Bauhof Neustrukturierung seit 01.10.2024

Informationsvorlage Gedruckt auf 100 Prozent Recyclingpapier Vorlage Nr.: 2024/1239 Verantwortlich: Dez. 1 Dienststelle: Ortsverwaltung Grötzingen Bauhof Neustrukturierung seit 01.10.2024 Gremien Termin TOP Ö / N Zuständigkeit Ortschaftsrat Grötzingen 27.11.2024 5 Ö Kenntnisnahme Kurzfassung Aufgrund des Berichts zur Organisationsuntersuchung des Bauhofs der Ortsverwaltung Grötzingen wurden die Empfehlungen geprüft und überwiegend umgesetzt. Der festgestellte Stellenmehrbedarf wurde zur Besetzung ab 1.1.2025 beantragt. Finanzielle Auswirkungen Ja ☐ Nein ☒ ☐ Investition ☐ Konsumtive Maßnahme Gesamtkosten: Jährliche/r Budgetbedarf/Folgekosten: Gesamteinzahlung: Jährlicher Ertrag: Finanzierung ☐ bereits vollständig budgetiert ☐ teilweise budgetiert ☐ nicht budgetiert Gegenfinanzierung durch ☐ Mehrerträge/-einzahlung ☐ Wegfall bestehender Aufgaben ☐ Umschichtung innerhalb des Dezernates Die Gegenfinanzierung ist im Erläuterungsteil dargestellt. CO 2 -Relevanz: Auswirkung auf den Klimaschutz Bei Ja: Begründung | Optimierung (im Text ergänzende Erläuterungen) Nein ☒ Ja ☐ positiv ☐ negativ ☐ geringfügig ☐ erheblich ☐ IQ-relevant Nein ☒ Ja ☐ Korridorthema: Abstimmung mit städtischen Gesellschaften Nein ☒ Ja ☐ abgestimmt mit – 2 – Erläuterungen Im April 2020 begann die bereits 2015 zugesagte Bauhofuntersuchung zum Stellenbedarf und zur Organisation mit dem Personal- und Organisationsamt. Im Mai 2022 konnte die Untersuchung beendet und der Abschlussbericht präsentiert werden. Hier wurde ein Stellenmehrbedarf von 1,35 Vollzeitwerten konstatiert sowie Empfehlungen ausgesprochen, die zu einer Effizienzsteigerung beitragen sollten. Der Mehrbedarf konnte aufgrund weiterer notwendiger Abstimmungsgespräche mit den Fachdienststellen (siehe unten) erst 2024 beantragt werden zur Besetzung zum 1.1.2025. Insgesamt hat der Bauhof derzeit 11,5 Vollzeitstellen. Hiervon sind 4 Personen teilzeitbeschäftigt, 8 Personen vollzeitbeschäftigt, von denen kurzfristig zwei Personen in Rente bzw. in die passive Altersteilzeit wechseln. Im Sommer 2023 bis Sommer 2024 waren 3 Mitarbeitende langzeiterkrankt, ein Mitarbeitender verstarb und die Bauhofleitung war ab 1.1.2024 nicht besetzt. Die Bauamtsleitung musste diese Aufgabe noch zusätzlich übernehmen zusammen mit den Vorarbeitenden. Aufgrund von Urlauben und Krankheitstagen, waren stellenweise nur 5 Beschäftigte im Einsatz, die nur das Allernötigste erledigen konnten. Dies führte zu weiteren Belastungen und auch zur Demotivation. Aufgrund längerer Krankheitsausfälle und fehlendem Personal, konnten nicht alle Aufgaben des Bauhofs wahrgenommen werden. Bereits ab Sommer 2023 wurde eine strenge Prioritätenliste mit der Verwaltungsspitze abgestimmt zur Bearbeitung der notwendigsten Aufgaben: Prio 1 Beseitigen der sicherheitsrelevanten Mängel, d.h. das Aufrechterhalten der Verkehrssicherheit für Straßen und Spielplätze Prio 2 Bestattungsdienst Prio 3 Gießen der Jungbäume Prio 4 wichtige Grünanlagen pflegen (Friedhof, Apothekergarten, Niddaplatz) Folgende Aufgaben wurden/konnten nicht mehr erledigt werden: Wechselflorbeete, Blumenschmuck, Betreuung Schulgarten und Kita Hochbeet Zusätzlich wurden die vorgeschlagenen Maßnahmen zur Effizienzsteigerung geprüft und seit Anfang 2024 konsequent und sukzessive umgesetzt. Die Maßnahmen waren umfangreich und betrafen jeden Arbeitsplatz im Bauhof. Alle Beschäftigten wurden seitens der Führung in den Change-Management Prozess mit eingebunden: 1. Zunächst wurde mit allen Mitarbeitenden eine Aufgabenanalyse durchgeführt: - Welche Aufgaben hat der Bauhof zu erledigen? - Welche Arbeitsmittel/Maschinen/Fahrzeuge werden benötigt zur Erledigung? - Wer hat welche Qualifikation? Welche Qualifikationen müssen noch erworben werden? - Welche Schwerpunkte möchte man selbst setzen oder sieht beim Kollegen ein besonderes Talent. - Welche Aufgaben werden besser vergütet, welche schlechter? 2. Auf dieser Grundlage wurden die ersten Veränderungen eingeleitet, beispielsweise wurde die Spielplatzkontrolle zwei neuen Mitarbeitenden zugeordnet. 3. Zur Unterstützung des Change-Management-Prozesses wurde der Interne Beratungsdienst der Stadt Karlsruhe angefragt, der seine Unterstützung zusagte und Gespräche sowie Workshops durchführte. Ein solcher Prozess führt zu Ängsten, Unruhen aber auch Hoffnungen und neuer Motivation. Diese konnte inzwischen bei der großen Mehrheit erreicht werden. – 3 – Folgende Maßnahmen wurden umgesetzt: Hohe Altersstruktur bei Ausscheiden von Mitarbeitern entgegensteuern Durch Personalveränderungen konnten in den letzten 8 Monate jüngere Personen eingestellt werden. Aktuell sind vier neue Beschäftigte im Bauhof eingestellt, die alle zwischen 21 und 31 Jahre alt sind. Bei Neueinstellungen kann zwar auf das Alter geachtet werden, dennoch gilt das Prinzip der Bestenauslese. Maschinenausstattung überaltert und nicht ausreichend. In einen Radlader sollte investiert werden. Zum 01.10.2024 hat die Ortsverwaltung einen Radlader erhalten. Mit dem zuständigen Fachamt wurde ein effizientes und zukunftssicheres Fuhrparkkonzept erarbeitet und abgestimmt. Führerscheinerwerb und Sonstiges Die neuen Mitarbeitenden benötigen alle umfangreiche Schulungen, insbesondere den Erwerb von notwendigen Führerscheinen, die vom jeweiligen Fachamt finanziert werden: C1E Führerschein mit und ohne Anhänger Kettensägeschein Erdbaumaschinenschein Die Schulungen hierfür werden sukzessive eingeplant. Die Bauhofleitung soll alle Aufgaben in den Bereichen abdecken (Gartenbau, Tiefbau, Friedhof, Liegenschaftsamt) Dem wurde durch eine Umorganisation des Bauhofs ab März 2024 entsprochen. Aufgrund der Vakanz der Bauhofleiterstelle und des neuen Tarifvertrages wurden alle Tätigkeiten und die Organisation analysiert. Mit der Amtsleitung wurde dann eine neue Organisation mit der Neubesetzung der Stelle der Bauhofleitung abgestimmt. Die Stelle des Bauhofleiters konnte leider erst nach 9 Monaten Vakanz zum 1.10.2024 besetzt werden. Seit 1.10.2024 bilden nun alle Mitarbeitenden des Bauhofs ein Team, das dem Bauhofleiter untersteht. Bei Abwesenheit des Bauhofleiters geht die fachliche Weisungsbefugnis auf einen Vorarbeiter über, die disziplinarische Weisungsbefugnis auf die Bauamtsleitung. Der Bauhofleiter teilt die Trupps ein (mit oder ohne Vorarbeiter) und weist diesen Aufgaben zu. Ist einem Trupp ein Vorarbeiter zugeteilt, ist der Vorarbeiter für die Erledigung der Aufgabe und den Ablauf auf der Baustelle verantwortlich. Einzelne Personen haben darüber hinaus spezielle Aufgaben, für die sie Spezialkenntnisse erworben haben. Die Vorarbeiter vertreten sich gegenseitig. Die stellvertretenden Vorarbeiterpositionen wurden abgeschafft. Eine dritte Vorarbeiterposition wurde beantragt. Der ehemalige stellvertretende Bauhofleiter wechselte zu 100% in die Bauhofverwaltung über. Die Aufgaben umfassen Ausschreibungen/Vergabe, Beschwerdemanagement, Betriebsdatenerfassung, Controlling, Finanzplanung, Übernahme von Bestattungsdiensten im Notfall Personalmehrbedarf Es wurde ein unabweislicher Stellenbedarf von 1,35 Stellen festgestellt. Ein Stellenschaffungsantrag wurde gestellt, über den der Gemeinderat noch entscheidet. Zusätzlich wurde für die Pflege der Flächen im Außenbereich (Wander- und Hohlwege, Streuobstwiesen, städtische Grundstücke im Außenbereich) ein Stellenmehrbedarf von mindestens 1 Stelle durch das Personal- und Organisationsamt festgehalten. Diese wurde noch nicht beantragt, da derzeit geprüft wird, ob diese Aufgabe besser und effizienter vom Fachamt erledigt werden kann. – 4 – Tätigkeiten an Fachdienststellen abgeben Es wurde hinreichend geprüft, ob Aufgaben an die Fachämter (Friedhofsamt, Gartenbauamt, Liegenschaftsamt, Tiefbauamt, Team Sauberes Karlsruhe) abgegeben werden sollen, um diese effizienter zu erledigen. Die Abstimmungsgespräche ergaben, dass die derzeit wahrgenommenen Aufgaben in der Zuständigkeit des Bauhofs Grötzingen verbleiben sollen aus Effizienzgründen. Einzig das Ergebnis mit dem Liegenschaftsamt steht noch aus. Sonderrechte einzelner Mitarbeitenden sollen abgebaut werden Sonderrechte wurden abgebaut und vereinheitlicht auf das gesamte Team. Die Sonderrechte bezogen sich insbesondere auf Arbeitszeitregelungen, Zutrittsregelungen zu Garagen und Werkstätten, persönliche Ausstattung. Der bisherige Friedhofsgärtner soll in das Team eingegliedert werden. Gartenbau-Arbeiten auf dem Friedhof sollen mit mindestens 2 Personen durchgeführt werden, größere Tätigkeiten in einem Trupp. Die Aufgaben auf dem Friedhof wurden neu organisiert und zugeordnet. Die Verwaltungstätigkeiten wie Angehörigenberatung, Zählerablesung, Putzkontrolle, etc. werden nun in der Verwaltung erledigt, Gartenbauarbeiten durch das Bauhofteam. Lediglich der Bestattungsdienst wird noch von zwei Personen als Spezialaufgabe erledigt, da dies auch Schulungen bedarf. Aktuelle Situation / Ausblick Die Personalsituation ist weiterhin angespannt, jedoch deutlich besser als im Zeitraum Sommer 2023 bis Sommer 2024. Zudem besteht die Hoffnung, dass die benötigten Stellen neu geschaffen werden und ab 1.1.2025 ausgeschrieben werden können. Auch der Planungsauftrag, den Ortsvorsteherin Karen Eßrich gestellt hat, den neuen Bauhof als Teil eines technischen Stützpunktes, zusammen mit weiteren technischen Fachämtern im Außenbereich zu planen, würde deutlich bessere Rahmenbedingungen schaffen.