Verwaltungsstruktur reformieren - Kosten senken durch Zusammenlegung von Ämtern und Dezernaten

Antrag Gedruckt auf 100 Prozent Recyclingpapier Vorlage Nr.: 2025/0518 Eingang: 26.05.2025 Verwaltungsstruktur reformieren - Kosten senken durch Zusammenlegung von Ämtern und Dezernaten Antrag: AfD Gremien Termin TOP Ö / N Zuständigkeit Gemeinderat 24.06.2025 19 Ö Kenntnisnahme Personalausschuss 16.07.2025 4 N Behandlung Gemeinderat 30.09.2025 25 Ö Entscheidung Der Gemeinderat möge beschließen, die Verwaltung zu beauftragen ein Konzept zur Umstrukturierung der Verwaltungsorganisation zu erarbeiten, mit dem Ziel, die Anzahl der Dezernate von derzeit sechs auf künftig fünf zu reduzieren und dabei durch sinnvolle Zusammenlegung bestehender Ämter und Geschäftsbereiche Effizienzpotenziale zu heben. Konkret soll dabei mindestens geprüft werden: 1. Die Zusammenlegung des Friedhofsamts mit dem Gartenbauamt – analog zur gängigen Praxis in zahlreichen anderen baden-württembergischen Kommunen. 2. Die Zusammenlegung der Dezernate 5 (Umwelt, Gesundheit, Abfallwirtschaft, Grünflächen, Friedhof) und 6 (Planen, Bauen, Immobilienmanagement, Zoo), da diese inhaltlich stark ineinandergreifen und zahlreiche organisatorische Schnittstellen aufweisen. 3. Die daraus resultierende Reduktion von Führungs- und Verwaltungspersonal. 4. Die Optimierung und Verschlankung von Entscheidungsprozessen innerhalb der Dezernate. Begründung: Am 18. Februar 2025 hat der Gemeinderat eine Haushaltssperre beschlossen – ein klares Signal für die Notwendigkeit struktureller Einsparungen. Um ohne Leistungsabbau handlungsfähig zu bleiben, muss die Verwaltung effizienter aufgestellt werden. 1. Zusammenlegung Friedhofs- und Gartenbauamt: Beide Ämter verfügen über ähnliche Aufgaben (Grünpflege, Flächenunterhalt, Geräteeinsatz) und können durch organisatorische ihre Zusammenlegung unnötige Doppelstrukturen abbauen. Die Abstimmung von Pflegeplänen, Personal und Gerät wird dadurch erheblich erleichtert. 2. Zusammenlegung der Dezernate 5 und 6: Zwischen Umwelt-, Abfall-, Grünflächen- und Friedhofsverwaltung (Dezernat 5) sowie Bau-, Flächen- und Immobilienmanagement (Dezernat 6) bestehen zahlreiche fachliche Überschneidungen. Durch eine Zusammenführung lässt sich nicht nur ein Dezernatsposten einsparen (Ersparnis geschätzt über 250.000 € jährlich inkl. Personal, Geschäftsstelle, Ausstattung), sondern auch eine stärkere inhaltliche Verzahnung und straffere Planungsprozesse realisieren. Im Rahmen dieser Zusammenlegung ist darüber hinaus zu prüfen, inwieweit der Wechsel einzelner Arbeitsbereiche aus anderen Dezernaten in dieses fusionierte Dezernat oder umgekehrt – 2 – Arbeitsbereiche aus den bisherigen Dezernaten 5 und 6 anderen Dezernaten zuordenbar wären, wenn sich so weitere Effizienzgewinne realisieren lassen. Gesamteinsparpotenzial: Reduktion eines Dezernentenpostens • Zusammenlegung von Amtsleitungen und Verwaltungseinheiten (z. B. Friedhof und Gartenbau) • Einsparung von Sachmitteln durch gebündelte Nutzung von Infrastruktur • Wegfall redundanter Schnittstellen und damit geringerer Abstimmungsaufwand • Reduktion der Zahl unbesetzter Stellen (derzeit ca.10%) in der städtischen Verwaltung, da die Mehrfachbearbeitung ein- und derselben Aufgabenstellung in bislang getrennten Dezernaten entfallen würde. Diese Maßnahmen stärken eine moderne, handlungsfähige Verwaltung, die mit weniger Ressourcen mehr leisten kann – ohne ideologische Umstrukturierungen, aber mit einem klaren Fokus auf Effizienz und Bürgernähe. Unterzeichnet von: Dr. Paul Schmidt, Oliver Schnell, Dr. Gerhard Lenz, Rouven Stolz, Andreas Seidler

Stellungnahme zum Antrag Gedruckt auf 100 Prozent Recyclingpapier Vorlage Nr.: 2025/0518 Verantwortlich: Dez. 2 Dienststelle: Personal- und Organisationsamt Verwaltungsstruktur reformieren - Kosten senken durch Zusammenlegung von Ämtern und Dezernaten Antrag: AfD Gremien Termin TOP Ö / N Zuständigkeit Gemeinderat 24.06.2025 19 Ö Kenntnisnahme Personalausschuss 16.07.2025 4 N Behandlung Gemeinderat 30.09.2025 25 Ö Entscheidung Kurzfassung Aussagen zu den aufgeworfenen Fragen wären nur nach entsprechenden tiefergehenden Prüfungen möglich. Grundsätzlich sind im Rahmen von organisatorischen Änderungen auch die langfristigen Auswirkungen zu berücksichtigen. Im Bereich der Dezernate konnten bereits spürbare Verbesserungen durch eine schrittweise Digitalisierung erreicht werden. Im Einzelnen wird wie folgt Stellung genommen: Die Verwaltung empfiehlt dem Gemeinderat, den Antrag abzulehnen Finanzielle Auswirkungen Ja ☐ Nein ☒ ☐ Investition ☐ Konsumtive Maßnahme Gesamtkosten: Jährliche/r Budgetbedarf/Folgekosten: Gesamteinzahlung: Jährlicher Ertrag: Finanzierung ☐ bereits vollständig budgetiert ☐ teilweise budgetiert ☐ nicht budgetiert Gegenfinanzierung durch ☐ Mehrerträge/-einzahlung ☐ Wegfall bestehender Aufgaben ☐ Umschichtung innerhalb des Dezernates Die Gegenfinanzierung ist im Erläuterungsteil dargestellt. CO 2 -Relevanz: Auswirkung auf den Klimaschutz Bei Ja: Begründung | Optimierung (im Text ergänzende Erläuterungen) Nein ☒ Ja ☐ positiv ☐ negativ ☐ geringfügig ☐ erheblich ☐ IQ-relevant Nein ☒ Ja ☐ Korridorthema: Abstimmung mit städtischen Gesellschaften Nein ☒ Ja ☐ abgestimmt mit – 2 – Erläuterungen 1. Die Zusammenlegung des Friedhofsamts mit dem Gartenbauamt – analog zur gängigen Praxis in zahlreichen anderen baden-württembergischen Kommunen. Es trifft grundsätzlich zu, dass es Überschneidungen zwischen den Aufgabenfeldern beider Ämter gibt, welche im Einzelfall auch Synergien ergeben könnten. Dies hat in verschiedenen Kommunen schon zur Zusammenlegung dieser Organisationseinheiten geführt, allerdings wurden hierzu andere Rechtsformen außerhalb des Kämmereihaushaltes, beispielsweise Eigenbetriebe, gewählt. Dennoch ist anzuführen, dass die Grundausrichtung beider Ämter im Detail sehr stark differiert. Das Bestattungswesen ist originär dem besonderen Polizeirecht zuzuordnen und hat deshalb auch einen ordnungsrechtlichen Charakter. Ebenso sind hierzu auch das besondere Konstrukt des „Bestattungsinstituts“ sowie das Krematorium anzuführen. Auch aus diesen Gründen wäre eine tiefergehende organisatorische Prüfung der organisatorischen und prozessualen Konsequenzen mit einer dezidierten Abwägung der Vor- und Nachteile einer Zusammenlegung beider Organisationseinheiten vorzunehmen, falls der Gemeinderat die Verwaltung entsprechend beauftragen würde. 2. Die Zusammenlegung der Dezernate 5 (Umwelt, Gesundheit, Abfallwirtschaft, Grünflächen, Friedhof) und 6 (Planen, Bauen, Immobilienmanagement, Zoo), da diese inhaltlich stark ineinandergreifen und zahlreiche organisatorische Schnittstellen aufweisen. Die Ausrichtung der Aufbauorganisation auf der obersten Verwaltungsebene der Dezernate ist das Ergebnis strategischer Entscheidungsprozesse, die insbesondere auf der politischen Ebene unter Federführung des Oberbürgermeisters als Leiter der Verwaltung stattfinden Das Karlsruher Modell mit sechs Dezernaten hat sich bewährt. Im faktischen Zusammenwirken an den Schnittstellen zwischen Gemeinderat und den Dezernaten beziehungsweise zwischen den Dienst- stellen und den Dezernaten können so für alle Beteiligten die Produkte und Prozesse entsprechend schlank und transparent gestaltet werden. Verwaltungshandeln bleibt so für alle Akteur*innen inner- und außerhalb der Verwaltung steuer-, gestalt- und nachvollziehbar. Diese Organisation ist auch Basis für die Arbeit der Fachausschüsse und hat sich auch diesbezüglich in den vergangenen Jahrzehnten bewährt. Das Baudezernat und das Umwelt- und Gesundheitsdezernat arbeiten – wie alle Ämter und Dezernate der Stadtverwaltung – bei dezernatsübergreifenden Themen eng zusammen. Eine eventuelle Veränderung des Zuschnitts beziehungsweise Wegfall eines Dezernates hätte zunächst auf den ersten Blick kurzfristige Einsparungen einer höherwertigen Stelle zur Folge, allerdings dürften die anfallenden Kosten für eine Vielzahl von damit zusammenhängenden erforderlichen Transforma- tionsmaßnahmen auf den verschiedenen Ebenen diese kurzfristigen Vorteile zumindest neutralisieren. 3. Die daraus resultierende Reduktion von Führungs- und Verwaltungspersonal. Der größte monetäre Effekt würde durch den Wegfall einer Dezernent*innenstelle entstehen. Das korrespondierende Personal im Dezernatsbüro wäre innerhalb der Verwaltung auf freie Stellen umzusetzen. Die Entscheidung hierüber trifft - wie bereits ausgeführt- schlussendlich der Gemeinderat. – 3 – Letztendlich würden zunächst keine Fach- und oder Ressortaufgaben entfallen, so dass von einer Einsparung von Personal bei einer Zuweisung von weiteren/zusätzlichen Aufgaben innerhalb eines deutlich größeren Dezernatszuschnitts nicht auszugehen ist. Ob beziehungsweise in welchem Umfang weitere Synergien entstehen könnten, müsste im Detail geprüft werden. 4. Die Optimierung und Verschlankung von Entscheidungsprozessen innerhalb der Dezernate. Die Optimierung und Verschlankung von Entscheidungsprozessen ist eine Daueraufgabe, unabhängig von der Anzahl der Dezernate. Durch Maßnahmen der Geschäftsprozessoptimierung konnten bereits spürbare Verbesserungen erzielt werden. Beispielhaft sind hier elektronische Workflows ohne Medienbrüche sowie die digitale Ratsarbeit zu nennen. Ziel ist es, in allen Dezernaten die digitale Bearbeitung sowie einen einheitlichen Zugriff auf Unterlagen und verkürzte Entscheidungswege durch Nutzung gemeinsamer Plattformen voranzutreiben. Erläuterungen zu finanziellen Auswirkungen Zunächst keine.

Niederschrift 14. Plenarsitzung des Gemeinderates 30. September 2025, 15:30 Uhr öffentlich Bürgersaal, Rathaus am Marktplatz Vorsitzender: Oberbürgermeister Dr. Frank Mentrup Punkt 25 der Tagesordnung: Verwaltungsstruktur reformieren - Kosten senken durch Zu- sammenlegung von Ämtern und Dezernaten Antrag: AfD Vorlage: 2025/0518 Beschluss: Ablehnung des Antrags Abstimmungsergebnis: Mehrheitliche Ablehnung (3 Ja-Stimmen, 37 Nein-Stimmen) Der Vorsitzende ruft Tagesordnungspunkt 25 zur Behandlung auf und verweist auf die er- folgte Vorberatung im Personalausschuss am 16. Juli 2025. Stadtrat Dr. Schmidt (AfD): Wir haben beantragt, das Friedhofsamt und das Gartenbauamt zusammenzulegen, weil die Aufgaben sich stark überlappen und es auch in vielen anderen Baden-Württembergischen Kommunen schon seit Längerem so gehandhabt wird, mit Er- folg. Und wir haben beantragt, die Dezernate 5, also Umwelt, Gesundheit, Abfallwirt- schaft, Grünflächen, Friedhof, und das Dezernat 6, Planen, Bauen, Immobilienmanage- ment, so zusammenzulegen, da diese inhaltlich stark ineinandergreifen. Wir beabsichtigen damit nicht nur ein effizienteres Verwaltungshandeln, sondern auch eine Reduktion von Führungs- und Verwaltungspersonal, eine Verschlankung und Optimierung der Entschei- dungsprozesse zusätzlich. Wir sind der Meinung, dass es nicht sehr glaubwürdig ist, wenn die Stadtverwaltung Stellen einspart in Bereichen, wo wenig Verantwortung mit diesen Stellen verbunden ist, wenn gleichzeitig die Bürger an vielen Stellen auf notwendige Unter- stützung verzichten müssen und man trotzdem im Bereich der Bürgermeister nicht bereit ist zu solchen Einschnitten, auch wenn sie, wie ja die Verwaltung zugibt, durchaus sinnvoll sein könnten. Die Verwaltung sagte in ihrer Stellungnahme, dass es Synergien gibt. Vor diesem Hintergrund ist es nicht ausreichend, dass die Verwaltung drauf verweist, dass Sie auch, Herr Oberbürgermeister, der Meinung sind, dass sich die beiden separaten Dezernate 5 und 6, dass es erfolgreich ist und dass sie sich bewährt haben, sondern wir beantragen ja lediglich, dass man das mal genau überprüft, ob man nicht damit wirklich am Ende Geld einsparen kann und zu besseren Entscheidungen, zu kürzeren Entscheidungswegen, insge- samt zu weniger Aufwand kommt, sodass die Bürger eine sehr gute Verwaltung haben, – 2 – nach wie vor, aber zu geringeren Kosten, und wir an anderer Stelle nicht so viel einsparen müssen. Das ist unser Antrag, und wir bitten darum für Unterstützung, vielen Dank. Stadträtin Wolf (GRÜNE): Die AfD zeigt mal wieder, was sie eigentlich wollen mit diesem Antrag. Sie wollen zwar erst mal das Dezernat 5 und 6 zusammenlegen, aber was sie am Ende eigentlich wollen, ist, diese Themenbereiche zu schwächen. Und es geht um den Kli- maschutz, es geht um den Umweltschutz, es geht um die Gesundheit, auch den Brand- und Katastrophenschutz auf der einen Seite, auf der anderen Seite Bauen, Planung, Woh- nen, unsere Aufenthalts- und Verkehrsflächen. Kurz, die AfD möchte die Axt anlegen an unsere Lebensgrundlagen, weil diese Ämter arbeiten an dem Erhalt unserer liebenswerten Stadt, und zwar für heutige und für zukünftige Generationen. Was für ein unsinniger An- trag. Ich bin froh, dass wir den nicht weiter diskutieren müssen. Der Vorsitzende: Ich habe keine weiteren Wortmeldungen und stelle das jetzt zur Abstim- mung, und zwar ab jetzt. – Das ist eine mehrheitliche Ablehnung. Damit ist auch der Tagesordnungspunkt 25 und der Bereich hier zu diskutierenden Anträge abgeschlossen. Zur Beurkundung: Die Schriftführerin: Hauptamt - Ratsangelegenheiten – 17. Oktober 2025