Vergabe der Rahmenvereinbarung für einen Managed Service für das pädagogische Schulnetzwerk der Schulen der Stadt Karlsruhe für 12 Monate mit der Option auf Vertragsverlängerung

Beschlussvorlage Gedruckt auf 100 Prozent Recyclingpapier Vorlage Nr.: 2024/0680 Verantwortlich: Dez. 3 Dienststelle: Schul- und Sportamt Vergabe der Rahmenvereinbarung für einen Managed Service für das pädagogische Schulnetzwerk der Schulen der Stadt Karlsruhe für 12 Monate mit der Option auf Vertragsverlängerung Gremien Termin TOP Ö / N Zuständigkeit Hauptausschuss 02.07.2024 12 N Vorberatung Gemeinderat 16.07.2024 10 Ö Entscheidung Kurzfassung Antrag an den Gemeinderat Der Gemeinderat nimmt – nach Vorberatung im Hauptausschuss – von den Erläuterungen Kenntnis und stimmt der Vergabe der Rahmenvereinbarung für einen Managed Service für das pädagogische Schulnetzwerk von 76 Schulen in Karlsruhe für 12 Monate mit der Option auf bis zu dreimalige Vertragsverlängerung auf maximal 48 Monate an die vorgeschlagene Firma zu. Die Verwaltung wird ermächtigt, der Innovative Datensysteme GmbH, Stuttgart den Zuschlag zu erteilen. Finanzielle Auswirkungen Ja ☒ Nein ☐ ☐ Investition ☒ Konsumtive Maßnahme Gesamtkosten: Jährliche/r Budgetbedarf/Folgekosten: 1.049.008,80 Euro/ 12 Monate Gesamteinzahlung: Jährlicher Ertrag: Finanzierung ☒ bereits vollständig budgetiert ☐ teilweise budgetiert ☐ nicht budgetiert Gegenfinanzierung durch ☐ Mehrerträge/-einzahlung ☐ Wegfall bestehender Aufgaben ☐ Umschichtung innerhalb des Dezernates Die Gegenfinanzierung ist im Erläuterungsteil dargestellt. CO 2 -Relevanz: Auswirkung auf den Klimaschutz Bei Ja: Begründung | Optimierung (im Text ergänzende Erläuterungen) Nein ☒ Ja ☐ positiv ☐ negativ ☐ geringfügig ☐ erheblich ☐ IQ-relevant Nein ☒ Ja ☐ Korridorthema: Abstimmung mit städtischen Gesellschaften Nein ☒ Ja ☐ abgestimmt mit – 2 – Erläuterungen 1. Vorbemerkung Im September 2023 wurde die Stadtverwaltung schriftlich durch das Landesmedienzentrum über die Auflösung der Technischen Supporteinheit für die Karlsruher Schulen (TeSKA) zum 25. September 2023 informiert. Der Support des pädagogischen Schulnetzwerks ist zur Aufrechterhaltung des Schulbetriebs und im pädagogischen Bereich zur Erfüllung der Bildungsplaninhalte unabdingbar. Um eine möglichst lückenlose Fortführung sicherzustellen, wurde der Support zunächst interimsweise vom 25. September 2023 bis 31. Dezember 2023 und anschließend zur Ermöglichung der Vorbereitung und Durchführung eines Offenen Verfahrens vom 1. Januar 2024 bis 31. Juli 2024 inklusive Transition und mit der Option auf Vertragsverlängerung um drei Monate bis zum 31. Oktober 2024 an die Bechtle GmbH & Co. KG, Karlsruhe, vergeben. Die Entscheidung zur Neukonzeption des Supports steht noch aus, die Erstellung eines Konzepts in Zusammenarbeit mit einem externen Berater ist erfolgt. In diesem Konzept werden zwei Alternativen beleuchtet, zum einen die Aufgabenwahrnehmung durch die Stadt Karlsruhe und zum anderen das Outsourcing an externe Dienstleister. Unter Abwägung der Vor- und Nachteile der beiden Alternativen hat die externe Beratungsfirma eine Empfehlung für den Aufbau eines professionellen Schul-IT- Supports und -Betriebs mittels Integration in das Amt für Informationstechnik und Digitalisierung abgegeben. Die Gegenüberstellung der notwendigen Ressourcen und Kosten für beide Alternativen ist aktuell im Gange. Eine Gremien-Beschlussfassung ist zum Jahresende geplant. 2. Ausschreibungsgegenstand Für 76 Schulen in Trägerschaft der Stadt Karlsruhe, das sind alle Schulen mit Ausnahme der beruflichen Schulen, wurde eine Rahmenvereinbarung für einen einheitlichen IT-Support für das pädagogische Schulnetzwerk inklusive Transition (= technische Übergabe an den Schulträger oder einen anderen Dienstleister zum Ende der Vertragslaufzeit) ausgeschrieben. Die Leistung ist in fünf Schulpakete aufgeteilt. Die Schulpakete beinhalten Schulen, die sich in ihrer Art, Form und/oder Umfang ähneln. Paket 1: 18 Grundschulen Paket 2: 21 Grundschulen Paket 3: 3 Werkrealschulen, 8 Realschulen Paket 4: 4 Gemeinschaftsschulen, 8 Sonderpädagogische Bildungs- und Beratungszentren, 3 Schulkindergärten Paket 5: 11 Gymnasien Die Rahmenvereinbarung wurde mit einer Grundlaufzeit von 12 Monaten und einer bis zu dreimaligen Verlängerungsoption um jeweils 12 weitere Monate auf maximal 48 Monate ausgeschrieben. Der Vertrag verlängert sich nach Ablauf der Grundlaufzeit automatisch um 12 weitere Monate, sofern der Auftraggeber nicht spätestens 3 Monate vor dem Ende des jeweiligen Vertragsjahres schriftlich eines oder mehrere Schulpakete kündigt. Die Vertragsverlängerung gilt zu unveränderten Konditionen für alle Schulpakete, die noch nicht gekündigt wurden. Durch die Aufteilung in Schulpakete mit jeweils eigener Verlängerungsoption wird die Möglichkeit einer sukzessiven Übergabe an das Amt für Infor- mationstechnik und Digitalisierung eröffnet. Innerhalb der Rahmenvereinbarung erfolgen die Aufträge mittels Einzelabrufe durch die Schulen. Leistungen durch einen Projektmanager sowie durch Fachspezialisten (zum Beispiel im Bereich ITIL, Datenbanken, Virtualisierung, Infrastruktur) sowie eine Leistungserbringung außerhalb der üblichen Servicezeiten, das heißt montags bis freitags von 17 bis 7 Uhr sowie am Wochenende von 0 bis 24 Uhr, auf Stundenverrechnungsbasis sind optional durch den Auftraggeber abrufbar. Die Preise für diese optionalen Dienstleistungen wurden im Rahmen der Angebotswertung nicht berücksichtigt. – 3 – Der Auftrag soll als Gesamtauftrag an eine Firma vergeben werden, um einen Ansprechpartner für alle IT-Belange zu haben. Dadurch sind einheitliche Konzepte und Umsetzungen vor allem bei den Themen IT-Sicherheit und Datenschutz sowie gleiche Vorgehensweisen, Standards und Servicequalität für alle Schulen möglich. Mehraufwand bei Administration, Koordinierung und Kommunikation entfällt dadurch. 3. Verfahrensart Die Ausschreibung der Dienstleistung erfolgte im Offenen Verfahren nach § 119 Absatz 3 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) in Verbindung mit § 15 Vergabeverordnung (VgV). Die Bekanntmachung erfolgte im Amtsblatt der Europäischen Union am 30. April 2024 sowie im Internetausschreibungsservice der Stadt Karlsruhe. 4. Prüfung und Wertung der Angebote Bis zum Ablauf der Angebotsfrist sind fünf Angebote eingegangen. Die Prüfung und Wertung der Angebote erfolgten in mehreren Stufen: Formale Prüfung: Alle Angebote enthielten die mit Angebotsabgabe geforderten Unterlagen und Erklärungen und waren somit vollständig. Eignungsprüfung: Alle fünf Bieter erfüllen die festgelegten Eignungskriterien und verfügen folglich über die für die ordnungsgemäße Ausführung des öffentlichen Auftrags erforderliche Eignung. Fachliche Prüfung: Mit Abgabe des Angebots verpflichten sich die Bieter, die Mindestanforderungen in den Vergabeunterlagen uneingeschränkt zu erfüllen. Alle Angebote erfüllen die Mindestanforderungen und konnten bei der Wirtschaftlichkeitsprüfung berücksichtigt werden. Wirtschaftlichkeitsprüfung: Die Wertung der Angebote erfolgte anhand der Einfachen Richtwertmethode, bei der Preis und Leistung in einem 50/50-Verhältnis stehen. Bei der Leistungsbewertung wurden Kriterien folgender Kriteriengruppen berücksichtigt: 1. Prozessabläufe 2. Organisatorische und planerische Anforderungen zur Realisierung des Managed Service 3. Berufliche Qualifizierung und leistungsbezogene Referenzen des eingesetzten Personals Die Bewertung aller Kriterien ist auf Grundlage der eingereichten Unterlagen des Bieters erfolgt. Im Rahmen der Wertung der Angebote hinsichtlich der oben genannten Zuschlagskriterien wurde das nachstehende Ergebnis ermittelt. Der Zuschlag ist losweise auf das Angebot mit der höchsten skalierten Kennzahl (Z) zu erteilen. Rang Bieter, Sitz skalierte Kennzahl (Z) 1 Innovative Datensysteme GmbH, Stuttgart 1.560 2 Firma 1.198 3 Firma 1.006 4 Firma 827 5 Firma 788 – 4 – Unter Berücksichtigung der Zuschlagskriterien wird der Zuschlag nach § 127 Absatz 1 GWB in Verbindung mit § 58 Absatz 1 VgV auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Es wird vorgeschlagen, das Angebot der Innovative Datensysteme GmbH, Stuttgart anzunehmen und hierauf den Zuschlag zu erteilen. 5. Finanzielle Auswirkungen Auf Grundlage der ab Januar 2024 erbrachten Dienstleistungen und der zugrundeliegenden Rechnungen wurden die Kosten für 48 Monate für alle Schulpakete inklusive einmaliger Transition für jedes Schulpaket zum Vertragsende auf 4.941.176 Euro netto geschätzt. Nach erfolgter Ausschreibung liegt der tatsächliche Auftragswert bei 4.239.743,90 Euro brutto. Für den Support stehen ausreichend Mittel im Haushalt 2024/25 zur Verfügung und sind in der mittelfristigen Finanzplanung bis 2028 berücksichtigt. Beschluss: Antrag an den Gemeinderat Der Gemeinderat nimmt – nach Vorberatung im Hauptausschuss – von den Erläuterungen Kenntnis und stimmt der Vergabe der Rahmenvereinbarung für einen Managed Service für das pädagogische Schulnetzwerk von 76 Schulen in Karlsruhe für 12 Monate mit der Option auf bis zu dreimalige Vertragsverlängerung auf maximal 48 Monate an die vorgeschlagene Firma zu. Die Verwaltung wird ermächtigt, der Innovative Datensysteme GmbH, Stuttgart den Zuschlag zu erteilen.

Niederschrift 66. Plenarsitzung des Gemeinderates 16. Juli 2024, 15:30 Uhr öffentlich Bürgersaal, Rathaus am Marktplatz Vorsitzender: Oberbürgermeister Dr. Frank Mentrup Punkt 10 der Tagesordnung: Vergabe der Rahmenvereinbarung für einen Managed Service für das pädagogische Schulnetzwerk der Schulen der Stadt Karlsruhe für 12 Monate mit der Option auf Vertragsverlängerung Vorlage: 2024/0680 Beschluss: Der Gemeinderat nimmt – nach Vorberatung im Hauptausschuss – von den Erläuterungen Kenntnis und stimmt der Vergabe der Rahmenvereinbarung für einen Managed Service für das pädagogische Schulnetzwerk von 76 Schulen in Karlsruhe für 12 Monate mit der Option auf bis zu dreimalige Vertragsverlängerung auf maximal 48 Monate an die vorgeschlagene Firma zu. Die Verwaltung wird ermächtigt, der Innovative Datensysteme GmbH, Stuttgart den Zuschlag zu erteilen. Abstimmungsergebnis: Einstimmige Zustimmung. Der Vorsitzende ruft Tagesordnungspunkt 10 zur Behandlung auf und verweist auf die erfolgte Vorberatung im Hauptausschuss am 2. Juli 2024: Und da kommen wir auch gleich zur Abstimmung, und zwar ab jetzt. - Einstimmige Zustimmung. Zur Beurkundung: Die Schriftführerin: Hauptamt - Ratsangelegenheiten – 1. August 2024