Rahmenvereinbarung für die Anzeigenschaltungen der Stadt Karlsruhe

Beschlussvorlage Gedruckt auf 100 Prozent Recyclingpapier Vorlage Nr.: 2024/1424 Verantwortlich: Dez. Dienststelle: Presse- und Informationsamt Rahmenvereinbarung für die Anzeigenschaltungen der Stadt Karlsruhe Gremien Termin TOP Ö / N Zuständigkeit Haupt- und Finanzausschuss 04.02.2025 1 Ö Entscheidung Kurzfassung Der Hauptausschuss nimmt von den unten stehenden Erläuterungen Kenntnis und stimmt der Vergabe der Rahmenvereinbarung für die Anzeigenschaltungen der Stadt Karlsruhe an die Firma as mediendesign Inh. Andrea Sindermann e.K., Berlin, für die Zeit vom 1. März 2025 bis 28. Februar 2026 mit einmaliger Option auf Vertragsverlängerung von 12 Monate zu. Finanzielle Auswirkungen Ja ☒ Nein ☐ ☐ Investition ☒ Konsumtive Maßnahme Gesamtkosten: 1.326.006,29 Euro brutto Jährliche/r Budgetbedarf/Folgekosten: 2025: 552.502,62 Euro 2026: 663.003,15 Euro 2027: 110.500,52 Euro Höchstwert (max. 50%): 1.989.009,44 Euro brutto Gesamteinzahlung: Jährlicher Ertrag: Finanzierung ☒ bereits vollständig budgetiert ☐ teilweise budgetiert ☐ nicht budgetiert Gegenfinanzierung durch ☐ Mehrerträge/-einzahlung ☐ Wegfall bestehender Aufgaben ☐ Umschichtung innerhalb des Dezernates Die Gegenfinanzierung ist im Erläuterungsteil dargestellt. CO 2 -Relevanz: Auswirkung auf den Klimaschutz Bei Ja: Begründung | Optimierung (im Text ergänzende Erläuterungen) Nein ☒ Ja ☐ positiv ☐ negativ ☐ geringfügig ☐ erheblich ☐ IQ-relevant Nein ☒ Ja ☐ Korridorthema: Abstimmung mit städtischen Gesellschaften Nein ☒ Ja ☐ abgestimmt mit – 2 – Erläuterungen 1. Ausschreibungsgegenstand Das Presse- und Informationsamt initiiert für alle Dienststellen der Stadtverwaltung Karlsruhe zentral die Anzeigenschaltung von Stellenangeboten in verschiedenen Print- und Onlinemedien bei einem entsprechend geeigneten Unternehmen. Die Anzeigenschaltungen wurden als Rahmenvereinbarung für die Zeit vom 1. März 2025 bis 28. Februar 2026 mit einmaliger Option auf Vertragsverlängerung von 12 Monaten ausgeschrieben. 2. Vergabeverfahren Die Ausschreibung erfolgte im Rahmen eines offenen Verfahrens nach § 119 Absatz 3 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und § 15 Vergabeverordnung (VgV). Das Vergabeverfahren wurde durch die Zentrale Vergabestelle der Stadt Karlsruhe durchgeführt. Die Bekanntmachungen im „Supplement zum Amtsblatt der Europäischen Union“ erfolgte am 8. November 2024. Die Veröffentlichung auf der Vergabeplattform subreport/ELViS, der Homepage der Stadt Karlsruhe und bund.de erfolgte am 10. November 2024. Es waren ausschließlich elektronische Angebote zugelassen. Die Vergabeunterlagen wurden von neun Firmen abgerufen. Bis zum Ablauf der Angebotsfrist am 12. Dezember 2024 sind fünf Angebote eingegangen. 3. Prüfung und Wertung Alle fünf Angebote sind frist- und formgerecht eingegangen, waren vollständig und konnten nach fachlicher Prüfung zur weiteren Wertung zugelassen werden. Ermittlung des günstigsten Angebotes erfolgte nach folgendem Zuschlagskriterium: Preis Folgendes Gesamtergebnis wurde ermittelt: Rang Bieter Preis (brutto für zwei Jahre) 1 as mediendesign, Berlin 1.326.006,29 Euro 2 Bieter 2 1.346.358,86 Euro 3 Bieter 3 1.356.645,22 Euro 4 Bieter 4 1.390.350,54 Euro 5 Bieter 5 1.466.647,75 Euro Nach Abschluss der formalen, rechnerischen und fachlichen Prüfung der Angebote ist gem. § 127 Abs. 1 GWB der Zuschlag unter Berücksichtigung der angegebenen Zuschlagskriterien auf das günstigste Angebot zu erteilen. Es wird vorgeschlagen, den Zuschlag auf das Angebot der Firma as mediendesign Inh. Andrea Sindermann e.K., Busonistraße 59, 13125 Berlin zu erteilen. Erläuterungen zu finanziellen Auswirkungen Die Abrechnung erfolgt nach den tatsächlich geschalteten Anzeigen. Eine Mindestabnahmemenge besteht nicht. Der Auftragswert (für zwei Jahre) für die Rahmenvereinbarung darf maximal um 50 Prozent überschritten werden (Höchstwert). Die der Rahmenvereinbarung zugrunde liegenden Preise gelten als Festpreise für Anzeigenschaltungen im Print- und Onlineformat im ersten Vertragsjahr. Die Preise können auf Verlangen des Auftragnehmers bei Vertragsverlängerung an die Änderungen des Marktumfeldes angepasst werden (Preisgleitklausel). Eine Vergütungsanpassung ist nur mit nachgewiesener Veränderung bestimmter Kostenfaktoren um mehr als 5 Prozent möglich und wird erst drei Monate nach Ankündigung wirksam. Auch bei Preissenkungen um mehr als 5 Prozent werden die Preise entsprechend angepasst. – 3 – Die Haushaltsmittel sind in den Sachkontenbudgets der Teilhaushalte in den jeweiligen Haushaltsjahren eingeplant. Beschluss: Antrag an den Haupt- und Finanzausschuss Der Haupt- und Finanzausschuss nimmt von den Erläuterungen Kenntnis und stimmt der Vergabe der Rahmenvereinbarung für die Anzeigenschaltungen der Stadt Karlsruhe an die Firma as mediendesign Inh. Andrea Sindermann e.K., Berlin, für die Zeit vom 1. März 2025 bis 28. Februar 2026 mit einmaliger Option auf Vertragsverlängerung von 12 Monate zu.

Niederschrift 6. Sitzung Haupt- und Finanzausschuss 4. Februar 2025, 16:30 Uhr öffentlich Bürgersaal, Rathaus Marktplatz Vorsitz: Oberbürgermeister Dr. Frank Mentrup Sitzungseröffnung und Punkt 1 der Tagesordnung: Rahmenvereinbarung für die Anzeigen- schaltungen der Stadt Karlsruhe Vorlage: 2024/1424 Beschluss: Der Haupt- und Finanzausschuss nimmt von den Erläuterungen Kenntnis und stimmt der Vergabe der Rahmenvereinbarung für die Anzeigenschaltungen der Stadt Karlsruhe an die Firma as mediendesign Inh. Andrea Sindermann e.K., Berlin, für die Zeit vom 1. März 2025 bis 28. Februar 2026 mit einmaliger Option auf Vertragsverlängerung von 12 Monate zu. Abstimmungsergebnis: Einstimmige Zustimmung Der Vorsitzende eröffnet die Sitzung, begrüßt die Anwesenden und teilt die Namen der ent- schuldigten Stadträtinnen und Stadträte mit. Anschließend ruft er Tagesordnungspunkt 1 zur Behandlung auf. Stadtrat Dr. Huber (SPD) stellt sich die Frage, wie es sich zwischen Print und Online aufteile. Habe es in den letzten Jahren einen Wechsel gegeben? Schreibe man mehr online aus? Wie gehe man weiter mit Print-Stellenausschreibungen um? Stadtrat Schnell (AfD) möchte wissen, ob das PIA das nicht selbst, zumindest teilweise, ma- chen könne. Wie viele Angestellte habe man beim PIA? Frau Lindner (Amtsleitung POA) antwortet, prinzipiell folge die Ausschreibungspolitik dem „Online first-Thema“, das heißt, die meisten Stellen schreibe man sowohl in Printmedien als auch auf Online-Portalen aus, wobei online immer ein Muss sei. Print werde anlassbezogen gemacht, beispielsweise bei bestimmten Fachpublikationen, aber auch bei bestimmten Aus- schreibungsmedien, wie dem Staatsanzeiger, bei dem man immer beides ausschreiben müsse. Daher sei die Frage schwer zu beantworten, da man in den allermeisten Fällen online und in Print ausschreibe. – 2 – Herr Jüngert (Amtsleitung PIA) ergänzt, die Platzierung der Anzeigen erfolge nicht durch das PIA sondern durch die Dienststellen. Was bei der Ausschreibung gebündelt werde, sei das Volumen, also die Nachfrage zu bündeln, um bessere Preise zu erzielen. Man könne es über- nehmen, müsse dann aber Ressourcen schaffen. Im PIA habe man 28 Personen, 24,5 Voll- zeitwerte für ganz unterschiedliche Aufgaben. Der Vorsitzende lässt, nachdem keine weiteren Wortmeldungen vorliegen, über die Vorlage abstimmen und stellt einstimmige Zustimmung fest. Zur Beurkundung: Die Schriftführerin: Hauptamt – Ratsangelegenheiten – 11. Februar 2025