Rahmenvereinbarungen über die kostenstellenbezogene Lieferung von Tintenpatronen und Toner für die Stadt Karlsruhe

Beschlussvorlage Gedruckt auf 100 Prozent Recyclingpapier Vorlage Nr.: 2024/0860 Verantwortlich: Dez. 1 Dienststelle: Hauptamt Rahmenvereinbarungen über die kostenstellenbezogene Lieferung von Tintenpatronen und Tonern für die Stadt Karlsruhe Gremien Termin TOP Ö / N Zuständigkeit Haupt- und Finanzausschuss 17.09.2024 1 Ö Entscheidung Kurzfassung Die Verwaltung hat eine Rahmenvereinbarung in zwei Losen über die kostenstellenbezogene Lieferung von Tintenpatronen und Tonern für die Stadt Karlsruhe im Zeitraum vom 1. Oktober 2024 bis 30. September 2025 mit einer einmaligen Verlängerungsoption um weitere 12 Monaten bis spätestens 30. September 2026 ausgeschrieben. Nach Prüfung und Wertung der Angebote wurden zwei Bietende ausgewählt: 1) Los 1 – Fa. MUP Bürohandels GmbH, Einsteinstr. 12, 36039 Fulda 2) Los 2 – Fa. Ribbex GmbH, Brühler Str. 101, 50389 Wesseling Finanzielle Auswirkungen Ja ☒ Nein ☐ ☐ Investition ☒ Konsumtive Maßnahme Gesamtkosten: 490.822,38 € Jährliche/r Budgetbedarf/Folgekosten: 2024 61.352,80 € 2025 245.411,19 € 2026 184.058,39 € Höchstwert (max. 40%): 687.151,33 € 2024 85.893,92 € 2025 343.575,66 € 2026 257.681,75 € Gesamteinzahlung: Jährlicher Ertrag: Finanzierung ☒ bereits vollständig budgetiert ☐ teilweise budgetiert ☐ nicht budgetiert Gegenfinanzierung durch ☐ Mehrerträge/-einzahlung ☐ Wegfall bestehender Aufgaben ☐ Umschichtung innerhalb des Dezernates Die Gegenfinanzierung ist im Erläuterungsteil dargestellt. CO 2 -Relevanz: Auswirkung auf den Klimaschutz Bei Ja: Begründung | Optimierung (im Text ergänzende Erläuterungen) Nein ☐ Ja ☒ positiv ☒ negativ ☐ geringfügig ☐ erheblich ☐ IQ-relevant Nein ☒ Ja ☐ Korridorthema: Abstimmung mit städtischen Gesellschaften Nein ☒ Ja ☐ abgestimmt mit – 2 – Erläuterungen Vergabeverfahren Für die Stadt Karlsruhe wurden Rahmenvereinbarungen über die kostenstellenbezogene Belieferung der Dienststellen und Einrichtungen der Stadt Karlsruhe mit Tintenpatronen und Tonern in einem offenen Verfahren ausgeschrieben. Bei dieser Ausschreibung wurden unter anderem die Kriterien der Umweltverträglichkeit und Nachhaltigkeit berücksichtigt. Ziel ist eine strukturelle Verankerung der nachhaltigen öffentlichen Beschaffung in Karlsruhe durch Sensibilisierung der Beschaffungsverantwortlichen und Nutzenden beziehungsweise Mitarbeitenden der Stadt Karlsruhe. Die Leistung wurde in zwei Losen ausgeschrieben: Los 1: Tinten und Toner - Originalprodukte Los 2: Tinten und Toner – Alternativprodukte (Rebuilt-Kartuschen) Unter Rebuilt-Kartuschen versteht man die im Prozess der Wiederaufbereitung der ursprünglichen Originalpatronen bzw. -kartuschen zerlegte, gereinigte Kartuschen bei denen die Verschleißteile ausgetauscht und teilweise langlebigere Teile, z.B. Long-Life-Bildtrommeln bei Tonerkartuschen, eingesetzt werden. Die Vertragslaufzeit beträgt ein Jahr, vom 1. Oktober 2024 bis 30. September 2025. Im Anschluss besteht eine einmalige Option zur Verlängerung um weitere 12 Monate. Die Rahmenvereinbarungen enden somit spätestens zum 30. September 2026 oder wenn der Höchstwert je Los erreicht ist. Die Ausschreibung erfolgte im Rahmen eines offenen Verfahrens nach § 119 Absatz 3 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und § 15 Vergabeverordnung (VgV). Das Vergabeverfahren wurde durch die Zentrale Vergabestelle der Stadt Karlsruhe durchgeführt. Die Bekanntmachung im „Supplement zum Amtsblatt der Europäischen Union“ erfolgte am 24. Mai 2024. Die Veröffentlichung auf der e-Vergabeplattform Subreport, der Homepage der Stadt Karlsruhe und Bund.de erfolgte am 26. Mai 2024. Es waren ausschließlich elektronische Angebote zugelassen. Die Vergabeunterlagen wurden von 12 Firmen abgerufen. Bis zum Ablauf der Angebotsfrist am 26. Juni 2024, 11:00 Uhr sind fünf Angebote für Los 1 und vier Angebote für Los 2 von insgesamt sechs Bietenden eingegangen. Die Haushaltsmittel sind in den Sachkostenbudgets der Teilhaushalte in den jeweiligen Haushaltsjahren eingeplant. – 3 – Prüfung und Wertung der Angebote Die Prüfung und Wertung der Angebote erfolgten in mehreren Stufen: Formale Prüfung: Bis zum Ablauf der Angebotsfrist sind für Los 1 fünf Angebote und für Los 2 vier Angebote von insgesamt sechs Bietenden eingegangen. Ein Angebot für Los 1 musste gemäß § 57 Abs. 1 Nr. 1 VgV ausgeschlossen werden, da es verspätet eingegangen ist. Alle anderen Angebote wurden zur weiteren Prüfung und Wertung zugelassen. Eignungsprüfung: Die festgelegten Eignungskriterien wurden von allen Bietenden erfüllt. Fachliche Prüfung und Wertung: Die eingereichten Zertifikate und Nachweise entsprechen den in der Ausschreibung geforderten Vorgaben. Nach formaler, rechnerischer und fachlicher Prüfung ergaben sich folgende Ergebnisse (für die Vertragslaufzeit von 24 Monaten). Los 1 - Originalprodukte Rang Bieter Angebotssumme für 24 Monate 1 MUP Bürohandels GmbH, 36039 Fulda 442.185,89 € brutto 2 Bieter B 444.183,16 € brutto 3 Bieter C 554.701,36 € brutto 4 Bieter D 614.152,41 € brutto Los 2 - Alternativprodukte Rang Bieter Angebotssumme für 24 Monate 1 Ribbex GmbH 48.636,49 € brutto 2 Bieter B 76.810,57 € brutto 3 Bieter C 80.594,68 € brutto 4 Bieter D 128.118,54 € brutto Auf Grund der großen Preisdifferenz im Los 2 zwischen den erst- und zweitplatzierten Bietenden wurde geprüft, ob die Preise auskömmlich sind. Eine Bestätigung der Auskömmlichkeit der dem Angebot für die Vertragslaufzeit zugrundeliegenden Preise wurde eingeholt und zufriedenstellend aufgeklärt. – 4 – Erläuterungen zu finanziellen Auswirkungen Die ausgeschriebenen Mengen orientieren sich an den geschätzten Abnahmemengen der Nutzenden sowie der Verbrauchsmengen der vergangenen Jahre, berechnet für ein Jahr. Diese kalkulierten Mengenangaben können abweichen, wobei der Angebotsendpreis Brutto je Los um maximal 40% überschritten werden darf (Höchstwert). Brutto für 24 Monate Höchstwert (40 %) Los 1 442.185,89 € 619.060,24 € Los 2 48.636,49 € 68.091,09 € Gesamtwert 490.822,38 € 687.151,33 € Unter Berücksichtigung des Zuschlagskriteriums „Preis“ wird der Zuschlag nach § 127 Absatz 1 GWB in Verbindung mit § 58 Absatz 1 VgV auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Die Verwaltung schlägt vor, den Zuschlag auf das Angebot der Firma Fa. MUP Bürohandels GmbH, Einsteinstr. 12, 36039 Fulda für Los 1 und auf das Angebot der Fa. Ribbex GmbH, Brühler Str. 101, 50389 Wesseling für Los 2 für die Dauer von maximal 24 Monaten zu erteilen. Die Haushaltsmittel sind in den Sachkontenbudgets der Teilhaushalte in den jeweiligen Haushaltsjahren eingeplant. Nachhaltigkeitskriterien Sowohl die Herstellung der Druckerpatronen als auch der Druckprozess bringen eine hohe Umweltbelastung mit sich. Die bei der Produktion aber auch beim Versand verbrauchten Rohstoffe spielen hier eine große Rolle. Ferner entstehen nach dem Verbrauch von Tinten und Tonern große Mengen an Abfall mit hohem Wiederverwertungspotential. Mit der Einbindung der Nachhaltigkeitskriterien in der Ausschreibung soll die Umweltbilanz verbessert und die stoffliche Verwertung der Abfälle sichergestellt werden. Die eingeforderten Leistungsmerkmale entsprechen den derzeit gültigen Sicherheits- und Umweltvorschriften. Dies soll dazu beitragen, etwaige Risiken für die Umwelt und die menschliche Gesundheit zu minimieren. Die Umweltverträglichkeit der Produkte musste dabei von den Bietenden wie folgt dargelegt werden: Aufbereitete Tonermodule (Los 2) müssen, von als zuständig anerkannten Instituten, Prüf- und Überwachungsorganisationen oder amtlichen Stellen für Qualitätskontrolle, vorab auf ihre gesundheitliche Unbedenklichkeit geprüft werden. Insbesondere sind folgende Leistungsmerkmale einzuhalten, welche die mit dem Umweltzeichen Blauer Engel gemäß RAL-UZ 177, einer Umweltzertifizierung mit dem Nordic Ecolabel oder einem vergleichbaren Nachweis (Eigenerklärungen sind hierfür nicht ausreichend) nachgewiesen werden müssen: - Kein Zusatz von gesundheitsgefährdenden, kennzeichnungspflichtigen Stoffen gem. RAL-UZ 177 Nr. 3.2.1 (Schwermetalle), Nr. 3.2.2 (Azo-Farbmittel) und 3.2.3 (Sonstige Inhaltsstoffe) - Keine Überschreitung der Emissionswerte gem. RAL-UZ 177 Nr. 3.3.2 (Zulässige Prüfwerte) - Negative AMES-Tests: Sofern die Sicherheitsdatenblätter für Toner keine negativen AMES-Tests ausweisen, ist das Testergebnis separat nachzuweisen. - Prüfung der Druckqualität und Seitenleistung gemäß DIN 33870 bzw. DIN 33871 – 5 – Auch hinsichtlich Fachkunde und Leistungsfähigkeit waren Nachweise zu erbringen: - Zertifizierung des mit der Leergutrücknahme beauftragten Unternehmens als Entsorgungsfachbetrieb gem. §§56,57 Kreislaufwirtschaftsgesetzes - Nachweis eines Qualitätsmanagementsystems nach DIN ISO 9001:2015 sowie eines Umweltmanagementsystems nach DIN ISO 14001:2015 oder eines EU Öko-Audits (EMAS) des Herstellers Zusätzlich sollen die Bietenden ein Konzept zur CO2-neutralen Lieferung sowie zur Leergutmitnahme mit dem Angebot einreichen. Beschluss: Antrag an den Haupt- und Finanzausschuss Der Haupt- und Finanzausschuss nimmt die Ausführungen zur Kenntnis und stimmt der Vergabe der Rahmenvereinbarungen über die kostenstellenbezogene Lieferung von Tintenpatronen und Tonern für die Stadt Karlsruhe im Zeitraum vom 1. Oktober 2024 bis 30. September 2025 mit einer einmaligen Verlängerungsoption um weitere 12 Monaten bis spätestens 30. September 2026 zu. Die Verwaltung wird ermächtigt, den Zuschlag an: • Los 1 – Fa. MUP Bürohandels GmbH, Einsteinstr. 12, 36039 Fulda • Los 2 – Fa. Ribbex GmbH, Brühler Str. 101, 50389 Wesseling für die Dauer von maximal 24 Monaten zu erteilen.

Niederschrift 1. Sitzung Haupt- und Finanzausschuss 17. September 2024, 16:30 Uhr öffentlich Bürgersaal, Rathaus Marktplatz Vorsitz: Oberbürgermeister Dr. Frank Mentrup Sitzungseröffnung und Punkt 1 der Tagesordnung: Rahmenvereinbarungen über die kosten- stellenbezogene Lieferung von Tintenpatronen und Toner für die Stadt Karlsruhe Vorlage: 2024/0860 Beschluss: Der Haupt- und Finanzausschuss nimmt die Ausführungen zur Kenntnis und stimmt der Vergabe der Rahmenvereinbarungen über die kostenstellenbezogene Lieferung von Tinten- patronen und Tonern für die Stadt Karlsruhe im Zeitraum vom 1. Oktober 2024 bis 30. Sep- tember 2025 mit einer einmaligen Verlängerungsoption um weitere 12 Monaten bis spätes- tens 30. September 2026 zu. Die Verwaltung wird ermächtigt, den Zuschlag an: • Los 1 – Fa. MUP Bürohandels GmbH, Einsteinstr. 12, 36039 Fulda • Los 2 – Fa. Ribbex GmbH, Brühler Str. 101, 50389 Wesseling für die Dauer von maximal 24 Monaten zu erteilen. Abstimmungsergebnis: Einstimmig zugestimmt Der Vorsitzende eröffnet die Sitzung, begrüßt die Anwesenden und teilt die Namen der ent- schuldigten Stadträtinnen und Stadträte mit. Da es sich heute um die erste Sitzung in neuer Zusammensetzung handelt, erläutert er kurz die Aufgaben und Zuständigkeiten des Haupt- und Finanzausschusses. Anschließend ruft er Tagesordnungspunkt 1 zur Behandlung auf und lässt, nachdem keine Wortmeldungen vorliegen, über die Vorlage abstimmen. Er stellt einstimmige Zustimmung fest. – 2 – Zur Beurkundung: Die Schriftführerin: Hauptamt – Ratsangelegenheiten – 30. September 2024