Rahmenvereinbarungen für Persönliche Schutzausrüstung und Arbeitsbekleidung

Beschlussvorlage Gedruckt auf 100 Prozent Recyclingpapier Vorlage Nr.: 2024/1187 Verantwortlich: Dez. 1 Dienststelle: Hauptamt Rahmenvereinbarungen für Persönliche Schutzausrüstung und Arbeitsbekleidung Gremien Termin TOP Ö / N Zuständigkeit Haupt- und Finanzausschuss 14.01.2025 10 N Vorberatung Gemeinderat 21.01.2025 6 Ö Entscheidung Kurzfassung Der Gemeinderat nimmt die Ausführungen nach Vorberatung im Haupt- und Finanzausschuss zur Kenntnis und stimmt der Vergabe von Rahmenverträgen über die Lieferung der Persönlichen Schutzausrüstung und Arbeitsbekleidung (PSA) für die Stadt Karlsruhe im Zeitraum vom 1. März 2025 bis 28. Februar 2027 mit einer einmaligen Verlängerungsoption um weitere 12 Monate bis zum 29. Februar 2028 zu. Die Verwaltung wird ermächtigt, den Zuschlag an die albw Handels GmbH, 68753 Waghäusel; Rala GmbH & Co. KG, 67065 Ludwigshafen; Schöffler & Wörner GmbH & Co. KG, 76139 Karlsruhe sowie Willi Stober GmbH & Co. KG, 76149 Karlsruhe für die Dauer von maximal 36 Monaten zu erteilen. Finanzielle Auswirkungen Ja ☒ Nein ☐ ☐ Investition ☒ Konsumtive Maßnahme Gesamtkosten: 2.176.135,43 € 2025: 604.482,06 € 2026: 725.378,48 € 2027: 725.378,48 € 2028: 120.896,41 € Höchstwert (max. +50%): 3.264.203,16 € 2025: 906.723,10 € 2026: 1.088.067,72 € 2027: 1.088.067,72 € 2028: 181.344,62 Gesamteinzahlung: Jährlicher Ertrag: Finanzierung ☒ bereits vollständig budgetiert ☐ teilweise budgetiert ☐ nicht budgetiert Gegenfinanzierung durch ☐ Mehrerträge/-einzahlung ☐ Wegfall bestehender Aufgaben ☐ Umschichtung innerhalb des Dezernates Die Gegenfinanzierung ist im Erläuterungsteil dargestellt. CO 2 -Relevanz: Auswirkung auf den Klimaschutz Bei Ja: Begründung | Optimierung (im Text ergänzende Erläuterungen) Nein ☒ Ja ☐ positiv ☐ negativ ☐ geringfügig ☐ erheblich ☐ IQ-relevant Nein ☒ Ja ☐ Korridorthema: Abstimmung mit städtischen Gesellschaften Nein ☒ Ja ☐ abgestimmt mit – 2 – Erläuterungen I. Vergabeverfahren Für die Stadt Karlsruhe wurde die kostenstellenbezogene Belieferung der Dienststellen und Einrichtungen der Stadt Karlsruhe mit „Persönlicher Schutzausrüstung (PSA) und Arbeitsbekleidung“ ausgeschrieben. Bei dieser Ausschreibung wurden Kriterien des Fairen Handels sowie der Umweltverträglichkeit in besonderem Maße berücksichtigt. Ziel ist eine strukturelle Verankerung der fairen öffentlichen Beschaffung in Karlsruhe durch Sensibilisierung der Beschaffungsverantwortlichen und Nutzenden beziehungsweise Mitarbeitenden der Stadt Karlsruhe. Langfristig soll so ein Bewusstseinswandel der öffentlichen Hand bewirkt und die Aufwendung von Steuergeldern an die Berücksichtigung menschenrechtlicher Mindeststandards geknüpft werden. Die Stadt Karlsruhe möchte ihren Teil dazu beitragen, Arbeits- sowie Umweltbedingungen in den Produktionsländern der beruflich genutzten Textilien aktiv zu verbessern. Die Leistung soll in sieben Losen vergeben werden: Los 1: Fußschutz Los 2: PSA und Warnschutz Los 3: Kopf-, Atem-, Gehör-, Augen- und Handschutz Los 4: Schnittschutz und Forstbekleidung Los 5: Arbeitsbekleidung Feldhut Los 6: Labor- und Hygieneschutz Los 7: Arbeitsbekleidung Die Vertragslaufzeit beträgt 24 Monate (vom 1. März 2025 bis 28. Februar 2027). Im Anschluss besteht eine einmalige Option zur Verlängerung um weitere 12 Monate bis zum 29. Februar 2028. Die Ausschreibung erfolgte im Rahmen eines EU-weiten, offenen Ausschreibungsverfahrens nach § 119 Absatz 3 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und § 15 Vergabeverordnung (VgV). Das Vergabeverfahren wurde durch die Zentrale Vergabestelle der Stadt Karlsruhe durchgeführt. Die Absendung der Bekanntmachung für das „Supplement zum Amtsblatt der Europäischen Union“ erfolgte am 7. März 2024. Die Veröffentlichung auf der e-Vergabeplattform Subreport, der Homepage der Stadt Karlsruhe und Bund.de erfolgte am 9. März 2024. Es waren ausschließlich elektronische Angebote zugelassen, die Bietenden konnten mehrere beziehungsweise Angebote für alle Lose einreichen. Die Vergabeunterlagen wurden von 32 Firmen abgerufen. Bis zum Ablauf der Angebotsfrist am 12. Juni 2024 um 11 Uhr gingen 23 Angebote von sechs Firmen ein: Los 1: Drei Angebote Los 2: Zwei Angebote Los 3: Fünf Angebote Los 4: Zwei Angebote Los 5: Drei Angebote Los 6: Vier Angebote Los 7: Vier Angebote – 3 – II. Mindest-, Eignungs- und Zuschlagskriterien 1. Mindestkriterien Soziale Mindeststandards werden in den sogenannten Billiglohnländern oftmals stark vernachlässigt. Das bedeutet unter anderem: Arbeitszeiten von über zwölf Stunden pro Tag, keine existenzsichernden Löhne, unsichere Arbeitsverhältnisse, ungesunde und gefährliche Arbeitsbedingungen sowie Zwangs- und Kinderarbeit. Bei der Beschaffung von Schutzkleidung und Textilien im Allgemeinen sind daher gemäß der Vergabedienstanweisung der Stadt Karlsruhe sowie Handreichung Nachhaltige Beschaffung in der Stadtverwaltung Karlsruhe Kriterien im Bereich Umweltfreundlichkeit und Sozialverträglichkeit zu beachten. Alle angebotenen Produkte müssen daher grundsätzlich unter Einhaltung der ILO-Kernarbeitsnormen • Übereinkommen 29 – Zwangsarbeit, 1930 • Übereinkommen 87 – Vereinigungsfreiheit und Schutz des Vereinigungsrechtes, 1948 • Übereinkommen 98 – Vereinigungsrecht und Recht zu Kollektivverhandlungen, 1949 • Übereinkommen 100 – Gleichheit des Entgelts, 1951 • Übereinkommen 105 – Abschaffung der Zwangsarbeit, 1957 • Übereinkommen 111 – Diskriminierung (Beschäftigung und Beruf), 1958 • Übereinkommen 138 – Mindestalter, 1973 • Übereinkommen 155 – Arbeitsschutz und Arbeitsumwelt, 1981 • Übereinkommen 182 – Verbot und unverzügliche Maßnahmen zur Beseitigung der schlimmsten Formen der Kinderarbeit, 1999 hergestellt worden sein. Diese Anforderungen gelten bis zur Produktionsebene der Konfektionierung (Lose 2, 4 bis 7) bzw. für Schuhe auf der Ebene der Schaftherstellung (Los 1), für Helme, Gehörschutz, Filter, Brillen, Einweghandschuhe und Aufbewahrungsboxen (Lose 3 und 6) auf der Ebene der Endfertigung. 2. Eignungsbezogene Nachweise und Erklärungen (A-Kriterien) Zur Auswahl der für die Auftragsdurchführung geeigneten Anbieter*innen sind die Anforderungen an deren Fachkunde, (technische und/oder finanzielle) Leistungsfähigkeit sowie Zuverlässigkeit festzulegen. Hierdurch soll eine ordnungsgemäße Auftragserfüllung gewährleistet werden. Als Eignungskriterien kommen hierbei nur bieterbezogene oder unternehmensbezogene Kriterien in Betracht. Für das Los 7 (Arbeitsbekleidung) war die Bietereignung durch ein die nachfolgenden Anforderungen erfüllendes Lieferkettenmanagement des Auftragnehmers darzulegen: • Ständiges Monitoring der Verarbeitungsschritte in der Lieferkette bis zu Ebene der Konfektionierung im Hinblick auf die Einhaltung der ILO-Kernarbeitsnormen (siehe 1.) • Das vorgelegte Lieferkettenmanagement muss in seiner Kontrollstruktur geeignet sein, Verstöße gegen die oben genannten Standards schnell zu erkennen, diese zu beheben und ggf. zu sanktionieren. Hierfür muss durch das im Unternehmen vorhandene Lieferkettenmanagement mindestens 50 von 100 möglichen Punkten in einem Fragebogen zur unternehmerischen Sorgfaltspflicht erfüllen. – 4 – 3. Zuschlagsbezogene Nachweise (B-Kriterien) Berücksichtigung von ökologischen Nachhaltigkeitskriterien Für die Bewertung der B-Kriterien sollten die Bietenden für alle Lose den Fragebogen „Ökologische Nachhaltigkeitskriterien“ ausfüllen um zusätzliche Punkte in diesem Bereich zu erzielen. In Abhängigkeit von den vorgenommenen Maßnahmen konnten die Bietenden in den Kategorien Nachhaltige Natur-/Synthetikfasern, Rezykliertes Polyester, Reduzierung CO2- Ausstoß/Wasserverbrauch, Rücknahmesysteme sowie erneuerbare Energien insgesamt zwischen 0 und 100 Punkte erzielen. Berücksichtigung von Qualitätskriterien im Rahmen einer bewertenden Bemusterung der Produkte Ziel der Bemusterung ist es Materialbeschaffenheit, Qualität der Verarbeitung und Passform/Funktionalität der Produkte von einem Auswahlgremium, bestehend aus vorwiegend gewerblich-manuell tätigen Mitarbeitenden der Stadt Karlsruhe, beurteilen zu lassen. Die zur Bemusterung herangezogenen Produkte wurden anhand der vorgenannten Kriterien evaluiert. Dabei wurde jedes Bewertungskriterium auf einer Skala von 25-100 Punkten wie folgt durch das Auswahlgremium bewertet: 100 Punkte – optimale Kriterienerfüllung 75 Punkte – gute Kriterienerfüllung 50 Punkte – Kriterienerfüllung mit Einschränkungen 25 Punkte – mangelhafte Kriterienerfüllung Aus allen Einzelbewertungen des Gremiums wurde anschließend ein Mittelwert je Produkt gebildet, diese je Los addiert und durch die Anzahl der Produkte dividiert. Der so ermittelte Punktewert wurde gemäß III. entsprechend gewichtet und bei der Wertung der Angebote berücksichtigt. III. Prüfung und Wertung der Angebote Die Prüfung und Wertung der Angebote erfolgte in mehreren Stufen: Formale Prüfung: Bis zum Ablauf der Angebotsfrist am 12. Juni 2024 gingen insgesamt 23 Angebote ein. Von diesen mussten sieben Angebote von allen sechs Firmen ausgeschlossen werden, da Änderungen an den Vergabeunterlagen vorgenommen wurden (§ 57 Abs.1 Nr. 4 VgV). Vier weitere Angebote mussten ausgeschlossen werden, da die geforderten bzw. nachgeforderten Unterlagen wie Nachweise zur Einhaltung der ILO-Kernarbeitsnormen nicht oder nicht vollständig eingereicht wurden (§ 57 Abs.1 Nr. 2 VgV). Die übrigen Angebote wurden zur weiteren Prüfung zugelassen: Los 1: Ein Angebot Los 2: Ein Angebot Los 3: Kein Angebot Los 4: Zwei Angebote Los 5: Kein Angebot Los 6: Vier Angebote Los 7: Vier Angebote Sämtliche Angebote für die Lose 3 und Los 5 mussten im Rahmen der Prüfung ausgeschlossen werden, sodass diese Lose aufgehoben und anschließend neu ausgeschrieben werden müssen. Eignungsprüfung: – 5 – Die verbleibenden Bietenden erfüllen die festgelegten Eignungskriterien und verfügen folglich über die für die ordnungsgemäße Ausführung des öffentlichen Auftrags erforderliche Eignung. Fachliche Prüfung: Die fachliche Prüfung wurde anhand folgender Zuschlagskriterien durchgeführt: • Bepunktung aus dem Fragebogen „Ökologische Nachhaltigkeitskriterien“ der Kriterien Fairer Handel und Umweltverträglichkeit (siehe II. Ziff.3) Bietende konnten bestimmen für welche der angebotenen Produkte beziehungsweise Hersteller sie die Fragebögen ausfüllen möchten. • Bepunktung der Produktmuster (bewertende Bemusterung durch Mitarbeitende der Stadt Karlsruhe, siehe II. Ziff.3). Somit wurden nach formaler, rechnerischer und fachlicher Prüfung 12 Angebote zur abschließenden Wertung zugelassen. Wirtschaftlichkeitsprüfung/Wertung/Zuschlagserteilung: Der Zuschlag erfolgt auf das wirtschaftlichste Angebot. Zur Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes wird die einfache Richtwertmethode angewendet. Bei der einfachen Richtwertmethode wird für jedes Angebot das „Leistungs-Preis-Verhältnis“ gebildet. Den Zuschlag erhält dann das Angebot mit der höchsten Kennzahl (Z). Z = L/P Z = Kennzahl L = Leistungspunkte P = Preis Bewertungskriterium Leistung (L) • Ökologische Nachhaltigkeitskriterien (Fragebogen) • Bemusterung: - Passform/Funktionalität - Qualität der Verarbeitung - Materialbeschaffenheit Für die Berechnung der Leistungspunkte werden die erreichten Punkte bei der Bemusterung (max. 100 Punkte) sowie dem Fragebogen Ökologische Nachhaltigkeitskriterien (max. 100 Punkte), entsprechend gewichtet, addiert und anschließend skaliert: Die Ermittlung der Leistungspunkte erfolgt für alle Lose mit folgender Gewichtung: • 50 % für die Angaben im Fragebogen Ökologische Nachhaltigkeitskriterien • 50 % für die Bewertung im Rahmen der Bemusterung Bewertungskriterium Preis (P) Der Preis des Angebots (P) bestimmt sich aus der Angebotsendsumme für jedes Los (Gesamtauftragswert brutto über 3 Jahre). Diese Bewertungsmethode führte zu folgendem Gesamtergebnis: – 6 – Los 1: Fußschutz Rang Bieter Kennzahl (Z) 1 Schöffler & Wörner GmbH + Co. KG Gesamtauftragswert (Brutto): 648.573,66 € 6,79 Los 2: PSA und Warnschutz Rang Bieter Kennzahl (Z) 1 Rala GmbH & Co. KG Gesamtauftragswert (Brutto): 1.097.002,63 € 3,92 Los 4: Schnittschutz und Forstbekleidung Rang Bieter Kennzahl (Z) 1 Willi Stober GmbH + Co. KG Gesamtauftragswert (Brutto): 151.539,36 € 31,34 Los 6: Labor- und Hygieneschutz Rang Bieter Kennzahl (Z) 1 Albw Handels GmbH Gesamtauftragswert (Brutto): 27.068,81 € 166,24 2 Bieter 6 Gesamtauftragswert (Brutto): 34.227,38 € 144,93 Los 7: Arbeitsbekleidung Rang Bieter Kennzahl (Z) 1 Willi Stober GmbH + Co. KG Gesamtauftragswert (Brutto): 251.950,97 € 22,90 2 Bieter 5 Gesamtauftragswert (Brutto): 307.490,66 € 18,71 3 Bieter 1 Gesamtauftragswert (Brutto): 292.602,56 € 17,94 4 Bieter 3 Gesamtauftragswert (Brutto): 306.918,08 € 17,43 Erläuterungen zu finanziellen Auswirkungen Unter Berücksichtigung aller Zuschlagskriterien und der einfachen Richtwertmethode wird der Zuschlag nach § 127 Absatz 1 GWB in Verbindung mit § 58 Absatz 1 VgV auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Es wird daher vorgeschlagen, den Zuschlag auf die Angebote der Firmen: für Los 1 Schöffler & Wörner GmbH & Co. KG Printzstr. 6a 76139 Karlsruhe Gesamtauftragswert (Los 1) für zwei Jahre: 432.382,44 € (brutto) Gesamtauftragswert (Los 1) für drei Jahre: 648.573,66 € (brutto) für Los 2 Rala GmbH & Co. KG – 7 – Maudacher Str. 109 67065 Ludwigshafen Gesamtauftragswert (Los 2) für zwei Jahre: 731.335,09 € (brutto) Gesamtauftragswert (Los 2) für drei Jahre: 1.097.002,63 € (brutto) für Los 4 Willi Stober GmbH & Co. KG Am Zinken 2 76149 Karlsruhe Gesamtauftragswert (Los 4) für zwei Jahre: 101.026,24 € (brutto) Gesamtauftragswert (Los 4) für drei Jahre: 151.539,36 € (brutto) für Los 6 albw Handels GmbH Dieselstr. 2 68753 Waghäusel Gesamtauftragswert (Los 6) für zwei Jahre: 18.045,84 € (brutto) Gesamtauftragswert (Los 6) für drei Jahre: 27.068,81 € (brutto) für Los 7 Willi Stober GmbH & Co. KG Am Zinken 2 76149 Karlsruhe Gesamtauftragswert (Los 7) für zwei Jahre: 167.967,31 € (brutto) Gesamtauftragswert (Los 7) für drei Jahre: 251.950,97 € (brutto) für den Zeitraum vom 1. März 2025 bis 28. Februar 2027 mit einer einmaligen Verlängerungsoption um weitere 12 Monate bis zum 29. Februar 2028 zu erteilen. Die ausgeschriebenen Mengen orientieren sich an den geschätzten Abnahmemengen der Nutzenden sowie der Verbrauchsmengen der vergangenen Jahre, berechnet für ein Jahr. Diese kalkulierten Mengenangaben können abweichen, wobei der Angebotsendpreis Brutto je Los um maximal 50% überschritten werden darf (Höchstwert). Es besteht seitens der Stadt Karlsruhe keine Abnahmeverpflichtung in Höhe des ausgeschriebenen Volumens. Dieses stellt lediglich den kalkulierten, voraussichtlichen Bedarf dar. Die Abrechnung erfolgt nach den tatsächlich abgerufenen Bedarfsmengen je Dienststelle bzw. Einrichtung. Die Haushaltsmittel sind in den Sachkontenbudgets der Teilhaushalte in den jeweiligen Haushaltsjahren eingeplant. Beschluss: – 8 – Antrag an den Gemeinderat 1. Der Gemeinderat nimmt die Ausführungen nach Vorberatung im Haupt- und Finanzausschuss zur Kenntnis und stimmt der Vergabe von Rahmenverträgen über die Lieferung von Persönlicher Schutzausrüstung und Arbeitsbekleidung (PSA) für die Stadt Karlsruhe im Zeitraum vom 1. März 2025 bis 28. Februar 2027 mit einer einmaligen Verlängerungsoption um weitere 12 Monate bis zum 29. Februar 2028 zu. 2. Die Verwaltung wird ermächtigt, den Zuschlag an die Firmen Rala GmbH & Co. KG, 67065 Ludwigshafen; Willi Stober GmbH & Co. KG, 76149 Karlsruhe; Schöffler & Wörner GmbH & Co. KG, 76139 Karlsruhe und albw Handels GmbH, 68753 Waghäusel für die Dauer von maximal 36 Monaten zu erteilen.

gelboder blau # Frage Jeweils bezugnehmend auf unternehmerische Sorgfaltsplicht auf der Stufe der Konfektion, d.h. der CUT-MAKE-TRIM-Herstellung des im konkreten Auftrag zu beschaffenden Produkts. Nachweis Jeweils bezugnehmend auf unternehmerische Sorgfaltspflicht auf der Stufe der Konfektion, d.h. der CUT-MAKE-TRIM-Herstellung des im konkreten Auftrag zu beschaffenden Produkts. Art des Nachweises Freitexteingabe für alternative Nachweise Dateiname Mögl. Punkte Erreichte Punkte 1.1 Abgabe einer Grundsatzerklärung Hat die Unternehmensleitung eine Grundsatzerklärung über die Menschenrechtsstrategie und verantwortungsvolles Wirtschaften abgegeben? Darin enthalten sein müssen Risiken, welche laut der Risikoanalyse prioritär sind UND Erwartungen an Zulieferer. Bitte reichen Sie die von der Geschäftsführung unterschriebene Grundsatzerklärung im PDF-Format ein, welche auf ALLE folgenden Aspekte eingeht: • Strategie zur unternehmerischen Sorgfaltsplicht des Unternehmens, ENTWEDER mit Bezug auf die internationale Menschenrechtscharta sowie die ILO- Kernarbeitsnormen ODER auf den Punkt 2.1 des Due- Diligence-Prozesses der OECD • Festlegung von Präventions- und Abhilfemaßnahmen, die sich aus der Risikoanalyse ergeben; Erwartung an die Zuliefererfirmen zur Einhaltung internationaler Standards im Umgang mit den im OECD-Leitfaden aufgeführten Sektor-Risiken. Kein Nachweis5 Auszufüllen bei Wertung 1.2 Festlegung einer betriebsinternen Zuständigkeit Haben Sie im Vorstand eine Zuständigkeit für die Implementierung und Überwachung der Einhaltung Ihrer Sorgfaltspflichten sowie für die regelmäßige Unterrichtung der Geschäftsleitung (mind. einmal jährlich) festgelegt? Angabe der zuständigen Person mit Namen und Position im Unternehmen sowie Angaben über die letzten drei Unterrichtungen an die Geschäftsleitung (Nennung der Termine und der Tagesordnungspunkte) Angabe der Kontakte 5 Auszufüllen bei Wertung 1.3 Einrichtung eines Risikomanagements und Durchführung regelmäßiger Risikoanalysen (siehe Begriffserläuterungen Ziff. 1.3). Hat Ihr Unternehmen eine Strategie zu verantwortungsvollem unternehmerischem Handeln in Strategie, Managementsystemen und in der Lieferkette entwickelt und verankert? Führen Sie regelmäßige Risikoanalysen in Bezug auf menschenrechtliche Sorgfaltspflichten (anlassbezogen oder mind. einmal jährlich) durch, um Risiken im eigenen Geschäftsbereich und bei unmittelbaren Zulieferern zu ermitteln sowie die Priorisierung von ermittelten Risiken (nach dem Einflussvermögen und der Schwere) vorzunehmen? • Fair Wear Foundation (Brand Performance Check, Stand 2021) • Fairtrade Textile Production • Grüner Knopf 2.0 • OEKO-TEX Responsible Business • Oder gleichwertig Als gleichwertig wird anerkannt: Risikoanalyse (Berichte zu allen unter Begriffserläuterungen Ziff. 1.3 aufgeführten Kriterien) inklusive Anleitung zum Umgang mit identifizierten Risiken Kein Nachweis20 Auszufüllen bei Wertung 1.4 Verankerung von Präventionsmaßnahmen Verankern Sie risikobasierte Präventionsmaßnahmen im eigenen Geschäftsbereich UND gegenüber unmittelbaren Zulieferern (z.B. die Durchführung von risikobasierten Kontrollmaßnahmen)? • Fair Wear Foundation (Brand Performance Check, Stand 2021) • Grüner Knopf 2.0 • OEKO-TEX Responsible Business • Fairtrade Textile Production • Oder gleichwertig Als gleichwertig wird anerkannt: • Angaben über ein bestehendes Monitoring-System, mit dem das Unternehmen die Umsetzung präventiver Maßnahmen in textilen Lieferketten überprüft und deren Effektivität misst • Better Buying Partnership Index Score mit mind. 84 Punkten (mind. 4 Sterne) Kein Nachweis10 Auszufüllen bei Wertung 1.5 Ergreifen von Abhilfemaßnahmen (siehe Begriffserläuterungen Ziff. 1.5) Beheben Sie negative Effekte durch Leistung von oder Kooperation bei Wiedergutmachung, wenn Sie festgestellt haben, dass Ihr Unternehmen negative Effekte im Hinblick auf priorisierte Risiken (menschenrechtliche Sorgfaltspflichten) verursacht oder dazu beigetragen hat? Erstellen Sie einen Zeitplan für die Umsetzung dieser Maßnahmen und dokumentieren deren Umsetzung? • Fair Wear Foundation (Brand Performance Check, Stand 2021) • Grüner Knopf 2.0 • OEKO-TEX Responsible Business • Oder gleichwertig Als gleichwertig wird folgendes Maßnahmenpaket anerkannt: • Kooperation mit externen Stakeholdern, um identifizierte Risiken durch gemeinsame Maßnahmen zu adressieren UND • Berichterstattung, wie Risiken und arbeitsrechtliche Verstöße in die internen Abläufe einfließen und welche Verantwortlichkeiten und Kontrollmechanismen bei der Durchführung von Abhilfemaßnahmen bestehen UND • Auszug aus jährlichem Bericht mit Liste der ergriffenen Maßnahmen, Zuordnung der einzelnen Maßnahmen zum Maßnahmenplan, Abgleich mit dem Zeitplan zur Umsetzung der Maßnahmen (basierend auf der Risikoanalyse) Kein Nachweis10 Auszufüllen bei Wertung 1.6 Unterstützungsmaßnahmen (Anerkennung nur möglich, wenn Risikomanagement/-analyse vorhanden, siehe Frage 1.3) Unterstützen Sie (auch finanziell) den Produktionsbetrieb bei der Umsetzung von Präventions- und Abhilfemaßnahmen, welche laut der Risikoanalyse durchzuführen sind UND halten deren Wirkung nach? • Fair Wear Foundation (Brand Performance Check, Stand 2021) • Grüner Knopf 2.0 • Oder gleichwertig. Als gleichwertig wird anerkannt (je nach in der Risikoanalyse festgehaltenen Risiken): • Zertifikat über Schulung zu sozialgerechten Produktionsbedingungen für Management und Beschäftigte der Produktionsstätte • Nachweis über Beratung des Managementsystems des Lieferanten • Nachweis über Finanzierungshilfen für konkrete Verbesserungen auf Basis der Risikoanalyse • Nachweisliches Engagement zur Stärkung der Arbeitnehmer*innenrechte • Nachweis über regelmäßige Angebote arbeitsmedizinischer Untersuchungen für alle Mitarbeiter*innen, einschließlich psychosozialer Arbeitsbelastung Kein Nachweis10 Auszufüllen bei Wertung Hersteller: Beachten Sie die Begriffserläuterungen im separaten Tabellenblatt! Die Bezugswörter sind fett gedruckt und unterstrichen. Nummer lt. Leistungsverzeichnis (Los.Position, Bsp.: 1.1): Fragebogen 1: Unternehmerische Sorgfaltspflichten Bitte geben Sie Ihren ausgefüllten Fragebogen zusammen mit Ihrem Angebot ab! unterlegt sind. Ausfülhinweis: Bitte füllen Sie ausschließlich die Felder aus, die Beim Anklicken des gelben Feldes geht ein Dropdown-Menü auf # Frage Jeweils bezugnehmend auf unternehmerische Sorgfaltsplicht auf der Stufe der Konfektion, d.h. der CUT-MAKE-TRIM-Herstellung des im konkreten Auftrag zu beschaffenden Produkts. Nachweis Jeweils bezugnehmend auf unternehmerische Sorgfaltspflicht auf der Stufe der Konfektion, d.h. der CUT-MAKE-TRIM-Herstellung des im konkreten Auftrag zu beschaffenden Produkts. Art des Nachweises Freitexteingabe für alternative Nachweise Dateiname Mögl. Punkte Erreichte Punkte 1.7 1.8 Existenzsichernde Löhne Berechnen Sie explizit die Lohnlücke , um existenzsichernde Löhne zu erreichen? Verfolgen Sie eine Strategie zur Förderung existenzsichernder Löhne (siehe Begriffserläuterungen Ziff. 1.8). • Fair Wear Foundation (Brand Performance Check, Stand 2021) • Fairtrade Textile Production • Global Organic Textile Standard (GOTS), die Kriterien müssen umgesetzt sein UND der Strategieplan gemäß Begriffserläuterungen Ziff. 1.8 muss vorgelegt werden • Grüner Knopf 2.0 • Oder gleichwertig Als gleichwertig wird folgendes Maßnahmenpaket anerkannt: • Analyse der Lohnsituation in der Lieferkette UND • Berechnung der Lohnlücke UND • Ein Ansatz zur praktischen Umsetzung ENTWEDER Strategie zur Förderung existenzsichernder Löhne mind. auf Ebene der Konfektionierung und Beginn der Umsetzung; ODER Angaben zu einer Initiative, der sich das Unternehmen angeschlossen hat oder über neue Kooperationen, die das Unternehmen (mit) initiiert hat, um die systemischen Voraussetzungen zur Zahlung höherer Löhne zu verbessern (shared responsibility). Kein Nachweis20 Auszufüllen bei Wertung 100 0 Erreichte Punktzahl: Mögliche Punktzahl: Ausfüllhilfe zur Angebotswertung durch die beschaffende Stelle (keine Eingaben durch bietendes Unternehmen) Einrichtung eines Beschwerdeverfahrens (siehe Begriffserläuterungen Ziff. 1.7) Ermitteln Sie mögliche Risiken durch ein Beschwerdesystem auf Produktionsebene? ALLE folgenden Kriterien müssen erfüllt sein (a) Das Unternehmen legt eine Verfahrensordnung in Textform fest, die öffentlich zugänglich ist. (b) Die von dem Unternehmen mit der Durchführung des Verfahrensbetrauten Personen müssen unparteiisches Handeln gewährleisten. Sie sind zur Verschwiegenheit verpflichtet. (c) Das Unternehmen muss in geeigneter Weise klare und verständliche Informationen zur Erreichbarkeit, Zuständigkeit für und zur Durchführung des Beschwerdeverfahrens öffentlich zugänglich machen. (d) Das Beschwerdeverfahren muss für potenzielle Beteiligte zugänglich sein. (e) Der Beschwerdemechanismus wahrt die Vertraulichkeit der Identität von Beschwerdeführer*innen und gewährleistet wirksamen Schutz vor Benachteiligung oder Bestrafung aufgrund einer Beschwerde. (f) Die Wirksamkeit des Beschwerdeverfahrens wird mind. einmal im Jahr sowie anlassbezogen überprüft, wenn das Unternehmen mit einer wesentlich veränderten oder wesentlich erweiterten Risikolage im eigenen Geschäftsbereich oder beim unmittelbaren Zulieferer rechnen muss, etwa durch die Einführung neuer Produkte, Projekte oder eines neuen Geschäftsfeldes. Die Überprüfung wird bei Bedarf unverzüglich wiederholt. (g) Die mit der Durchführung des Verfahrens betrauten Personen erhalten angemessenes Training in Mediation und dialogbasierter Streitbeilegung. (h) Das Unternehmen dokumentiert die eingegangenen Beschwerden, sowie die angemessenen (Abhilfe-) Maßnahmen und Wiedergutmachungen, die es aufgrund von Beschwerden unter Einbeziehung der Betroffenen durchgeführt hat. • Fair Wear Foundation (Brand Performance Check, Stand 2021) • Oder gleichwertig Als gleichwertig wird anerkannt: Eine detaillierte Dokumentation des Beschwerdesystems in Bezug auf die genannten Verfahrensaspekte (a) bis (h), inkl. Fotodokumentation des Zugangs zum Beschwerdemechanismus (z.B. Bekanntmachung einer Beschwerdenummer / Messengerdienst) sowie Dokumentation der eingegangenen Beschwerden und jeweiligen Verfahrensergebnissen und Abhilfemaßnahmen. Kein Nachweis20 Auszufüllen bei Wertung # Termini Bedeutung im Kontext der zudrundeliegenden Ausschreibung 1.1 Due-Diligence-Prozess der OECD Punkt 2.1 Vgl. OECD-Leitfaden für die Erfüllung der Sorgfaltspflicht für verantwortungsvolles unternehmerisches Handeln, Kapitel II.1: Verantwortungs-volles unternehmerisches Handeln in Strategien und Managementsystemen verankern. 1.3 Risikoanalyse Risikoanalyse bedeutet, sich über mögliche Arbeitsrechtsverletzungen bei der Herstellung des jeweils im konkreten Auftrag zu beschaffenden Produkts zu informieren UND geeignete Maßnahmen zur Reduzierung oder gar zur Verhinderung der Risiken und Auswirkungen festzulegen. Betrachtet werden die ILO-Kernarbeitsnormen und die von der OECD identifizierten Sektor-Risiken. Die Risikoanalyse bezieht sich konkret auf das Land, in dem sich die Produktionsstätte befindet und auf die Herstellungsbedingungen. Relevante externe Fachexpertise (durch NGOs oder Gewerkschaften vor Ort und Betroffene) wird bei der Ermittlung und Bewertung potenzieller Risiken und tatsächlicher Auswirkungen berücksichtigt. Die Risikoanalyse stellt die unmittelbaren Effekte festgelegter Maßnahmen dar. Beschwerdestellen sind so vernetzt, dass Arbeiter*innen ihre Anliegen bis zum deutschen Unternehmen vorbringen können. Das Unternehmen überprüft und aktualisiert die Risikoanalyse und -Priorisierung regelmäßig (mind. jährlich) sowie anlassbezogen. Ziel ist es, Risiken vorzubeugen, sie zu beheben oder zu minimieren. Die Analyse umfasst in Anlehnung an den OECD-Leitfaden (vgl. OECD-Leitfaden für die Erfüllung der Sorgfaltspflicht für verantwortungsvolles unternehmerisches Handeln, Seite 25-32): (1) Identifizierung der Geschäftstätigkeiten des Unternehmens, der Geschäftsbeziehungen und der Lieferkette. UND (2) Verantwortungsvolles unternehmerisches Handeln in Strategien und Managementsystemen verankern (Strategien ausarbeiten, einführen und verbreiten, die Pläne zur Umsetzung von Due Diligence enthalten, welche für die eigenen Geschäftstätigkeiten, die Lieferkette und andere Geschäftsbeziehungen relevant sind. Verankerung dieser in die Unternehmensstrategie und in die Geschäftsbeziehungen). UND (3) Identifizierung von Risiken der Branche, der geografischen Lage und der produkt- und unternehmensspezifischen Risikofaktoren, einschließlich bekannter Risiken, denen das Unternehmen bereits begegnet ist oder wahrscheinlich begegnen wird. UND (4) Bewertungen der priorisierten Geschäftstätigkeiten, Lieferanten und anderen Geschäftsbeziehungen, beginnend mit schwerwiegendsten Risikobereichen, um spezifische tatsächliche und potenzielle negative Effekte zu bestimmen und zu bewerten. UND (5) Verwicklung des Unternehmens in die festgestellten tatsächlichen oder potenziellen negativen Effekte bewerten, um angemessene Reaktionen festzulegen und diese nach Schwere priorisiert zu beheben. UND (6) Eine transparente und öffentlich zugängliche Berichterstattung. Abhilfe schaffenWiedergutmachung 1.7, b) Unparteiisch Eine Person, die nicht dem Unternehmensmanagement oder dem Betriebsrat angehört und die unabhängig und an Weisungen nicht gebunden ist. 1.7, d) Potenzielle Beteiligte Zugänglich für alle Beschäftigten des Produktionsbetriebs – unabhängig von Beschäftigungsstatus – sowie alle externen an der Produktion beteiligten Arbeitskräfte wie etwa Heimarbeiter*innen. 1.7, f) Überprüfung der Wirksamkeit Bei der Überprüfung der Wirksamkeit wird das Feedback von potenziell Betroffenen angemessen einbezogen. Lohnlücke Differenz zwischen den tatsächlich ausgezahlten Löhnen und den existenzsichernden Löhnen Existenzsichernde Löhne Laut der Definition der Global Living Wage Coalition: "Das Entgelt, das ein Arbeitnehmer für eine normale Arbeitswoche an einem bestimmten Ort erhält und das ausreicht, um dem Arbeitnehmer und seiner Familie einen angemessenen Lebensstandard zu ermöglichen. Zu einem angemessenen Lebensstandard gehören Nahrung, Wasser, Wohnung, Bildung, Gesundheitsfürsorge, Transport, Kleidung und andere wesentliche Bedürfnisse, einschließlich der Vorsorge für unerwartete Ereignisse." Strategie zur Förderung existenzsichernder Löhne Eine Strategie, die aufzeigt, wie das Unternehmen plant Strukturen für die Umsetzung aufzubauen UND welche konkreten Ziele und Verbesserungen es basierend auf der Lohnlückenanalyse auf Zuliefererebene anstrebt UND wie es sicherstellen will, dass Maßnahmen zu tatsächlichen Lohnsteigerungen für Arbeiter*innen beitragen UND wie es plant, zu verbesserten Arbeitgeber-Arbeitnehmer-Beziehungen bei Zulieferern beizutragen.Die Begriffe „Wiedergutmachung“ und „Abhilfe schaffen“ bezeichnen sowohl den Prozess, durch den Abhilfe für negative Effekte geleistet wird, als auch die wesentlichen Resultate (d.h. die Abhilfe), welche dem negativen Effekt entgegenwirken oder ihn „gutmachen“. Die Art der Abhilfe oder die Kombination der Abhilfen, die angemessen ist, hängt von Art und Umfang des negativen Effekts ab. (Vgl. OECD-Leitfaden für die Erfüllung der Sorgfaltspflichten für verantwortungsvolles unternehmerisches Handeln) 1.51.8

gelboder blau # Frage Jeweils bezugnehmend auf die Stufe des Faseranbaus (bei Naturfasern pflanzlichen Ursprungs) bzw. der Synthetikfasergewinnung (bei Polyester) des im konkreten Auftrag zu beschaffenden Produkts. Nachweis Jeweils bezugnehmend auf die Stufe des Faseranbaus (bei Naturfasern pflanzlichen Ursprungs) bzw. der Synthetikfasergewinnung (bei Polyester) des im konkreten Auftrag zu beschaffenden Produkts. Art des Nachweises Freitexteingabe für alternative Nachweise Dateiname Mögl. Punkte Erreichte Punkte 2.1 Nachhaltige Naturfasern Stammen die verwendeten Naturfasern pflanzlichen Ursprungs zu 100 Prozent aus kontrolliert biologischem Anbau? • Global Organic Textile Standard (GOTS) Produktzertifizierung • GOTS zertifiziertes/r Garn und/oder Stoff • Blauer Engel Textilien • Naturtextil IVN zertifiziert BEST • oder gleichwertig Als gleichwertig wird anerkannt: • Angabe des Gewichtsanteils der Baumwollfasern aus kontrolliert biologischem Anbau (kbA) oder aus Fasern aus der Umstellungsphase entsprechend der EG- Verordnung 834/2007 oder des amerikanischen National Organic Programmes (NOP) im Endprodukt UND • namentliche Nennung des Lieferanten der kbA- Baumwollfasern bzw. des Garns aus kbA-Baumwollfasern UND • Herstellererklärung, dass der Stoff zu dem benannten Anteil aus kbA-Baumwolle produziert wurde Kein Nachweis20 Auszufüllen bei Wertung 2.2 Nachhaltige Synthetikfasern Für Produkte, welche Polyester-Frischfasern (ausgenommen sind recycelte Polyesterfasern) enthalten: Wird durch unabhängige Audits überprüft, dass die Menge von Antimon in den Polyesterfasern den Grenzwert von 260 ppm einhält? UND Wird durch unabhängige Audits überprüft, dass die Emissionen flüchtiger organischer Verbindungen (VOC- Emissionen) während der Polymerisierung von Polyester als Jahresmittelwerte die Grenzwerte 1,2 g/kg PET-Chips und 10,3 g/kg Filament-Faser oder 0,2 g/kg erzeugtes Polyesterharz einhalten? • Blauer Engel Textilien • EU-Ecolabel für Textilerzeugnisse • Bluesign product • oder gleichwertig Als gleichwertig wird anerkannt: • Ein Prüfbericht einer anerkannten Stelle, aus dem die Einhaltung der geforderten Grenzwerte hervorgeht • Der Nachweis der Begrenzung von Antimon kann auch über die Produktzertifizierungen GOTS oder OEKO-TEX Made in Green erfolgen. Zusätzlich muss dann jedoch ein Nachweis über die Begrenzung der VOC-Emissionen erfolgen Kein Nachweis20 Auszufüllen bei Wertung 2.3 Rezykliertes Polyester Für den Polyesteranteil im Produkt: Handelt es sich bei den verwendeten Polyesterfasern um Fasern, die zu min. 5 % aus Produktions- und/oder Verbraucherabfällen (post-industrial waste und/oder post- consumer-waste) rezykliertem PET oder Polyester hergestellt wurden? • RCS100-Produktsiegel • EU-Ecolabel für Textilerzeugnisse • GRS-Produktsiegel • RCS Blended-Produktsiegel • oder gleichwertig Als gleichwertig wird anerkannt: • Angabe des Gewichtsanteils der Polyesterfasern aus rezykliertem Polyester im Endprodukt UND • Namentliche Nennung des Lieferanten des Stoffes bzw. Garns aus Produktions- und/oder Verbraucherabfällen rezyklierten Polyesterfasern UND • Herstellererklärung, dass der Stoff zu dem benannten Anteil mit aus Produktions- und/oder Verbraucherabfällen rezykliertem Polyester produziert wurde oder gleichwertig Kein Nachweis15 Auszufüllen bei Wertung 2.4 Reduzierung CO2-Ausstoß Ermitteln Sie den CO2-Ausstoß UND unternehmen Maßnahmen zu dessen Reduzierung? • Berichtserstattung (z.B. nach Green House Gas Protocol Standard) über mind. die vergangenen 2 Jahre, welche mind. direkte, innerhalb der Organisationsgrenzen liegende Emissionen (scope 1), sowie vorgelagerte, indirekte Emissionen (scope 2) umfasst UND • Carbon Management Prozess mit Zielen zur Emissionsminderung inkl. Klimaschutzmaßnahmen sowie Nachweise über deren Einhaltung Kein Nachweis10 Auszufüllen bei Wertung 2.5 Reduzierung des Wasserverbrauchs Ermitteln Sie den Wasserverbrauch UND unternehmen Maßnahmen zu dessen Reduzierung und/oder Wiederaufarbeitung in der Stufe des Faseranbaus oder der Synthetikgewinnung? • bluesign product • Naturtextil IVN zertifiziert BEST • Fairtrade Cotton • oder gleichwertig Als gleichwertig wird anerkannt: • Eine Dokumentation des Wasserverbrauchs über mind. die vergangenen zwei Jahre UND • eine Dokumentation der Maßnahmen zu dessen Reduzierung und/oder Wiederaufarbeitung. Kein Nachweis15 Auszufüllen bei Wertung 2.6 Rücknahmesysteme Gibt es für das/die Produkt(e) ein Rücknahmesystem, durch welches diese am Ende des Lebenszyklus einer stofflichen Verwertung zugeführt werden? Der Prozess kann, wenn sinnvoll, auch von einer vom Auftragnehmer beauftragten dritten Partei abgewickelt werden. • Nachweis der Beauftragung eines Unternehmens mit einem Rücknahme- und Verwertungsprozess UND • Gültiges Zertifikat als Entsorgungsfachbetrieb gem. §§56,57 Kreislaufwirtschaftsgesetz (KrWG) in der jeweils gültigen Fassung von als zuständig anerkannten Instituten, Prüf- und Überwachungsorganisationen oder amtlichen Stellen für Qualitätskontrolle dieses Unternehmens ODER • Absichtserklärung vor dem Vertragsabschluss über die Rücknahme mit einem nach §§ 56-57 Kreislaufwirtschaftsgesetz zertifizierten (Textil-) Abfallentsorgungsbetrieb UND • Gültiges Zertifikat als Entsorgungsfachbetrieb gem. §§56,57 Kreislaufwirtschaftsgesetz dieses Unternehmens Kein Nachweis10 Auszufüllen bei Wertung 2.7 Erneuerbare Energien Wie hoch ist der Anteil an Erneuerbaren Energien an der Produktionsenergie? Punkteaufteilung: bis 5%: 2 Punkte bis 10%: 4 Punkte Mehr als 10%: 8 Punkte bei mehr als 30%: 10 Punkte Als Nachweise werden akzeptiert: Zertifikate, Verträge, Bescheinigungen oder gleichwertige Nachweise Kein Nachweis10 Auszufüllen bei Wertung 100 0 Fragebogen 2: Ökologische Nachhaltigkeitskriterien Bitte geben Sie Ihren ausgefüllten Fragebogen zusammen mit Ihrem Angebot ab! Ausfüllhinweis: Bitte füllen Sie ausschließlich die Felder aus, die Beim Anklicken des gelben Feldes geht ein Dropdown-Menü auf unterlegt sind. Nummer lt. Leistungsverzeichnis (Los.Position, Bsp.: 1.1): Beachten Sie die Begriffserläuterungen im separaten Tabellenblatt! Die Bezugswörter sind fett gedruckt und unterstrichen. Ausfüllhilfe zur Angebotswertung durch die beschaffende Stelle (keine Eingaben durch bietendes Unternehmen) Mögliche Punktzahl: Erreichte Punktzahl: Hersteller:

Niederschrift 6. Plenarsitzung des Gemeinderates 21. Januar 2025, 15:30 Uhr öffentlich Bürgersaal, Rathaus am Marktplatz Vorsitzender: Oberbürgermeister Dr. Frank Mentrup Punkt 6 der Tagesordnung: Rahmenvereinbarungen für Persönliche Schutzausrüstung und Arbeitsbekleidung Vorlage: 2024/1187 Beschluss: 1. Der Gemeinderat nimmt die Ausführungen nach Vorberatung im Haupt- und Finanz- ausschuss zur Kenntnis und stimmt der Vergabe von Rahmenverträgen über die Liefe- rung von Persönlicher Schutzausrüstung und Arbeitsbekleidung (PSA) für die Stadt Karlsruhe im Zeitraum vom 1. März 2025 bis 28. Februar 2027 mit einer einmaligen Verlängerungsoption um weitere 12 Monate bis zum 29. Februar 2028 zu. 2. Die Verwaltung wird ermächtigt, den Zuschlag an die Firmen Rala GmbH & Co. KG, 67065 Ludwigshafen; Willi Stober GmbH & Co. KG, 76149 Karlsruhe; Schöffler & Wör- ner GmbH & Co. KG, 76139 Karlsruhe und albw Handels GmbH, 68753 Waghäusel für die Dauer von maximal 36 Monaten zu erteilen. Abstimmungsergebnis: Einstimmige Zustimmung (38 Ja) Der Vorsitzende setzt um 17:45 Uhr die unterbrochene Sitzung fort, ruft Tagesordnungs- punkt 6 zur Behandlung auf und verweist auf die erfolgte Vorberatung im Haupt- und Fi- nanzausschuss am 14. Januar 2025: Ich bitte um Ihr Votum bitten ab jetzt. – Das ist Einstimmigkeit. Vielen Dank. Zur Beurkundung: Die Schriftführerin: Hauptamt - Ratsangelegenheiten – 3. Februar 2025