KA-Feedback nutzungsfreundlich weiterentwickeln – für echte digitale Bürgerbeteiligung

Antrag Gedruckt auf 100 Prozent Recyclingpapier Vorlage Nr.: 2025/0489 Eingang: 20.05.2025 KA-Feedback nutzungsfreundlich weiterentwickeln – für echte digitale Bürgerbeteiligung Antrag: GRÜNE Gremien Termin TOP Ö / N Zuständigkeit Gemeinderat 24.06.2025 14 Ö Kenntnisnahme Haupt- und Finanzausschuss 15.07.2025 6 Ö Behandlung Die Stadt Karlsruhe entwickelt die KA-Feedback-Plattform im Sinne einer inklusiven, transparenten und effektiven Bürgerbeteiligung weiter. Dabei sollen insbesondere folgende Punkte berücksichtigt und zeitnah umgesetzt werden: 1. Barrierefreier und intuitiv bedienbarer Webzugang für Computer als Ergänzung zur aktuellen App, einschließlich der Integration in die Karlsruhe.App. 2. Übersichtlichere Darstellung bereits eingereichter Rückmeldungen inklusive deren Bearbeitungsstatus und Reaktion der Stadt. Außerdem soll eine nachvollziehbare Kategorisierung der durch die Plattform bewirkten Maßnahmen erfolgen – im Sinne der städtischen Digitalstrategie. 3. Einführung einer Unterstützungsfunktion (z. B. „Gefällt mir“/„Unterstützen“-Button), um Mehrfachmeldungen zu vermeiden und die Relevanz einzelner Vorschläge sichtbar zu machen. 4. Upload-Möglichkeit für Skizzen und weitere Dokumente, um Rückmeldungen präziser und nachvollziehbarer zu gestalten. 5. Prüfung der Einführung von QR-Codes für spezifische Meldungen oder Kategorien, um eine bessere Kommunikation im öffentlichen Raum (z. B. Infotafel oder Flyer) zu ermöglichen. 6. Gezielte Bewerbung der Plattform als zentrale Rückmeldestelle durch öffentliche Aktionen und Kommunikationsmaßnahmen. 7. Erstellung und Umsetzung einer Open-Source-Strategie für die Weiter- oder Neuentwicklung der Plattform in Kooperation mit der Zivilgesellschaft und anderen Städten. 8. Transparente Rückmeldung zu jedem eingereichten Anliegen, auch wenn dieses aus Kapazitätsgründen vorerst zurückgestellt wird. Zudem sollte eine Benachrichtigung der Nutzenden erfolgen, wenn eine Antwort eingestellt wurde. 9. Prüfung der Integration beziehungsweise des Zusammenspiels mit der geplanten digitalen Beteiligungsplattform. Die KA-Feedback-Plattform ist ein wichtiges Instrument der digitalen Bürgerbeteiligung in Karlsruhe. Ihr Potenzial kann jedoch nur dann voll ausgeschöpft werden, wenn sie barrierearm zugänglich, intuitiv nutzbar und nachvollziehbar in ihren Abläufen ist. Durch eine verbesserte Benutzerführung, mehr Transparenz über den Bearbeitungsstand und eine gezielte Öffentlichkeitsarbeit kann das Vertrauen in die digitale Rückmeldung an die Verwaltung gestärkt werden. Begründung/Sachverhalt – 2 – Eine offene Weiterentwicklung der Software unter Einbindung zivilgesellschaftlicher Akteur*innen und potenziell auch anderer Städte würde Ressourcen sparen und die Innovationskraft stärken. Letztlich profitieren vor allem die Bürger*innen, weil sie einfacher partizipieren und Rückmeldungen aus der Verwaltung besser nachvollziehen können – unabhängig davon, ob sie ein Smartphone besitzen oder nicht. Unterzeichnet von: Ivo Dujmović Christian Klinkhardt Ceren Akbaba Aljoscha Löffer Leonie Wolf Dr. Sonja Klingert

Stellungnahme zum Antrag Gedruckt auf 100 Prozent Recyclingpapier Vorlage Nr.: 2025/0489 Verantwortlich: Dez. 2 Dienststelle: Amt für Informationstechnik und Digitalisierung KA-Feedback nutzungsfreundlich weiterentwickeln – für echte digitale Bürgerbeteiligung Antrag: GRÜNE Gremien Termin TOP Ö / N Zuständigkeit Gemeinderat 24.06.2025 14 Ö Kenntnisnahme Haupt- und Finanzausschuss 15.07.2025 6 Ö Behandlung Kurzfassung Der Gemeinderat nimmt die Ausführungen zu den Weiterentwicklungen von KA-Feedback zur Kenntnis. Der Haupt- und Finanzausschuss behandelt die Ausführungen zu den Weiterentwicklungen von KA- Feedback. Finanzielle Auswirkungen Ja ☒ Nein ☐ ☒ Investition ☐ Konsumtive Maßnahme Gesamtkosten: geschätzt 150.000 € Jährliche/r Budgetbedarf/Folgekosten: geschätzt 75.000 € Gesamteinzahlung: Jährlicher Ertrag: Finanzierung ☐ bereits vollständig budgetiert ☒ teilweise budgetiert ☐ nicht budgetiert Gegenfinanzierung durch ☐ Mehrerträge/-einzahlung ☐ Wegfall bestehender Aufgaben ☐ Umschichtung innerhalb des Dezernates Die Gegenfinanzierung ist im Erläuterungsteil dargestellt. CO 2 -Relevanz: Auswirkung auf den Klimaschutz Bei Ja: Begründung | Optimierung (im Text ergänzende Erläuterungen) Nein ☒ Ja ☐ positiv ☐ negativ ☐ geringfügig ☐ erheblich ☐ IQ-relevant Nein ☒ Ja ☐ Korridorthema: Abstimmung mit städtischen Gesellschaften Nein ☒ Ja ☐ abgestimmt mit – 2 – Erläuterungen Die ursprüngliche Softwarelösung KA-Feedback wurde nach mehrjährigem Betrieb seitens des FZI nicht mehr weiterentwickelt und gewartet. Daher musste ein Dienstleister gesucht werden, mit dem KA-Feedback weiterentwickelt und auf den aktuellen Stand der Technik gebracht werden konnte, was letztendlich zur Notwendigkeit eines technischen Relaunchs führte. Nach Markterkundung, Ausschreibung und anschließender Entwicklung wurde am 1. Juli 2022 die neue, native KA-Feedback- App gelauncht. Zunächst erfolgte eine 1:1 Abbildung der bisherigen Standardfunktionen der ursprünglichen App. Einige der im Antrag gewünschten Entwicklungspotenziale sind auch bereits für die weitere Produktentwicklung vorgesehen. Die Umsetzung dieser Planungen hängt jedoch sehr stark von der Haushaltslage und der Bereitstellung der hierfür erforderlichen Ressourcen ab. Die Umsetzung der gesetzlichen Vorgaben zur Barrierefreiheit und eine Aktualisierung der Apps an die neuen Vorgaben der App-Stores wurde aktuell beauftragt. Perspektivisch ist eine vollständige Integration von KA-Feedback (als progressive Web-App) in die Karlsruhe.App vorgesehen. Im Zuge dieser Integration ist dann auch wieder ein Webzugang möglich, sowie übersichtliche Karten. Außerdem wird eine Verschlankung und Optimierung der nachgelagerten Prozesse angestrebt. Erste Vorgespräche hierzu haben bereits stattgefunden. Hinweis zu den Kosten: Die Kosten für den laufenden Betrieb in Höhe von ca. 75.000 € p.a. waren bislang budgetiert. Welcher Betrag nach Maßnahmen zur Haushaltssicherung hierfür verbleiben wird, ist derzeit unklar. Die einmaligen Kosten für die genannten Anpassungsarbeiten in Höhe von ca. 150.000 € sind bisher nicht budgetiert. Auf die einzelnen Punkte des Antrags wird im Folgenden gesondert eingegangen. 1. Barrierefreier und intuitiv bedienbarer Webzugang für Computer als Ergänzung zur aktuellen App, einschließlich der Integration in die Karlsruhe.App. Die Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen an die Barrierefreiheit wurde bereits beauftragt. Ein Webzugang ist im Zuge der vollständigen Integration in die Karlsruhe.App geplant. 2. Übersichtlichere Darstellung bereits eingereichter Rückmeldungen inklusive deren Bearbeitungsstatus und Reaktion der Stadt. Außerdem soll eine nachvollziehbare Kategorisierung der durch die Plattform bewirkten Maßnahmen erfolgen – im Sinne der städtischen Digitalstrategie. Eine neue Karte und übersichtlichere Darstellung mit aktuellem Status der Meldungen ist im Zuge der Integration in die Karlsruhe.App geplant. 3. Einführung einer Unterstützungsfunktion (z. B. „Gefällt mir“/„Unterstützen“-Button), um Mehrfachmeldungen zu vermeiden und die Relevanz einzelner Vorschläge sichtbar zu machen. Die Bereitstellung dieser Funktion wurde bislang zurückgestellt, da noch Restarbeiten zur Integration des Call Centers 115 offen waren. – 3 – 4. Upload-Möglichkeit für Skizzen und weitere Dokumente, um Rückmeldungen präziser und nachvollziehbarer zu gestalten. Dies wäre eine neue Anforderung an KA-Feedback. Sie könnte unter der Voraussetzung, dass entsprechende Mittel zur Verfügung gestellt werden, umgesetzt werden. Aufgrund der Haushaltssicherung ist dies derzeit nicht möglich. 5. Prüfung der Einführung von QR-Codes für spezifische Meldungen oder Kategorien, um eine bessere Kommunikation im öffentlichen Raum (z. B. Infotafel oder Flyer) zu ermöglichen. Dies wäre eine neue Anforderung an KA-Feedback. Sie könnte unter der Voraussetzung, dass entsprechende Mittel zur Verfügung gestellt werden, umgesetzt werden. Aufgrund der Haushaltssicherung ist dies derzeit nicht möglich. 6. Gezielte Bewerbung der Plattform als zentrale Rückmeldestelle durch öffentliche Aktionen und Kommunikationsmaßnahmen. Bislang wurden die Funktionen und Mehrwerte von Ka-Feedback über das Marketing für die Karlsruhe.App mitbeworben. Eine zusätzliche separate Marketingmaßnahme ist aufgrund der Haushaltssicherung derzeit nicht möglich. 7. Erstellung und Umsetzung einer Open-Source-Strategie für die Weiter- oder Neuentwicklung der Plattform in Kooperation mit der Zivilgesellschaft und anderen Städten. Eine Neuausschreibung der Lösung ist aktuell nicht vorgesehen. 8. Transparente Rückmeldung zu jedem eingereichten Anliegen, auch wenn dieses aus Kapazitätsgründen vorerst zurückgestellt wird. Zudem sollte eine Benachrichtigung der Nutzenden erfolgen, wenn eine Antwort eingestellt wurde. Dies ist technisch bereits möglich, kann aber nur durch die zuständigen Fachämter erfolgen. Als Übergangslösung würde hier eine automatisierte Benachrichtigung bei jeder Statusänderung in Betracht kommen. Die Entwicklung von Push-Benachrichtigungen steht bereits im Anforderungskatalog, konnte aber mangels verfügbaren Budgets bisher nicht umgesetzt werden. 9. Prüfung der Integration beziehungsweise des Zusammenspiels mit der geplanten digitalen Beteiligungsplattform. Sollten Mittel für den Relaunch der Beteiligungsplattform bereitstehen, könnte diese Anforderung in das Leistungsverzeichnis aufgenommen werden. Diese Stellungnahme wurde in der Sitzung der IT-Kommission am 8. Juli 2025 vorbesprochen.

Niederschrift 11. Plenarsitzung des Gemeinderates 24. Juni 2025, 15:30 Uhr öffentlich Bürgersaal, Rathaus am Marktplatz Vorsitzender: Oberbürgermeister Dr. Frank Mentrup Punkt 14 der Tagesordnung: KA-Feedback nutzungsfreundlich weiterentwickeln – für echte digitale Bürgerbeteiligung Antrag: GRÜNE Vorlage: 2025/0489 Beschluss: Beratung im Haupt- und Finanzausschuss am 15. Juli 2025, öffentlich Abstimmungsergebnis: Keine Abstimmung Der Vorsitzende ruft Tagesordnungspunkt 14 auf und teilt mit, der Antrag werde ohne Aussprache in den Haupt- und Finanzausschuss verwiesen. Zur Beurkundung: Die Schriftführerin: Hauptamt - Ratsangelegenheiten – 27. Juni 2025

Niederschrift 11. Sitzung Haupt- und Finanzausschuss 15. Juli 2025, 16:30 Uhr öffentlich Bürgersaal, Rathaus Marktplatz Vorsitz: Oberbürgermeister Dr. Frank Mentrup Punkt 6 der Tagesordnung: KA-Feedback nutzungsfreundlich weiterentwickeln – für eine echte digitale Bürgerbeteiligung Antrag: GRÜNE Vorlage: 2025/0489 Beschluss: Mit Stellungnahme einverstanden Abstimmungsergebnis: Keine Abstimmung Der Vorsitzende ruft Tagesordnungspunkt 6 zur Behandlung auf und teilt mit, der Antrag sei aus der Gemeinderatssitzung vom 24. Juni 2025 verwiesen. Stadtrat Klinkhardt (GRÜNE) meint, KA-Feedback sei ein wichtiger Bestandteil des digitalen Angebots. Im Sinne von Smart City unterstütze es aktiv die Stadtverwaltung, wenn man Meldungen aus der Bevölkerung bekäme. Auf der anderen Seite sei die App noch nicht auf dem Stand, den man sich wünsche. Es gebe noch deutlich mehr Potential, auch bei der Be- kanntheit der KA-Feedback-App. Man sehe die finanzielle Situation und wisse, dass nicht einfach alles gemacht werden könne. Ihn interessiere die Zusammenarbeit mit anderen Kommunen. Man entwickle eine karlsruhe- spezifische Einzellösung, die nur in Karlsruhe angewendet werde und wie alle barrierefreien Apps und Anwendungen Kosten in größeren Mengen verursache. Wunsch sei, dass man ge- meinsam mit anderen Kommunen vorangehe. Die Frage sei, ob man ein bestehendes System sinnvoll anderen Kommunen anbieten könne. Dies bitte er zur prüfen und Rückmeldung zu geben. Stand jetzt sehe man bei der KA-Feedback-App einen höheren Nutzen als beispiels- weise bei der Karlsruhe-App. Stadtrat Müller (CDU) nimmt den Antrag und die Stellungnahme wohlwollend zur Kenntnis. Auch wenn momentan nicht alle Funktionalitäten abgebildet werden können, müsse man das langfristige Ziel im Auge behalten und schauen, wie man es in Zukunft umsetzen könne – 2 – und die digitale Barrierefreiheit weiterfassend nutzungsfreundlich machen. Zu gegebener Zeit müsse man den eine oder andere Baustein zur KA-Feedback-App installieren. Stadtrat Dr. Noé (FDP/FW) unterstützt das Digitalengagement. Die App habe den Vorteil, dass man location based Meldungen absetzen könne, dass man sehe, wo das Problem sei. Eine Desktop-Variante mache durchaus Sinn. Erwähnen wolle er, dass man im Eigenbetrieb Abfallwirtschaft vorgeschlagen habe, die Möglichkeit des Nichtabholens des Mülls zu mel- den. Diese Dokumentation wäre auch bei Reklamationen gegenüber K&G hilfreich. Herr Losert (IT-Amt) merkt an, das Thema der Bekanntheit einer App hänge immer mit dem Marketing zusammen. In Karlsruhe würden momentan sämtliche Marketing-Aufwendungen heruntergestrichen, weil man sehe, dass es letztendlich sehr viel Aufwände mit sich ziehe. Wenn man aber keine Werbung mehr mache, werde es schwierig, dieses Angebot bekannt zu halten. Grundsätzlich könne er zu KA-Feedback sagen, dass man dabei sei, das Produkt zu überdenken. Mit der Performance des Produkts sei man nicht zufrieden, auch nicht da- mit, dass es eine native App sei. Man wolle Richtung progressive Web-App gehen. Dann müsse man nicht mehr über die App-Stores gehen. Aufgrund der Haushaltslage habe man sich überlegt, das Thema komplett einzustellen. Da man es aber für ein wichtiges digitales Angebot halte, habe man diese Überlegung wieder verworfen. Überlegen könne man sich, ob man die Karlsruhe-App und die KA-Feedback-App zusammenführe. Die Barrierefreiheit werde mitgedacht. Zur Nutzerfreundlichkeit habe man eine Kooperation mit dem KIT. Zwischenzeitlich gebe es Mängelmelder auch auf dem freien Markt. Dies müsse man eventuell vom Vergaberecht her bedenken, wenn man neu ausschreiben würde. Man habe sich entschieden, mit der Firma, die man schon beim bisherigen Produkt habe, enger zusammenzuarbeiten, auch hinsichtlich der Prozesse, weil die Firma sage, die Pro- zesse, die man damals im Entwicklungsprojekt entwickelt habe, könne man anderen Kom- munen nicht verkaufen. Daher müsse man sich die Prozesse genauer anschauen. Dann könne man durchaus mit anderen Kommunen zusammenarbeiten. Der Vorsitzende nimmt den Wunsch war, dass man die digitalen Angebote stärker zusam- menfasse, vernetze, optimiere und mehr Instrumente nutze, um miteinander ins Gespräch zu kommen. Die kollerigere mit dem Haushaltsproblem. Er schlage vor, ein einer entspre- chenden Kommission darüber nachzudenken, wo man Schwerpunkte setze. Er halte viel da- von, diese beiden Dinge zusammenzuführen und eine App für alles zu haben. Man müsse schauen, was man bei den Haushaltsaufgaben vielleicht ersparen könne. Nachdem keine weiteren Wortmeldungen vorliegen, erklärt er den Antrag für erledigt. Zur Beurkundung: Die Schriftführerin: Hauptamt – Ratsangelegenheiten – 25. Juli 2025