Vergabe zum Thema "Erstellung, Druck und Verteilung des Mitteilungsblattes der Ortsverwaltung Grötzingen"

Informationsvorlage Gedruckt auf 100 Prozent Recyclingpapier Vorlage Nr.: 2024/1386/2 Verantwortlich: Dez. 1 Dienststelle: OV Grötzingen Vergabe zum Thema "Erstellung, Druck und Verteilung des Mitteilungsblattes der Ortsverwaltung Grötzingen" Gremien Termin TOP Ö / N Zuständigkeit Ortschaftsrat Grötzingen 18.12.2024 4 Ö Kenntnisnahme Ortschaftsrat Grötzingen 22.01.2025 4 Ö in Ausschuss verwiesen Ausschuss II Ortschaftsrat Grötzingen 09.04.2025 1 N Vorberatung Ortschaftsrat Grötzingen 07.05.2025 4 Ö Kenntnisnahme Erläuterung Die Ortsverwaltung veröffentlicht bisher amtliche Mitteilungen und Bekanntmachungen in einem Mitteilungsblatt des Stadtteils mit der Bezeichnung Grötzingen Aktuell. Die Verträge mit dem jeweiligen Verlagshaus, derzeit die NUSSBAUM Medien Weil der Stadt GmbH & Co. KG, liefen in der Vergangenheit über mehrere Jahre. Der bestehende Vertrag mit NUSSBAUM Medien Weil der Stadt GmbH & Co. KG läuft zum 28. Februar 2026 aus. Da Gemeinden als öffentliche Auftraggeber dem Vergaberecht unterliegen und das Haushaltsrecht Gemeinden verpflichtet, wirtschaftlich und sparsam mit öffentlichen Mitteln umzugehen, bedarf es bei dem branchenüblichen Preisgefüge für die Vergabe einer solchen Leistung regelmäßig eines formellen Vergabeverfahrens. Der Ortschaftsrat ist erstmalig in seiner Sitzung am 18. Dezember 2024 über das neuerliche Vergabeverfahren für den aktuellen Vertrag und die damit verbundene Finanzierungsproblematik informiert worden. Die Ausschreibung für die Erstellung, den Druck und die Verteilung des Mitteilungsblattes der Ortsverwaltung Grötzingen wurde unter Beteiligung der Zentralen Vergabestelle der Stadt Karlsruhe im November 2024 veröffentlicht. Das Ende der Angebotsfrist war der 29. November 2024. Finanzielle Auswirkungen Ja ☒ Nein ☐ ☐ Investition ☒ Konsumtive Maßnahme Gesamtkosten: 17.387,50 Euro Jährliche/r Budgetbedarf/Folgekosten: 17.387,50 Euro Gesamteinzahlung: - Jährlicher Ertrag: - Finanzierung ☐ bereits vollständig budgetiert ☐ teilweise budgetiert ☒ nicht budgetiert Gegenfinanzierung durch ☐ Mehrerträge/-einzahlung ☐ Wegfall bestehender Aufgaben ☐ Umschichtung innerhalb des Dezernates Die Gegenfinanzierung ist im Erläuterungsteil dargestellt. CO 2 -Relevanz: Auswirkung auf den Klimaschutz Bei Ja: Begründung | Optimierung (im Text ergänzende Erläuterungen) Nein ☐ Ja ☒ positiv ☐ negativ ☒ geringfügig ☒ erheblich ☐ IQ-relevant Nein ☒ Ja ☐ Korridorthema: Abstimmung mit städtischen Gesellschaften Nein ☒ Ja ☐ abgestimmt mit – 2 – Bei der Prüfung der abgegebenen Angebote wurde festgestellt, dass die Mehrkosten im Vergleich zur bisherigen Vergabe nicht durch den Grötzinger Haushalt gedeckt werden können. Infolge der Erörterung mit der Zentralen Vergabestelle ist die Ortsverwaltung zu dem Entschluss gekommen, die Vergabe zurückzuversetzen und den Vertragszeitraum von drei auf nunmehr ein Jahr mit der Option auf Verlängerung um ein weiteres Jahr anzupassen. Sollten die benötigten Mittel zur Verfügung gestellt werden können, könnte die Vertragsverlängerung dementsprechend erfolgen. Die Rückversetzung und damit erneute Einholung von Angeboten mit aktualisiertem Lastenheft wurde am 13. Dezember 2024 begonnen. Die Angebotsöffnung der Rückversetzung fand am 13. Januar 2025 statt. Die Konditionen von NUSSBAUM Medien Weil der Stadt GmbH & Co. KG (Angebot eingereicht am 13. Januar 2025) waren im Umfang und jährlichen Aufwand deckungsgleich mit dem vorherigen Angebot zur Vergabe für den dreijährigen Zeitraum. Mit Schreiben vom 22. Januar 2025 wurde schließlich NUSSBAUM Medien Weil der Stadt GmbH & Co. KG beauftragt, das Mitteilungsblatt Grötzingen Aktuell weiterhin zu erstellen, zu drucken und bis zum Ablauf des 28. Februars 2026 im Ort zu verteilen. Um über die Ergebnisse der erfolgten Rückversetzung zu informieren und weitere Fragen aus dem Gremium zu beantworten, wurde am 22. Januar 2025 eine ergänzende Information in die Sitzung eingebracht, woraufhin sich das Gremium für eine Beratung im Fachausschuss aussprach. Diese hat am 9. April 2025 in nichtöffentlicher Sitzung stattgefunden. Finanzierungsproblem infolge einer deutlichen Verteuerung Um vorausschauend planen zu können, hat die Ortsverwaltung - wie oben beschrieben - bereits im November 2024 ein entsprechendes Verfahren zur Ausschreibung der amtlichen Mitteilungen der Ortsverwaltung mit folgenden, auch in den vorherigen Verfahren verwendeten Vergabekriterien durchgeführt: • Das Mitteilungsblatt soll nach wie vor im Ort kostenlos vollverteilt werden • wöchentlich oder 14 -tägige Erscheinungen • inklusive 20 Freiexemplaren für die Verwaltung • Der Ortsverwaltung sollen jährlich bei 50 Ausgaben ein Kontingent von 100 DIN A 4 Seiten zur Verfügung stehen. Im Schnitt können somit zwei Seiten pro Ausgabe mit amtlichen Mitteilungen realisiert werden. Im Rahmen der durchgeführten Vergabe wurden zwei Angebote für die Vollverteilung sowie die Publikation der amtlichen Mitteilungen der Ortsverwaltung eingereicht, von denen das der NUSSBAUM Medien Weil der Stadt GmbH & Co. KG das wirtschaftlichere darstellte: Demnach würden pro Ausgabe Kosten in Höhe von 325 Euro netto anfallen. Der Preis für jede zusätzliche Seite läge bei 129 Euro netto. Bei dem weiteren Bieter wären es pro Ausgabe Kosten in Höhe von 337 Euro netto und für jede zusätzliche Seite 145 Euro netto. Nach dem bis dahin gültigen Vertrag hatte die Ortsverwaltung für eine Ausgabe 246 Euro netto bezahlt. Das Seitenkontingent war auf 120 Seiten festgeschrieben, wobei für jede weitere Seite 113 Euro netto bezahlt werden mussten. Die Gesamtkosten pro Jahr belaufen sich gemäß des Angebots der NUSSBAUM Medien Weil der Stadt GmbH & Co. KG vom 13. Januar 2025 nunmehr auf 17.387,50 Euro brutto (vorher 13.161 Euro brutto), was im Vergleich zum bisherigen Vertrag eine Preissteigerung in Höhe von 4.226,50 Euro (+ 32,11 %) bedeutet, die den Ortsteilhaushalt zusätzlich belastet. – 3 – Aufgrund dieser Preissteigerung hat die Ortsverwaltung dem Ortschaftsrat die Sachfrage mit der Intention zur grundsätzlichen Behandlung in dessen Sitzung am 22. Januar 2025 übergeben. Nach dem Verweis zur Beratung in den Ausschuss hat die Ortsverwaltung in dessen nichtöffentlicher Sitzung mitgeteilt, dass aus den folgenden Gründen ein Vertragsabschluss unter den genannten und nach dem Vergaberecht verbindlichen Konditionen nicht möglich ist: Die Stadt sieht sich zunehmend mit schwierigen finanziellen Rahmenbedingungen konfrontiert. Deutlich geringere Steuereinnahmen aufgrund des schwachen Wirtschaftswachstums in der Bundesrepublik Deutschland sowie steigende städtische Ausgaben im Bereich der Mobilität, des Krankenhauswesens, der Sozialen Hilfen und des Personalwesens verschlechtern das prognostizierte Ergebnis in 2025 und in den folgenden Jahren des Doppelhaushaltsjahres 2026/2027 erheblich. Bereits für dieses Jahr muss die Verwaltung für die Haushaltsstabilisierung einen Betrag in Höhe von 10 Millionen Euro durch Einschränkungen von Budgetansätzen in allen Teilhaushalten erreichen. Für die Ortsverwaltung bedeutet dies 17.724, 42 Euro allein dieses Jahr, wie in der Sitzung am 26. März 2025 zum Tagesordnungspunkt „Haushaltssperre 2025 Stadt Karlsruhe“ bereits informiert wurde. Übergeordnetes Ziel ist hinsichtlich der Stadtfinanzen insoweit die Sicherung der Genehmigungsfähigkeit des kommenden Doppelhaushaltes und damit mittelbar die Handlungsfähigkeit der Stadt Karlsruhe. Vor diesem Hintergrund sind sowohl eine eigene Aufgabenkritik als auch die Betrachtung der bisherigen Ausgaben-Seite zwingend erforderlich, da Mehrausgaben absehbar nicht durch Mehreinnahmen innerhalb des eigenen Haushalts gedeckt werden können. Die aktuelle Haushaltslage und die anstehenden Verhandlungen im Gemeinderat sind zugleich ein gebotener Anlass über die zukünftige strategische Aufstellung der Öffentlichkeitsarbeit in Grötzingen nachzudenken. Ein grobes Konzept konnte die Ortsverwaltung in der Ausschuss-Sitzung am 9. April 2025 bereits skizzieren. Dessen Grundzüge werden dem Ortschaftsrat in der Sitzung am 7. Mai 2025 in einer gesonderten Vorlage dargelegt. Zur Wahrung kommunalrechtlicher Vorgaben behandelt diese Informationsvorlage abschließend die Vergabe zum Thema „Erstellung, Druck und Verteilung des Mitteilungsblattes der Ortsverwaltung Grötzingen“.