Prüfung der Einführung eines Eigenbetriebs für IT-Dienstleistungen - insbesondere zur digitalen Betreuung von Schulen

Anfrage Gedruckt auf 100 Prozent Recyclingpapier Vorlage Nr.: 2025/0523 Eingang: 27.05.2025 Prüfung der Einführung eines Eigenbetriebs für IT-Dienstleistungen - insbesondere zur digitalen Betreuung von Schulen Anfrage: SPD Gremien Termin TOP Ö / N Zuständigkeit Gemeinderat 24.06.2025 32 Ö Kenntnisnahme 1. Welche Möglichkeiten sieht die Stadtverwaltung zur Auslagerung zentraler IT-Dienstleistungen in einen eigenständigen städtischen Eigenbetrieb, um Agilität, Fachkräftegewinnung und Effizienz zu stärken? 2. Wie bewertet die Verwaltung die Potenziale eines solchen Eigenbetriebs insbesondere im Hinblick auf die digitale Betreuung der Karlsruher Schulen, vor dem Hintergrund der aktuellen Herausforderungen wie Personalmangel, IT-Sicherheit, Geräteverwaltung und Supportstrukturen? 3. Welche Erkenntnisse liegen der Stadt Karlsruhe über die bisherigen Erfahrungen und Strukturen des Eigenbetriebs IT-Dienstleistungen der Stadt Dresden vor? Gibt es bereits Kontakte oder Austausche mit anderen Kommunen, die ähnliche Strukturen eingeführt haben? 4. Wie schätzt die Stadtverwaltung die organisatorischen, rechtlichen und finanziellen Rahmenbedingungen ein, die für eine potenzielle Umwandlung der derzeit im Amt für Informationstechnik und Digitalisierung geführten Aufgaben in einen Eigenbetrieb erforderlich wären? Welche Übergangsmodelle wären ggf. denkbar? 5. Wie könnte sichergestellt werden, dass durch einen Eigenbetrieb insbesondere auch der Ausbau digitaler Bildungsinfrastruktur (z.   B. Gerätebereitstellung, WLAN, pädagogische IT-Systeme) an Schulen nachhaltig und professionell unterstützt wird? 6. Wie beurteilt die Verwaltung die jeweiligen Vor- und Nachteile der gegenwärtigen Führung der städtischen IT als Amt gegenüber der Struktur eines Eigenbetriebs, insbesondere im Hinblick auf: • Flexibilität in der Personalgewinnung und Bezahlung (TVöD vs. Eigenbetriebsstrukturen) • Investitions- und Projektgeschwindigkeit • IT-Sicherheitsmanagement • Dienstleistungsorientierung gegenüber internen und externen Nutzenden • strategische Steuerung durch den Gemeinderat bzw. die Stadtspitze? 7. Wäre aus Sicht der Stadtverwaltung auch die Gründung eines interkommunalen Eigenbetriebs – z.   B. gemeinsam mit dem Landkreis Karlsruhe oder anderen Partnerkommunen – eine denkbare Option zur Bündelung von Ressourcen, zur Effizienzsteigerung und zur Stärkung der IT- Leistungsfähigkeit im gesamten kommunalen Raum? Begründung/Einordnung: Die Stadt Karlsruhe verfolgt mit ihrer IT-Strategie das Ziel, die digitale Transformation der Verwaltung aktiv und strukturiert zu gestalten. Ein zentraler Erfolgsfaktor hierfür ist eine leistungsfähige, flexible und resilient organisierte IT-Infrastruktur, die nicht nur die interne Verwaltung unterstützt, sondern auch den Anforderungen öffentlicher Einrichtungen wie insbesondere Schulen gerecht wird. Gerade im schulischen Bereich treten derzeit große Herausforderungen auf: Die Umsetzung digitaler Bildungsstrategien, die Betreuung von Endgeräten, die Sicherstellung zuverlässiger Netzinfrastruktur (WLAN, Firewalls, Schulserver), der Support für Lehrkräfte und Schüler*innen sowie der Betrieb – 2 – pädagogischer Plattformen erfordern spezialisierte IT-Kapazitäten und verlässliche Strukturen. Gleichzeitig sind diese Aufgaben häufig nicht hinreichend in den bestehenden Verwaltungsstrukturen abgebildet. Hinzu kommt, dass die Stadtverwaltung – wie viele Kommunen – mit einem zunehmenden Fachkräftemangel im IT-Bereich konfrontiert ist. Die Personalgewinnung im IT-Arbeitsmarkt gestaltet sich unter den geltenden Bedingungen des öffentlichen Dienstes (z.   B. tarifliche Grenzen, eingeschränkte Flexibilität, langwierige Prozesse) immer schwieriger. In anderen Kommunen, etwa in Dresden, wurde diesem Problem durch die Auslagerung der IT in einen Eigenbetrieb begegnet, der durch flexiblere Personalstrukturen, marktnähere Gehaltsmodelle und höhere operative Eigenverantwortung eine größere Attraktivität für IT-Fachkräfte entfalten kann. Die organisatorische Einbindung der IT in ein klassisches städtisches Amt stößt angesichts der wachsenden Anforderungen und der schnellen technologischen Entwicklung zunehmend an strukturelle Grenzen. Ein Eigenbetrieb kann hier mehr Gestaltungsfreiraum, agile Projektsteuerung und serviceorientiertes Handeln ermöglichen – gerade im Hinblick auf die dringend notwendige Verbesserung der IT-Betreuung von Schulen, aber auch zur allgemeinen Effizienzsteigerung bei der Umsetzung städtischer Digitalprojekte. Unterzeichnet von: Yvette Melchien Dr. Raphael Fechler Sibel Uysal

Stellungnahme zur Anfrage Gedruckt auf 100 Prozent Recyclingpapier Vorlage Nr.: 2025/0523 Verantwortlich: Dez. 2 Dienststelle: Amt für Informationstechnik und Digitalisierung Prüfung der Einführung eines Eigenbetriebs für IT-Dienstleistungen - insbesondere zur digitalen Betreuung von Schulen Anfrage: SPD Gremien Termin TOP Ö / N Zuständigkeit Gemeinderat 24.06.2025 32 Ö Kenntnisnahme 1. Welche Möglichkeiten sieht die Stadtverwaltung zur Auslagerung zentraler IT-Dienstleistungen in einen eigenständigen städtischen Eigenbetrieb, um Agilität, Fachkräftegewinnung und Effizienz zu stärken? Zentrale IT-Aufgaben der Stadt (wie z.B. Finanzwesen, eAkte, Ratsinfosystem, landeseinheitliche Verfahren) sind als Cloud-Service bereits heute an den kommunalen Zweckverband (Komm.ONE) ausgelagert. Die städtische IT steuert diese Leitungserbringung und passt die Standardservices an die städtischen Geschäftsprozesse administrativ an. Für die Gründung eines Eigenbetriebes stehen insbesondere betriebswirtschaftliche Aspekte im Vordergrund und diese sind nur dann sinnvoll, wenn sich eine städtische Aufgabe immer mehr von einer typisch verwaltenden Tätigkeit hin zu einer Aufgabe entwickelt, die dieser stärkeren betriebswirtschaftlichen Fokussierung bedarf. Darüber hinaus können weitere Merkmale (wie Finanzierung, Prozessoptimierung etc.) dazu führen, dass die Aufgabe eine „Eigenständigkeit" rechtfertigt. Im Fokus stehen daher insbesondere spürbare und nachhaltige Effizienzgewinne. Ein IT- Eigenbetrieb bleibt hinsichtlich der organisatorischen Rahmenbedingungen (wie Datenschutz und Datensicherheit, Vergaberecht, Abnahmeverpflichtung hinsichtlich städtischer Querschnittsleistungen wie Personalwesen) eine städtische Dienststelle, nur eben mit eigenem Rechnungswesen. Eine Steigerung der Agilität ist daher allein durch die geänderte Betriebsform nicht zu erzielen, vermutlich ist sogar mit einem höheren Verwaltungsaufwand hinsichtlich der steuerrechtlichen und haushalterischen Leistungsverrechnung zu rechnen. Das Amt für Informationstechnik und Digitalisierung verfügt über eine der höchsten Stellenbesetzungsquoten der Stadtverwaltung. Durch ein professionelles Personalmanagement, attraktive Arbeitsplatzbedingungen und flexible Arbeitsmodelle konnte bislang dem Fachkräftemangel sehr gut begegnet werden. Ausschlaggebend ist zudem die auskömmliche Bereitstellung unbefristeter Stellenkapazitäten. Effizienz ist ein zentral in der Digitalstrategie verankertes Gestaltungsprinzip der Digitalisierung in Karlsruhe. Im Zusammenspiel mit den weiteren Gestaltungsprinzipien wie z.B. Informationssicherheit, Nutzerzentrierung oder Nachhaltigkeit dienen diese Prinzipien als mehrdimensionales Zielsystem bei jeglicher Leistungserbringung. Insofern erscheint die Auslagerung von zentralen IT-Dienstleistungen in einen Eigenbetrieb als nicht sinnvoll – 2 – 2. Wie bewertet die Verwaltung die Potenziale eines solchen Eigenbetriebs insbesondere im Hinblick auf die digitale Betreuung der Karlsruher Schulen, vor dem Hintergrund der aktuellen Herausforderungen wie Personalmangel, IT-Sicherheit, Geräteverwaltung und Supportstrukturen? Schulen brauchen verlässliche IT-Strukturen – aber auch pädagogische Passung. Die für Karlsruhe passende Organisation des IT-Supports im pädagogischen Netz der Schulen wurde kürzlich durch ein externes Gutachten untersucht. Aktuell prüft das Personal- und Organisationsamt, ob die Leistung auch künftig durch private IT-Dienstleistungsunternehmen erbracht werden soll oder diese durch das Amt für Informationstechnik und Digitalisierung erfolgen kann. Angesichts der aktuellen Haushaltslage besteht die Gefahr, dass für die künftige Supportstruktur nicht ausreichende Stellenkapazitäten geschaffen werden können. Ob dies durch die Gründung eines Eigenbetriebs besser erreicht werden kann, ist fraglich. Der schulische Alltag erfordert mehr als nur funktionierende Technik. Es braucht passgenaue, didaktisch durchdachte Lösungen: Geräte, die im Unterricht sinnvoll einsetzbar sind, Plattformen, die pädagogische Prozesse unterstützen, WLAN und Support, die auch unter Belastung stabil bleiben. Das Schul- und Sportamt versteht sich dabei als pädagogisch orientierte Schnittstelle. Das Schul- und Sportamt ermittelt schulische Anforderungen gemeinsam mit den Schulen, moderiert zwischen Fachbereichen und entwickelt auf dieser Grundlage tragfähige IT-Lösungen. Das Schul- und Sportamt bleibt damit (unabhängig von der IT-Supportstrukturform) pädagogische Auftraggeberin. Es bestimmt gemeinsam mit den Schulen, was pädagogisch notwendig und sinnvoll ist. Zur Steuerung des künftigen IT-Supports sowie zur Abbildung bislang nicht bereitgestellter IT- Services (z.B. Assetverwaltung) bedarf es in jedem Fall neuer Personalkapazitäten, auch dies wurde durch das externe Gutachten festgestellt. Die Informationssicherheit an Schulen muss dringend erhöht werden. Durch gewachsene Strukturen, unklare Zuständigkeiten und hohe Komplexität ist eine sehr heterogene IT-Landschaft entstanden, die vielfach auf einheitliche Standards zurückgebracht werden muss. Hier erscheint die Vorgabe städtischer Governance-Strukturen gegenüber einer privatwirtschaftlichen Leistungserbringung bzw. eines dienstleistungsorientierten Eigenbetriebs vorteilhafter zu sein. 3. Welche Erkenntnisse liegen der Stadt Karlsruhe über die bisherigen Erfahrungen und Strukturen des Eigenbetriebs IT-Dienstleistungen der Stadt Dresden vor? Gibt es bereits Kontakte oder Austausche mit anderen Kommunen, die ähnliche Strukturen eingeführt haben? Die Stadt Karlsruhe ist seit vielen Jahren über Arbeitsgruppen des Deutschen Städtetages auch mit der Stadt Dresden sehr gut vernetzt. Dabei stehen regelmäßig aktuelle Themenstellungen im Vordergrund (Bsp. „Dresdner Forderungen“). Über die Erfahrungswerte mit der Organisationsform als Eigenbetrieb wurde nun eine entsprechende Anfrage an die Stadtverwaltung Dresden gerichtet. Erkenntnisse aus der noch ausstehenden Rückmeldung könnten unter anderem, zum Beispiel hinsichtlich des Schulsupports, in die Stellenbemessung und organisatorischen Bewertungen des POA einfließen. 4. Wie schätzt die Stadtverwaltung die organisatorischen, rechtlichen und finanziellen Rahmenbedingungen ein, die für eine potenzielle Umwandlung der derzeit im Amt für – 3 – Informationstechnik und Digitalisierung geführten Aufgaben in einen Eigenbetrieb erforderlich wären? Welche Übergangsmodelle wären ggf. denkbar? Siehe Antwort zu Frage 1. 5. Wie könnte sichergestellt werden, dass durch einen Eigenbetrieb insbesondere auch der Ausbau digitaler Bildungsinfrastruktur (z.   B. Gerätebereitstellung, WLAN, pädagogische IT-Systeme) an Schulen nachhaltig und professionell unterstützt wird? Der Ausbau digitaler Infrastrukturen an Schulen wird aktuell durch die Stadtverwaltung selbst sowie über Fördermittel finanziert. Hierbei ist lediglich zu berücksichtigen, dass der Bezug von Fördermitteln nur für Leistungsberechtigte (Gebietskörperschaften) möglich ist. Die datentechnische Anbindung der Schulen an das städtische Glasfasernetz kann 2025 abgeschlossen werden. Auch der Ausbau einer strukturierten Gebäudeverkabelung ist überwiegend erfolgt. Der Geräteaustauch sowie die Beschaffung von Lizenzen muss unabhängig von der Betriebsform erfolgen, was einer auskömmlichen, finanziellen Ausstattung bedarf. 6. Wie beurteilt die Verwaltung die jeweiligen Vor- und Nachteile der gegenwärtigen Führung der städtischen IT als Amt gegenüber der Struktur eines Eigenbetriebs, insbesondere im Hinblick auf: • Flexibilität in der Personalgewinnung und Bezahlung (TVöD vs. Eigenbetriebsstrukturen) • Investitions- und Projektgeschwindigkeit • IT-Sicherheitsmanagement • Dienstleistungsorientierung gegenüber internen und externen Nutzenden • strategische Steuerung durch den Gemeinderat bzw. die Stadtspitze? Siehe Antwort auf Frage 1. Zur strategischen Steuerung der Aufbau- und Ablauforganisation von Informationstechnik und Digitalisierung der Stadtverwaltung wurde als strategischer Rahmen die Digitalstrategie der Stadt in einem breit angelegten, partizipativen Prozess erarbeitet. Anforderungen der Politik fließen über die IT-Kommission in die Leistungserbringung ein. Der IT- Beirat priorisiert in einem professionellen Portfoliomanagement die künftigen IT-Projekte der Stadt. Die Prozesse und Services orientieren sich bereits heute an modernen IT-Prozessmodellen (ITIL) und Standards der Informationssicherheit. Servicelevels wie Erreichbarkeit, Reaktionszeit und Entstörung richten sich nach den bereitgestellten Ressourcen. 7. Wäre aus Sicht der Stadtverwaltung auch die Gründung eines interkommunalen Eigenbetriebs – z.   B. gemeinsam mit dem Landkreis Karlsruhe oder anderen Partnerkommunen – eine denkbare Option zur Bündelung von Ressourcen, zur Effizienzsteigerung und zur Stärkung der IT- Leistungsfähigkeit im gesamten kommunalen Raum? Nahezu alle Kommunen in Baden-Württemberg wie auch die Landkreise sind bereits heute in einem IT-Zweckverband organisiert (Komm.ONE).

Niederschrift 11. Plenarsitzung des Gemeinderates 24. Juni 2025, 15:30 Uhr öffentlich Bürgersaal, Rathaus am Marktplatz Vorsitzender: Oberbürgermeister Dr. Frank Mentrup Punkt 32 der Tagesordnung: Prüfung der Einführung eines Eigenbetriebs für IT-Dienstleis- tungen – insbesondere zur digitalen Betreuung von Schulen Anfrage: SPD Vorlage: 2025/0523 Beschluss: Kenntnisnahme von der Stellungnahme der Verwaltung Abstimmungsergebnis: Keine Abstimmung Der Vorsitzende ruft Tagesordnungspunkt 32 zur Behandlung auf und teilt mit, die Stel- lungnahme der Verwaltung liege vor, der Gemeinderat habe Kenntnis genommen (keine Wortmeldungen). Zur Beurkundung: Die Schriftführerin: Hauptamt - Ratsangelegenheiten – 27. Juni 2025