Nachhaltigkeit bei der Beschaffung bzw. Weiterverwendung von IT-Geräten der Gemeinde- und Ortschaftsräte Anfrage der BFW-Ortschafstratsfraktion Wettersbach

Anfrage Gedruckt auf 100 Prozent Recyclingpapier Vorlage Nr.: 2024/1071 Eingang: 23.09.2024 Nachhaltigkeit bei der Beschaffung bzw. Weiterverwendung von IT-Geräten der Gemeinde- und Ortschaftsräte Anfrage der BFW-Ortschafstratsfraktion Wettersbach Gremien Termin TOP Ö / N Zuständigkeit Ortschaftsrat Wettersbach 12.11.2024 5 Ö Kenntnisnahme Anfrage (Kurzfassung): Ist ein Austausch der IT-Geräte wie iPads für die Mitglieder des GR und der OR zwingend notwendig? Könnten die Altgeräte sinnvoll weiterverwendet werden? Begründung: Zu Beginn der neuen Legislaturperiode der OR und GR werden laut vorliegenden E-Mails offensichtlich ausnahmslos alle iPads der Gremienmitglieder gegen neue aus-getauscht. Über die Vorgehensweise, funktionierende Geräte, die fast neuwertig sind, auszutauschen sind unseres Wissens nach viele der OR-Mitglieder aus mehrererlei Gründen entsetzt. Die Argumente, die vorgetragen werden diesen Austausch zu rechtfertigen sind bekannt (technische Sicherheit, Sammelbeschaffung, Alter & Schnelligkeit der Geräte...), diese rechtfertigen einen Komplett-Austausch jedoch meistens keinesfalls und schließen nicht aus, dass der Prozess im Sinne der Wirtschaftlichkeit und Nachhaltig verbesserungsfähig wäre. Folgende Gesichtspunkte haben uns beschäftigt: Neugeräte • Die neuen Geräte kosten viel Geld. Damit verbunden ist der Mehraufwand bei der IT-Abteilung diese einzurichten, wie auch bei den Nutzern. Kann die Verwaltung einen ungefähren Wert (€) der Sach- und Personalkosten für die Neu-Beschaffungen nennen? • Die Geräte werden lediglich für die Gremientätigkeit, d.h. i.d.R. wenig benutzt. Somit sind sie und deren Akkus noch in einem sehr gutem Zustand. Was spricht aus technischer Sicht zwingend für Neubeschaffungen (evtl. Zeitgleich mit folgendem Aspekt zu behandeln)? • Die Geräte erhalten regelmäßig Sicherheitsupdates sowie verfügbare neue Betriebssystem- Versionen. Bedenken hinsichtlich der Sicherheit sind also bei Geräten zwischen zwei und ungefähr acht bis zehn Jahren aufgrund der meistens so lange stattfindenden Updateversorgung nahezu auszuschließen. • Ist es denkbar, dass IT-Geräte in Zukunft von nachhaltiger arbeitenden Her-stellern anstatt Apple bezogen werden können, bspw. SHIFT, Fairphone o.ä.? Altgeräte • Wie erfolgt der Umgang mit den zurückgegebenen Geräten? o Aus anderen Gremien (bspw. Rastatt, siehe unten) ist zu hören, dass solche Geräte schlichtweg entsorgt werden. Den Unmut der dortigen Mitarbeiter können wir gut nachvollziehen. Mit Blick auf die Nachhaltigkeit, den Umweltschutz, der Rohstoffknappheit und sozialer Mißstände bei deren Gewinnung sehen wir Verbesserungspotential! o Evtl. würden Schulen oder andere gemeinnützige Institutionen ausgemusterte Geräte mit großem Interesse weiterverwenden können. – 2 – o Zumindest könnten die iPads an Betriebe abgegeben werden, die solchen Geräten ein neues Leben als B-Ware ermöglichen. Bürger mit geringem Einkommen oder nachhaltiger Lebensweise würden sich sicherlich über ein solches Angebot freuen. Auflistung von Verweisen zu Berichten über Verfahrensweise aus anderen Gremien: • https://bnn.de/mittelbaden/rastatt/unmut-im-gemeinderat-rastatt-alte-ipads-sollen-auf-den- muell • https://bnn.de/mittelbaden/rastatt/die-missachtung-der-nachhaltigkeit-im-rathaus-rastatt-faellt- aus-der-zeit Ursula Seliger Hartmut Stech Fraktionsvorsitzende BFW Ortschaftsrat BFW Sebastian Weber Stephan Becker Ortschaftsrat BFW Ortschaftsrat BFW

Stellungnahme zur Anfrage Gedruckt auf 100 Prozent Recyclingpapier Vorlage Nr.: 2024/1071 Verantwortlich: Dez. 2 Dienststelle: IT Nachhaltigkeit bei der Beschaffung bzw. Weiterverwendung von IT-Geräten der Gemeinde- und Ortschaftsräte Anfrage der BFW-Ortschafstratsfraktion Wettersbach Gremien Termin TOP Ö / N Zuständigkeit Ortschaftsrat Wettersbach 12.11.2024 5 Ö Kenntnisnahme Neugeräte: • In Ermangelung eines Personalstundensatzes kann kein Euro-Wert für die Personalkosten genannt werden. Der zeitliche Aufwand für die Einrichtung liegt jedoch bei ca. 40-60 Minuten je Gerät. Zusätzliche Sachkosten fallen bei IT nicht an, da die nötigen Lizenzen vom Altgerät übernommen werden können. Damit fallen nur noch die Anschaffungskosten der Geräte selbst an, welche aber durch die Wahl des Endgerätes sowie des Zubehörs sehr unterschiedlich ausfallen können. Neben der Wahl der zu beschaffenden Modelle (Standard/Air/Pro) haben auch weitere Faktoren wie Bildschirmgrößen, Speicherkapazitäten, Wifi vs. Wifi + Cellular, etc. hierbei entscheidenden Einfluss auf die Höhe der Anschaffungskosten. Für die aktuell beschaffte Variante (Apple iPad Pro 11 4. Gen. 128 GB, Wifi + Apple Smart Keyboard Tastatur und Folio + Apple Pencil 2. Gen.) lagen die Anschaffungskosten bei 1.078 EUR netto, bzw. 1.282,82 EUR brutto. • Apple-Endgeräte erhalten in der Regel 5-7 Jahre lang Sicherheitsupdates. Wenn die Geräte über den Zeitraum von einer Legislaturperiode hinaus genutzt werden würden, würde beim Ausscheiden eines Ortschaftsrates bei der IT der doppelte Aufwand entstehen. Zum einen würde das alte Gerät nach der Wahl auf den neuen Ortschaftsrat umkonfiguriert werden müssen. Zum anderen würde nach Supportende und der damit verbundenen Neubeschaffung eine erneute Einrichtung notwendig sein. • Stadtweit beträgt die Nutzungsdauer für Apple-Geräte vier Jahre. Diese Nutzungsdauer wurde zuletzt erst von drei auf vier Jahre verlängert. Feste Tauschzyklen sind mit Blick auf die Haushaltsplanung essentiell. Ohne verbindliche Nutzungsdauern wäre kein Jahr ermittelbar, in welchem die Haushaltsansätze für die Ersatzbeschaffung benötigt würden. Entsprechend stünden im Zweifelsfall keine Haushaltsmittel zur Verfügung, um die Geräte inmitten der Legislaturperiode zu tauschen. Die Ermittlung des Tauschzeitpunktes muss mit einem vertretbaren Aufwand betrieben werden können, daher ist diese für alle Apple-Endgeräte identisch. Weitere Fallunterscheidungen, bspw. nach dem Nutzungsverhalten der Anwender*innen, bringen eine Komplexität in die Planung rein, welche seitens der Verwaltung nicht mehr handhabbar wäre. Hinreichende/akzeptable Akkulaufzeiten und/oder Arbeitsgeschwindigkeiten sind zudem stark subjektiv geprägte Faktoren und daher für die vorausschauende/einheitliche Ermittlung eines Tauschzeitpunktes wenig geeignet. • Die Stadt Karlsruhe setzt bei mobilen Endgeräten, die eine Anbindung an das KA-NET benötigen, ausschließlich auf Produkte der Firma Apple. Für den Einsatz von iPhones / iPads – 2 – sprechen u.a. das einheitliche und sichere Betriebssystem, die geringe Fehleranfälligkeit, das bereits vorhandene Know-How im Support-Bereich und weitere Aspekte. Ebenfalls verweist Apple auf ihrer Homepage über den umfassenden Umweltschutz und die Nachhaltigkeit bei ihren Produkten. Bereits heute kommen 22% der verbauten Materialen aus recycelten oder erneuerbaren Quellen. Bis 2030 hat sich Apple zum Ziel gesetzt, ausschließlich CO2-neutrale Produkte produzieren zu wollen. Zum aktuellen Zeitpunkt ist daher kein Wechsel zu anderen Anbietenden geplant. Altgeräte: • Der IT ist bewusst, dass die Wiederverwendung von IT-Systemen die Notwendigkeit reduziert, neue Hardware zu produzieren. Dadurch werden Rohstoffe wie Metalle und Mineralien geschont sowie CO2-Ausstoß und Wasserverbrauch im Vergleich zu Neuproduktionen vermieden. Eine Aufbereitung alter IT-Systeme ist äußerst zeitintensiv und kann zum aktuellen Stand nicht mit städtischem Personal umgesetzt werden. • Deshalb arbeitet das Amt für Informationstechnik und Digitalisierung im Rahmen der Entsorgung seit über 15 Jahren eng mit der AfB zusammen. Die AfB ist Europas größtes gemeinnütziges IT-Unternehmen, spezialisiert darauf, gebrauchte Business-IT zu übernehmen, zertifiziert zu löschen, aufzuarbeiten und wiederzuvermarkten. Nicht mehr vermarktbare Geräte werden zerlegt und fachgerecht recycelt. Die Entsorgung erfolgt für die Verwaltung kostenlos.