Transparente Kommunalpolitik durch Chatbots und maschinenlesbare Dokumente

Antrag Gedruckt auf 100 Prozent Recyclingpapier Vorlage Nr.: 2025/0526 Eingang: 27.05.2025 Transparente Kommunalpolitik durch Chatbots und maschinenlesbare Dokumente Interfraktioneller Antrag: GRÜNE, Volt Gremien Termin TOP Ö / N Zuständigkeit Gemeinderat 24.06.2025 21 Ö Kenntnisnahme Haupt- und Finanzausschuss 15.07.2025 1 Ö Behandlung 1. Die Verwaltung organisiert die strukturierte Bereitstellung der im Ratsinformationssystem vorhandenen Drucksachen in maschinenlesbarer Form. Dabei werden passende Metadaten ergänzt, wie z. B. Dokumentenart, Vorlagennummer, beteiligte Dienststellen, betroffene Fraktionen etc. Dabei prüft die Verwaltung, wie auch bereits vorhandene Dokumente automatisiert mit diesen Informationen angereichert werden können. 2. Sofern kein standardisiertes Metadatenkonzept für eine einheitliche Auszeichnung der Dokumente existiert, soll in Abstimmung mit anderen Kommunen eine entsprechende Richtlinie erarbeitet werden, um Synergien zu nutzen. 3. Die Verwaltung ergreift weitere Schritte, um die Bereitstellung der Drucksachen sowohl für die Öffentlichkeit, als auch intern für die Arbeit der Verwaltung inklusive des Gemeinderats zu verbessern. Dazu gehören die Überarbeitung des Ratsinformationssystems (z. B. Ergänzung um erweiterte Filter- und Suchfunktionen) und insbesondere auch die Implementierung einer KI- gestützten Funktion zur Suche oder eines Chatbots. Ziel ist es, den Zugang zu Informationen sowohl für die Öffentlichkeit als auch für die Arbeit von Verwaltung und Gemeinderat deutlich zu erleichtern. Begründung/Sachverhalt: Im Rahmen der 2021 verabschiedeten „Digitalstrategie der Stadt Karlsruhe“ wurde im Kapitel „Open Government und Daten“ festgelegt: Durch transparentes Verwaltungshandeln, die Bereitstellung offener Daten sowie neue Formate der digitalen Bürgerbeteiligung Verwaltungsentscheidungen nachvollziehbar zu machen und damit das Vertrauen in Verwaltung und Demokratie zu stärken[...]. Ein Thema, das selten so wichtig war wie heute, wo antidemokratische Kräfte immer unerbittlicher das Vertrauen in den demokratischen und parlamentarischen Prozess, seine Institutionen und Akteure schwächen wollen. Um diesen Angriffen entgegenzuwirken, müssen wir den Bürger*innen die Möglichkeit geben, sich so einfach wie möglich über die Arbeit in den gemeinderätlichen Gremien zu informieren. Diese Offenheit, Transparenz und Partizipation erfordert einen einfachen Zugang zu den der Gemeinderatsarbeit zugrundeliegenden Dokumenten (Anträge, Anfragen, Sitzungsprotokolle etc.). Diese werden derzeit über das aktuelle Ratsinformationssystem (https://sitzungskalender.karlsruhe.de/db/ratsinformation/start) sehr unzureichend zur Verfügung gestellt: Suchen nach einzelnen Themen und Begriffen sind dabei nur eingeschränkt möglich und verlangen von den Nutzer*innen konkretes Vorwissen wie Dokumenttitel oder das Datum der Sitzung, – 2 – um relevante Dokumente zu finden. Auch Zusammenhänge zwischen einzelnen Dokumenten lassen sich nur schwer nachvollziehen. Zudem sind sie so auch für heute gängige Chatbotsysteme nur schwer zu erfassen. Es fehlen maschinenlesbare Metadaten wie Dokumentenart, Vorlagennummer, beteiligte Dienststellen, Zusammenhänge zwischen Anträgen und weiteren Dokumenten oder betroffene Fraktionen. Diese Herausforderung der Informationsfindung betreffen Bürger*innen dabei genauso wie die Mitglieder des Gemeinderates. Generell spielt die Suche und Bereitstellung von Dokumenten und Unterlagen eine zentrale Rolle in der täglichen Arbeit der Stadt Karlsruhe. Der Arbeitsaufwand der Verwaltung für Recherche und Bereitstellung von Dokumenten ist erheblich und wird durch die steigende Informationsmenge sowie gesetzliche Anforderungen stetig mehr. Ein Thema, das perspektivisch im Rahmen eines strategischen Daten- und Dokumentenmanagements noch umfassender angegangen werden muss. Mit dem Fokus auf Dokumente und Drucksachen des Ratsinformationssystems soll ein erstes Pilotprojekt für die Aufbereitung von städtischen Dokumenten für den Einsatz von Zukunftstechnologien wie Chatbots durchgeführt werden. Die Erkenntnisse aus diesem Prozess sollen die Grundlage für weitere Projekte rund um KI und Smart-City-Technologien und die Bereitstellung bzw. Weiterentwicklung eines Chatbots im Bereich Bürgerservice bilden. Unterzeichnet von: Christian Klinkhardt Ivo Dujmović Aljoscha Löffler Ceren Akbaba Leonie Wolf Fabian Gaukel Adina Geißinger

Stellungnahme zum Antrag Gedruckt auf 100 Prozent Recyclingpapier Vorlage Nr.: 2025/0526 Verantwortlich: Dez. 1 Dienststelle: Hauptamt Transparente Kommunalpolitik durch Chatbots und maschinenlesbare Dokumente Interfraktioneller Antrag: GRÜNE, Volt Gremien Termin TOP Ö / N Zuständigkeit Gemeinderat 24.06.2025 21 Ö Kenntnisnahme Haupt- und Finanzausschuss 15.07.2025 1 Ö Behandlung Kurzfassung Die Verwaltung ist gerne bereit, mit den zuständigen Fachämtern und externen Partnern die Durch- führung eines Pilotprojekts zu initiieren, das die Integration einer Lösung auf Basis vorhandener OParl- Daten prüft. Voraussetzung ist die Verfügbarkeit hierfür notwendiger finanzieller und personeller Res- sourcen. Eine Einschätzung des Aufwands für die Projektumsetzung und eine Bewertung des erzielba- ren Mehrwerts wird nach Klärung der Rahmenbedingungen möglich sein. Ziel ist es, Erkenntnisse für eine übertragbare, skalierbare Architektur zu gewinnen, die perspektivisch auch auf andere Bereiche der Stadtverwaltung ausgedehnt werden kann. Der Gemeinderat wird in die Überlegungen mit einbe- zogen und beim Entscheidungsprozess eingebunden. Finanzielle Auswirkungen Ja ☒ Nein ☐ ☐ Investition ☐ Konsumtive Maßnahme Gesamtkosten: noch offen Jährliche/r Budgetbedarf/Folgekosten: noch offen Gesamteinzahlung: Jährlicher Ertrag: Finanzierung ☐ bereits vollständig budgetiert ☐ teilweise budgetiert ☒ nicht budgetiert Gegenfinanzierung durch ☐ Mehrerträge/-einzahlung ☐ Wegfall bestehender Aufgaben ☐ Umschichtung innerhalb des Dezernates Die Gegenfinanzierung ist im Erläuterungsteil dargestellt. CO 2 -Relevanz: Auswirkung auf den Klimaschutz Bei Ja: Begründung | Optimierung (im Text ergänzende Erläuterungen) Nein ☒ Ja ☐ positiv ☐ negativ ☐ geringfügig ☐ erheblich ☐ IQ-relevant Nein ☐ Ja ☒ Korridorthema: Moderne Verwaltung Abstimmung mit städtischen Gesellschaften Nein ☒ Ja ☐ abgestimmt mit – 2 – Erläuterungen Die Stärkung von Transparenz, digitaler Teilhabe und der niedrigschwellige Zugang zu politischen In- formationen sind zentrale Anliegen der städtischen Digitalstrategie und gewinnen angesichts aktueller gesellschaftlicher Entwicklungen weiter an Bedeutung. Ein digital zugängliches, gut strukturiertes und durchsuchbares Ratsinformationssystem (RIS) ist hierbei eine der Schlüsselkomponenten. Das derzeitige System bietet bereits eine öffentliche Schnittstelle über Dienste wie „Politik bei uns“, die auf dem offenen Standard OParl basiert. OParl ist ein bundesweit anerkannter, offener Schnittstellenstandard, der entwickelt wurde, um Daten aus parlamentarischen Informationssystemen maschinenlesbar und medienbruchfrei zugänglich zu machen. Damit bietet sich eine solide technische Grundlage für die Weiterverarbeitung von RIS-Daten in modernen Anwendun- gen wie Chatbots oder KI-gestützten Suchfunktionen. Im Hinblick auf den Einsatz künstlicher Intelligenz zur Verbesserung des Zugangs zu kommunalpoliti- schen Informationen verfolgt die Verwaltung mit großem Interesse die Entwicklungen in anderen Kommunen. Besonders hervorzuheben ist das Beispiel der Stadt Ulm, die gemeinsam mit dem Ulmer Start-up YOUniquehorns fortschrittliche KI-Lösungen für Verwaltung und Bürgerservice entwickelt. Die Lösungen dieses Unternehmens kommen auf der städtischen Webseite Ulms und für das dortige RIS zum Einsatz. Nach aktueller Einschätzung bieten die dort eingesetzten Technologien ein hohes Maß an Praxistauglichkeit und technischer Reife. Ein Gesprächstermin mit der Stadt Ulm soll zeitnah vereinbart werden. Eine Kooperation mit einem derart spezialisierten Partner eröffnet auch für Karlsruhe die Möglichkeit, bestehende Systeme wie das RIS gezielt mit KI-gestützten Funktionen anzureichern. Denkbar wäre z. B. ein Chatbot, der Bürger*innen wie auch Ratsmitgliedern den Zugang zu Sitzungsdokumenten er- leichtert, Informationen kontextualisiert und ohne spezifisches Vorwissen zugänglich macht. Eine Anfrage zum möglichen künftigen Einsatz von KI-basierten Chatbots im Zusammenspiel mit dem derzeit eingesetzten Ratsinformationssystem Session wurde an den Anbieter Somacos übermittelt. Die Bewertung der Umsetzungsmöglichkeiten wird nach Vorliegen einer Rückmeldung erfolgen. Parallel dazu sind auch bei Komm.ONE Überlegungen im Gange, eine KI-gestützte Lösung zur Analyse und Auswertung von Gemeinderatsdokumenten zu entwickeln. Das Amt für IT und Digitalisierung ver- folgt diese Entwicklungen aufmerksam durch die Teilnahme an Sitzungen des Mitgliederbeirats sowie im Rahmen des regelmäßigen Austauschs mit dem zuständigen Kundenbetreuer von Komm.ONE. Dar- über hinaus steht das Hauptamt im engen Austausch mit den Großstädten in Baden-Württemberg, im Mai dieses Jahres wurde bei einem Treffen der Geschäftsstellen des Gemeinderates die Thematik erör- tert. Ergänzend hierzu ist vorgesehen, dass die KI-Unterstützung auch im Rahmen des Projekts zur Zentralisierung der Gremienarbeit aufgegriffen wird; die notwendige Weiterentwicklung der Gremien- arbeit bei der Stadt Karlsruhe erfolgt mit dem Ziel, Aufgaben zu bündeln und die Abläufe stärker zu vereinheitlichen. Die Verwaltung ist gerne bereit, mit den zuständigen Fachämtern und externen Partnern die Durch- führung eines Pilotprojekts zu initiieren, das die Integration einer solchen Lösung auf Basis vorhanden- der OParl-Daten prüft. Voraussetzung ist die Verfügbarkeit hierfür notwendiger finanzieller und perso- neller Ressourcen. Eine Einschätzung des Aufwands für die Projektumsetzung und eine Bewertung des erzielbaren Mehrwerts wird nach Klärung der Rahmenbedingungen möglich sein. Ziel ist es, Erkennt- nisse für eine übertragbare, skalierbare Architektur zu gewinnen, die perspektivisch auch auf andere Bereiche der Stadtverwaltung ausgedehnt werden kann. Der Gemeinderat wird in die Überlegungen mit einbezogen und beim Entscheidungsprozess eingebunden. – 3 – Erläuterungen zu finanziellen Auswirkungen Eine Aussage zu den finanziellen Auswirkungen kann erst getroffen werden, wenn die Rahmenbedin- gungen für eine Umsetzung geklärt sind.

Niederschrift 11. Plenarsitzung des Gemeinderates 24. Juni 2025, 15:30 Uhr öffentlich Bürgersaal, Rathaus am Marktplatz Vorsitzender: Oberbürgermeister Dr. Frank Mentrup Punkt 21 der Tagesordnung: Transparente Kommunalpolitik durch Chatbots und maschi- nenlesbare Dokumente Interfraktioneller Antrag: GRÜNE, Volt Vorlage: 2025/0526 Beschluss: Beratung im Haupt- und Finanzausschuss am 15. Juli 2025, nichtöffentlich Abstimmungsergebnis: Keine Abstimmung Der Vorsitzende ruft Tagesordnungspunkt 21 auf und teilt mit, der Antrag werde ohne Aussprache in den Haupt- und Finanzausschuss verwiesen. Zur Beurkundung: Die Schriftführerin: Hauptamt - Ratsangelegenheiten – 27. Juni 2025

Niederschrift 11. Sitzung Haupt- und Finanzausschuss 15. Juli 2025, 16:30 Uhr öffentlich Bürgersaal, Rathaus Marktplatz Vorsitz: Oberbürgermeister Dr. Frank Mentrup Sitzungseröffnung Punkt 1 der Tagesordnung: Transparente Kommunalpolitik durch Chatbots und maschinen- lesbare Dokumente Interfraktioneller Antrag: GRÜNE, Volt Vorlage: 2025/0526 Beschluss: Mit Stellungnahme erledigt Abstimmungsergebnis: Keine Abstimmung Der Vorsitzende eröffnet die Sitzung, begrüßt die Anwesenden und teilt die Namen der ent- schuldigten Stadträtinnen und Stadträte mit. Anschließend ruft er Tagesordnungspunkt 1 zur Behandlung auf und teilt mit, der Antrag sei aus der Gemeinderatssitzung vom 24. Juni 2025 verwiesen. Stadtrat Klinkhardt (GRÜNE) hält es für ein wichtiges Thema, dass die Informationen des Ratsinformationssystem sowohl den Stadträtinnen und Stadträten als auch der Bevölkerung noch besser zugänglich werden. Es sei auch für die Stadtverwaltung eine Arbeitserleichte- rung, wenn man eine bessere Durchsuchbarkeit der Dokumente habe. Die Stellungnahme gehe in die Richtung, Gespräche zu führen. Wann könne man mit einem ersten Bericht rech- nen? Man sehe es positiv, dass man sich schon in verschiedene Richtungen informiert habe, dass man bei verschiedenen Partnern angefragt habe, was möglich sei. Vorstellen könne man sich auch das KIT, bei dem man anfragen könne. Man sei von der Firma NeuraFlow kontaktiert worden, die das im baden-württembergischen Gemeindetag vorgestellt habe. Habe man als Stadt Karlsruhe hieraus etwas mitgenommen? – 2 – Generell müsse auf die Maschinenlesbarkeit der Dokumente geachtet werden, so dass auch Suchmaschinen von Dritten besser darauf zugreifen können. Stadtrat Müller (CDU) sieht die digitale Teilhabe mit einem niederschwelligen Zugang zur Transparenz gegenüber der Verwaltung für gegeben, weshalb man den Antrag begrüße. Dem Pilotprojekt schließe sich seine Fraktion an. Danach müsse man schauen, unter Berück- sichtigung der finanziellen Auswirkungen, aber auch der personellen Ressourcen, wie man damit weitermachen könne. Grundsätzlich sehe man einen doch erheblichen Vorteil, auch im Hinblick auf die interne städtische Verwaltung, gerade auch ämterübergreifend. Am Ende müsse man es evaluieren, wenn man aus dem Pilotprojekt die belastbaren Parameter zu- grunde gelegt bekomme. Dann könne man entscheiden, wie man damit fortfahre. Stadtrat Dr. Huber (SPD) weist darauf hin, viele Unternehmen und Einrichtungen des öffent- lichen Dienstes diskutierten darüber, wie sie ChatGPT-Programme in der Verwaltung anwen- den können. Das Problem der Maschinenlesbarkeit sei noch nicht gelöst. Aber es gebe viele Unternehmen, die für den gesamten Aktenbestand versuchten, interne KI-Lösungen zu fin- den. Vielleicht richte die Stadt bereits den Blick darauf. Das könne aber nur ein Teilprojekt dieses großen Projekts sein. Man könne es noch viel weiter denken. Stadtrat Dr. Noé (FDP/FW) bekräftigt volle Unterstützung seiner Fraktion. Ansprechen wolle er die Umsetzung des Streamings beziehungsweise des Aufzeichnens der öffentlichen Sit- zungen. Man habe mit Durlach einen Pilot. Es gehe jetzt um die Umsetzung. Bei den rechtli- chen Rahmenbedingungen sei noch etwas offen. Wie sei hier der Stand der Dinge? Herr Losert (IT-Amt) führt aus, man werde am 04.08. mit der Stadt Ulm zusammensitzen. Die Stadt Ulm habe das Produkt YOUniquehorns im Einsatz, es gebe auch noch andere Pro- dukte. Das Land Baden-Württemberg verwende F13 von Aleph Alpha. Die Verwendung von Chatbots auf andere Fachverfahren sei angedacht. Man wolle kein rein auf das Ratsinformationssystem gerichtetes System einsetzen. Entsprechend gelte dies auch für den Aktenbestand. Man müsse aber schauen, ob und wie man die Fachverfahren anbin- den könne. Das Projekt sei auf zwei Jahre angesetzt. Der Vorsitzende ergänzt, man sei nicht Mitglied im Gemeindetag, deswegen könne er dazu nichts sagen. Im Städtetag sei man etwas zurückhaltender, Firmen in Ausschüssen etwas präsentieren zu lassen. Die Anregung nehme er auf, dass man sich über die Fachleute erkun- dige, ob es vielleicht geeignet wäre. Nachdem keine weiteren Wortmeldungen vorliegen, stellt er fest, der Antrag sei damit erle- digt. Zur Beurkundung: Die Schriftführerin: Hauptamt – Ratsangelegenheiten – 22. Juli 2025