Ausschreibung der Reinigungsleistungen für die Eichelgartenschule mit Sporthalle (Rosenweg 1, 76199 Karlsruhe) und die Ernst-Reuter-Schule (Tilsiter Straße 15, 76139 Karlsruhe)

Beschlussvorlage Gedruckt auf 100 Prozent Recyclingpapier Vorlage Nr.: 2025/0285 Verantwortlich: Dez. 6 Dienststelle: Amt für Hochbau und Gebäudewirtschaft Ausschreibung der Reinigungsleistungen für die Eichelgartenschule mit Sporthalle (Rosenweg 1, 76199 Karlsruhe) und die Ernst-Reuter-Schule (Tilsiter Straße 15, 76139 Karlsruhe) Gremien Termin TOP Ö / N Zuständigkeit Haupt- und Finanzausschuss 03.06.2025 6 Ö Entscheidung Kurzfassung Der Haupt- und Finanzausschuss nimmt die Ausführungen zu Kenntnis und stimmt der Vergabe der Reinigungsdienstleistungen in den genannten Objekten zu. Die Verwaltung wird ermächtigt, die Zuschläge zu erteilen und die entsprechenden Verträge für die Dauer von maximal 6 Jahren zu schließen. Die Vergabe steht der zügigen Umsetzung des Projektes der Rekommunalisierung nicht im Wege. Auch künftig werden 50% der Reinigungsleistungen von Auftragnehmer der Privatwirtschaft erbracht werden. Finanzielle Auswirkungen Ja ☒ Nein ☐ ☐ Investition ☒ Konsumtive Maßnahme Gesamtkosten: 1.717.620,28 € brutto auf 6 Jahre für Los 1+2 mit zu erwartender Tariflohnerhöhung Gesamteinzahlung: Jährlicher Ertrag: Finanzierung ☒ bereits vollständig budgetiert ☐ teilweise budgetiert ☐ nicht budgetiert Gegenfinanzierung durch ☐ Mehrerträge/-einzahlung ☐ Wegfall bestehender Aufgaben ☐ Umschichtung innerhalb des Dezernates Die Gegenfinanzierung ist im Erläuterungsteil dargestellt. CO 2 -Relevanz: Auswirkung auf den Klimaschutz Bei Ja: Begründung | Optimierung (im Text ergänzende Erläuterungen) Nein ☒ Ja ☐ positiv ☐ negativ ☐ geringfügig ☐ erheblich ☐ IQ-relevant Nein ☒ Ja ☐ Korridorthema: Abstimmung mit städtischen Gesellschaften Nein ☒ Ja ☐ abgestimmt mit – 2 – Erläuterungen 1. Ausschreibungsgegenstand Für die Stadt Karlsruhe wurden folgende Reinigungsleistungen in der Gebäudereinigung ausgeschrieben: Los 1: Unterhaltsreinigung, Grundreinigung und Bedarfsreinigung in der Eichelgartenschule, Rosenweg 1 in 76199 Karlsruhe Los 2: Unterhaltsreinigung und Grundreinigung in der Ernst-Reuter-Schule, Tilsiter Straße 15 in 76133 Karlsruhe 2. Art der Vergabe Die Ausschreibung erfolgte europaweit im Rahmen eines öffentlichen Verfahrens nach §119 Absatz 2 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkung (GWB) und §14 Absatz 2 Vergabeverordnung (VgV). Das Vergabeverfahren wurde durch die Zentrale Vergabestelle der Stadt Karlsruhe durchgeführt. Die Bekanntmachung im „Supplement zum Amtsblatt der Europäischen Union“ erfolgte am 20.12.2024. Die Veröffentlichung auf der e-Vergabeplattform Subreport, der Homepage der Stadt Karlsruhe und Bund.de, erfolgte am 22.12.2024. Die Ausschreibungsunterlagen wurde über die Ausschreibungsplattform www.subreport.de von 42 Firmen heruntergeladen. An der freiwilligen Objektbesichtigung haben 8 Firmen teilgenommen. Die Angebotsabgabe war ausschließlich elektronisch möglich. Dabei war das Angebot verschlüsselt über die Ausschreibungsplattform subreport/ELVIS hochzuladen. 3. Prüfung und Wertung der Angebote Bis zum Ablauf der Angebotsfrist am 04.02.2025 sind insgesamt 34 Angebote bezogen auf zwei Lose von 17 Firmen eingegangen. Alle Angebote wurden elektronisch und fristgerecht eingereicht. Prüfung und Wertung: Los 1: Es gingen insgesamt 17 Angebote von 17 Firmen ein. Nach Auswertung der formalen und fachlichen Prüfung wurden bei einem Bieter die fehlenden Eignungsnachweise nachgefordert. Da die Nachweise nicht fristgerecht bzw. gar nicht eingingen musste dieser Bieter gemäß § 57 Abs. 1 Nr. 2 VgV ausgeschlossen werden. Weitere 14 Bieter mussten wegen Fehlern in der Kalkulation bezüglich der Leistungswerte und dem Stundenverrechnungssatz ebenfalls ausgeschlossen werden (§ 57 Abs. 1 Nr. 4 VgV) Es blieben demnach 2 Angebote in der Wertung. Los 2: Es gingen insgesamt 17 Angebote von 17 Firmen ein. – 3 – Nach Auswertung der formalen und fachlichen Prüfung wurden bei zwei Bietern die fehlenden Eignungsnachweise nachgefordert. Da die Nachweise nicht fristgerecht bzw. gar nicht eingingen mussten diese Bieter gemäß § 57 Abs. 1 Nr. 2 VgV ausgeschlossen werden. Weitere 7 Bieter mussten wegen Fehlern in der Kalkulation bezüglich den Leistungswerten und dem Stundenverrechnungssatz ebenfalls ausgeschlossen werden (§ 57 Abs. 1 Nr. 4 VgV). Es blieben demnach 8 Angebote in der Wertung. Nach erfolgter Auswertung gemäß der Bewertungskriterien (Preis max. 100 Punkte und Qualität/Nachhaltigkeit max. 40 Punkte), ergibt sich folgende Rangfolge für die Zuschlagserteilung. Los 1: Angebot für die Unterhaltsreinigung, Grundreinigung und Bedarfsreinigung in der Eichelgartenschule, Rosenweg 1 in 76199 Karlsruhe Bewertungskriterien Anbieter Preis Qualität/ Nachhaltigkeit Summe Punkte Rangfolge Kaplan Gebäudereinigung 100,00 16,00 116,00 1 Bieter B 64,83 18,50 83,33 2 Los 2: Angebot für die Unterhaltsreinigung und Grundreinigung in der Ernst-Reuter-Schule, Tilsiter Straße 15 in 76133 Karlsruhe Bewertungskriterien Anbieter Preis Qualität/Nachhaltigkeit Summe Punkte Rangfolge Kaplan Gebäudereinigung 100 16,00 116 1 Bieter B 95,32 15,00 110,32 2 Bieter C 94,06 16,00 110,06 3 Unter Berücksichtigung und Anwendung der Bewertungsmatrix wird der Zuschlag nach §127 Absatz 1 GWB in Verbindung mit §58 Absatz 1 VgV auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Für das Los 1 auf das Angebot der Firma Kaplan Gebäudereinigung Gebäudemanagement & Dienstleistungen GmbH, Grünhutstraße 10, 76187 Karlsruhe. Für das Los 2 auf das Angebot der Firma Kaplan Gebäudereinigung Gebäudemanagement & Dienstleistungen GmbH, Grünhutstraße 10, 76187 Karlsruhe. Der Bieter erfüllt die festgelegten Eignungskriterien. Die Firma wird als fachkundiges und leistungsfähiges Unternehmen beurteilt. Die für den Zuschlag vorgesehenen Angebote weisen ein angemessenes Preis-Leistungs-Verhältnis auf. Die Einhaltung der Tariflöhne und der vorgegebenen Leistungswerte sind zwingende Vertragsbestandteile. – 4 – Erläuterungen zu finanziellen Auswirkungen Die bisherigen Kosten verringern sich pro Jahr und pro Los wie nachstehend angegeben. Los bisherige Kosten brutto / Jahr 2024 geplante neue Kosten brutto / Jahr Mehrkosten / Jahr Einsparungen / Jahr 1 121.320,39 Euro 110.781,78 Euro 0 Euro 10.538,61 Euro 2 131.430,23 Euro 97.975,79 Euro 0 Euro 33.454,44 Euro Für Los 1+2 belaufen sich die Einsparungen somit auf insgesamt 43.993,05 Euro pro Jahr. Beschluss: Antrag an den Haupt- und Finanzausschuss Der Haupt- und Finanzausschuss nimmt die Ausführungen zu Kenntnis und stimmt der Vergabe der Reinigungsdienstleistungen in den genannten Objekten zu Die Verwaltung wird ermächtigt, die Zuschläge zu erteilen und die entsprechenden Verträge für die Dauer von maximal 6 Jahren zu schließen.

Niederschrift 10. Sitzung Haupt- und Finanzausschuss 3. Juni 2025, 16:30 Uhr öffentlich Bürgersaal, Rathaus Marktplatz Vorsitz: Oberbürgermeister Dr. Frank Mentrup Punkt 6 der Tagesordnung: Ausschreibung der Reinigungsleistungen für die Eichelgarten- schule mit Sporthalle (Rosenweg 1, 76199 Karlsruhe) und die Ernst-Reuter-Schule (Tilsiter Straße 15, 76139 Karlsruhe) Vorlage 2025/0285 Beschluss: Der Haupt- und Finanzausschuss nimmt die Ausführungen zu Kenntnis und stimmt der Vergabe der Reinigungsdienstleistungen in den genannten Objekten zu. Die Verwaltung wird ermächtigt, die Zuschläge zu erteilen und die entsprechenden Verträge für die Dauer von maximal 6 Jahren zu schließen. Die Vergabe steht der zügigen Umsetzung des Projektes der Rekommunalisierung nicht im Wege. Auch künftig werden 50% der Reinigungsleistungen von Auftragnehmer der Privat- wirtschaft erbracht werden. Abstimmungsergebnis: Einstimmig beschlossen Der Vorsitzende ruft Tagesordnungspunkt 6 auf und stellt, nachdem keine weiteren Wort- meldungen vorliegen, die einstimmige Zustimmung fest. Er schließt den öffentlichen Teil der Sitzung und bittet, die Nichtöffentlichkeit herzustellen. Schluss der öffentlichen Sitzung: 16:56 Uhr Zur Beurkundung: Die Schriftführerin: Hauptamt – Ratsangelegenheiten – 14. Juni 2025