Vergabe zum Thema "Erstellung, Druck und Verteilung des Mitteilungsblattes der Ortsverwaltung Grötzingen"

Informationsvorlage Gedruckt auf 100 Prozent Recyclingpapier Vorlage Nr.: 2024/1386/1 Verantwortlich: Dez. 1 Dienststelle: Ortsverwaltung Grötzingen Vergabe zum Thema "Erstellung, Druck und Verteilung des Mitteilungsblattes der Ortsverwaltung Grötzingen" Gremien Termin TOP Ö / N Zuständigkeit Ortschaftsrat Grötzingen 22.01.2025 4 Ö Behandlung Erläuterung Der bestehende und auf drei Jahre geschlossene Vertrag mit Nussbaum Medien läuft zum 28. Februar 2025 aus. Aufgrund dessen hat die Ortsverwaltung ein Vergabeverfahren zur Ausschreibung des Grötzinger Mitteilungsblattes beziehungsweise der amtlichen Mitteilungen der Ortsverwaltung mit folgenden Kriterien durchgeführt: • Das Mitteilungsblatt soll nach wie vor im Ort kostenlos vollverteilt werden • wöchentlich oder 14 -tägige Erscheinungen • inklusive 20 Freiexemplaren für die Verwaltung • Der Ortsverwaltung sollen jährlich bei 50 Ausgaben ein Kontingent von 100 DIN A 4 Seiten zur Verfügung stehen. Im Schnitt können somit zwei Seiten pro Ausgabe mit amtlichen Mitteilungen realisiert werden. Im Rahmen der durchgeführten Vergabe wurden zwei Angebote, eines von NUSSBAUM Medien Weil der Stadt GmbH & Co. KG und eines von einem weiteren Bieter, eingereicht. Das Vergabeverfahren hat ergeben, dass Nussbaum Medien der günstigste Verlag für die Vollverteilung des Mitteilungsblattes ist. Demnach würden pro Ausgabe Kosten in Höhe von 325 Euro netto anfallen. Der Preis für jede zusätzliche Seite läge bei 129 Euro netto. Bei dem weiteren Bieter wären es pro Ausgabe Kosten in Höhe von 337 Euro netto und für jede zusätzliche Seite 145 Euro netto. Bisher hat die Ortsverwaltung für eine Ausgabe 246 Euro netto bezahlt. Finanzielle Auswirkungen Ja ☒ Nein ☐ ☐ Investition ☒ Konsumtive Maßnahme Gesamtkosten: 52.162,50 Euro Jährliche/r Budgetbedarf/Folgekosten: 17.387,50 Euro Gesamteinzahlung: - Jährlicher Ertrag: - Finanzierung ☐ bereits vollständig budgetiert ☒ teilweise budgetiert ☐ nicht budgetiert Gegenfinanzierung durch ☐ Mehrerträge/-einzahlung ☐ Wegfall bestehender Aufgaben ☐ Umschichtung innerhalb des Dezernates Die Gegenfinanzierung ist im Erläuterungsteil dargestellt. CO 2 -Relevanz: Auswirkung auf den Klimaschutz Bei Ja: Begründung | Optimierung (im Text ergänzende Erläuterungen) Nein ☒ Ja ☐ positiv ☐ negativ ☐ geringfügig ☐ erheblich ☐ IQ-relevant Nein ☒ Ja ☐ Korridorthema: Abstimmung mit städtischen Gesellschaften Nein ☒ Ja ☐ abgestimmt mit – 2 – Das Seitenkontingent war auf 120 Seiten festgeschrieben, wobei für jede weitere Seite 113 Euro netto bezahlt werden müssen. Die Gesamtkosten pro Jahr würden sich nunmehr auf 17.387,50 Euro brutto belaufen (vorher 13.161 Euro brutto). Es sind also mit Mehrkosten in Höhe von 4.226,50 Euro zu kalkulieren, die den Ortsteilhaushalt zusätzlich belasten würden. Durch immerwährende Kürzungen in den Haushaltsbudgets wären weitere Verteuerungen zukünftig nicht mehr zu kompensieren. Schon jetzt gestaltet sich die Finanzierung des Mitteilungsblattes für die kommenden drei Jahre (2025, 2026, 2027) schwierig: Die Stadtkämmerei ließ am 4. Dezember 2024 in einem Termin mit den Fachämtern verlautbaren, dass für den Doppelhaushalt 2026/2027 der Ortsteilhaushalt um 30% gekürzt werden soll. Dies stellt die Ortsverwaltung nun vor eine große Herausforderung, inwiefern Kürzungen im Ortsteilhaushalt vorgenommen werden. Die Ortsverwaltung hat dem Ortschaftsrat in der Sitzung am 18. Dezember 2024 vorgeschlagen, die Vergabe mittels einer sogenannten Rückversetzung auf einen nunmehr einjährigen Vertragszeitraum mit der Option auf Verlängerung um ein Jahr abzuändern. Erst im Frühjahr 2025 wird die Verwaltung davon erfahren, ob die Kosten auch in den kommenden Jahren in Höhe von zirka 17.387,50 Euro für das Mitteilungsblatt zur Verfügung gestellt werden können. Langfristig muss eine andere Möglichkeit zur Veröffentlichung der Mitteilungen der Ortsverwaltung Grötzingen gefunden werden. Die Rücksetzung (Angebotsöffnung am 13.01.2024) hat ergeben, dass Nussbaum Medien dieselben Konditionen, jetzt aber mit der Möglichkeit, den Vertrag nach einem Jahr zu kündigen, angeboten hat. Ein weiteres Angebot, auch von dem bisherigen zweiten Bieter, wurde nicht abgegeben. Die Ortsverwaltung wird daher den Vertrag mit Nussbaum Medien bis zum 28. Februar 2026 schließen. Bei Sicherstellung der Haushaltsmittel kann der Vertrag entsprechend um ein Jahr verlängert werden. Der Ortschaftsrat wird zeitnah informiert, wenn die Mittelfrage für das kommende Haushaltsjahr geklärt ist. Dies wird wie vorher schon genannt voraussichtlich im Frühjahr dieses Jahr der Fall sein. Auswertung Angebot Bieter 1 – 3 – Nussbaum Medien St. Leon-Rot GmbH & Co. KG, Opelstr. 29, 68789 St. Leon-Rot Bezeichnung Ausgaben pro Jahr Einzelpreis pro Ausgabe (netto), € Gesamtpreis aller Ausgaben (netto), € Grundpreis für alle Leistungen des Auftragnehmers gem. Ziffer 2 der Leistungsbeschreibung pro Kalenderjahr (Jahrestextseitenkontingent) 50 325,00 € 16.250,00 € Mehrseitenaufwand (ab der 101. Seite) 129,00 € je Seite Angebotspreis Netto für 1 Jahr 16.250,00 € zzgl. der gesetzlichen Mehrwertsteuer, in % 7 1.137,50 € Angebotspreis Brutto für 1 Jahr 17.387,50 € Angebotspreis Brutto für 2 Jahre (Verlängerungs-Option) 34.775,00 € Abbildung 1: Angebot Neuvergabe Auswertung Angebot Bieter 1 Nussbaum Medien St. Leon-Rot GmbH & Co. KG, Opelstr. 29, 68789 St. Leon-Rot Bezeichnung Ausgaben pro Jahr Einzelpreis pro Ausgabe (netto), € Gesamtpreis aller Ausgaben (netto), € Grundpreis für alle Leistungen des Auftragnehmers gem. Ziffer 2 der Leistungsbeschreibung pro Kalenderjahr (Jahrestextseitenkontingent) 50 246,00 € 12.300,00 € Mehrseitenaufwand (ab der 121. Seite) 113,00 € je Seite Angebotspreis Netto für 1 Jahr 12.300,00 € zzgl. der gesetzlichen Mehrwertsteuer, in % 7 861,00 € Angebotspreis Brutto für 1 Jahr 13.161,00 € Angebotspreis Brutto für 2 Jahre 26.322,00 € Abbildung 2: Angebot bisherige Vergabe