Richtlinie der Stadt Karlsruhe zur Umsetzung der Neuausrichtung der Bau-, Planungs- und Realisierungsprozesse (Richtlinie Bauprozesse)

Beschlussvorlage Gedruckt auf 100 Prozent Recyclingpapier Vorlage Nr.:2025/0152 Verantwortlich: Dez. 6 Dienststelle: Dez. 6 Richtlinie der Stadt Karlsruhe zur Umsetzung der Neuausrichtung der Bau-, Planungs- und Realisierungsprozesse (Richtlinie Bauprozesse) Gremien Termin TOP Ö / N Zuständigkeit Bauausschuss 03.04.2025 9 N Vorberatung Haupt- und Finanzausschuss 08.04.2025 15 N Vorberatung Planungsausschuss 10.04.2025 7 N Vorberatung Gemeinderat 29.04.2025 8 Ö Entscheidung Kurzfassung Im Juni 2024 hat der Gemeinderat die „Anpassung der Struktur des Bauausschusses im Zuge der Neuausrichtung der Bau-, Planungs- und Realisierungsprozesse“ einstimmig beschlossen. Zur Optimierung der Gremienarbeit sollen in der Folge die Zuständigkeiten des Bau- und Planungsausschusses, des Haupt- und Finanzausschusses sowie der Verwaltung verändert werden. Die Verwaltung hat daher die in Anlage 1 beiliegende „Richtlinie der Stadt Karlsruhe zur Umsetzung der Neuausrichtung der Bau-, Planungs- und Realisierungsprozesse (Richtlinie Bauprozesse)“ erarbeitet. Finanzielle Auswirkungen Ja ☐ Nein ☒ ☐ Investition ☐ Konsumtive Maßnahme Gesamtkosten: Jährliche/r Budgetbedarf/Folgekosten: Gesamteinzahlung: Jährlicher Ertrag: Finanzierung ☐ bereits vollständig budgetiert ☒ teilweise budgetiert ☐ nicht budgetiert Gegenfinanzierung durch ☐ Mehrerträge/-einzahlung ☐ Wegfall bestehender Aufgaben ☐ Umschichtung innerhalb des Dezernates Die Gegenfinanzierung ist im Erläuterungsteil dargestellt. CO 2 -Relevanz: Auswirkung auf den Klimaschutz Bei Ja: Begründung | Optimierung (im Text ergänzende Erläuterungen) Nein ☒ Ja ☐ positiv ☐ negativ ☐ geringfügig ☐ erheblich ☐ IQ-relevant Nein ☒ Ja ☐ Korridorthema: Abstimmung mit städtischen Gesellschaften Nein ☒ Ja ☐ abgestimmt mit – 2 – Erläuterungen Zur Anpassung der Verfahrensabläufe hinsichtlich der Neuausrichtung der Bau-, Planungs- und Realisierungsprozesse hat die Verwaltung eine Richtlinie (Anlage 1) erarbeitet. Der Gemeinderat wird um Zustimmung gebeten. Bei Zustimmung des Gemeinderats zur Richtline, wird in einem weiteren Schritt dann die Hauptsatzung durch die Verwaltung überarbeitet und dem Gemeinderat zur Beschlussfassung vorgelegt werden. In Kraft gesetzt wird die in Anlage 1 vorgelegte Richtline demzufolge erst im Zuge der Änderung der Hauptsatzung werden. Hinsichtlich der Überleitung der Vorhaben wird die Verwaltung sodann ergänzend noch eine weitere Vorlage dem Gemeinderat zur Entscheidung vorlegen. Ausgangslage: Bezugnehmend auf die Vorlage 2024/0507„Anpassung der Struktur des Bauausschusses im Zuge der Neuausrichtung der Bau-, Planungs- und Realisierungsprozesse“, die am 18. Juni 2024 vom Gemeinderat einstimmig beschlossen wurde, hat die Verwaltung die in Anlage 4 beiliegende „Richtlinie der Stadt Karlsruhe zur Umsetzung der Neuausrichtung der Bau-, Planungs- und Realisierungsprozesse (Richtlinie Bauprozesse)“ erarbeitet. Zur Optimierung der Gremienarbeit werden daher die Zuständigkeiten des Bau- und Planungsausschusses sowie des Haupt- und Finanzausschusses und des Oberbürgermeisters oder der Oberbürgermeisterin verändert. Die Richtlinie Bauprozesse zeigt • den Geltungsbereich, • Definitionen zu Vorhaben und Kosten, • Verfahrensschritte (Konzept-, Bau-, Fortsetzungsbeschluss und Haushaltsreifeplanung) • die Wertgrenzen und Zuständigkeiten, • das Berichtswesen und • eine Übergangsregelung auf. Mit dieser Neustrukturierung der Bau-, Planungs- und Realisierungsprozesse in Verbindung mit der Anpassung der Gremienstruktur werden die Steuerungsmöglichkeiten des Gemeinderates deutlich erhöht, bei gleichzeitiger Vereinfachung und Beschleunigung des operativen Vollzugs durch die Verwaltung. Als Effekt ergibt sich zudem eine Reduktion der Kosten und der Realisierungszeiten von Bauprojekten. Beschluss: Antrag an den Gemeinderat: Der Gemeinderat beschließt die „Richtlinie der Stadt Karlsruhe zur Umsetzung der Neuausrichtung der Bau-, Planungs- und Realisierungsprozesse (Richtlinie Bauprozesse)“ gem. Anlage 1. Die Richtline wird erst im Zuge der Beschlussfassung über die erforderliche Anpassung der Hauptsatzung in Kraft gesetzt werden.

1 Richtlinie der Stadt Karlsruhe zur Umsetzung der Neuausrichtung der Bau-, Planungs- und Realisierungsprozesse (Richtlinie Bauprozesse) Stand: 10.02.2025 1. Ausgangslage Mit dem Beschluss der Vorlage 2024/0507 am 18.06.2024 hat der Gemeinderat die Verwaltung beauftragt, die Neuausrichtung der Bau- und Planungsprozesse entsprechend den dort vorgestellten Zielen und Grundsätzen umzusetzen. Auf dieser Grundlage wurde die vorliegende Richtlinie im Vorfeld der Änderung der Hauptsatzung gem. Vorlage 2024/1315 erarbeitet. Beide Dokumente (Vorlage 2024/1315 sowie die Richtlinie für Bauprozesse) liegen zur Beschlussfassung nunmehr dem Gemeinderat vor. 2. Geltungsbereich Die Richtlinie gilt für alle städtischen Vorhaben (gem. Ziffer 3 dieser Richtlinie) in der gesamten Stadtverwaltung mit Ausnahme der Eigenbetriebe und städtischen Tochtergesellschaften, soweit nicht in der Hauptsatzung anderweitige Zuständigkeiten geregelt sind. 3. Definitionen 3.1 Vorhaben a) Bauvorhaben im Sinne dieser Richtlinie sind (in Anlehnung an § 2 HOAI) bauliche Maßnahmen • zum Neubau, zur Neuanlage • zum Wiederaufbau • zum Erweiterungsbau • zum Umbau von Objekten. Objekte sind hierbei i.d.R. Gebäude, Innenräume, Freianlagen, Ingenieurbauwerke, Verkehrsanlagen, Tragwerke und Anlagen der Technischen Ausrüstung. b) Erhaltungsvorhaben sind Modernisierungs-, Instandsetzung- sowie Instandhaltungsvorhaben (vgl. Ziff. 6). c) Städtebauliche Vorhaben sind Vorhaben, denen ein städtebaulicher, verkehrlicher, stadträumlicher oder weiterer planerischer Prozess (mit mehreren beteiligten Fachämtern) vorausgeht und die in die Zuständigkeit des Planungsausschusses fallen. 2 3.2 Gesamtkosten Unter Gesamtkosten werden alle Kostengrößen eines Bauprojektes verstanden, einschließlich Nebenkosten, Unvorhergesehenes und individuellem Risikopuffer sowie Aufwendungen, die das Grundstück betreffen. 4. Verfahrensschritte und deren Orientierungsrahmen Die nachfolgend genannten regelmäßigen neun Leistungsphasen (LPH 1 – LPH 9) der Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI) geben die Orientierungsrahmen für die einzelnen, formalen Beschlüsse der Bauvorhaben. Ergänzt werden diese oft von Planenden und Projektmanagern durch eine Leistungsphase 0, die Bedarfsplanung. Diese ist in der HOAI nur als Vorleistung erwähnt, wird im Allgemeinen und so auch von der Stadtverwaltung Karlsruhe jedoch als unerlässlich angesehen. In diesem Zusammenhang wird auf den Grundsatzbeschluss „Suffizienzstrategie im Bauwesen der Stadt Karlsruhe“ (Vorlage 2024/0269) verwiesen. Leistungsphasen LPH 0 Bedarfsplanung LPH 1 Grundlagenermittlung LPH 2 Vorplanung LPH 3 Entwurfsplanung LPH 4 Genehmigungsplanung LPH 5 Ausführungsplanung LPH 6 Vorbereitung der Vergabe LPH 7 Mitwirkung bei der Vergabe LPH 8 Objektüberwachung - Bauüberwachung und Dokumentation LPH 9 Objektbetreuung Als konkrete Verfahrensbeschlüsse bei Vorhaben werden künftig nach Abschluss von bestimmten Leistungsphasen der Konzeptbeschluss und der Baubeschluss gemäß nachfolgenden Ausführungen gefasst. 4.1 Konzeptbeschluss Der Konzeptbeschluss stellt die zentrale, strategische, kommunalpolitische Richtungsentscheidung eines Vorhabens dar, hinsichtlich des quantitativen Umfangs, der Qualität und der Art der Konzeption. Die Verwaltung wird das jeweilige Vorhaben den zuständigen Gremien zu einem frühen und aus fachlicher Sicht geeigneten Zeitpunkt (i.d.R. Leistungsphase 1 oder 2) zum Konzeptbeschluss vorlegen. 3 Die Vorlage des Konzeptbeschlusses beinhaltet: • Den Beschrieb und die Darstellung des Vorhabens in Varianten hinsichtlich ihres Umfangs, ihrer Qualität, ihrer Konzeption, ihres energetischen Standards, der Bauweise, der Flächeneffizienz und ihres möglichen Realisierungshorizonts. • Die Darstellung des Gesamtkostenrahmen der Varianten. Die Variantenbetrachtung beinhaltet einen Hinweis, soweit bereits zu diesem Zeitpunkt erkennbar ist, dass unterschiedliche Varianten erheblich unterschiedliche Folgekosten über den Lebenszyklus hinweg erwarten lassen. • Den Auftrag an die Verwaltung, das Vorhaben entsprechend einer bestimmten Variante zu planen und • die Ermächtigung, das Notwendige zu veranlassen, um den Baubeschluss vorzubereiten. Die aus fachlicher Sicht geeignete Planungsreife für den Baubeschluss wird hierbei aufgezeigt. Das zuständige städtische Organ (vgl. Ziffer 5 dieser Richtlinie) fasst den Konzeptbeschluss soweit erforderlich nach Vorberatung der fachlich zu beteiligenden, weiteren Ausschüsse. Die ggfs. vorberatenden zuständigen Fachausschüsse geben eine konkrete Empfehlung für die kommunalpolitische Richtungsentscheidung des Vorhabens hinsichtlich des quantitativen Umfangs, der Qualität und der Art der Konzeption. Mit dem Konzeptbeschluss wird die Verwaltung also zu einem frühen Zeitpunkt mit der Planung des Vorhabens durch die Politik beauftragt und ermächtigt, die notwendigen Vergaben bis zum Baubeschluss für ein entsprechendes Vorhaben zu tätigen, dieses für den Haushalt anzumelden und den Baubeschluss vorzubereiten. Hierfür sind in einem Sammelkonto entsprechende Planungskosten im Haushaltsplan des Fachamtes durch die Verwaltung vorzusehen. Auch wird dargelegt, zu welchem Vorhabenstand (Leistungsphase) der Baubeschluss für diese konkrete Vorhaben zur Beschlussfassung den zuständigen Stellen vorgelegt werden wird. Bei allen städtebaulichen Vorhaben gem. dieser Richtlinie, die in die Zuständigkeit des Planungsausschusses fallen, trifft der Planungsausschuss den jeweiligen Konzeptbeschluss in eigener Zuständigkeit und übergibt die folgende Zuständigkeit zur Realisierung dem Bauausschuss. Die weiteren Prozessschritte entsprechen den in Ziffer 5 genannten Wertgrößen und Zuständigkeiten. Bei Vorhaben von > 1 bis zu 5 Mio. Euro wird die Verwaltung mit dem kompletten Vollzug der Maßnahmen beauftragt. 4.2 Baubeschluss Die Vorlage des Baubeschlusses beinhaltet: • Den Beschrieb und die Darstellung des Bauvorhabens. • Die Darstellung der Gesamtkosten (inkl. vorgesehenem Puffer). • Den vorgesehenen Ausführungszeitplan. 4 • Eine Bewertung der möglichen Risiken. Mit dem Baubeschluss wird die Verwaltung auf Grundlage der kostenkontrollierten Planung und unter Vorbehalt der Aufnahme des Vorhabens in den Haushalt ermächtigt, das Vorhaben in eigener Zuständigkeit zu realisieren, insbesondere auch sämtliche Vergabeverfahren für die Realisierung des Vorhabens einschließlich der Entscheidung über den Zuschlag vollständig in eigener Verantwortung durchzuführen. Die Ergebnisse der Vergaben sind der zuständigen Stelle jeweils zeitnah und geeignet zu berichten (s. auch Berichtswesen Ziffer 8). 4.3 Haushaltsplanaufstellung Das bisherige Verfahren zur Aufstellung des Haushaltsplanes bleibt durch diese Richtlinie unberührt. Zur Vorberatung der Haushaltsberatung erhält der Bauausschuss eine Übersicht aller in ihrer hier beschriebenen Verantwortung befindlichen, vorgestellten (angemeldeten, ggfs. zurückgestellten und eingestellten) Vorhaben als Übersicht, soweit sich dies nicht aus den aktuellen Darstellungen des Berichtswesens ergibt. Vorhaben, die als Geschäft der laufenden Verwaltung von dieser verantwortet werden, werden als Sammelansatz dargestellt. 4.4 Fortsetzungsbeschluss a) Abweichung bei der Vergabe Ein Fortsetzungsbeschluss im Rahmen der Vergaben ist einzuholen, sobald Abweichungen des/der Submissionsergebnisse(s) im Zusammenspiel mit der kostenkontrollierten Planung einzelner Vergaben die Gesamtkosten gefährden. Wenn also die Summe aus den bereits vorgenommenen Vergaben und den geplanten Vergaben die im Baubeschluss dargelegten Gesamtkosten rechnerisch um mehr als 10% überschreitet, wird das Vorhaben entsprechend der unter Ziffer 5 dargelegten Wertgrenzen und Zuständigkeiten erneut den Gremien zur Beschlussfassung vorgelegt. Dieser Fortsetzungsbeschluss beinhaltet: • Die Inhalte der Vorlage des jeweiligen Baubeschlusses ergänzt um • die jeweiligen Vergabeergebnisse und Budgetauswirkungen. • Dazu erfolgt eine Empfehlung an das beschließende Gremium. b) Abweichung bei der Ausführung Sollte eine wesentliche Abweichung vom Baubeschluss im Rahmen der Umsetzung des Bauvorhabens hinsichtlich Zeit, Qualität und/oder Kosten (z.B. durch Nachträge) auftreten, ist dem Bauausschuss zeitnah und geeignet zu berichten. Sollten Umstände eintreten, die die genehmigten Gesamtkosten wesentlich überschreiten, das heißt ab einer Abweichung von über 10%, ist ein (erneuter) Fortsetzungsbeschluss einzuholen. Dieser Fortsetzungsbeschluss beinhaltet: 5 • Die Inhalte der Vorlage des jeweiligen Baubeschlusses ergänzt um • die jeweiligen Vergabeergebnisse, etwaige Kostensteigerungen im Bau, Nachtragsforderungen und Budgetauswirkungen. • Dazu erfolgt eine Empfehlung an das beschließende Gremium. 5. Wertgrenzen und Zuständigkeiten Vorhaben bis 1 Mio. Euro Gesamtkosten Vorhaben > 1 - 5 Mio. Euro Gesamtkosten Vorhaben > 5 - 20 Mio. Euro Gesamtkosten Vorhaben > 20 Mio. Euro Gesamtkosten Konzeptbeschluss Entscheidung bei der Verwaltung Bei Bau- und Erhaltungsvorhaben Entscheidung im Bauausschuss ggfs. nach Vorberatung im Fachausschuss Bei städtebaulichen Vorhaben Entscheidung im Planungsausschuss Beauftragung der Verwaltung mit dem Vollzug der Vorhaben Bei Bau- und Erhaltungsvorhaben Entscheidung im Bauausschuss ggfs. nach Vorberatung im Fachausschuss Bei städtebaulichen Vorhaben Entscheidung im Planungsausschuss Entscheidung im Gemeinderat nach Vorberatung im Bau- bzw. Planungsausschuss und ggfs. weiterem Fachausschuss Baubeschluss Verwaltung Entscheidung im Bauausschuss Entscheidung im Gemeinderat nach Vorberatung im Bau- bzw. Planungsausschuss Nachrichtlich: Aufnahme in den Haushaltsplan Entscheidung im Gemeinderat durch Haushaltsplanverfahren Fortsetzungsbeschluss Entscheidung bei Verwaltung (wenn Finanzierung im Deckungskreis möglich) Entscheidung bei Verwaltung (wenn Finanzierung im Deckungskreis möglich) Entscheidung im Haupt- und Finanzausschuss nach Vorberatung im Bau- bzw. Planungs- ausschuss Entscheidung im Haupt- und Finanzausschuss nach Vorberatung im Bauausschuss 6. Berichtswesen 6 Im Bauausschuss wird ein fortlaufendes Berichtswesen implementiert, das für alle Bauvorhaben über 1 Million Euro Gesamtkosten den aktuellen Stand • zum Status des Bauvorhabens • zum Stand der Gesamtkosten zum aktuellen Stand des Vorhabens • zum Stand des vorgesehenen Realisierungszeitplans • zur Risikoeinschätzung in einer Gesamtübersicht darstellt. Im Rahmen des Berichtswesens wird mit dem Vorhabenende die Kostenfeststellung dem Bauausschuss zur Kenntnis gegeben. Ein Vorhaben ist mit der Kostenfeststellung beendet. 7. Übergangsregelung Die Verwaltung wird dem Bauausschuss eine Informationsvorlage aufbereiten, in der die verschiedenen Vorhaben entsprechend ihres Verfahrensstandes aufgezeigt werden und in der ersichtlich wird, mit welchem Beschlussvorgang der neuen Systematik die Projekte weitergeführt werden und welche ggfs. begründet noch nicht nach den neuen Regelungen fortgeführt werden können.

Niederschrift 9. Plenarsitzung des Gemeinderates 29. April 2025, 15:30 Uhr öffentlich Bürgersaal, Rathaus am Marktplatz Vorsitzende: Erste Bürgermeisterin Gabriele Luczak-Schwarz Punkt 8 der Tagesordnung: Richtlinie der Stadt Karlsruhe zur Umsetzung der Neuausrich- tung der Bau-, Planungs- und Realisierungsprozesse (Richtlinie Bauprozesse) Vorlage: 2025/0152 Beschluss: Der Gemeinderat beschließt die „Richtlinie der Stadt Karlsruhe zur Umsetzung der Neu- ausrichtung der Bau-, Planungs- und Realisierungsprozesse (Richtlinie Bauprozesse)“ gem. Anlage 1. Die Richtline wird erst im Zuge der Beschlussfassung über die erforderliche Anpassung der Hauptsatzung in Kraft gesetzt werden. Abstimmungsergebnis: Einstimmige Zustimmung Die Vorsitzende ruft Tagesordnungspunkt 8 zur Behandlung auf und verweist auf die er- folgte Vorberatung im Bauausschuss am 3. April 2025, im Haupt- und Finanzausschuss am 8. April 2025 und im Planungsausschuss am 10. April 2025. Es wird Bürgermeister Fluhrer eine Einführung geben. Herr Kollege, Sie haben das Wort. Bürgermeister Fluhrer: Es ist ja schon fast ein kleiner Coup, was Sie heute hier vermutlich beschließen, weil Sie ja ausgehend von kräftiger Kritik an den bisherigen Prozessen, und dafür möchte ich mich auch ganz herzlich bedanken, sich in mehreren Arbeitsrunden auch mit uns gemeinsam auf den Weg gemacht haben, eigentlich einmal die grundsätzliche Sys- tematik, wie wir gemeinsam Bauprozesse initiieren, auf die Gleise setzen und realisieren, einmal zu schütteln und komplett neu zusammenzusetzen. Und ich glaube, was hier als Er- gebnis Ihnen zum Beschluss vorliegt, ist eigentlich eine der konsequentesten Neustrukturie- rungen von Bauprozessen, die eine Stadt sich auferlegen kann. Ich kenne zumindest keine Kommune, die das so effektiv neu zusammengesetzt hat, wie wir es jetzt vorhaben. Und die Kritik war ja ein Stück weit so, dass Sie sagen, Sie kommen eigentlich als verant- wortliche Entscheider erst dann zur Diskussion, zum Beschluss, wenn schon relativ viel Pla- nungsleistungen gemacht worden sind. Sie können dann entscheiden 20 Millionen, eine Sporthalle; es ist uns eigentlich zu teuer für eine Sporthalle, aber wir brauchen eigentlich – 2 – eine Sporthalle, also springen wir doch, weil wir politisch eine Sporthalle brauchen, auch wenn wir es eigentlich vom Budget nicht wollen. Und am Ende ist es eigentlich eine große Unzufriedenheit, weil man sagt, man bestellt eigentlich Themen und wollte es eigentlich ganz anders. Gleichzeitig haben wir gemeinsam analysiert, und das ist ja eine gemeinsame Erkenntnis, die nicht spektakulär ist, aber vielleicht weichenstellend für uns auch war. Zum Beginn ei- nes Projektes trifft man die weitestgehenden Entscheidungen und beeinflusst auch die Kos- ten am Ende am meisten, weil sie am Anfang diskutieren, wie groß, wie weit, welche Vari- anten, welchen Umfang wollen Sie am Ende haben. Und am Ende eines Bauprozesses, dann können Sie noch entscheiden, ist der Fußboden aus Holz, aus Stein oder was auch immer und haben kleinere Varianten noch in der Möglichkeit, Projekte zu verändern. Oder wenn Sie am Ende ein Projekt verändern, wird es richtig teuer, weil sie noch einmal vom kompletten Planungsprozess alles wiederholen, mit allen Fragen dann auf der Baustelle et cetera. Und gleichzeitig haben Sie bisher dann Vergaben entschieden, wo dann klar ist, das ist nach der Systematik der Anbieter ABC, der günstigste oder wirtschaftlichste muss ei- gentlich genommen werden. Selbst wenn Sie diese Entscheidung anders treffen, gibt es ei- nen Riesenschaden mit rechtlichen Ansprüchen dieses bestplatziertesten Anbieters oder auch auf der Baustelle Verzögerungen. Das heißt, Sie müssen faktisch, ich will es nicht so sagen, aber ein Stück weit auch zustimmen, auch wenn Sie vielleicht grundsätzlich das ganz anders sehen. Insofern haben wir gesagt, lasst uns doch einmal von der Rollenklärung noch einmal komplett auseinandernehmen und zusammensetzen. Und jetzt haben wir das noch einmal in der Verwaltung auch so geschüttelt, dass es wirk- lich ganz präzise klar ist, Sie, die Entscheider, werden die maximale Möglichkeit haben, für jedes Projekt über eine Million die Grundsatzentscheidung zu treffen in der Variante. Wie wollen Sie es? Wollen Sie die große, kleine, mittlere Variante? Wollen Sie die Variante, die hoher energetische Anspruch hat, dafür in dem Unterhalt, in den Energiekosten günstig ist? Oder wollen Sie da einen Kompromiss machen, sagen, da gehen Sie runter, haben aber höhere Energiekosten beispielsweise. All diese strategischen, grundsätzlichen Frage- stellungen bündeln wir zu Beginn. Sie entscheiden das, und setzen uns damit sozusagen Projekte auf die Gleise, die wir Ihnen vorbereiten und dann sozusagen so fertig machen, dass Sie das als Beschluss, als zweiter Beschluss dann einstellen können in Ihren Haushalts- plan. Und alles andere macht dann die Verwaltung. Die ganze Umsetzungssystematik macht die Verwaltung, aber, und das ist ja natürlich für Sie auch klar, Sie werden uns ja nicht das komplette Vertrauen aussprechen und sagen: „Macht mal“, Sie wollen ja steuern und die Verantwortung nicht komplett aus der Hand geben. Sie bekommen sozusagen mit jedem Planungsausschuss voraussichtlich alle zwei Monate ein komplettes Berichtswesen, wo alle Projekte komplett überwacht und gesteuert werden hinsichtlich Kosten, hinsichtlich Termintreue, hinsichtlich der ganzen Fragestellung, wie weit ist das Projekt in den Vorpla- nungen, in der Realisierung et cetera. Das heißt, Sie haben den kompletten Überblick über alle Projekte. Das heißt, es ist nicht mehr so, dass auf der Baustelle dann faktisch mit dem Rektor gesprochen wird: „Die Fenster kommen später“, der Direktor spricht dann mit dem Gemeinderat XY, die Fraktion A weiß dann schon weiter Bescheid, bevor vielleicht der De- zernent der Verwaltung überhaupt weiß, dass die Fenster fehlen, also wie es halt so ist. Das kann natürlich nicht ganz verhindert werden, aber soll in der Systematik so sein, dass die Projektleitung Ihnen als verantwortliches Gremium dann des Bauausschusses auch im- mer sprechfähig berichten kann. Insofern maximale Transparenz und Steuerungsfähigkeit – 3 – für Sie und maximale sozusagen Umsetzungsdynamik für die Verwaltung mit der Kontrolle, die Sie als steuernde Einheit auch auswirken können. Das heißt, für uns komplette Ummodelung aller bisherigen Strukturen und Prozesse mit re- lativ viel Aufwand jetzt, um das anlaufen zu lassen. Und da möchte ich mich ganz herzlich bei allen Kolleginnen und Kollegen bedanken, die das rechtlich juristisch von der Hauptsat- zungsänderungskompetenz, von der Zustimmung der Aufsichtsbehörde bis zu den Fragen operativ, wie geht es in unseren Prozessen über bisherige Prozesse und Steuerungsstruktu- ren, auch über SPC-Controlling, wie kann das alles zusammengefügt werden, wann berich- tet oder wann trifft die BMK noch Entscheidungen, bevor Sie drankommen. All das ist sozusagen jetzt so zusammengezurrt worden, dass wir ganz wenige Schritte haben, also ein sehr effizientes, zeitoptimiertes Prozedere und gleichzeitig eben die maximale Steue- rungsfähigkeit in Zukunft an die Hand geben. Insofern freue ich mich über die Debatte und auf die zukünftige Umstellung. Stadtrat Dr. Cremer (GRÜNE): Das Thema ist natürlich jetzt ein bisschen sperrig. Es geht hier um Verwaltungsprozesse, die wir im Gemeinderat besprechen. Grundsätzlich auf je- den Fall vorausgeschickt, wir begrüßen die vorgeschlagene Änderung der Prozesse rund ums Bauen und bedanken uns auch, dass die Verwaltung das angegangen ist, denn solche Prozesse umzubauen ist ja noch einmal ein Mehraufwand, der im laufenden Geschäft da- zukommt. Und wir sehen ganz wesentlich eben diese frühzeitige Einbindung der gemein- derätlichen Gremien im Rahmen eines Konzeptbeschlusses. Das ist für uns ganz wichtig. Es ist natürlich nicht so, dass die Verwaltung in der Vergangenheit komplett am Gemeinderat vorbeigeplant und -gebaut hat. Also es ist ja nicht so, dass vorher alles katastrophal schlecht war, das wollen wir auch ganz klar sagen. Aber es geht natürlich immer ein Stück weit besser, und bessere Prozesse sind natürlich gerade im Bauen auch sehr wichtig, denn wenn die gut getaktet durchlaufen, hat man weniger Verzögerungen. Verzögerungen be- deuten immer Mehrkosten. Das heißt, wir könnten vielleicht sogar auch kosteneffizienter ein Stück weit werden, allein dadurch, dass wir die Prozesse besser hinkriegen. Sie haben mit dieser Vorlage und von Vorhaben in der Phase eines Konzeptbeschlusses eine grundlegende Verbesserung auch dadurch erreicht, dass eben der Gemeinderat als Vertreter der Bürger*innen dann eingebunden ist und die Bedarfe der Bürgerinnen und Bürger eben einbringt, wie Sie eben dann, natürlich auch vertreten durch politische Fraktio- nen, gesehen werden. Und nach meinem Verständnis bedeutet das im Prinzip eine Demo- kratisierung oder eine weitere Demokratisierung des Bauens. Und das ist natürlich sehr zu begrüßen, und deswegen freuen wir uns darauf. Wenn Sie uns als Verwaltung sehr viele Informationen mit oft eintrudelnden Updates geben, dann kann es natürlich auch sein, dass es für uns schwer zu verarbeiten wird. Ich glaube, da werden wir dann noch einmal auch in eine gewisse Findungsphase kommen. Aber auf die schauen wir doch sehr optimis- tisch und freuen uns darauf, eben mit dem Verfahren dann noch besser für Karlsruhe pla- nen und bauen zu können. Stadtrat Müller (CDU): Herr Bürgermeister Fluhrer, herzlichen Dank für die einleitende Worte. Das hat mir schon einiges aus meinem Redebeitrag entnommen. Aber nichtsdestot- rotz einen herzlichen Dank an Sie, an Ihr Dezernat, für das, was uns heute vorliegt, nämlich die Realisierungsprozesse zu den Bauprozessen als solches. Wir haben diverse Schleifen da- mit getreten. Wir haben uns auch tatsächlich sehr viel Mühe gegeben, in diversen Sitzun- gen das klein aufzudröseln und dann wieder zusammenzusetzen. Sie haben es ja – 4 – eingehend beschrieben. Ich glaube, es ist ein sehr wichtiges Werkzeug für uns, für unsere gemeinderätliche Arbeit, nicht nur in dem Fachausschuss, sondern darüber hinaus natürlich auch im Gemeinderat, diesbezüglich die Bauprozesse als solches sehr eng zu begleiten, und es drückt sehr aus, diese Suffizienzstrategie, weil es für uns natürlich auch diesbezüg- lich diese Bauprozesse verdeutlicht, damit auch enger begleitet durch uns und wir natürlich auch damit mit den Realisierungsprozessen auch ein Stück Werkzeug in die Hand bekom- men, diesbezüglich auch dann noch einmal konkret in eine Diskussion zu gehen innerhalb eines Bauprozesses, dort wo es dann aber auch möglich ist, Änderungen herbeizuführen und nicht zuletzt auch vor dem Rückblick dessen, was wir heute schon einleiten, zu der heutigen Sitzung auch schon gesprochen haben, nämlich diesbezüglich, was den Haushalt als solches betrifft. Ich bin und meine Fraktion, die CDU Fraktion, ist allerdings auch der Meinung, das kann und muss momentan auch nur der Anfang sein. Wir müssen weitere Strategien diesbezüg- lich diskutieren, erörtern und entwickeln, weil wir diesbezüglich auch eine gewisse Strate- gie, eine Suffizienzstrategie in Planungsprozessen haben. Das wäre für mich der logische, der konsequente Schluss dessen, was wir heute hier auflegen, dessen, was wir heute hier entscheiden. Das heißt, für uns als CDU-Fraktion ist dieser Prozess fürs Erste abgeschlossen, aber es knüpft unbedingt daran an, dass wir dann auch in eine Effizienz, in eine Suffizienz- strategie gehen, was den Planungsprozess als solches bedingt. Weil eins gehört für mich in der Abfolge unbedingt zum einen und zum anderen auch unbedingt dazu, dass wir zum einen diese Bauprozesse enger begleiten und da nachsteuern, wo wir es dann auch für notwendig erachten und erachten müssen, und natürlich dann auch in diese Planungspro- zesse, in die Verschlankung hineinzugehen, in die Beschleunigung hineinzugehen, in die Standards hineinzugehen, die wir auch als Gemeinderat hier auferlegt haben, die über die gesetzlichen Strategien als solches auch hinausgehen. Das muss letztendlich auch unser Ansporn sein, weil insgesamt glaube ich schon, dass wir die Bauprozesse nicht nur beglei- ten müssen, sondern auch die Planungsprozesse, wie bereits erwähnt, natürlich auch ver- schlanken müssen. Weil alles in allem spart es auch mit dem Blick auf den Haushalt dann mittelfristig und spätestens langfristig das Geld, was wir dringend benötigen. Stadträtin Uysal (SPD): Mit der heutigen Vorlage zur Richtlinie Bauprozesse wird ein struk- turierter Rahmen geschaffen, um kommunale Bauprojekte klarer, nachvollziehbar und effi- zienter zu steuern. Die Einführung von Konzept und Baubeschluss ermöglicht eine frühere politische Mitwirkung und verbessert die Transparenz in Planung und Kosten. Auch die Re- gelung zu Wertgrenzen und das vorgesehene Berichtswesen sind Schritte in die richtige Richtung. Ob sich die erhofften Effekte wie Zeit und Kostenersparnis tatsächlich einstellen, wird sich zeigen. Entscheidend wird die Umsetzung im Alltag sein. Für uns als SPD ist klar, Baupolitik muss dem Gemeinwohl dienen, etwa durch funktionierende Schulen, bezahlba- ren Wohnraum, modernisierte Infrastruktur und nachhaltige Planung. Diese Richtlinie kann dazu beitragen. Diese Richtlinie bringt nicht nur Struktur in unsere Prozesse, sondern gibt dem Gemeinderat das zurück, was gute Kommunalpolitik braucht, nämlich Entscheidungs- spielräume, Steuerungsmöglichkeiten und Verantwortung, um auf die Bedarfe der Bürge- rinnen und Bürger reagieren zu können. Damit bauen wir nicht nur Gebäude, sondern Ver- trauen, sondern Zukunft, sondern aber auch die Stadt von morgen. Die SPD-Fraktion stimmt der Beschlussvorlage zu, und vielen herzlichen Dank an alle Beteiligten für diese gute Zusammenarbeit und Vorbereitung. – 5 – Stadtrat Seidler (AfD): Es wird sehr spannend, und ich als einer, der aus dem Baubereich kommt, ich freue mich auch darauf. Und ich glaube auch, dass dieses Controlling und diese Planung auch den Stadträten, die dort im Bauausschuss sind, mehr Know-how ge- ben, was die Dinge denn kosten. Wir haben es vorhin ja bei dem Wohnquartier 4 und 5 gehabt, dass darüber spekuliert wurde im Vorfeld, was kostet eine Tiefgarage, dass man einfach einmal so ein bisschen auch ein Gefühl dafür kriegt, wo sind die Knackpunkte bei den Planungen und bei den Kosten. Also das ist sehr spannend. Bei einem Aspekt habe ich ein bisschen Bauchweh, das ist das Berichtswesen. Wenn also wirklich jedes Bauvorhaben mit einem Volumen von mehr als einer Million Euro, jede Dachsanierung, sage ich einmal, von der Schule dann praktisch in das Berichtswesen einfließt. Ich habe Sie, Herr Fluhrer, ja gefragt, das sind dann viele Projekte. Da muss man dann sehen, dass man also vor lauter Bäumen den Wald nicht mehr sieht. Also da bin ich noch sehr gespannt, wie wir das ein- fangen, dass es also wirklich noch irgendwo übersichtlich bleibt. Und Sie hatten uns ja zu- gesagt, dass wir noch Fallbeispiele bekommen, bevor die ganze Sache über die Änderung der Hauptsatzung scharfgestellt wird, dass wir einfach einmal ein Gefühl kriegen, wie sieht denn der Prozess aus. Weil im Augenblick ist es ja noch ein bisschen abstrakt. Stadträtin Lorenz (FW): Ja, wir freuen uns auch, dass wir heute diese Richtlinie Bauprozesse beschließen können. Es war ein guter Prozess und auch von unserer Seite der Dank an Ihr Dezernat für die viele Arbeit. Wir hoffen natürlich, alles wurde jetzt schon mehrmals ge- sagt, dass wir diese Abläufe optimieren, die Gremienarbeit optimieren, dass wir die Pro- zesse vereinfachen, verschlanken, vor allem beschleunigen und im besten Fall auch noch Kosten sparen. Das ist das große Ziel. Ich bin auch gespannt auf die Praxis. In der letzten Ratsperiode haben die Sitzungen vom Bauausschuss 30 Minuten gedauert, es ging nicht mehr, weil im Anschluss war der Planungsausschuss. Ich bin einmal gespannt, auf was für Stundenanzahl wir da jetzt in Zukunft kommen. Nichtsdestotrotz muss ich von meiner Seite sagen, ich nehme das gerne in Kauf, wenn wir für die Stadt dadurch eben erreichen, bauen kommt fast in jedem Tagesordnungspunkt vor, dass wir da einfach effizienter, bes- ser, schneller und kostengünstiger werden. Und wir könnten auch dann natürlich eine Vor- reiterrolle für andere Städte einnehmen. Ich möchte aber auch noch einwerfen, ein bisschen Bauchschmerzen habe ich auch, ein bisschen in eine andere Richtung als der Kollege. Ich habe leider hier auch gelernt in dem Gremium, dass für manche Entscheidungen wir als Stadträte vielleicht nicht immer alle re- levanten Informationen bekommen haben, dass ich zum Teil am nächsten Tag aus der örtli- chen Presse hier dann lesen muss, dass es doch ein bisschen anders war. Das fände ich schade. Und das setzt eigentlich voraus, dass wir im Bauausschuss eine gute Entscheidung für unsere Stadt treffen. Weil wenn wir eben sagen, machen wir eine Sporthalle für 3 Milli- onen, für 7 Millionen oder für 15 Millionen, das heißt, ich brauche wirklich alle relevanten Daten. Ich sage das deshalb, weil letztendlich ist es ja oft so, auch bei Gutachten oder so, kann ich ja im Vorfeld sagen, was soll rauskommen. Ich könnte es jetzt ein bisschen steu- ern, sage ich jetzt einmal böse. Ich möchte das niemandem unterstellen, aber ich kann jetzt als Stadt zum Beispiel sagen, so wie es beim Ausschreibungsprozedere ist, es heißt ja im- mer der Wirtschaftlichste, was immer gern als der Billigste ausgelegt wird. Und so kann ich ja sagen, ich stelle immer die Variante mit den günstigsten Kosten so gut dar, dass sich dann alle auf die einschießen. Das gilt es zu vermeiden, und da bin ich gespannt, wie wir das in Zukunft wuppen. Ich habe auf jeden Fall Lust drauf, und ich werde auch gerne diese Zeit investieren, und von dem her packen wir es an. – 6 – Stadtrat Haug (KAL): Wir finden diesen Prozess sehr gut und auch die Vorlage. Es ist eine klare Regelung, die aus unserer Sicht Prozesse vereinbart und somit auch einmal die Gre- mien entlastet, auch zum anderen die Verwaltung entlastet und schlussendlich auch Kos- ten sparen kann. Die eine Änderung ist ja, dass man zu einer frühen Phase, wie Sie richtig gesagt haben, wo man eigentlich noch ohne große Kosten oder mit kleinen Entscheidun- gen viel für die Kosten noch machen kann, genauer diskutiert. Aber der andere Punkt, der noch nicht angesprochen war, ist, oftmals kriegt man eine Projektidee vorgestellt mit ir- gendwelchen Preisen und sagt: „Ja, macht mal“, und dann kommt es irgendwann in den Bau. Und für uns ist die entscheidende Verbesserung der Zeitpunkt des Konzeptbeschlus- ses. Und da würden wir sogar sagen, nicht nach der Leistungsphase 1, sondern nach der Leistungsphase 2, weil dann haben wir wirklich belastbare Kosten eines Projekts, können da die Entscheidung treffen und haben mit größerer Wahrscheinlichkeit nicht mehr so große Überraschungen bis zum Baubeschluss. Es kann natürlich sein, dass dann auch bei einem Projekt, wenn es dann nicht verfolgt wird, größere Summe verfallen, aber das ist der Aspekt, den wir da besonders begrüßen. Und darum freuen wir uns auch auf diese Rege- lung. Die Vorsitzende: Vielen Dank. Ich habe dann keine Wortmeldung mehr. Ich denke, es ist der erste Schritt, diese Neuausrichtung der entsprechenden Prozesse, um vielleicht Frau Lo- renz, Ihrem Eindruck noch mehr widerlegen zu können, dass wir nicht immer alle relevan- ten Informationen vorlegen, weil wir haben schon den Anspruch und die Kollegen, dass Sie alle relevanten Informationen zur Verfügung haben für Ihre Entscheidungen. Das ist der erste Schritt, der zur Abstimmung steht steht. Im zweiten Schritt wird dann die Hauptsat- zung angegangen werden. Das wird noch vor der Sommerpause der Fall sein. Da wird mo- mentan mit Hochdruck dran gearbeitet, weil, wie auch immer, steckt der Teufel im Detail. Und damit sehe ich, dass Sie abstimmungsbereit sind, und wir steigen ein in die Abstim- mung ab jetzt. – Damit Einstimmigkeit, ein wunderbares Votum, Herr Kollege Fluhrer. Dann wünsche ich gutes Gelingen jetzt, wenn die Hauptsatzung dann entsprechend ange- passt ist, die Prozesse entsprechend neu dann aufzusetzen. Zur Beurkundung: Die Schriftführerin: Hauptamt - Ratsangelegenheiten – 22. Mai 2025