Rahmenvertrag Schulmöbel und Einrichtungsgegenstände

Beschlussvorlage Gedruckt auf 100 Prozent Recyclingpapier Vorlage Nr.: 2024/1374 Verantwortlich: Dez. 6 Dienststelle: Amt für Hochbau und Gebäudewirtschaft Rahmenvertrag Schulmöbel und Einrichtungsgegenstände Vergabenummer: HGW24003 Gremien Termin TOP Ö / N Zuständigkeit Haupt- und Finanzausschuss 14.01.2025 16 N Vorberatung Gemeinderat 21.01.2025 9 Ö Entscheidung Kurzfassung Der Gemeinderat nimmt die Ausführungen nach Vorberatung im Hauptausschuss zur Kenntnis und stimmt der Vergabe einer Rahmenvereinbarung für die Lieferung von Schulmöbeln und Einrichtungsgegenständen (Lose 1 bis 4) für die städtischen Schulen der Stadt Karlsruhe im Zeitraum vom 1. März 2025 bis 31. Dezember 2028 zu. Die Verwaltung wird ermächtigt, den Zuschlag an die Firma VS Vereinigte Spezialmöbelfabriken GmbH & Co. KG für die Lose 1 und 2 zu erteilen. Die Verwaltung wird ermächtigt, den Zuschlag an die Firma Degen GmbH & CO.KG für das Los 3 zu erteilen. Die Verwaltung wird ermächtigt, den Zuschlag an die Firma Raps Montageservice für das Los 4 zu erteilen. Finanzielle Auswirkungen Ja ☒ Nein ☐ ☒ Investition ☒ Konsumtive Maßnahme Gesamtkosten: 13.297.417,00 Euro Jährliche/r Budgetbedarf/Folgekosten: 2025 3.324.354,25 Euro brutto 2026 3.324.354,25 Euro brutto 2027 3.324.354,25 Euro brutto 2028 3.324.354,25 Euro brutto Gesamteinzahlung: Jährlicher Ertrag: Finanzierung ☒ bereits vollständig budgetiert ☐ teilweise budgetiert ☐ nicht budgetiert Gegenfinanzierung durch ☐ Mehrerträge/-einzahlung ☐ Wegfall bestehender Aufgaben ☐ Umschichtung innerhalb des Dezernates Die Gegenfinanzierung ist im Erläuterungsteil dargestellt. CO 2 -Relevanz: Auswirkung auf den Klimaschutz Bei Ja: Begründung | Optimierung (im Text ergänzende Erläuterungen) Nein ☒ Ja ☐ positiv ☐ negativ ☐ geringfügig ☐ erheblich ☐ IQ-relevant Nein ☒ Ja ☐ Korridorthema: Abstimmung mit städtischen Gesellschaften Nein ☒ Ja ☐ abgestimmt mit – 2 – Erläuterungen I. Vergabeverfahren Für die 90 städtischen Schulen in Karlsruhe wurde ein Rahmenvertrag für Schulmöbel und Einrichtungsgegenstände ausgeschrieben. Die Ausschreibung erfolgte in vier Losen: - Los 1: Klassenzimmer, Lehrerzimmer und Verwaltungsräume - Los 2: Ganztages- und Mehrzweckräume - Los 3: Visuelle Einrichtungen und Computerräume - Los 4: Transport und Entsorgung von Bestandsmöbeln und Tafeln Die Vertragslaufzeit beträgt 3 Jahre und 10 Monate (vom 1. März 2025 bis 31. Dezember 2028). Die Ausschreibung erfolgte im Rahmen eines EU-weiten, offenen Ausschreibungsverfahrens nach § 119 Absatz 3 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und § 15 Vergabeverordnung (VgV). Das Vergabeverfahren wurde durch die Zentrale Vergabestelle der Stadt Karlsruhe durchgeführt. Die Bekanntmachung im „Supplement zum Amtsblatt der Europäischen Union“ erfolgte ursprünglich am 24. Juni 2024. Die Veröffentlichung auf der e-Vergabeplattform Subreport/ ELViS, der Homepage der Stadt Karlsruhe und bund.de erfolgte ebenfalls am 24. Juni 2024. Es waren ausschließlich elektronische Angebote zugelassen. Aufgrund einer am 15. Juli 2024 eingegangenen Rüge mussten die Vergabeunterlagen überarbeitet werden. Die Frist zur Angebotsabgabe musste neu festgesetzt werden. Es erfolgte am 12. August 2024 eine Änderungsbekanntmachung mit der neuen Angebotsfrist. Die Vergabeunterlagen wurden von 18 Firmen angefordert. Bis zum Ablauf der Angebotsfrist am 10. September 2024 haben fünf Firmen ein Angebot abgegeben. Es ist jeweils ein Angebot für die Lose 1 und 2, vier Angebote für das Los 3 und für das Los 4 ist ein Angebot eingegangen. II. Nachhaltigkeitskriterien Im Hinblick auf eine nachhaltige und umweltfreundliche Beschaffung sowie der Produktqualität und Prüfung der gesundheitlichen Unbedenklichkeit wurden im Leistungsverzeichnis entsprechende Mindestanforderungen für die Produkte wie auch für die Bieter vorgegeben. Alle Holzkomponenten, Holzteile, Leimhölzer, Furniere und die zur Sperrholzherstellung und anderer Holzwerkstoffe verwendeten Hölzer mussten verpflichtend die Anforderungen der Umweltzeichen FSC, PEFC, Holz von Hier oder eines vergleichbaren Zertifikats erfüllen. Ferner mussten die angebotenen Schulmöbel die Anforderungen des Blauen Engel (RAL UZ-38 und RAL UZ-76) oder gleichwertig erfüllen. Außerdem musste vom Hersteller der Schulmöbel ein Nachweis für die Implementierung eines Umweltmanagementsystem (EMAS oder DIN EN ISO 14001 oder gleichwertig) vorgelegt werden. Daneben wurden für folgende Umweltkriterien im Rahmen der Zuschlagskriterien Bonuspunkte vorgesehen: • Verpackungsmaterial für den Transport und die zu liefernden Produkte (Die Transport- und Produktverpackungen für die Schulmöbellieferungen an die Stadt Karlsruhe sollen die Umwelt möglichst gering belasten.) • Reduzierung und Kompensation von transportbedingten CO2-Emissionen (Die Umweltauswirkungen des Transports der Schulmöbel sollen so gering wie möglich gehalten und eine Reduzierung der transportbedingten CO2-Emissionen erreicht werden.) – 3 – III. Prüfung und Wertung der Angebote Die Prüfung und Wertung der Angebote erfolgte in mehreren Stufen: Formale Prüfung: Bis zum Ablauf der Angebotsfrist sind jeweils ein Angebot für die Lose 1 und 2 eingegangen und vier Angebote für Los 3 und ein Angebot für Los 4. Alle Angebote sind form- und fristgerecht eingegangen. Eignungsprüfung: Vier Bieter erfüllen die festgelegten Eignungskriterien und verfügen folglich über die für die ordnungsgemäße Ausführung des öffentlichen Auftrags erforderliche Eignung. Fachliche Prüfung und Wertung der Angebote: Zur Ermittlung des wirtschaftlichen Angebotes werden die folgende Zuschlagskriterien und Umweltkriterien berücksichtigt: • Angebotspreis • Allgemeine Firmenangaben zu den Produkten (unter anderem Vorhaltung Ersatzteile, Nachlieferung et cetera) • Servicekonzept (unter anderem Umgang mit Altmöbeln) • Umweltkriterien als Bonuspunkte (Verpackungsmaterial und CO 2 -Emissionen) • Teststellung Zu Los 1 und 2 Ein Bieter hat alle erforderlichen Unterlagen für die fachliche Prüfung für Los 1 und 2 abgegeben. Bei dem Bieter handelt es sich um den bisherigen Vertragspartner VS Vereinigte Spezialmöbelfabriken GmbH & Co. KG. Die angebotenen Schulmöbel und Einrichtungsgegenstände werden bereits in den Schulen genutzt und sind somit auch bekannt. Zu Los 3 Vier Bieter haben Unterlagen für die fachliche Prüfung für das Los 3 eingereicht. Eine Firma wurde wegen fehlender Unterlagen für Los 3 ausgeschlossen. Es verbleiben somit nur noch drei Angebote, die für die weitere Wertung für Los 3 zugelassen wurden. Nach der Teststellung und daraus folgenden Bewertungsmatrix hat sich die Firma Degen GmbH & CO.KG als geeignetster Lieferant für Los 3 herausgestellt. Zu Los 4 Ein Bieter hat alle erforderlichen Unterlagen für die fachliche Prüfung für das Los 4 abgegeben. Hierbei handelt es sich um Firma: Raps Montage Service Die Firma Raps Montageservice war bisher für die Firma VS Vereinigte Spezialmöbelfabriken GmbH & Co. KG als Subunternehmer an Karlsruher Schulen tätig. – 4 – Aufteilung der Lose und Kosten: Los 1: Klassenzimmer, Lehrerzimmer und Verwaltungsräume, Los 2: Ganztages- und Mehrzweckräume VS Vereinigte Spezialmöbelfabriken GmbH & Co. KG Los 1: 1.549.061,08 Euro pro Jahr Los 2: 190.191,75 Euro pro Jahr Los 3: Visuelle Einrichtungen und Computerräume Degen GmbH & Co.KG Los 3: 402.199,77 Euro pro Jahr Los 4: Transport und Entsorgung von Bestandsmöbeln und Tafeln Raps Montage Service Los 4: 1.182.901,65 Euro pro Jahr Unter Berücksichtigung aller Zuschlagskriterien wird der Zuschlag nach § 127 Absatz 1 GWB in Verbindung mit § 58 Absatz 1 VgV auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Es wird daher vorgeschlagen, die Angebote für das Los 1: der Firma VS Vereinigte Spezialmöbelfabriken GmbH & Co. KG, Hochhäuser Straße 8, 97941 Tauberbischofsheim Los 2: der Firma VS Vereinigte Spezialmöbelfabriken GmbH & Co. KG, Hochhäuser Straße 8, 97941 Tauberbischofsheim Los 3: der Firma Degen GmbH & CO.KG, Hahnenbalz 35, 90411 Nürnberg Los 4: der Firma Raps Montage Service, Rathausplatz 3, 97283 Riedenheim für den Zeitraum vom 1. März 2025 bis 31. Dezember 2028 anzunehmen und hierauf den Zuschlag zu erteilen. Erläuterungen zu finanziellen Auswirkungen Die Haushaltsmittel sind auf dem Sachkonto des jeweiligen Haushaltsjahres eingeplant. Bei den Angebotssummen handelt es sich um die Preise für die geschätzte Menge pro Jahr. Ein Anspruch auf Abruf besteht nicht. Beschluss: Antrag an den Gemeinderat Der Gemeinderat nimmt die Ausführungen nach Vorberatung im Haupt- und Finanzausschuss zur Kenntnis und stimmt der Vergabe einer Rahmenvereinbarung für die Lieferung von Schulmöbeln und Einrichtungsgegenständen (Lose 1, 2, 3 und 4) für die städtischen Schulen der Stadt Karlsruhe im Zeitraum vom 1. März 2025 bis 31. Dezember 2028 zu. Die Verwaltung wird ermächtigt, den Zuschlag an die Firma VS Vereinigte Spezialmöbelfabriken GmbH & Co. KG für die Lose 1 und 2 zu erteilen. Die Verwaltung wird ermächtigt, den Zuschlag an die Firma Degen GmbH für das Los 3 zu erteilen. Die Verwaltung wird ermächtigt, den Zuschlag an die Firma Raps Montageservice für das Los 4 zu erteilen.

Niederschrift 6. Plenarsitzung des Gemeinderates 21. Januar 2025, 15:30 Uhr öffentlich Bürgersaal, Rathaus am Marktplatz Vorsitzender: Oberbürgermeister Dr. Frank Mentrup Punkt 9 der Tagesordnung: Rahmenvertrag Schulmöbel und Einrichtungsgegenstände Vergabenummer: HGW24003 Vorlage: 2024/1374 Beschluss: Der Gemeinderat nimmt die Ausführungen nach Vorberatung im Haupt- und Finanzaus- schuss zur Kenntnis und stimmt der Vergabe einer Rahmenvereinbarung für die Lieferung von Schulmöbeln und Einrichtungsgegenständen (Lose 1, 2, 3 und 4) für die städtischen Schulen der Stadt Karlsruhe im Zeitraum vom 1. März 2025 bis 31. Dezember 2028 zu. Die Verwaltung wird ermächtigt, den Zuschlag an die Firma VS Vereinigte Spezialmöbelfab- riken GmbH & Co. KG für die Lose 1 und 2 zu erteilen. Die Verwaltung wird ermächtigt, den Zuschlag an die Firma Degen GmbH für das Los 3 zu erteilen. Die Verwaltung wird ermächtigt, den Zuschlag an die Firma Raps Montageservice für das Los 4 zu erteilen. Abstimmungsergebnis: Einstimmige Zustimmung (44 Ja) Der Vorsitzende ruft Tagesordnungspunkt 9 zur Behandlung auf und verweist auf die er- folgte Vorberatung im Haupt- und Finanzausschuss am 14. Januar 2025: Auch hier kommen wir direkt zur Abstimmung. Ich bitte Sie um Ihr Votum ab jetzt. – Das ist Einstimmigkeit. – 2 – Zur Beurkundung: Die Schriftführerin: Hauptamt - Ratsangelegenheiten – 3. Februar 2025