Auftragsvergabe für die Bereitstellung von Carsharing-Dienstleistungen

Beschlussvorlage Gedruckt auf 100 Prozent Recyclingpapier Vorlage Nr.: 2025/0320 Verantwortlich: Dez. 5 Dienststelle: Team Sauberes Karlsruhe Auftragsvergabe für die Bereitstellung von Carsharing-Dienstleistungen Gremien Termin TOP Ö / N Zuständigkeit Betriebsausschuss Eigenbetrieb Abfallwirtschaft und Stadtreinigung 11.07.2025 1 Ö Entscheidung Kurzfassung Der Betriebsausschuss des Eigenbetriebs Team Sauberes Karlsruhe - Abfallwirtschaft und Stadtreinigung - nimmt die Ausführungen zur Kenntnis und stimmt der Auftragsvergabe für die Bereitstellung von Carsharing-Dienstleistungen für den Zeitraum vom 1. September 2025 bis 31. August 2027 mit dreimaliger Verlängerungsoption um jeweils weitere zwölf Monate zu. Die Verwaltung wird ermächtigt, den Zuschlag zu erteilen und einen Vertrag mit der Firma Stadtmobil CarSharing GmbH & Co. KG mit einem Gesamtauftragswert in Höhe von insgesamt 712.433,48 Euro inklusive Mehrwertsteuer (inklusive optionaler Vertragsverlängerung) zu schließen. Finanzielle Auswirkungen Ja ☒ Nein ☐ ☐ Investition ☒ Konsumtive Maßnahme Gesamtkosten: 712.433,48 Euro Jährliche/r Budgetbedarf/Folgekosten: 142.486,70 Euro Gesamteinzahlung: Jährlicher Ertrag: Finanzierung ☒ bereits vollständig budgetiert ☐ teilweise budgetiert ☐ nicht budgetiert Gegenfinanzierung durch ☐ Mehrerträge/-einzahlung ☐ Wegfall bestehender Aufgaben ☐ Umschichtung innerhalb des Dezernates Die Gegenfinanzierung ist im Erläuterungsteil dargestellt. CO 2 -Relevanz: Auswirkung auf den Klimaschutz Bei Ja: Begründung | Optimierung (im Text ergänzende Erläuterungen) Nein ☐ Ja ☒ positiv ☒ negativ ☐ geringfügig ☒ erheblich ☐ IQ-relevant Nein ☒ Ja ☐ Korridorthema: Abstimmung mit städtischen Gesellschaften Nein ☒ Ja ☐ abgestimmt mit – 2 – Erläuterungen I. Gegenstand des Verfahrens Gegenstand des Verfahrens ist die vergaberechtskonforme Auftragsvergabe eines Vertrags zur Nutzung von CarSharing-Dienstleistungen und die Fortführung des CarSharing-Konzeptes als Säule der dienstlichen Mobilität für die Stadtverwaltung. Die Nutzung von Carsharing-Dienstleistungen hat sich bei der Stadt Karlsruhe als unverzichtbare Ergänzung der betrieblichen Mobilität bewährt. Auch im Hinblick auf ressourcenschonende Mobilität und Umweltaspekte ist die Nutzung eines Carsharing-Anbieters unumgänglich. Carsharing ist eine Ergänzung zu den bereits vorhandenen Dienstfahrrädern und dem Zurücklegen von Strecken zu Fuß beziehungsweise mit ÖPNV und deckt mobile Bedarfsspitzen ab. Die Stadtverwaltung Karlsruhe nutzt hierzu seit 2005 die Carsharing-Dienstleistungen der Firma Stadtmobil CarSharing GmbH & Co. KG Karlsruhe. Der bestehende Vertrag läuft zum 31. August 2025 aus. Zur Aufrechterhaltung der dienstlichen Mobilität ist die Neuausschreibung dieser Dienstleistung erforderlich. Der neue Vertrag sieht eine Grundlaufzeit vom 01. September 2025 bis 31. August 2027 vor. Der Vertrag verlängert sich bis zu dreimal automatisch um jeweils weitere 12 Monate, sofern er nicht von der Stadt Karlsruhe, bis spätestens drei Monate vor Ablauf gekündigt wird. Der Vertrag endet somit spätestens zum 31. August 2030, nach einer Gesamtlaufzeit von fünf Jahren. Der Auftragnehmer muss ein verlässliches, leistungsfähiges System vorhalten, welches mindestens aus eigenen Fahrzeugen in unterschiedlichen Größenkategorien, den zugehörigen Stellplätzen, eine Buchungssoftware beziehungsweise Zugangstechnologie und Support durch die Mitarbeitenden des Auftragnehmers besteht. Nach Maßgabe der aktuell geltenden Vergabedienstanweisung (VergDA) der Stadt Karlsruhe wurden bezüglich einer nachhaltigen Beschaffung bei der Ausschreibung folgende Mindestkriterien zu Grunde gelegt. Die bei der Leistungserbringung eingesetzten Fahrzeuge müssen mindestens die Abgasnorm Euro 6 sowie eine Mindestquote von 5% emissionsfreier PKW und Transporter einhalten. Des Weiteren hat die beziehungsweise der Auftragnehmende eine Erklärung hinsichtlich der Einhaltung des Mindestlohns nach dem Landestariftreue- und Mindestlohngesetz (LTMG) abzugeben. II. Auftragswertschätzung Die Ermittlung eines konkreten Auftragswertes im Rahmen der Vorbereitung des Verfahrens gestaltete sich schwierig, da die am Markt aktiven CarSharing-Anbieter sehr unterschiedliche Betriebs- und Gebührenmodelle sowie darin enthaltene Leistungsportfolios aufweisen. Insbesondere die Vorgabe der erforderlichen Standorte hat sich in diesem Zusammenhang im Voraus als kalkulatorisch schwer einschätzbar erwiesen. Der voraussichtliche Auftragswert für die maximale Vertragslaufzeit von fünf Jahren (inklusive optionaler Vertragsverlängerungen) wurde daher auf der Grundlage der bisherigen durchschnittlich anfallenden Kosten bei der Nutzung von Stadtmobil- CarSharing, mit circa 570.000 Euro netto beziehungsweise 675.000 Euro brutto, geschätzt. III. Vergabeverfahren Da der geschätzte Auftragswert über dem aktuellen Schwellenwert in Höhe von – 3 – 221.000 € (netto) liegt, erfolgte die Ausschreibung in einem europaweiten Offenen Verfahren nach § 119 Absatz 2 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und § 14 Absatz 2 Vergabeverordnung (VgV). Das Vergabeverfahren wurde durch die Zentrale Vergabestelle der Stadt Karlsruhe durchgeführt. Die Bekanntmachung im „Supplement zum Amtsblatt der Europäischen Union“ erfolgte am 8. April 2025. Die Veröffentlichung auf der e-Vergabeplattform subreport, der Homepage der Stadt Karlsruhe und Bund.de erfolgte am 10. April 2025. Es waren ausschließlich elektronische Angebote zugelassen. Bis zum Ende der Angebotsfrist am 9. Mai 2025, 10 Uhr, ging ein Angebot ein. IV. Prüfung und Wertung Nach formaler, rechnerischer und fachlicher Prüfung wird das Angebot zur Wertung zugelassen. Gemäß § 127 Abs. 1 Satz 3 GWB und § 58 Abs. 2 Satz 2 VGV werden für die Ermittlung des wirtschaftlichen Angebotes die nachstehend aufgeführten Zuschlagskriterien zugrunde gelegt. • Gesamtsumme Wertungspreis (zu 60%) • Anzahl der Standorte im Stadtgebiet Karlsruhe (zu 20%) • Gesamtanzahl der Fahrzeuge insgesamt im Stadtgebiet Karlsruhe (zu 10%) • Zugesicherter prozentualer Anteil an E-Fahrzeuge im angebotenen Fuhrpark (zu 10%) Rang Bieter Wertungspreis (brutto) 1 Stadtmobil CarSharing GmbH & Co. KG, Karlsruhe 712.433,48 Euro Das Angebot der Firma Stadtmobil CarSharing GmbH & Co. KG ist ein wirtschaftliches Angebot. Es wird vorgeschlagen, den Zuschlag auf das Angebot der Firma Stadtmobil CarSharing GmbH & Co. KG, für den Zeitraum vom 1. September 2025 bis 31. August 2027 mit dreimaliger Verlängerungsoption um jeweils 12 Monate im Gesamtauftragswert von 712.433,48 Euro inkl. Mehrwertsteuer (inklusive optionaler Vertragsverlängerungen) zu erteilen. V. Vergabezuständigkeit Für die Beschlussfassung der Auftragserteilung ist gemäß der Betriebssatzung des Eigenbetriebs Team Sauberes Karlsruhe - Abfallwirtschaft und Stadtreinigung - sowie Anlage 1 Wertgrenzen - der Betriebsausschuss für die Vergabe von Lieferungen und Leistungen über 500.000 Euro bis 2.000.000 Euro zuständig. VI. Ergänzende Erläuterungen zu CO2-Relevanz Die CO2-Relevanz wird von der Verwaltung als geringfügig positiv eingeschätzt. Dies begründet sich unter anderem darin, dass die Fahrzeugflotte des Dienstleisters bereits aus modernen, emissionsarmen beziehungsweise emissionsfreien Kraftfahrzeugen unterschiedlicher Antriebsarten besteht und kontinuierlich modernisiert wird. Durch diese bereits niedrige Ausgangslage ergibt sich eine Reduzierungskurve, die relativ flach ist. Weiterhin lässt laut Stadtmobil das Nutzerverhalten der Carsharing-Kunden insgesamt aktuell keine signifikant höhere Quote an emissionsfreien Elektrofahrzeugen zu, da diese Fahrzeuge aufgrund der höheren Anschaffungspreise und der damit verbundenen höheren Nutzungsgebühren weniger gebucht werden als konventionelle Fahrzeuge. Aus diesem Grund sind keine hohen CO2- Einsparungen möglich. – 4 – Erläuterungen zu finanziellen Auswirkungen Für die Bereitstellung von Carsharing-Dienstleistungen ist im Haushaltsplan kein zentraler Ansatz vorgesehen. Die Finanzierung sowie die Abrechnung mit dem Auftragnehmer erfolgen wie bisher dezentral über die jeweiligen Dienststellen und deren bestehende Budgets. Die für die Auftragsvergabe erforderlichen Haushaltsmittel sind im Haushaltsplan und dem Wirtschaftsplan des Eigenbetriebs eingestellt und stehen in voller Höhe zur Verfügung. Die Mittel für die Folgejahre sind von den Dienststellen entsprechend im Haushaltsplan sowie im Wirtschaftsplan des Eigenbetriebs Team Sauberes Karlsruhe einzuplanen. Beschluss: Antrag an den Ausschuss 1. Der Betriebsausschuss des Eigenbetriebs Team Sauberes Karlsruhe - Abfallwirtschaft und Stadtreinigung - nimmt die Ausführungen zur Kenntnis und stimmt der Auftragsvergabe für die Bereitstellung von Carsharing-Dienstleistungen für den Zeitraum vom 01. September 2025 bis 31. August 2027 mit dreimaliger Verlängerungsoption um jeweils weitere zwölf Monate zu. 2. Die Verwaltung wird ermächtigt, den Zuschlag zu erteilen und einen Vertrag mit der Firma Stadtmobil CarSharing GmbH & Co. KG mit einem Gesamtauftragswert in Höhe von insgesamt 712.433,48 Euro inklusive Mehrwertsteuer (inklusive optionaler Vertragsverlängerung) zu schließen.