Beschaffung der Microsoft-Lizenzen für die Stadtverwaltung

Beschlussvorlage Gedruckt auf 100 Prozent Recyclingpapier Vorlage Nr.: 2025/0505 Verantwortlich: Dez. 2 Dienststelle: Amt für Informationstechnik und Digitalisierung Beschaffung der Microsoft-Lizenzen für die Stadtverwaltung Gremien Termin TOP Ö / N Zuständigkeit Haupt- und Finanzausschuss 15.07.2025 20 N Vorberatung Gemeinderat 29.07.2025 7 Ö Entscheidung Kurzfassung 1. Der Haupt- und Finanzausschuss empfiehlt dem Gemeinderat, die Beschaffung der Microsoft- Lizenzen in der On-Premise-Variante zu beschließen 2. Der Gemeinderat beschließt die Beschaffung der Microsoft-Lizenzen in der On-Premise- Variante Finanzielle Auswirkungen Ja ☒ Nein ☐ ☐ Investition ☒ Konsumtive Maßnahme Gesamtkosten: 5.450.921,59 € (brutto) Jährliche/r Budgetbedarf/Folgekosten: 1.310.317,69 € (brutto) Gesamteinzahlung: Jährlicher Ertrag: Finanzierung ☒ bereits vollständig budgetiert ☐ teilweise budgetiert ☐ nicht budgetiert Gegenfinanzierung durch ☐ Mehrerträge/-einzahlung ☐ Wegfall bestehender Aufgaben ☐ Umschichtung innerhalb des Dezernates Die Gegenfinanzierung ist im Erläuterungsteil dargestellt. CO 2 -Relevanz: Auswirkung auf den Klimaschutz Bei Ja: Begründung | Optimierung (im Text ergänzende Erläuterungen) Nein ☐ Ja ☐ positiv ☐ negativ ☐ geringfügig ☐ erheblich ☐ IQ-relevant Nein ☒ Ja ☐ Korridorthema: Abstimmung mit städtischen Gesellschaften Nein ☒ Ja ☐ abgestimmt mit – 2 – Erläuterungen An allen städtischen PC-Arbeitsplätzen sind Betriebssysteme und Office-Lizenzen von der Firma Microsoft im Einsatz. Die Microsoft-Produkte können über das Kommunale Rechenzentrum Komm.ONE und deren ProVitako-Vertrag bezogen werden. Bisher wurden die Lizenzen im Rahmen eines sog. Enterprise Agreements (EA) bei der Firma Software One bezogen. Das EA hat den Vorteil, dass man in diesem Konstrukt sowohl Server, als auch Clientlizenzen erwerben kann. Das Kostenvolumen lag bisher bei ca. 1 Mio. € netto / 1,2 Mio. € brutto p.a. Ein Großteil der städtischen Fachanwendungen wird von Komm.ONE bezogen und diese verlangen eine Kompatibilität mit den Microsoft-Anwendungen. Komm.ONE kündigte im vergangenen Jahr den Umstieg für deren Mitarbeitende auf Microsoft 365 an. Baden-Württembergische Kommunen hatten die Möglichkeit, die Migration von Office on Premise auf Microsoft 365 zu pilotieren. Die Stadtverwaltung Karlsruhe machte von dieser Möglichkeit Gebrauch und untersuchte im vergangenen Halbjahr die Umstellung auf die Cloud-Version der Microsoft-Produkte aus technischer, organisatorischer, rechtlicher und finanzieller Sicht im Projekt „Vorstudie M365“. Das Projekt Vorstudie M365 hat ergeben, dass ein Umstieg auf die Cloud-Lizenzierung aus technischer und organisatorischer Sicht durchaus sinnvoll erscheint. In Anbetracht der aktuellen Haushaltslage kann jedoch nur die Beibehaltung des Status Quo empfohlen werden. Zum 1. Januar 2026 laufen die aktuellen Verträge für die Lizenzierung der Microsoft-Produkte aus. Aktueller ProVitako-Vertragspartner für Enterprise-Agreement-Produkte ist die Firma Crayon Deutschland GmbH. Diese hat Preise für die Lizenzierung von Microsoft 365 sowie für on Premise angeboten. Die Verträge können lediglich auf drei oder auf vier Jahre geschlossen werden. Lizenzierung On Premise (Beibehaltung Status Quo) Microsoft 365 E3 (Cloud- Lizenzierung ohne Sicherheits-Applikationen) Microsoft 365 E5 (Cloud-Lizenzierung mit Sicherheits- Applikationen) Preis für 4 Jahre 1 (2026-2029, brutto) 5.241.270,76 € 12.786.823,95 € 19.419.998,19 € Bearbeitungspauschale ProVitako (4% Bruttoauftragswert) 209.650,83 € 511.472,96 € 776.799,93 € Gesamt 5.450.921,59 € 13.298.296,91 € 20.196.798,12 € Zu den oben genannten Lizenzkosten kommt, bei Bezug über den ProVitako Rahmenvertragspartner, bei allen Varianten eine Bearbeitungspauschale in Höhe von 4% des Bruttoauftragswertes hinzu. Diese wird von der Komm.ONE im darauffolgenden Jahr in Rechnung gestellt. Die benötigten Mittel für die Beibehaltung des Status Quo sind bereits im Sachkostenbudget des Amtes für Informationstechnik und Digitalisierung (IT-Amt) in den nächsten Haushaltsjahren berücksichtigt. Die Mehraufwendungen für die M365-Varianten müssten hingegen anderweitig bereitgestellt werden, eine Gegenfinanzierung kann seitens des IT-Amtes nicht erfolgen. Das IT-Amt verrechnet ihre Kosten vollständig auf die leistungsabnehmenden Dienststellen, Eigenbetriebe und Gesellschaften. Indirekt haben eventuelle Mehraufwendungen, welche mit der Einführung von M365 einhergehen, also auch Auswirkungen auf die Entgelte und Gebühren weiterer Bereiche, da die IT-Kosten in die dortigen Kalkulationen mit einfließen werden. 1 Die Preise verstehen sich auf Basis der aktuellen Nutzerzahlen. Sollten diese sich erhöhen, werden auch die Kosten entsprechend steigen. – 3 – Das Amt für Informationstechnik und Digitalisierung hat daher in Ergänzung hierzu ein Projekt initiiert, um die Nutzung der Software-Suite „OpenDesk“ vom Zentrum für Digitale Souveränität der Öffentlichen Verwaltung (ZenDiS) GmbH zu testen und somit zu eruieren, ob diese ggf. einige der Funktionselemente in der Stadtverwaltung ersetzen kann, die mit dem Umstieg auf M365 einhergehen würden. Sichere und verlässliche digitale Infrastrukturen als Grundlage zur öffentlichen Daseinsvorsorge sollten sinnvollerweise auf souveränen, möglichst unabhängigen Softwarelieferketten aufbauen. Auch wenn es bislang kaum erfolgsversprechende Ansätze beim Einsatz von Open Source Produkten innerhalb der Öffentlichen Verwaltung gibt, evaluiert das IT-Amt regelmäßig die Alltagstauglichkeit der Produkte entsprechender Initiativen. Diese Vorlage wurde in der Sitzung der IT-Kommission am 8. Juli 2025 besprochen. Beschluss: Antrag an den Gemeinderat – nach Vorberatung im Haupt- und Finanzausschuss 1. Der Haupt- und Finanzausschuss empfiehlt dem Gemeinderat, die Beschaffung der Microsoft- Lizenzen in der On-Premise-Variante zu beschließen 2. Der Gemeinderat beschließt die Beschaffung der Microsoft-Lizenzen in der On-Premise-Variante

Niederschrift 13. Plenarsitzung des Gemeinderates 29. Juli 2025, 15:30 Uhr öffentlich Bürgersaal, Rathaus am Marktplatz Vorsitzender: Oberbürgermeister Dr. Frank Mentrup Punkt 7 der Tagesordnung: Beschaffung der Microsoft-Lizenzen für die Stadtverwaltung Vorlage: 2025/0505 Punkt 7.1 der Tagesordnung: Beschaffung der Microsoft-Lizenzen für die Stadtverwaltung Änderungsantrag: AfD Vorlage: 2025/0505/1 Beschluss: 1. Der Haupt- und Finanzausschuss empfiehlt dem Gemeinderat, die Beschaffung der Microsoft-Lizenzen in der On-Premise-Variante zu beschließen 2. Der Gemeinderat beschließt die Beschaffung der Microsoft-Lizenzen in der On- Premise-Variante Abstimmungsergebnis: Beschlussvorlage: Mehrheitliche Zustimmung (39 Ja, 3 Nein) Änderungsantrag: Mehrheitliche Ablehnung (3 Ja, 38 Nein) Der Vorsitzende ruft Tagesordnungspunkt 7 zur Behandlung auf und verweist auf die er- folgte Vorberatung im Haupt- und Finanzausschuss am 15. Juli 2025. Stadtrat Dujmović (GRÜNE): Alle vier Jahre grüßt das Murmeltier. Es ist wieder Zeit, über die Microsoft-Lizenzen zu reden. Wir befinden uns immer noch in der misslichen Lage, dass Microsoft willkürlich die Kosten für Lizenzen erhöhen kann. Wir befinden uns immer noch in der Lage, dass Microsoft willkürlich einzelne Nutzer*innen aussperren kann, siehe Chef- ankläger des Internationalen Strafgerichtshofs. Wir befinden uns immer noch in der Lage, dass Microsoft nach Belieben Services einstellen kann und uns zu teureren Anwendungen zwingen. Und siehe jetzt gerade aktuell Windows 10, Windows 11, ganz schön viel, was Microsoft kann. Was sie nicht können, so zuletzt vor Gericht unter Eid bestätigt, sie kön- nen uns nicht garantieren, dass unsere Daten bei ihnen sicher sind vor Trumps Wissens- durst, sagen wir mal. Ganz schön viele negative Dinge dafür, dass ich jetzt eigentlich dafür appelliere, zuzustim- men. Ja, es klingt ironisch, ist aber die Tatsache, in was für einer Welt wir leben. Wir – 2 – müssen mit diesen Programmen arbeiten, und wir müssen langfristig uns Gedanken dar- über machen, wie wir davon wegkommen. Da bin ich unglaublich dankbar allen Mitglie- dern in der IT-Kommission bis zu unserem Bürgermeister, dass unser deutlicher Appell, O- pen Desk wirklich zentral als Zukunftsaufgabe zu sehen, mit aufgenommen wurde und dass wir auch ein Versprechen bekommen haben, dass eine Art Vorstudie gemacht wird, die Äquivalenz zu der von M365 ist. Deswegen einfach mal vielen Dank und Vertrauen für das weitere Vorgehen. Wir bleiben trotzdem, trotz Vertrauen, immer weiter kritisch, das wissen Sie. Und wir freuen uns auf das weitere Dranbleiben an dem Thema. Stadtrat Dr. Schmidt (AfD): Vielen Dank Herrn Dujmović von den GRÜNEN für die Vorrede, die schon einige Argumente dafür genannt hat, sich eine andere Option als Microsoft zu suchen. Für uns steht die Kostenersparnis im Vordergrund. Wir möchten eigentlich nicht jetzt für vier Jahre weitermachen, sondern wir möchten zusehen, dass wir Open-Source- Software anstelle von Microsoft bei der Stadt einführen, wegen der Kosten vor allem. Na- türlich ist auch wichtig zu wissen, dass Open-Source-Software, da man den Source-Code dann einsehen kann, den Vorteil hat, dass man Sicherheitsprobleme selber, also mit der ei- genen IT leichter erkennen kann. Wenn Sie jetzt sagen, es geht nicht, dann gibt es das Gegenbeispiel vom Land Schleswig- Holstein, die also auf dem Weg genau dorthin sind, und initiiert wurde das 2020 unter ei- nem GRÜNEN-Minister. Inzwischen wird es von einem CDU-Minister fortgesetzt. Also hier geht es eigentlich nicht um Parteipolitik, sondern einfach um die Frage, was ist die beste Lösung. Und natürlich das Ganze kam jetzt relativ kurzfristig, das gebe ich zu. Vielen Dank trotzdem für die Antwort der Stadtverwaltung, in der darauf hingewiesen wird, dass der Vertrag für mindestens drei Jahre abgeschlossen werden muss. Deswegen ändern wir jetzt auch unseren Antrag, der darin besteht, dass wir den Vertrag nur für zwei Jahre abschließen wollten statt für vier, und in der Zwischenzeit ein neues Konzept mit O- pen Source auf den Weg bringen, ab auf drei Jahre. Also statt vier Jahre, drei Jahre, ver- bunden mit dem Beschluss, dem IT-Amt den Auftrag zu geben, eine Open-Source-Variante zu finden, beispielsweise wie die, die von Schleswig-Holstein genutzt wird, dort soll Libre- Office Microsoft Office ablösen. Gleichzeitig geht man von Exchange zu Open Exchange, und als Nächstes soll dann einige Jahre später der Umstieg von Windows auf Linux kom- men. Und wenn Schleswig-Holstein das hinbekommt, dann müssen wir es in Karlsruhe auch hinkriegen. Für uns ist bestimmt genauso wichtig wie für Schleswig-Holstein, Kosten einzusparen, an den Stellen zu sparen, wo es nicht wehtut. Das muss der Fokus sein. Stadträtin Geißinger (Volt): Erst einmal auch an der Stelle, vielen lieben Dank. Ich glaube, die GRÜNEN haben schon vieles vorweggenommen. Ich möchte es aber doch noch einmal unterstützen. Es ist tatsächlich so, ich glaube, egal warum man eine andere Lösung möchte, die Gründe sind vielfältig. Wir müssen daran für die Zukunft arbeiten. Ich persön- lich habe vier Jahre lang mich mit Kunden beschäftigt, von klein bis ganz groß, die Soft- wareumstellungen gemacht haben, und das geht nicht mal eben so. Dann, wenn 7.000 Mitarbeitende plus Fachanwendungen dranhängen, die teilweise jetzt schon Schnitt- stellenprobleme haben, wird es nicht unbedingt einfacher. Also ich glaube, wir dürfen der Stadtverwaltung vertrauen, dass sie auch keine Lust haben auf willkürliche – 3 – Lizenzerhöhungen und auch keine Lust haben, dass Trump unsere Daten hat oder sonst wie. Ich könnte es jetzt noch weiter fortführen. Wir werden dem Antrag der AfD natürlich nicht zustimmen, der Vorlage der Verwaltung schon, auch wenn wir Microsoft auch nicht gut finden. Es ist nun mal jetzt die tragfähigste Lösung der nächsten Jahre und ich bin sehr guter Dinge, dass auch andere Länder wie Dä- nemark & Co. den Vorreiter machen. Auch in Deutschland geht es in der Richtung voran. Wenn wir es nicht heute umsetzen, machen wir es halt in den nächsten Jahren, vielleicht nicht morgen, aber der Weg ist sicher und das Commitment haben wir. Das ist wichtiger, als jetzt unsere Verwaltung lahmzulegen. Das können wir uns nicht leisten. Bürgermeister Dr. Käuflein: Wir haben das Thema ganz ausführlich sowohl in der IT-Kom- mission als auch im Haupt- und Finanzausschuss schon vorberaten. Ich darf das noch ein- mal wiederholen. Das IT-Amt prüft fortlaufend, ob es Open-Source-Alternativen zu den Microsoft-Produkten gibt. Wir berichten, haben wir zugesagt, auch darüber fortwährend in der IT-Kommission. Im Augenblick ist es noch nicht so, dass wir eine Alternative haben. Wir brauchen vor allem für die Fachverfahren, also für die vielen Fachprogramme, die wir ha- ben, eine Freigabe, dass die kompatibel sind zu einer Alternative. Das liegt nicht vor. Den Vertrag hätten wir ohnehin, ich schaue zum Herrn Losert, der hinten sitzt, für drei Jahre gemacht mit einer Verlängerungsoption für ein Jahr. So steht es, glaube ich, auch in der Verwaltungsvorlage. Also insofern, glaube ich, ist der Antrag der AfD damit erledigt. Der Vorsitzende: Das sehen die Antragsteller anders, Herr Dr. Schmidt. Erklären Sie uns das. Drei AfD-Jahre sind doch auch nur drei städtische Jahre, oder? Stadtrat Dr. Schmidt (AfD): Also, wir halten den Antrag deswegen nicht für erledigt, weil wir auch beschließen wollen, dass das IT-Amt damit beauftragt wird, tatsächlich eine Alter- native zu finden in diesen drei Jahren und den Auftrag auch nur für drei Jahre zu vergeben. Der Vorsitzende: Wir haben doch zugesagt, dass wir das versuchen. Insofern kann ich das nicht so ganz nachvollziehen. Wenn Sie darauf bestehen, haben wir das Dilemma, dass Sie etwas ablehnen müssen, was wir eigentlich schon zugesagt haben. Das ist dann auch schwierig. Sie können ihm aber auch nicht zustimmen, weil wir es sowieso schon machen. Insofern brauchen wir den Änderungsantrag nicht. Das ist ein bisschen dilemmatisch. Aber wenn es denn so ist, ist es halt so. Okay, dann stelle ich den AfD-Änderungsantrag zur Abstimmung und bitte um Ihr Votum ab jetzt. – Mehrheitliche Ablehnung Damit kommt die unveränderte städtische Vorlage zur Abstimmung. Und ich bitte um Ihr Votum ab jetzt. – Das ist eine deutliche Mehrheit. Ich möchte mich noch einmal bedanken, dass auch diejenigen, die, glaube ich, unter gro- ßen Vorbehalten zu Microsoft jetzt diesem zugestimmt haben, anerkennen, dass es in den letzten Jahren eigentlich keine überzeugende Alternative gab. Die Stadt München hat den Weg hinter sich, von Free Source auf Microsoft wieder zurückzukehren. Aber es ist immer einen guten Versuch wert. Und da bin ich froh, dass es auch ein paar Vorreiter gibt. Ich würde auch darum bitten, dass wir nicht die Vorreiterkommune sein müssen. Bei den neuen Steuerungsinstrumenten, und bei manchen anderen waren wir die Vorreiter und – 4 – haben die ganzen Kinderkrankheiten abgekriegt. Also darf auch ruhig mal ein anderer ein Jahr länger schon damit arbeiten, und wir nutzen dann diese Erfahrung. Aber ich glaube, die grundsätzliche, nicht nur Bereitschaft, sondern hohe Motivation, das hinzukriegen, die teilen wir alle und das ist, glaube ich, ein gutes Ergebnis. Zur Beurkundung: Die Schriftführerin: Hauptamt - Ratsangelegenheiten – 18. August 2025