Digitale und effiziente Veranstaltungsorganisation in der Stadtverwaltung – Ausweitung des Einsatzes des Eventmoduls in CAS genesisWorld?

Anfrage Gedruckt auf 100 Prozent Recyclingpapier Vorlage Nr.: 2025/0520 Eingang: 27.05.2025 Digitale und effiziente Veranstaltungsorganisation in der Stadtverwaltung – Ausweitung des Einsatzes des Eventmoduls in CAS genesisWorld? Anfrage: Volt Gremien Termin TOP Ö / N Zuständigkeit Gemeinderat 24.06.2025 29 Ö Kenntnisnahme 1. Welche Ämter und Dienststellen der Stadt Karlsruhe nutzen aktuell das Eventmodul von CAS genesisWorld aktiv für die Veranstaltungsplanung? 2. Welche Stellen sind fachlich und technisch für die Betreuung und Weiterentwicklung des Einsatzes des Moduls verantwortlich (z. B. Lizenzvergabe, Support, Schulung, Strategische Ausweitungen)? 3. Ist eine Ausweitung der Nutzung des Moduls auf weitere Dienststellen geplant? Wenn ja, mit welchen Maßnahmen (z. B. Schulungen, zentrale Konfiguration, organisatorische Empfehlungen)? 4. Welche Versandkosten (Porto) entstehen aktuell durch postalische Einladungsschreiben im Rahmen der Nutzung des Eventmoduls? Welche personellen sowie finanziellen Einsparungen wären durch die stadtweite Einführung von CAS genesisWorld möglich? 5. Welche Erfahrungen wurden bisher mit dem Modul Event online gemacht, insbesondere im Hinblick auf Nutzerfreundlichkeit und technische Zuverlässigkeit? Was spricht aus Ihrer Sicht dagegen CAS genesisWorld überall einzusetzen? Begründung: Das Eventmodul in CAS genesisWorld bietet der Stadtverwaltung Karlsruhe ein zentrales Werkzeug zur effizienten Planung, Verwaltung und Dokumentation von Veranstaltungen. Über Funktionen wie Teilnehmendenmanagement, Online-Anmeldung und Einladungsversand (digital oder postalisch) lassen sich zahlreiche Arbeitsprozesse optimieren. Durch eine stadtweite Einführung lassen sich sowohl Porto- als auch Personalkosten deutlich senken, da digitale Einladungen und automatisierte Anmeldeprozesse den Bedarf an manueller Bearbeitung reduzieren. Gleichzeitig wird die Teilhabe für Bürger*innen durch einfache Online-Anmeldungen erleichtert, während die Verwaltung von Rückmeldungen und Listen effizienter und fehlerfreier erfolgen kann. Auch für interne Zielgruppen wie Mitarbeitende oder externe Partner erhöht sich die Servicequalität durch transparente Informationen und einfache Buchungsprozesse. Nicht zuletzt wird die Datensicherheit und Nachvollziehbarkeit durch die zentrale Dokumentation in CAS genesisWorld verbessert. Des Weiteren kann durch digitale Auswertung der Erfolg einzelner Veranstaltungen besser bewertet werden. Unterzeichnet von: Adina Geißinger

Stellungnahme zur Anfrage Gedruckt auf 100 Prozent Recyclingpapier Vorlage Nr.: 2025/0520 Verantwortlich: Dez. 2 Dienststelle: Amt für Informationstechnik und Digitalisierung Digitale und effiziente Veranstaltungsorganisation in der Stadtverwaltung – Ausweitung des Einsatzes des Eventmoduls in CAS genesisWorld? Anfrage: Volt Gremien Termin TOP Ö / N Zuständigkeit Gemeinderat 24.06.2025 29 Ö Kenntnisnahme 1. Welche Ämter und Dienststellen der Stadt Karlsruhe nutzen aktuell das Eventmodul von CAS genesisWorld aktiv für die Veranstaltungsplanung? Aktuell nutzen 20 Dienststellen bzw. 190 Mitarbeitende CAS GenesisWorld. Folgende Dienststellen / Gesellschaften nutzen dabei das Eventmodul von CAS genesisWorld: • Hauptamt • Gartenbauamt • OV Grötzingen • KME • Kulturamt • Schul- und Sportamt • Wirtschaftsförderung • Forstamt • Zoo 2. Welche Stellen sind fachlich und technisch für die Betreuung und Weiterentwicklung des Einsatzes des Moduls verantwortlich (z. B. Lizenzvergabe, Support, Schulung, Strategische Ausweitungen)? Bei der Stadt Karlsruhe ist das Team CAS genesisWorld (Amt für IT und Digitalisierung | Abteilung Digitalisierung | SG Informationssysteme und Workflows) zuständig für die Betreuung, Weiterentwicklung und Schulung (Einzelschulungen) der Software. Die Firma CAS führt regelmäßig Gruppenschulungen durch. 3. Ist eine Ausweitung der Nutzung des Moduls auf weitere Dienststellen geplant? Wenn ja, mit welchen Maßnahmen (z. B. Schulungen, zentrale Konfiguration, organisatorische Empfehlungen)? Ja, eine Ausweitung der Nutzung des Moduls auf weitere Dienststellen ist geplant und wird bereits sukzessive auf Anfrage umgesetzt. – 2 – Die Anbindung neuer Dienststellen ist jedoch mit einem hohen zeitlichen und personellen Aufwand verbunden, da eine Vielzahl technischer, organisatorischer und inhaltlicher Maßnahmen erforderlich ist. Zu Beginn des Einbindungsprozesses erfolgt die Aufnahme und Analyse der individuellen Anforderungen der jeweiligen Dienststelle. Anschließend werden bestehende Module bedarfsgerecht erweitert oder angepasst, um die spezifischen Prozesse optimal abzubilden. Daraufhin muss das Eventmodul für die Dienststelle individuell eingerichtet werden, einschließlich der Erstellung von Templates und der Konfiguration relevanter Regeln. Ein wesentlicher Bestandteil der Anbindung ist der strukturierte Datenimport. Dieser umfasst nicht nur die Übernahme der Adressdaten, sondern auch einen sorgfältigen Datenabgleich sowie eine systematische Dublettenprüfung, um die Datenqualität von Beginn an sicherzustellen. Begleitend dazu erfolgt eine Schulung der Mitarbeitenden durch CAS, um eine fundierte und effiziente Nutzung des Moduls zu ermöglichen. Darüber hinaus werden notwendige Vorlagen erstellt, organisatorische Empfehlungen ausgesprochen und zentrale Konfigurationen zur Unterstützung eines einheitlichen Vorgehens bereitgestellt. Trotz dieser standardisierten Vorgehensweise bleibt festzuhalten, dass jede neue Anbindung erhebliche personelle und zeitliche Ressourcen bindet und daher sorgfältig geplant und priorisiert werden muss. 4. Welche Versandkosten (Porto) entstehen aktuell durch postalische Einladungsschreiben im Rahmen der Nutzung des Eventmoduls? Welche personellen sowie finanziellen Einsparungen wären durch die stadtweite Einführung von CAS genesisWorld möglich? Eine stadtweite Erhebung der Zahlen/Fakten hinsichtlich dem Thema „Einladungs- management/-versand – postalisch/digital“ liegt dem Amt für Informationstechnik und Digitalisierung nicht vor. Durch die verstärkte Nutzung digitaler Versandwege konnte der Umfang des Postversands jedoch sicherlich reduziert werden. Es ist jedoch festzuhalten, dass weiterhin einzelne Kontakte ohne elektronische Kontaktmöglichkeit bestehen. In diesen Fällen ist ein Versand auf dem Postweg nach wie vor erforderlich. 5. Welche Erfahrungen wurden bisher mit dem Modul Event online gemacht, insbesondere im Hinblick auf Nutzerfreundlichkeit und technische Zuverlässigkeit? Was spricht aus Ihrer Sicht dagegen CAS genesisWorld überall einzusetzen? Das Eventmanagement-Modul zeichnet sich durch eine benutzerfreundliche und einfach zu bedienende Anmeldemaske aus, die eine reibungslose Anmeldung für Veranstaltungen ermöglicht. Die zugrunde liegenden Serverstrukturen arbeiten zuverlässig und gewährleisten eine stabile Systemverfügbarkeit. Die Integration einer neuen Dienststelle in das System ist mit einem erheblichen organisatorischen und technischen Aufwand verbunden. Derzeit besteht keine Möglichkeit zur Anbindung an E-Payment-Schnittstellen, was eine direkte Integration von Bezahlvorgängen innerhalb des Systems derzeit ausschließt. Dies schränkt die Nutzung für kostenpflichtige Veranstaltungen mit Vorkasse ein. – 3 – Aktuell erfolgt die Betreuung des Systems mit 1,7 x VZW. Diese Kapazität reicht jedoch nicht aus, um eine flächendeckende und kontinuierliche Betreuung aller Dienststellen im Rahmen einer erweiterten Nutzung sicherzustellen. Hochrechnung der Mehrkosten für einen stadtweiten Roll-Out (Minimum 2 Lizenzen pro Dienststelle: +31 Dienststellen / +62 Lizenzen): Einmalige zus. Lizenzkosten: ca. 100.000 EUR Jährl. Wartung der Lizenzen: ca. 23.500 EUR Administration/Jährl. +1VZW ca. 117.300 EUR Die finanzielle und personelle Situation der IT lässt aktuell keinen Spielraum für einen stadtweiten Roll-Out von CAS GenesisWorld zu. Auf Grund der Haushaltsstabilisierung schlägt die IT vor, den weiteren geplanten Ausbau von CAS zu reduzieren oder zu verschieben.

Niederschrift 11. Plenarsitzung des Gemeinderates 24. Juni 2025, 15:30 Uhr öffentlich Bürgersaal, Rathaus am Marktplatz Vorsitzender: Oberbürgermeister Dr. Frank Mentrup Punkt 29 der Tagesordnung: Digitale und effiziente Veranstaltungsorganisation in der Stadtverwaltung – Ausweitung des Einsatzes des Eventmoduls in CAS genesisWorld? Anfrage: Volt Vorlage: 2025/0520 Beschluss: Kenntnisnahme von der Stellungnahme der Verwaltung Abstimmungsergebnis: Keine Abstimmung Der Vorsitzende ruft Tagesordnungspunkt 29 zur Behandlung auf und teilt mit, die Stel- lungnahme der Verwaltung liege vor, der Gemeinderat habe Kenntnis genommen (keine Wortmeldungen). Zur Beurkundung: Die Schriftführerin: Hauptamt - Ratsangelegenheiten – 27. Juni 2025