Vergabe der Lieferung von Mittagsverpflegung an 14 Grundschulen und eine Gemeinschaftsschule für das Schuljahr 2025/2026 mit der Option auf Vertragsverlängerung

Beschlussvorlage Gedruckt auf 100 Prozent Recyclingpapier Vorlage Nr.: 2025/0472 Verantwortlich: Dez. 3 Dienststelle: SuS Vergabe der Lieferung von Mittagsverpflegung an 14 Grundschulen und eine Gemeinschaftsschule für das Schuljahr 2025/2026 mit der Option auf Vertragsverlängerung Gremien Termin TOP Ö / N Zuständigkeit Haupt- und Finanzausschuss 03.06.2025 12 N Vorberatung Gemeinderat 24.06.2025 4 Ö Entscheidung Kurzfassung Antrag an den Gemeinderat Der Gemeinderat nimmt - nach Vorberatung im Haupt- und Finanzausschuss - von den Erläuterungen Kenntnis und stimmt der Vergabe der Lieferung von Mittagsverpflegung an die Grundschule Daxlanden, die Viktor-von-Scheffel-Schule und die Gartenschule für das Schuljahr 2025/2026 sowie an die Adam-Remmele-Schule, die Anne-Frank-Schule, die Anne-Frank-Gemeinschaftsschule, die Südendschule, die Leopoldschule, die Hans-Thoma-Schule, die Heinrich-Köhler-Schule, die Tullaschule, die Eichendorffschule, die Schloss-Schule, die Oberwaldschule Aue und die Pestalozzischule für das Schuljahr 2025/2026 mit der Option auf einmalige Vertragsverlängerung bis zum Schuljahr 2026/2027 an die vorgeschlagenen Firmen zu. Die Verwaltung wird ermächtigt, der Firma Sauder GmbH, Bruchsal, für das Los 1 und der Firma ES Catering, Weingarten, für die Lose 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 und 10 den Zuschlag zu erteilen. Finanzielle Auswirkungen Ja ☒ Nein ☐ ☐ Investition ☒ Konsumtive Maßnahme Gesamtkosten: 1.526.376,40 Euro Jährliche/r Budgetbedarf/Folgekosten: 226.776,40 Euro / Schuljahr 2025/2026 Gesamteinzahlung: 1.299.600,00 Euro / Schuljahr 2025/2026 Jährlicher Ertrag: Finanzierung ☒ bereits vollständig budgetiert ☐ teilweise budgetiert ☐ nicht budgetiert Gegenfinanzierung durch ☐ Mehrerträge/-einzahlung ☐ Wegfall bestehender Aufgaben ☐ Umschichtung innerhalb des Dezernates Die Gegenfinanzierung ist im Erläuterungsteil dargestellt. CO 2 -Relevanz: Auswirkung auf den Klimaschutz Bei Ja: Begründung | Optimierung (im Text ergänzende Erläuterungen) Nein ☐ Ja ☒ positiv ☒ negativ ☐ geringfügig ☒ erheblich ☐ IQ-relevant Nein ☒ Ja ☐ Korridorthema: Abstimmung mit städtischen Gesellschaften Nein ☒ Ja ☐ abgestimmt mit – 2 – Erläuterungen 1. Ausschreibungsgegenstand Für 14 Grundschulen und eine Gemeinschaftsschule in Karlsruhe wurde die Lieferung von Mittagsverpflegung für das Schuljahr 2025/2026 mit der einmaligen Option auf Vertragsverlängerung um ein weiteres Schuljahr bis Schuljahr 2026/2027 für die Lose 2, 3, 4, 6, 7, 8, 9 und 10 ausgeschrieben. Die Leistung ist in zehn Lose aufgeteilt. Los 1: a) Grundschule Daxlanden b) Viktor-von-Scheffel-Schule circa circa 300 Menüs pro Woche 350 Menüs pro Woche Los 2: Los 3: Los 4: Los 5: Los 6: Los 7: Los 8: Los 9: Los 10: Adam-Remmele-Schule a) Anne-Frank-Schule b) Anne-Frank-Gemeinschaftsschule a) Südendschule b) Leopoldschule Gartenschule Hans-Thoma-Schule a) Heinrich-Köhler-Schule b) Tullaschule Eichendorffschule Schloss-Schule a) Oberwaldschule Aue b) Pestalozzischule circa circa circa circa circa circa circa circa circa circa circa circa circa 400 Menüs pro Woche 850 Menüs pro Woche 220 Menüs pro Woche 775 Menüs pro Woche 525 Menüs pro Woche 550 Menüs pro Woche 590 Menüs pro Woche 500 Menüs pro Woche 550 Menüs pro Woche 965 Menüs pro Woche 900 Menüs pro Woche 530 Menüs pro Woche 545 Menüs pro Woche Für die Lose 1, 2, 4, 5 und 10 war ausschließlich das Verpflegungssystem Cook & Hold anzubieten, da die Aufstellung beziehungsweise der Betrieb eines für temperaturentkoppelte Systeme benötigten Konvektomaten räumlich und anschlusstechnisch nicht möglich ist. 2. Verfahrensart Die Ausschreibung der Lieferleistung erfolgte im Offenen Verfahren nach § 119 Absatz 3 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) in Verbindung mit § 15 Vergabeverordnung (VgV). Die Bekanntmachung erfolgte im Amtsblatt der Europäischen Union am 30. Januar 2025 sowie im Internetausschreibungsservice der Stadt Karlsruhe. 3. Prüfung und Wertung der Angebote Bis zum Ablauf der Angebotsfrist sind die Angebote von vier Firmen eingegangen: Zwei Angebote für das Los 1, drei Angebote für die Lose 2, 4, 5 und 10, vier Angebote für die Lose 3, 6, 7, 8 und 9. Die Prüfung und Wertung der Angebote erfolgte in mehreren Stufen: Formale Prüfung: Die Angebote von zwei Bietern enthielten die mit Angebotsabgabe geforderten Unterlagen und Erklärungen und waren somit vollständig. Die fehlenden Erklärungen des dritten Bieters wurden nachgefordert. Die Unterlagen wurden nicht nachgereicht. Das Angebot wurde somit nach § 57 Absatz 1 Nummer 2 VgV ausgeschlossen. Die fehlenden Erklärungen des vierten Bieters wurden nicht nachgefordert, weil dessen Angebot nach der Wirtschaftlichkeitsprüfung anhand der eingereichten Unterlagen und bei fiktiver Zugrundelegung der vollen Leistungspunktzahl beim Probeessen nicht das wirtschaftlichste wäre. Das Angebot dieses Bieters ist daher bei der zur Wirtschaftlichkeitsprüfung aufgeführten Übersicht in Klammern gesetzt. – 3 – Eignungsprüfung: Zwei Bieter erfüllen die festgelegten Eignungskriterien und verfügen folglich über die für die ordnungsgemäße Ausführung des öffentlichen Auftrags erforderliche Eignung. Fachliche Prüfung: Mit Abgabe des Angebots verpflichten sich die Bieter, die Qualitätsstandards der Karlsruher Leistungsbeschreibung für die Schulverpflegung, die sich an den Empfehlungen der Deutschen Gesellschaft für Ernährung e. V. (DGE) orientieren, einzuhalten. Hierunter fallen zum Beispiel der Bio- Anteil von jährlich mindestens 40 Prozent des monetären Gesamtwareneinsatzes (Brutto) und von mindestens 20 Prozent des monetären Wareneinsatzes in Bioqualität von Obst, Gemüse und Milchprodukten sowie der Einsatz von Fahrzeugen mit mindestens der Euro-6/VI-Abgasnorm für die Leistungserbringung. Zwei Angebote entsprachen den Anforderungen und konnten bei der Wirtschaftlichkeitsprüfung berücksichtigt werden. Wirtschaftlichkeitsprüfung: Die Wertung der Angebote erfolgte anhand der Einfachen Richtwertmethode, bei der Preis und Leistung in einem 50/50-Verhältnis stehen. Bei der Leistungsbewertung wurden folgende Leistungskriterien berücksichtigt: 1. ein über die Mindestanforderung von 40 Prozent aus der Leistungsbeschreibung hinausgehender Bioanteil von insgesamt mindestens 50 Prozent oder mindestens 60 Prozent des monetären Wareneinsatzes, 2. der Einsatz von 100 % Bio-Fleisch, 3. der Einsatz von regionalem Obst und Gemüse aus einem Umkreis von maximal 150 km, bei einem Anteil von zusammen mindestens 40 % des Gesamteinsatzes, 4. der Einsatz von 100 % regionalem Fleisch aus einem Umkreis von maximal 150 km um den verarbeitenden Betrieb des Auftragnehmers, 5. kohlenstoffdioxidfreie Anlieferung über Elektro-Fahrzeuge, 6. die sensorische Qualität (optischer Eindruck, Geruch, Geschmack, Konsistenz/Beschaffenheit) des Essens. Die Bewertung der ersten fünf aufgeführten Kriterien ist auf Grundlage der eingereichten Unterlagen des Bieters erfolgt. Zur Bewertung der sensorischen Qualität wurde für die Lose 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 und 10 ein Probeessen durchgeführt. Am Probeessen nahmen pro Einrichtung insgesamt bis zu sechs Personen der Schulleitungen, des pädagogischen Personals, der Elternvertretungen und der Schülerschaft teil. Zum Probeessen wurden nur zwei Bieter eingeladen, da der dritte Bieter nach der Wirtschaftlichkeitsprüfung der Kriterien 1 bis 5 und bei fiktiver Zugrundelegung der vollen Leistungspunktzahl beim Probeessen keine Chance auf den Zuschlag hat. Für Los 1 wurde auf das Probeessen verzichtet, da das zweite Angebot für dieses Los keine rechnerische Chance auf einen Zuschlag hatte. Ein Probeessen hätte folglich keine Auswirkungen auf die Bieterplatzierungen und die Zuschlagsentscheidung beim Los 1 gehabt. Die Regelung, dass zur Vermeidung von unnötigen Kosten nur Bieter zum Probeessen eingeladen werden, deren Angebot noch eine theoretische Chance auf den Zuschlag hat, war explizit in den Vergabeunterlagen enthalten. Im Rahmen der Wertung der Angebote hinsichtlich der oben genannten Zuschlagskriterien wurde das nachstehende Ergebnis ermittelt. Der Zuschlag ist losweise auf das Angebot mit der höchsten skalierten Kennzahl (Z), welche sich aus dem Ergebnis der Wirtschaftlichkeitsprüfung inklusive der Leistungsbewertung ergibt, zu erteilen. Los Rang Bieter, Produktionsstätte Kennzahl (Z) 1 1 Firma Sauder GmbH, Bruchsal 1.097 [2 Firma 0] 2 1 Firma ES-Catering, Weingarten 3.531 – 4 – 2 Firma 2.655 3 1 Firma ES-Catering, Weingarten 1.340 2 Firma 1.266 [3 Firma 0] 4 1 Firma ES-Catering, Weingarten 1.104 2 Firma 746 5 1 Firma ES-Catering, Weingarten 2.594 2 Firma 1.965 6 1 Firma ES-Catering, Weingarten 2.451 2 Firma 2.375 [3 Firma 0] 7 1 Firma ES-Catering, Weingarten 1.432 2 Firma 1.348 [3 Firma 0] 8 1 Firma ES-Catering, Weingarten 1.474 2 Firma 1.435 [3 Firma 0] 9 1 Firma ES-Catering, Weingarten 1.607 2 Firma 1.554 [3 Firma 0] 10 1 Firma ES-Catering, Weingarten 1.309 2 Firma 1.164 Unter Berücksichtigung der Zuschlagskriterien wird der Zuschlag nach § 127 Absatz 1 GWB in Verbindung mit § 58 Absatz 1 VgV auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Es wird vorgeschlagen, das Angebot der Firma Sauder GmbH, Bruchsal, für das Los 1 und das Angebot der Firma ES-Catering, Weingarten, für die Lose 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 und 10 anzunehmen und hierauf den Zuschlag zu erteilen. 4. Einschätzung der CO2-Relevanz Die Anlieferung des Essens wird wie bisher CO2-frei mit Elektrofahrzeugen erfolgen. Der verpflichtend einzusetzende Anteil an saisonalem Obst und Gemüse beträgt erstmals im Vergleich zur vorangegangenen Ausschreibung 50 Prozent. Dieser ist gemäß dem Saisonkalender Deutschlands der Verbraucherzentrale aus dem Freiland oder einer Herstellung mit geringer oder mittlerer Klimabelastung zu beziehen. Durch den verpflichtenden Anteil wird von einer Reduktion der leistungsbezogenen CO2-Emissionen ausgegangen. Erläuterungen zu finanziellen Auswirkungen Im Schuljahr 2025/2026 entstehen Ausgaben in Höhe von 1.526.376,40 Euro für Catererleistungen, denen zu erwartende Einnahmen in Höhe von 1.299.600,00 Euro aus Elternentgelten gegenüberstehen. Daraus ergibt sich eine Lücke von 226.776,40 Euro, die den städtischen Haushalt belasten. Die gesamten Ausgaben sind im städtischen Haushalt budgetiert. Beschluss: Antrag an den Gemeinderat Der Gemeinderat nimmt - nach Vorberatung im Haupt- und Finanzausschuss - von den Erläuterungen Kenntnis und stimmt der Vergabe der Lieferung von Mittagsverpflegung an die Grundschule – 5 – Daxlanden, die Viktor-von-Scheffel-Schule und die Gartenschule für das Schuljahr 2025/2026 sowie an die Adam-Remmele-Schule, die Anne-Frank-Schule, die Anne-Frank-Gemeinschaftsschule, die Südendschule, die Leopoldschule, die Hans-Thoma-Schule, die Heinrich-Köhler-Schule, die Tullaschule, die Eichendorffschule, die Schloss-Schule, die Oberwaldschule Aue und die Pestalozzischule für das Schuljahr 2025/2026 mit der Option auf einmalige Vertragsverlängerung bis zum Schuljahr 2026/2027 an die vorgeschlagenen Firmen zu. Die Verwaltung wird ermächtigt, der Firma Sauder GmbH, Bruchsal, für das Los 1 und der Firma ES Catering, Weingarten, für die Lose 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 und 10 den Zuschlag zu erteilen.

Niederschrift 11. Plenarsitzung des Gemeinderates 24. Juni 2025, 15:30 Uhr öffentlich Bürgersaal, Rathaus am Marktplatz Vorsitzender: Oberbürgermeister Dr. Frank Mentrup Punkt 4 der Tagesordnung: Vergabe der Lieferung von Mittagsverpflegung an 14 Grund- schulen und eine Gemeinschaftsschule für das Schuljahr 2025/2026 mit der Option auf Vertragsverlängerung Vorlage: 2025/0472 Beschluss: Der Gemeinderat nimmt - nach Vorberatung im Haupt- und Finanzausschuss - von den Er- läuterungen Kenntnis und stimmt der Vergabe der Lieferung von Mittagsverpflegung an die Grundschule Daxlanden, die Viktor-von-Scheffel-Schule und die Gartenschule für das Schuljahr 2025/2026 sowie an die Adam-Remmele-Schule, die Anne-Frank-Schule, die Anne-Frank-Gemeinschaftsschule, die Südendschule, die Leopoldschule, die Hans-Thoma- Schule, die Heinrich-Köhler-Schule, die Tullaschule, die Eichendorffschule, die Schloss- Schule, die Oberwaldschule Aue und die Pestalozzischule für das Schuljahr 2025/2026 mit der Option auf einmalige Vertragsverlängerung bis zum Schuljahr 2026/2027 an die vorge- schlagenen Firmen zu. Die Verwaltung wird ermächtigt, der Firma Sauder GmbH, Bruchsal, für das Los 1 und der Firma ES Catering, Weingarten, für die Lose 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 und 10 den Zuschlag zu erteilen. Abstimmungsergebnis: Einstimmige Zustimmung (46 Ja) Der Vorsitzende ruft Tagesordnungspunkt 4 zur Behandlung auf und verweist auf die er- folgte Vorberatung im Haupt- und Finanzausschuss am 3. Juni 2025. Stadträtin Fahringer (GRÜNE): Die meisten Menschen wünschen sich eine Ernährungsum- gebung, in der es einfach ist, in der es leicht ist, sich gesund zu ernähren, in der es leicht ist, sich nachhaltig zu ernähren. Das ist auch so unter Schüler*innen, das haben Sie uns letztes Jahr im Schulbeirat geschildert. Da ist es unsere Aufgabe als Politik, das zu ermögli- chen, dieses Umfeld, wo man sich für eine gesunde Ernährung entscheiden kann. Was können wir als Kommunalpolitiker*innen hier in Karlsruhe tun? Wir können beim Schules- sen gestalten. Da haben wir auch schon einiges erreicht. Gemeinsam haben wir Kriterien – 2 – beschlossen, wie beispielsweise das Orientieren an den Empfehlungen der Deutschen Ge- sellschaft für Ernährung. Das zeigt auch diese Ausschreibung, die nun einen Schritt weiter- geht, beispielsweise bei der Saisonalität. Auch das begrüßen wir. Stadtrat Hofmann (CDU): Normalerweise sprechen wir bei Vergaben nicht. In dem Fall ist es leider so, dass uns im Vorfeld bei diesem Verfahren einiges nicht so gefallen hat. Denn uns wurde das letzte Mal schon versprochen, dass wir uns genau mit den Kriterien noch einmal beschäftigen, da wir schon eine etwas andere Meinung haben. Wir stehen natür- lich, ganz genauso wie die Kollegin Fahringer gesagt hat, für eine gesunde Ernährung. Aber ob das dann genau immer nach dem Raster sein muss, das jetzt hier uns vorgegeben wurde, darüber haben wir auch gar nicht groß beraten, sondern es wurde uns vorgegeben. Ich kannte bis zur Vorlage von vor drei Jahren die Deutsche Gesellschaft für Ernährung nicht einmal, schon gar nicht, wie sie abgekürzt wird. Von daher wurde uns eigentlich zu- gesagt, dass wir darüber noch einmal reden, und das würde ich gerne einfach jetzt hier auch noch einmal zur Kenntnis geben. Aber ich denke, dass die neue Amtsleitung und insbesondere die neue Dezernentin dann auch hier auf uns zukommen wird. Von daher werden wir natürlich der Vorlage entspre- chend zustimmen, dass die Schülerinnen und Schüler auch im Herbst ihr Essen haben. Stadträtin Uysal (SPD): Auch wir begrüßen natürlich gutes, gesundes und nachhaltiges Schulessen für unsere Schulkinder. Wir begrüßen besonders, dass bei der Ausschreibung klare Qualitätskriterien angesetzt wurden, wie zum Beispiel einen hohen Bio-Anteil oder die regionale Herkunft der Lebensmittel, aber auch die CO 2 -freie Lieferung. Das zeigt näm- lich, dass wir Klimaschutz und Kindergesundheit zusammen denken und umsetzen kön- nen. Natürlich, Herr Hofmann, können wir noch einmal über die Kriterien sprechen. Aller- dings denke ich, ist es unser Anliegen, dass wir hier schauen, dass es gesund, aber auch nachhaltig ist, und auch der notwendige städtische Zuschuss, den begrüßen wir, weil wir ihn für gut investiertes Geld halten, in die Zukunft unserer Kinder. Deswegen werden wir dieser Verwaltungsvorlage zustimmen, und wir bedanken uns. Stadtrat Schnell (AfD): Zu beanstanden ist hier nicht, wie bereits von der CDU gesagt, das Ausschreibungsverfahren als solches, das durchaus korrekt verlief, weshalb wir nicht um- hinkönnen, der Vorlage zuzustimmen, sondern die darin aufgeführten Konditionen. Denn schon bei der letzten Ausschreibung wurde der Gemeinderat mit der sinngemäßen Formu- lierung, gemäß den Empfehlungen der Deutschen Gesellschaft für Ernährung, doch ein wenig hinter die Fichte geführt. Wenn ich mich richtig erinnere, enthielt die auch den Pas- sus, dass die Kriterien für die Verpflegungsleistung unverändert weiter gelten, wenn nicht bis zu einem bestimmten Stichtag dies geändert werde. Als wir das dann im Gemeinderat hatten, war diese Frist leider kurz zuvor verstrichen. So, meine Damen und Herren, darf das nicht noch einmal laufen. Schulessen muss vor allen Dingen den Kindern schmecken. Stadtrat Dr. Noé (FDP/FW): Es ist doch interessant, wie wir über eine Vergabevorlage aka- demisch philosophieren können und was da für eine Bürokratie in der Ausschreibung da- hintersteckt. Ich denke, man kann es ganz einfach auf den Punkt bringen. Das Essen muss schmecken und wenn das Essen nicht schmeckt, dann werden die Kinder mit den Füßen abstimmen und die naheliegende Imbissbude aufsuchen. Ich gehe mal davon aus, dass Es- sen schmeckt und die ganzen Bemühungen waren jetzt zielführend, und wir werden dem deswegen zustimmen. – 3 – Der Vorsitzende: Vielen Dank, das waren jetzt alle Wortmeldungen. Wir kommen damit zur Abstimmung, und zwar ab jetzt. – Einstimmige Zustimmung. Vielen Dank. Zur Beurkundung: Die Schriftführerin: Hauptamt - Ratsangelegenheiten – 10. Juli 2025