Änderung der Betriebsform des Bereichs Stadtentwässerung in einen Eigenbetrieb

Beschlussvorlage Gedruckt auf 100 Prozent Recyclingpapier Vorlage Nr.: 2025/0368 Verantwortlich: Dez. 6 Dienststelle: Tiefbauamt Änderung der Betriebsform des Bereichs Stadtentwässerung in einen Eigenbetrieb Vergabe der Leistungen zur Umstellung des Rechnungswesens sowie Einrichtung des neuen ERP-Systems SAP S/4HANA Gremien Termin TOP Ö / N Zuständigkeit Haupt- und Finanzausschuss 20.05.2025 8 Ö Entscheidung Kurzfassung Der Haupt- und Finanzausschuss genehmigt die Vergabe folgender Leistungen: Änderung der Betriebsform des Bereichs Stadtentwässerung in einen Eigenbetrieb Vergabe der Leistungen zur Umstellung des Rechnungswesens sowie Einrichtung des neuen ERP- Systems SAP S/4HANA an die Anstalt: Komm.ONE Anstalt des öffentlichen Rechts (AöR) Angebote vom: 2., 3. und 4. April 2025 abschließend mit: 1.005.448 Euro Die Verwaltung wird ermächtigt, den Zuschlag zu erteilen. Finanzielle Auswirkungen Ja ☒ Nein ☐ ☐ Investition ☒ Konsumtive Maßnahme Gesamtkosten: 1.005.448 Jährliche/r Budgetbedarf/Folgekosten: 187.141 Gesamteinzahlung: Jährlicher Ertrag: Die Kosten sind gebührenfähig Finanzierung ☐ bereits vollständig budgetiert ☐ teilweise budgetiert ☒ nicht budgetiert Gegenfinanzierung durch ☒ Mehrerträge/-einzahlung ☐ Wegfall bestehender Aufgaben ☐ Umschichtung innerhalb des Dezernates Die Gegenfinanzierung ist im Erläuterungsteil dargestellt. CO 2 -Relevanz: Auswirkung auf den Klimaschutz Bei Ja: Begründung | Optimierung (im Text ergänzende Erläuterungen) Nein ☒ Ja ☐ positiv ☐ negativ ☐ geringfügig ☐ erheblich ☐ IQ-relevant Nein ☒ Ja ☐ Korridorthema: Abstimmung mit städtischen Gesellschaften Nein ☒ Ja ☐ abgestimmt mit – 2 – 1. Allgemein Der Gemeinderat hat in seiner Sitzung am 17. Dezember 2024 beschlossen, den Bereich Stadtentwässerung in einen Eigenbetrieb umzuwandeln. Ein wesentlicher Bestandteil bei dieser Umstellung bildet die Einführung eines kaufmännischen Rechnungswesens nach den Vorschriften des Handelsgesetzbuches (HGB). Im Rahmen dieses Umstellungsprozesses soll die aktuellste SAP-Systemversion S/4HANA als neue Enterprise-Ressource- Planning (ERP)-Lösung für die Buchführung des Eigenbetriebs implementiert werden. Dabei wird eine neue Produkt- und Kontenstruktur entwickelt, welche optimal an die Bedürfnisse der Stadtentwässerung angepasst ist und die Grundlage zum Aufbau einer betriebsorientierten Wirtschaftsführung bildet. Im Zuge der angestrebten Umsetzung soll erarbeitet werden, wie die bisherigen betrieblichen Strukturen und Prozesse angepasst werden können, damit diese im neuen System bestmöglich abgebildet werden. 2. Beschreibung des Leistungsumfangs Für die Erbringung der Leistungen legte die Komm.ONE AöR mehrere Teilangebote vor, die jeweils einen spezifischen Aufgabenbereich der Umstellungsarbeiten umfassen. Folgende Themenfelder und Aufgaben sind im gesamten Leistungsumfang enthalten: ▪ Implementierung mehrerer SAP-Module inklusive Mandantenaufbau, Stammdatenmigration, Berechtigungsverwaltung, Konfiguration des Finanzwesens, Schulungen, Funktions- und Integrationstests sowie einem Support Service ▪ Analyse, Beschaffung und Grund-Customizing zur Umstellung der E-Rechnung auf den neuen Eigenbetrieb sowie Einrichtung und Anlage der Berechtigungsverwaltung zur Abwicklung des elektronischen Zahlungsverkehrs ▪ Begleitung im Interimsbetrieb inklusive Early-Life-Support ▪ Einrichtung des Zugangsportals für einen sicheren Zugriff auf die in der Cloud betriebenen Softwareanwendungen der Komm.ONE für den neuen Mandanten des Eigenbetriebs ▪ Erweiterung der bisherigen Personaladministration und Personalabrechnung um einen neuen Mandanten und Anbindung an das Finanzwesen ▪ Einrichtung eines zusätzlichen Mandanten für die Dokumentenmanagement-Cloud zur Belegarchivierung Die Arbeiten bestehen dabei aus einmaligen sowie laufenden Leistungen, welche auch nach Abschluss der Umstellung im Betrieb des Mandanten notwendig sind. Beinhaltet sind beispielsweise Lizenzgebühren, Anwendersupport, Wartung und Pflege der Softwareanwendungen und Nutzungspauschalen für die Bearbeitung der gebuchten Rechnungsbelege. Die einmaligen Kosten der Implementierung belaufen sich laut den Angeboten auf 1.005.448 Euro. Für den laufenden Betrieb sind voraussichtlich jährliche Kosten in Höhe von 187.141 Euro angesetzt. – 3 – 3. Ausschreibungsverfahren Komm.ONE ist eine Anstalt öffentlichen Rechts in Trägerschaft des Landes Baden-Württemberg und des kommunalen Zweckverbandes 4IT. Für die Stadt Karlsruhe besteht als Zweckverbandsmitglied die Möglichkeit, eine direkte Beauftragung der Komm.ONE als Inhouse-Geschäft vorzunehmen. Über die direkte Vergabe ist sichergestellt, dass eine auf die Karlsruher Anforderungen zugeschnittene Softwarelösung mit passgenauen Schnittstellen realisiert wird. Somit ist eine an die spezifischen kommunalen Belange angepasste Einführung der ERP-Software möglich. Zusätzlich wurde die Umstellung des Rechnungswesens und Implementierung der neuen Systemversion bereits bei der Betriebsformänderung des TSK (Team Sauberes Karlsruhe) durch die Komm.ONE begleitet. Daher kann auf Erfahrungen und erarbeitete Schnittstellen dieses Projektes zurückgegriffen werden. 4. Erläuterungen zu finanziellen Auswirkungen Die erforderlichen Mittel zur Deckung des Mehraufwandes können durch eingehende Mehrerträge aus Entwässerungsgebühren (Kostenart 33210000) und Erstattungen anderer Gemeinden (Kostenart 34820000) beim PSP 1.740.53.80 erbracht werden. Beschluss: Antrag an den Haupt- und Finanzausschuss Der Haupt- und Finanzausschuss stimmt der Vergabe der Leistungen zur Umstellung des Rechnungswesens sowie zur Einrichtung des neuen ERP-Systems SAP S/4HANA an Komm.ONE gemäß den Angeboten vom 2., 3. und 4. April 2025 mit einem Gesamtauftragswert in Höhe von 1.005.448 Euro zuzüglich laufender Kosten in Höhe von 187.141 Euro zu. Die Verwaltung wird ermächtigt, den Zuschlag zu erteilen.

Niederschrift 9. Sitzung Haupt- und Finanzausschuss 20. Mai 2025, 16:30 Uhr öffentlich Bürgersaal, Rathaus Marktplatz Vorsitz: Oberbürgermeister Dr. Frank Mentrup Punkt 8 der Tagesordnung: Änderung der Betriebsform des Bereichs Stadtentwässerung in einen Eigenbetrieb: Vergabe der Leistungen zur Umbestellung des Rechnungswesens sowie Einrichtung des neuen ERP-Systems SAP S/4HANA Vorlage 2025/0368 Beschluss: Der Haupt- und Finanzausschuss stimmt der Vergabe der Leistungen zur Umstellung des Rechnungswesens sowie zur Einrichtung des neuen ERP-Systems SAP S/4HANA an Komm.ONE gemäß den Angeboten vom 2., 3. und 4. April 2025 mit einem Gesamtauftrags- wert in Höhe von 1.005.448 Euro zuzüglich laufender Kosten in Höhe von 187.141 Euro zu. Die Verwaltung wird ermächtigt, den Zuschlag zu erteilen. Abstimmungsergebnis: Einstimmige Zustimmung Der Vorsitzende ruft Tagesordnungspunkt 8 zur Behandlung auf. Nachdem keine Wortmel- dungen vorliegen, lässt er über die Vorlage abstimmen und stellt einstimmige Zustimmung fest. Er schließt den öffentlichen Teil der Sitzung und bittet, die Nichtöffentlichkeit herzustellen. Schluss der öffentlichen Sitzung: 17:02 Uhr Zur Beurkundung: Die Schriftführerin: Hauptamt – Ratsangelegenheiten – 3. Juni 2025