Rahmenverträge über die Lieferung von Reinigungs- und Hygieneartikeln in Losen

Beschlussvorlage Gedruckt auf 100 Prozent Recyclingpapier Vorlage Nr.: 2025/0176 Verantwortlich: Dez. 1 Dienststelle: Hauptamt Rahmenverträge über die Lieferung von Reinigungs- und Hygieneartikeln in Losen Gremien Termin TOP Ö / N Zuständigkeit Haupt- und Finanzausschuss 11.03.2025 7 N Vorberatung Gemeinderat 25.03.2025 7 Ö Entscheidung Kurzfassung Der Gemeinderat nimmt die Ausführungen nach Vorberatung im Haupt- und Finanzausschuss zur Kenntnis und stimmt der Vergabe von Rahmenverträgen über die Lieferung von Reinigungs- und Hygieneartikeln in sieben Losen für die Stadt Karlsruhe im Zeitraum vom 15. April 2025 bis 14. April 2027 mit zweimaliger Verlängerungsoption jeweils um weitere 12 Monate bis längstens 14. April 2029 zu. Die Verwaltung wird ermächtigt, den Zuschlag für die Lose 3 bis 7 an die Kammerer GmbH & Co. KG, 76646 Bruchsal sowie für die Lose 1 und 2 an O+S Offterdinger & Sailer GmbH, 70806 Kornwestheim für die Dauer von maximal 48 Monaten zu erteilen. Finanzielle Auswirkungen Ja ☒ Nein ☐ ☐ Investition ☒ Konsumtive Maßnahme Gesamtkosten 2025-2029: 1.604.171,29 € Höchstwert (max. +50%): 2.406.256,94 € Gesamteinzahlung: Jährlicher Ertrag: Finanzierung ☒ bereits vollständig budgetiert ☐ teilweise budgetiert ☐ nicht budgetiert Gegenfinanzierung durch ☐ Mehrerträge/-einzahlung ☐ Wegfall bestehender Aufgaben ☐ Umschichtung innerhalb des Dezernates Die Gegenfinanzierung ist im Erläuterungsteil dargestellt. CO 2 -Relevanz: Auswirkung auf den Klimaschutz Bei Ja: Begründung | Optimierung (im Text ergänzende Erläuterungen) Nein ☒ Ja ☐ positiv ☐ negativ ☐ geringfügig ☐ erheblich ☐ IQ-relevant Nein ☒ Ja ☐ Korridorthema: Abstimmung mit städtischen Gesellschaften Nein ☒ Ja ☐ abgestimmt mit – 2 – Erläuterungen I. Vergabeverfahren Für die Stadt Karlsruhe wurde die kostenstellenbezogene Belieferung der Dienststellen und Einrichtungen der Stadt Karlsruhe mit Reinigungs- und Hygieneartikeln in acht Losen ausgeschrieben. Bei dieser Ausschreibung wurden insbesondere die Anforderungen an den Umweltschutz, Nachhaltigkeit sowie Gesundheitsschutz berücksichtigt. Die Qualitäts- und Normenanforderungen an die ausgeschriebenen Produkte wurden als Mindestanforderungen definiert und durften nicht unterschritten werden. Die Leistung soll in acht Losen vergeben werden: Los 1: Reinigungs- und Desinfektionsartikel Los 2: Reinigungszubehör Los 3: Küchenhygiene Los 4: Hygienepapiere Los 5: Abfallsäcke Los 6: Eimer Los 7: Seifen Los 8: Tork-Spender und Nachfüllmaterial Die Ausschreibung erfolgte im Rahmen eines EU-weiten, offenen Ausschreibungsverfahrens nach § 119 Absatz 3 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und § 15 Vergabeverordnung (VgV). Das Vergabeverfahren wurde durch die Zentrale Vergabestelle der Stadt Karlsruhe durchgeführt. Die Absendung der Bekanntmachung für das „Supplement zum Amtsblatt der Europäischen Union“ erfolgte am 27. September 2024. Die Veröffentlichung auf der e-Vergabeplattform Subreport, der Homepage der Stadt Karlsruhe und Bund.de erfolgte am 30. September 2024. Es waren ausschließlich elektronische Angebote zugelassen, die Bietenden konnten mehrere beziehungsweise Angebote für alle Lose einreichen. Die Vergabeunterlagen wurden von 12 Firmen abgerufen. Bis zum Ablauf der Angebotsfrist am 30. Oktober 2024 um 11:00 Uhr gingen 16 Angebote von zwei Firmen ein: Los 1: Zwei Angebote Los 2: Zwei Angebote Los 3: Zwei Angebote Los 4: Zwei Angebote Los 5: Zwei Angebote Los 6: Zwei Angebote Los 7: Zwei Angebote Los 8: Zwei Angebote – 3 – II. Mindest- und Zuschlagskriterien 1. Mindestkriterien Für jedes Los wurden Mindestanforderungen für die einzelnen Positionen festgelegt. Bei Nichterfüllung der Mindestanforderungen würden die Angebote für die jeweiligen Lose von dem Verfahren ausgeschlossen werden. Die Zuschläge wurden auf die wirtschaftlichsten Angebote je Los erteilt. Anforderungen an das Qualitätsmanagement und den Umweltschutz Der ausgeschriebene Qualitätsstandard und die Einhaltung der benannten Normen müssen von den Vertragspartnern für die Gesamtlaufzeit des Vertrages gewährleistet sein. Die Anforderungen wurden für die einzelnen Produkte der jeweiligen Lose definiert und wie folgt beschrieben: Los 1 – Reinigungs- und Desinfektionsmittel Geforderte Nachweise für folgende Positionen: Position Artikelbezeichnung (kurz) 1.1 Reiniger auf Alkoholbasis (1 l) 1.2 Reiniger auf Alkoholbasis (10 l) 1.3 Glasreiniger in gebrauchsfertiger Lösung (1 l) 1.4 Glasreiniger in gebrauchsfertiger Lösung (10 l) 1.5 Essigreiniger (1 l) 1.6 Essigreiniger (10 l) 1.8 Universal-Reiniger, flüssig (1 l) 1.12 Holzboden- und Laminatreiniger, seifen- und wachsfrei (1 l) 1.13 Holzbodenpflege auf Wachsbasis (1 l) 1.14 Bodenwischpflege (1 l) 1.18 Vollwaschmittel, flüssig 1.25 Sanitärreiniger (1 l) 1.26 Sanitärreiniger (1 l) 1.27 Spezialreiniger für Sanitärkeramik (5 l) ➢ EU-Ecolabel Als gleichwertiger Nachweis werden auch Umweltzeichen Blauer Engel DE-UZ 194, Österreichisches Umweltzeichen, cradle to cradle, ECO CERT, NCP oder Nordic Ecolabel akzeptiert. – 4 – Los 2 - Reinigungszubehör: Geforderte Nachweise für folgende Positionen: Position Artikelbezeichnung (kurz) 2.1 Handfeger 2.2 Industrie-Saalbesen (40 cm) 2.3 Saalbesen, 40 cm 2.4 Saalbesen, 60 cm 2.5 Saalbesen, 80 cm 2.6 Kehrblech, Kehrschaufel 2.12 Großraumschrubber 2.13 Besenstiel ohne Gewinde 1400x24 mm 2.18 Scheuerbürste 2.19 Saugglocke 2.20 Handschrubber 2.23 Besenstiel ohne Gewinde 1500x28 mm 2.27 Wasserschieber, Metallabzieher mit Holzstiel 2.28 Straßenbesenkopf (40 cm) 2.29 Straßenbesenkopf (60 cm) 2.30 Besenstiel für Straßenbesen ➢ Forest Stewardship Council (FSC) ➢ Programme for the Endorsement of Forest Certification Schemes (PEFC) Los 3 – Küchenhygiene Geforderte Nachweise für folgende Positionen: Position Artikelbezeichnung (kurz) 3.3 Geschirrspülreiniger flüssig (12 kg) 3.5 Klarspüler (1 l) 3.6 Klarspüler sauer (10 l) 3.8 Geschirrspülmittel, Handspülmittel, flüssig (1 l) 3.14 Schmutz- und Fettlöser (1 l) 3.15 Schmutz- und Fettlöser (10 l) 3.23 Scheuermilch, flüssig (1 l) 3.38 Essigreiniger, Apfel (1 l) ➢ EU-Ecolabel Als gleichwertiger Nachweis werden auch Umweltzeichen Blauer Engel DE-UZ 194, Österreichisches Umweltzeichen, cradle to cradle, ECO CERT, NCP oder Nordic Ecolabel akzeptiert. Position Artikelbezeichnung (kurz) 3.18 Putztücher, Reinigungspapierrolle 3.21 Prägeserviette 1/4F 1-lagig 3.22 Serviette 1-lagig für Spendersysteme ➢ 100% Recyclingpapier Nachweis kann erfolgen durch: Blauer Engel DE-UZ 5, EU-Ecolabel oder einen Herstellungsnachweis über Verwendung von 100 % recyceltem Altpapier bei Produktherstellung. – 5 – Position Artikelbezeichnung (kurz) 3.24 Backpapier ➢ Forest Stewardship Council (FSC) ➢ Programme for the Endorsement of Forest Certification Schemes (PEFC) Position Artikelbezeichnung (kurz) 3.26 Schwammtuch groß 3.27 Schwammtuch klein ➢ mindestens 70% Rezyklatanteil (recycelte Baumwolle, Viskose, Holzzellulose) Nachweis kann erfolgen durch: PEFC, FSC oder Nachweis über den Einsatz von mind. 70% Rezyklatanteil bei Produktherstellung Los 4 – Hygienepapiere Für alle Papiere geforderte Nachweise: ➢ 100% Recyclingpapier Nachweis kann erfolgen durch: Blauer Engel DE-UZ 5, EU-Ecolabel, Österreichisches Umweltzeichen, Nordic Ecolabel oder einen Herstellungsnachweis über Verwendung von 100 % recyceltem Altpapier bei Produktherstellung. Los 5 – Abfallsäcke Geforderte Nachweise für folgende Positionen: Position Artikelbezeichnung (kurz) 5.3 Abfallsack 240 l, mind. 85 my 5.4 Abfallsack 120 l, mind. 80 my 5.5 Abfallsack 120 l, mind. 35 my 5.6 Abfallsack 80 l, mind. 20 my 5.7 Abfallsack 60 l, mind. 35 my 5.10 Müllbeutel 6-10 l, mind. 5 my ➢ mindestens 80% Rezyklatanteil Nachweis kann erfolgen durch: Blauer Engel DE-UZ 30a, Umweltzeichen EU-Ecolabel, Österreichisches Umweltzeichen oder Nachweis über den Einsatz von mind. 80% Rezyklatanteil bei Produktherstellung. Position Artikelbezeichnung (kurz) 5.11 Biogut-Tragetasche ➢ 100% Recyclingpapier Nachweis kann erfolgen durch: Blauer Engel DE-UZ 217b, EU-Ecolabel, Österreichisches Umweltzeichen oder Nachweis über den Einsatz von 100 % recyceltem Altpapier bei Produktherstellung. – 6 – Los 7 – Seifen Für alle Seifen geforderte Nachweise: ➢ EU-Ecolabel Als gleichwertiger Nachweis werden auch Umweltzeichen Blauer Engel DE-UZ 203, Österreichisches Umweltzeichen und Nordic Ecolabel akzeptiert. Los 8 – Tork Als Nachweis für Hygienepapiere der Marke Tork wird eines der folgenden Umweltzeichen akzeptiert: ➢ EU-Ecolabel ➢ Blauer Engel DE-UZ 5 3. Zuschlagskriterien Der Zuschlag erfolgt auf das wirtschaftlichste Angebot. Für Lose 1 bis 5, 7 und 8 ist das Zuschlagskriterium bei zwingend einzuhaltenden Mindestkriterien (vgl. Ziff.1) ausschließlich der Angebotspreis. Zur Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes wird bei Los 6 die einfache Richtwertmethode angewendet. Für jedes eingereichte Zertifikat beziehungsweise für jeden eingereichten vergleichbaren Nachweis (z.B. Herstellernachweis mit den Angaben zu Rezyklatanteil von mind. 80%) können Leistungspunkte erzielt werden. Den Zuschlag erhält dann das Angebot mit dem besten „Leistungs-Preis-Verhältnis“. III. Prüfung und Wertung der Angebote Die Prüfung und Wertung der Angebote erfolgte in mehreren Stufen: Formale Prüfung: Bis zum Ablauf der Angebotsfrist am 30. Oktober 2024 um 11:00 Uhr gingen 16 Angebote von zwei Firmen ein: Alle Angebote wurden zur weiteren Prüfung zugelassen: Los 1: Zwei Angebote Los 2: Zwei Angebote Los 3: Zwei Angebote Los 4: Zwei Angebote Los 5: Zwei Angebote Los 6: Zwei Angebote Los 7: Zwei Angebote Los 8: Zwei Angebote – 7 – Eignungsprüfung: Die Bietenden erfüllen die festgelegten Eignungskriterien und verfügen folglich über die für die ordnungsgemäße Ausführung des öffentlichen Auftrags erforderliche Eignung. Fachliche Prüfung: Die fachliche Prüfung umfasste Prüfung der geforderten und eingereichten Sicherheits- und Produktdatenblätter sowie Nachhaltigkeitszertifikate. Nach formaler, rechnerischer und fachlicher Prüfung wurden 14 Angebote für Lose 1 bis 7 der zwei Firmen zur abschließenden Wertung zugelassen. Für Los 8 haben beide Bietende bei einem Produkt von der Leistungsanforderung abweichende Produkte angeboten. Aus diesem Grund konnte das Los nicht vergeben werden und muss neu ausgeschrieben werden. Wirtschaftlichkeitsprüfung/Wertung/Zuschlagserteilung: Unter Berücksichtigung aller Kriterien wird der Zuschlag nach § 127 Absatz 1 GWB in Verbindung mit § 58 Absatz 1 VgV auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Es wird daher vorgeschlagen, den Zuschlag auf die Angebote der Firmen: Lose 1 und 2: O+S Offterdinger & Sailer GmbH Heinkelstraße 5 70806 Kornwestheim und Lose 3 bis 7: Kammerer GmbH & Co. KG John-Deere-Str. 13 76646 Bruchsal für den Zeitraum vom 15. April 2025 bis 14. April 2027 mit einer zweimaligen Verlängerungsoption jeweils um weitere 12 Monate bis längstens 14. April 2029 zu erteilen. – 8 – Auftragnehmer Bezeichnung Gesamt- auftragswert für zwei Jahre Brutto Gesamt- auftragswert für vier Jahre Brutto Maximale Wertüber- schreitung um 50% O+S Offterdinger & Sailer GmbH Heinkelstr. 5 70806 Kornwestheim Los 1 Reinigungs- und Desinfektions- artikel 64.440,74 € 128.881,48 € 193.322,22 € Los 2 Reinigungs- zubehör 111.149,43 € 222.298,87 € 333.448,31 € Kammerer GmbH & Co. KG John-Deere-Str. 13 76646 Bruchsal Los 3 Küchenhygiene 75.110,97 € 150.221,93 € 225.332,90 € Los 4 Hygienepapiere 400.235,34 € 800.470,70 € 1.200.706,05 € Los 5 Abfallsäcke 76.758,07 € 153.516,13 € 230.274,20 € Los 6 Eimer 19.599,42 € 39.198,84 € 58.798,26 € Los 7 Seifen 54.791,67 € 109.583,34 € 164.375,01 € 802.085,63 € 1.604.171,29 € 2.406.256,94 € Die Haushaltsmittel sind in den Sachkontenbudgets der Teilhaushalte in den jeweiligen Haushaltsjahren eingeplant. Die ausgeschriebenen Mengen orientieren sich an den geschätzten Abnahmemengen der Nutzenden sowie der Verbrauchsmengen der vergangenen Jahre, berechnet für ein Jahr. Diese kalkulierten Mengenangaben können abweichen, wobei der Angebotsendpreis Brutto je Los um maximal 50% überschritten werden darf (Höchstwert). Es besteht seitens der Stadt Karlsruhe keine Abnahmeverpflichtung in Höhe des ausgeschriebenen Volumens. Dieses stellt lediglich den kalkulierten, voraussichtlichen Bedarf dar. Die Abrechnung erfolgt nach den tatsächlich abgerufenen Bedarfsmengen je Dienststelle bzw. Einrichtung. Beschluss: Antrag an den Gemeinderat 1. Der Gemeinderat nimmt die Ausführungen nach Vorberatung im Haupt- und Finanzausschuss zur Kenntnis und stimmt der Vergabe von Rahmenverträgen über die Lieferung von Reinigungs- und Hygieneartikeln für die Stadt Karlsruhe im Zeitraum vom 15. April 2025 bis 14. April 2027 mit zweimaliger Verlängerungsoption jeweils um weitere 12 Monate bis längstens 14. April 2029 zu. 2. Die Verwaltung wird ermächtigt, den Zuschlag für die Lose 1 und 2 an die Firma O+S Offterdinger & Sailer GmbH, 70806 Kornwestheim sowie für die Lose 3 bis 7 an die Firma Kammerer GmbH & Co. KG, 76646 Bruchsal für die für die Dauer von maximal 48 Monaten zu erteilen.

Niederschrift 8. Plenarsitzung des Gemeinderates 25. März 2025, 15:30 Uhr öffentlich Bürgersaal, Rathaus am Marktplatz Vorsitzender: Oberbürgermeister Dr. Frank Mentrup Punkt 7 der Tagesordnung: Rahmenverträge über die Lieferung von Reinigungs- und Hygieneartikeln in Losen Vorlage: 2025/0176 Beschluss: 1. Der Gemeinderat nimmt die Ausführungen nach Vorberatung im Haupt- und Finanzausschuss zur Kenntnis und stimmt der Vergabe von Rahmenverträgen über die Lieferung von Reinigungs- und Hygieneartikeln für die Stadt Karlsruhe im Zeitraum vom 15. April 2025 bis 14. April 2027 mit zweimaliger Verlängerungsoption jeweils um weitere 12 Monate bis längstens 14. April 2029 zu. 2. Die Verwaltung wird ermächtigt, den Zuschlag für die Lose 1 und 2 an die Firma O+S Offterdinger & Sailer GmbH, 70806 Kornwestheim sowie für die Lose 3 bis 7 an die Firma Kammerer GmbH & Co. KG, 76646 Bruchsal für die für die Dauer von maximal 48 Monaten zu erteilen. Abstimmungsergebnis: Einstimmige Zustimmung (42 Ja) Der Vorsitzende ruft Tagesordnungspunkt 7 zur Behandlung auf und verweist auf die erfolgte Vorberatung im Haupt- und Finanzausschuss am 11. März 2025: Ich sehe keine Wortmeldung. Ich bitte um Ihre Abstimmung ab jetzt. – Einstimmige Zustimmung. Zur Beurkundung: Die Schriftführerin: Hauptamt - Ratsangelegenheiten – 8. April 2025