und sind vor allem aufgrund ihrer langjährigen Vernetzung im Konzern Stadt Karlsruhe aber auch in die dafür relevanten gesellschaftlichen Gruppen bestens geeignet, die TWG ohne Eingewöhnungszeit voran zu bringen. Herr Pascal Rastetter soll als Geschäftsführer für den Bereich Administration & Services zum 01.08.2025 bestellt werden. Ebenfalls zum 01.08.2025 soll Herr Martin Wacker als Geschäftsführer für den Bereich Marketing, Kommunikation & Begleitprogramm bestellt werden. Es ist vorgesehen, dass beide Geschäftsführer jeweils anteilig ihre Arbeitszeit für die Geschäftsführung der TWG aufwenden, im Übrigen aber in ihren derzeitigen Geschäftsführungspositionen der KTG bzw. der KME verbleiben. Entsprechende Geschäftsführerdienstverträge werden durch Herrn Oberbürgermeister Dr. Frank Mentrup verhandelt. Herr Stadtkämmerer Torsten Dollinger scheidet als aktueller Geschäftsführer der TWG zum selben Zeitpunkt aus. Ein weiterer Fokus liegt auf dem Bereich Sport & Venue, der für den Standort Karlsruhe ein inhaltlich neues Themenfeld darstellt. Hierfür ist die Bestellung einer Vollzeit-Geschäftsführung vorgesehen, die im weiteren Jahresverlauf 2025 im Rahmen eines Ausschreibungsverfahrens bestmöglich zum 01.01.2026 besetzt werden soll. Aufgrund von Anforderungen der Fördermittelgeber steht das Organigramm derzeit noch in Abstimmung. – 4 – Finanzielle Auswirkungen Das aktuell vorgesehene Gesamtbudget in Höhe von 120 Millionen Euro (davon 88 Millionen Euro Zuschüsse Bund/Land) wurde in den letzten Wochen verfeinert. Insgesamt bleibt es bei der vorgesehenen Gesamtsumme, jedoch kommt es in der Jahreszuteilung zu Änderungen. So wird mit der Unterzeichnung des Organizer Agreements noch in 2025 die Zahlung der Ausrichtergebühr an die IWGA (ca. 2,13 Millionen Euro) fällig. Darüber hinaus sind (geringfügige) Verschiebungen in Höhe von 330 Teuro bei der personellen Ausstattung und durch die Weiterbeauftragung der externen Projektsteuerungsagentur notwendig. Somit steigt der Betriebsbedarf in 2025 von 750.000 Euro auf 1.082.500 Euro an (siehe Anlage 1). Dieser weitere (Zwischen-)Finanzbedarf wird bei einer Förderbewilligung des Bundes/Landes auf den Eigenanteil der Stadt angerechnet. Bereits bereitgestellt 2025 Jetzt erforderlich 2025 Finanzhaushalt 100.000 EUR 100.000 EUR Ergebnishaushalt 750.000 EUR Betrieb GmbH 1.082.500 EUR Zahlung Fee: 2.134.460 EUR* Zwischenfinanzierungsbedarf GESAMT (Abrechnung ggü. Bund/Land) 3.316.960 EUR * Auszahlung erfolgt vertragsbedingt in Schweizer Franken (CHF). Somit ergeben sich Abweichungen aufgrund des Wechselkurses. Der Bund hat für das Jahr 2025 im derzeitigen Haushaltsentwurf 990 TEuro sowie das Land 1 Mio. Euro (vorbehaltlich eines Ministerratsbeschluss, der nach Mittelfreigabe des Bundes erfolgt) zur Auszahlung eingeplant. Der verbleibende Gegenfinanzierungsbedarf stellt die Stadtkämmerei durch Umschichtung zur Verfügung. Beschluss: Antrag an den Gemeinderat – 5 – 1. Der Gemeinderat nimmt die Organisationstruktur der The World Games 2029 Karlsruhe GmbH (TWG 2029 GmbH) zur Kenntnis. 2. Der Gemeinderat nimmt zur Kenntnis, dass Herr Torsten Dollinger die Funktion des Geschäftsführers der The World Games 2029 Karlsruhe GmbH niederlegt. Der Gemeinderat ermächtigt die städtische Vertretung in der Gesellschafterversammlung der TWG für die Bestellung von Herrn Martin Wacker und Herrn Pascal Rastetter zu Geschäftsführern der The World Games 2029 Karlsruhe GmbH zu stimmen. 3. Der Gemeinderat beschließt für das Haushaltsjahr 2025 weitere Haushaltsmittel für den Betrieb der TWG 2029 GmbH in Höhe von 332.500 Euro und für die Zahlung der Ausrichtergebühr (Fee) in Höhe von 2.134.460 Euro zur Verfügung zu stellen. Die Verwaltung wird ermächtigt, die erforderlichen haushaltsrechtlichen Maßnahmen zu veranlassen.