Erstellung und Qualitätssicherug der im Internet veröffentlichten Protokolle der Gemeinderats- und Hauptausschusssitzungen

Anfrage Gedruckt auf 100 Prozent Recyclingpapier Vorlage Nr.: 2025/0411 Eingang: 30.04.2025 Erstellung und Qualitätssicherung der im Internet veröffentlichten Protokolle der Gemeinderats- und Hauptausschusssitzungen Anfrage: AfD Gremien Termin TOP Ö / N Zuständigkeit Gemeinderat 24.06.2025 23 Ö Kenntnisnahme Die Verwaltung wird um Auskunft gebeten: 1.) Auf welche Weise wird der Wortlaut der Gemeinderats- und Hauptausschusssitzungen während der Sitzungen aufgenommen? 2.) Wie wird die aufgenommene Tonspur in geschriebenen Text umgesetzt? 3.) Geschieht die Umsetzung von Ton in Text völlig automatisch, oder wird der Text anhand des Abhörens der Tonspur durch einen Verwaltungsmitarbeiter überprüft? 4.) Wie lange wird die Sprachaufzeichnung aufbewahrt und kann diese durch Gemeinderäte, Fraktionsmitarbeiter oder andere Personen im Nachgang abgehört werden? 5.) Wird das Protokoll nach der Erstellung weiter bearbeitet und wenn ja, wie? 6.) Findet eine Korrektur oder eine Qualitätssicherung des erstellten Protokolls statt? Wenn ja, durch wen? 7.) Wird das Protokoll nach der Erstellung und vor seiner Veröffentlichung nochmals überarbeitet, z. B. um Korrekturwünschen von Stadträten ihre eigenen Aussagen betreffend nachzukommen, oder zu anderen Zwecken? 8.) Kann die Verwaltung ausschließen, dass die veröffentlichten Protokolle nicht den gesamten im Rat oder im Hauptausschuss gesprochenen Text ein zu eins wiedergibt? Falls nein, welche Abweichungen (z. B. Kürzungen) werden von der Verwaltung toleriert oder sind gar beabsichtigt? Sachverhalt/Begründung: Bei der Durchsicht der Gemeinderats- und Hauptausschussprotokolle der Diskussionen zur Resolution der Gemeinderatsmehrheit gegen den Wahlkampfflyer der AfD ist aufgefallen, dass der Wortlaut der Protokolle nicht vollständig dem gesprochenen Wort entspricht, wie es von mehreren Teilnehmern erinnert wurde. In diesem Zusammenhang haben wir einige Fragen dazu, wie aus dem im Gemeinderat bzw. im Hauptausschuss gesprochenen Wort das auf der Homepage der Stadt nachzulesende Protokoll entsteht. Unterzeichnet von: Dr. Paul Schmidt Oliver Schnell Rouven Stolz Andreas Seidler Dr. Gerhard Lenz

Stellungnahme zur Anfrage Gedruckt auf 100 Prozent Recyclingpapier Vorlage Nr.: 2025/0411 Verantwortlich: Dez. 1 Dienststelle: Hauptamt Erstellung und Qualitätssicherung der im Internet veröffentlichten Protokolle der Gemeinderats- und Hauptausschusssitzungen Anfrage: AfD Gremien Termin TOP Ö / N Zuständigkeit Gemeinderat 24.06.2025 23 ö Kenntnisnahme 1.) Auf welche Weise wird der Wortlaut der Gemeinderats- und Hauptausschusssitzungen während der Sitzungen aufgenommen? Es wird eine Spezialsoftware zur digitalen Tonaufzeichnung verwendet, die lokal auf einem PC installiert ist. Das Gerät ist unmittelbar an die Konferenztechnik angebunden. 2.) Wie wird die aufgenommene Tonspur in geschriebenen Text umgesetzt? Die Transkription des gesprochenen Wortes in ein schriftliches Protokoll erfolgt manuell über ein Textverarbeitungsprogramm anhand der Tonaufzeichnungen. Sie umfasst beim Wortprotokoll die wörtliche Abschrift des Gesagten. Um die Lesbarkeit und Verständlichkeit zu gewährleisten, werden dabei Wort- und Satzabbrüche sowie Dialekte geglättet; ebenso werden Stottern, Wortdoppelungen und Fülllaute weggelassen. 3.) Geschieht die Umsetzung von Ton in Text völlig automatisch, oder wird der Text anhand des Abhörens der Tonspur durch einen Verwaltungsmitarbeiter überprüft? Die Wortbeiträge werden nicht automatisch verschriftlicht. Die Bearbeitung und Überprüfung der Niederschriften erfolgt durch Verwaltungsmitarbeitende. 4.) Wie lange wird die Sprachaufzeichnung aufbewahrt und kann diese durch Gemeinderäte, Fraktionsmitarbeiter oder andere Personen im Nachgang abgehört werden? Regelungen hierzu finden sich in § 17 Abs. 3 und 4 der Geschäftsordnung des Gemeinderates der Stadt Karlsruhe. Tonaufzeichnungen werden bei der protokollführenden Stelle aufbewahrt und im Anschluss an die Aufbewahrungsfrist dem Stadtarchiv zur Übernahme angeboten. Es ist festgelegt, dass dem oder der Vorsitzenden und jedem Mitglied des Gemeinderates Zugriff auf die Tonaufzeichnungen gewährt werden. 5.) Wird das Protokoll nach der Erstellung weiter bearbeitet und wenn ja, wie? Nach der Erstellung werden die Niederschriften über die öffentlichen Verhandlungen durch Einstellen ins Ratsinformationssystem den Mitgliedern des Gemeinderates sowie Bürgerinnen und Bürger zur Kenntnis gebracht, vgl. auch § 17 Abs. 2 der Geschäftsordnung des Gemeinderates. – 2 – 6.) Findet eine Korrektur oder eine Qualitätssicherung des erstellten Protokolls statt? Wenn ja, durch wen? Die Zuständigkeit für die Protokollführung für Gemeinderat und Haupt- und Finanzausschuss liegt beim Hauptamt. Die Bearbeitung und Überprüfung der Niederschriften erfolgt durch Verwaltungsmitarbeitende der Dienststelle. 7.) Wird das Protokoll nach der Erstellung und vor seiner Veröffentlichung nochmals überarbeitet, z. B. um Korrekturwünschen von Stadträten ihre eigenen Aussagen betreffend nachzukommen, oder zu anderen Zwecken? Gemäß § 38 Abs. 2 Satz 3 GemO können Gemeinderatsmitglieder Einwendungen gegen Niederschriften erheben. Über die vorgebrachten Einwendungen entscheidet der Gemeinderat. 8.) Kann die Verwaltung ausschließen, dass die veröffentlichten Protokolle nicht den gesamten im Rat oder im Hauptausschuss gesprochenen Text eins zu eins wiedergibt? Falls nein, welche Abweichungen (z. B. Kürzungen) werden von der Verwaltung toleriert oder sind gar beabsichtigt? Über die Sitzungen des Gemeinderates wird in Karlsruhe ein Wortprotokoll gefertigt. Das bedeutet, die Transkription umfasst die wörtliche Abschrift des Gesagten. Zur besseren Lesbarkeit und Verständlichkeit erfolgt wie unter Ziffer 2 beschrieben lediglich eine sprachliche Glättung. Diese Protokollform geht über die gesetzlich geforderten Mindestinhalte hinaus. Diese sind in § 38 Abs. 1 GemO i. V. m. § 17 Abs. 1 Geschäftsordnung des Gemeinderates festgeschrieben. Für den Haupt- und Finanzausschuss wird ein Protokoll erstellt, das ebenfalls über die gesetzlich geforderten Mindestinhalte hinausgeht. Der Verlauf wird hier sinngemäß zusammengefasst, so dass der Gesprächsverlauf in diesen Protokollen verkürzt beziehungsweise verdichtet wiedergegeben wird. Festgehalten werden auch verbindliche Erklärungen der Verwaltung und Aufträge an die Verwaltung. Darüber hinaus soll in Fällen, in denen der Niederschrift keine schriftliche Unterlage beigefügt werden kann oder von diesen Unterlagen abweichende oder sie ergänzende Ausführungen gemacht werden, der wesentliche Inhalt der Berichterstattung festgehalten werden. Das Recht des oder der Vorsitzenden und der Mitglieder des Gemeinderates nach § 38 Absatz 1 Satz 2 der GemO Erklärungen oder das Abstimmungsverhalten in die Niederschrift aufzunehmen, bleibt hiervon unberührt.

Niederschrift 11. Plenarsitzung des Gemeinderates 24. Juni 2025, 15:30 Uhr öffentlich Bürgersaal, Rathaus am Marktplatz Vorsitzender: Oberbürgermeister Dr. Frank Mentrup Punkt 23 der Tagesordnung: Erstellung und Qualitätssicherung der im Internet veröffent- lichten Protokolle der Gemeinderats- und Hauptausschusssitzungen Anfrage: AfD Vorlage: 2025/0411 Beschluss: Kenntnisnahme von der Stellungnahme der Verwaltung Abstimmungsergebnis: Keine Abstimmung Der Vorsitzende ruft Tagesordnungspunkt 23 zur Behandlung auf und teilt mit, die Stel- lungnahme der Verwaltung liege vor, der Gemeinderat habe Kenntnis genommen (keine Wortmeldungen). Zur Beurkundung: Die Schriftführerin: Hauptamt - Ratsangelegenheiten – 27. Juni 2025