Vergabe der Lieferung von mittagsverpflegung an fünf Gymnasien für das Schuljahr 2024/2025 mit der Option auf Vertragsverlängerung

Beschlussvorlage Gedruckt auf 100 Prozent Recyclingpapier Vorlage Nr.: 2024/0603 Verantwortlich: Dez. 3 Dienststelle: SuS Vergabe der Lieferung von Mittagsverpflegung an fünf Gymnasien für das Schuljahr 2024/2025 mit der Option auf Vertragsverlängerung Gremien Termin TOP Ö / N Zuständigkeit Hauptausschuss 02.07.2024 4 Ö Entscheidung Kurzfassung Antrag an den Hauptausschuss Der Hauptausschuss nimmt von den Erläuterungen Kenntnis und stimmt der Vergabe der Lieferung von Mittagsverpflegung an das Fichte-Gymnasium, das Goethe-Gymnasium, das Kant-Gymnasium, das Helmholtz-Gymnasium und das Lessing-Gymnasium für das Schuljahr 2024/2025 mit der Option auf einmalige Vertragsverlängerung bis zum Schuljahr 2025/2026 an die vorgeschlagene Firma zu. Die Verwaltung wird ermächtigt, der Firma ES-Catering, Weingarten für die Lose 1 und 2 den Zuschlag zu erteilen. Finanzielle Auswirkungen Ja ☒ Nein ☐ ☐ Investition ☒ Konsumtive Maßnahme Gesamtkosten: Jährliche/r Budgetbedarf/Folgekosten: 426.421,75 Euro / Schuljahr 2024/2025 Gesamteinzahlung: Jährlicher Ertrag: 387.600 Euro / Schuljahr 2024/2025 Finanzierung ☒ bereits vollständig budgetiert ☐ teilweise budgetiert ☐ nicht budgetiert Gegenfinanzierung durch ☐ Mehrerträge/-einzahlung ☐ Wegfall bestehender Aufgaben ☐ Umschichtung innerhalb des Dezernates Die Gegenfinanzierung ist im Erläuterungsteil dargestellt. CO 2 -Relevanz: Auswirkung auf den Klimaschutz Bei Ja: Begründung | Optimierung (im Text ergänzende Erläuterungen) Nein ☐ Ja ☒ positiv ☒ negativ ☐ geringfügig ☒ erheblich ☐ IQ-relevant Nein ☒ Ja ☐ Korridorthema: Abstimmung mit städtischen Gesellschaften Nein ☒ Ja ☐ abgestimmt mit – 2 – Erläuterungen 1. Ausschreibungsgegenstand Für fünf Gymnasien in Karlsruhe wurde die Lieferung von Mittagsverpflegung für das Schuljahr 2024/2025 mit der einmaligen Option auf Vertragsverlängerung um ein weiteres Schuljahr bis Schuljahr 2025/2026 ausgeschrieben. Die Leistung ist in zwei Lose aufgeteilt. Los 1: a) Fichte-Gymnasium b) Goethe-Gymnasium c) Kant-Gymnasium circa circa circa 800 Menüs pro Woche 500 Menüs pro Woche 300 Menüs pro Woche Los 2: a) Helmholtz-Gymnasium b) Lessing-Gymnasium circa circa 400 Menüs pro Woche 550 Menüs pro Woche Bei Los 1 a) Fichte-Gymnasium und Los 1 b) Goethe-Gymnasium waren nur temperaturentkoppelte Systeme (Cook & Chill oder Cook & Freeze) anzubieten, weil aufgrund der benötigten Vorbereitungs- und Ausgabezeiten eine Warmanlieferung unter Einhaltung der maximalen Heißhaltezeit von drei Stunden aufgrund der vom Bieter benötigten Zeit für Abfüllen, Verpacken, Verladen, Anlieferung und Transport in die Schulküche nicht möglich ist. 2. Verfahrensart Die Ausschreibung der Lieferleistung erfolgte im Offenen Verfahren nach § 119 Absatz 3 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) in Verbindung mit § 15 Vergabeverordnung (VgV). Die Bekanntmachung erfolgte im Amtsblatt der Europäischen Union am 26. März 2024 sowie im Internetausschreibungsservice der Stadt Karlsruhe. 3. Prüfung und Wertung der Angebote Bis zum Ablauf der Angebotsfrist sind die Angebote von drei Firmen eingegangen: Drei Angebote für das Los 1 und zwei Angebote für das Los 2. Die Prüfung und Wertung der Angebote erfolgte in mehreren Stufen: Formale Prüfung: Die Angebote von zwei Bietern enthielten die mit Angebotsabgabe geforderten Unterlagen und Erklärungen und waren somit vollständig. Die fehlenden Erklärungen des dritten Bieters wurden nicht nachgefordert, weil dessen Angebot nach der Wirtschaftlichkeitsprüfung anhand der eingereichten Unterlagen und bei fiktiver Zugrundelegung der vollen Leistungspunktzahl beim Probeessen nicht das Wirtschaftlichste wäre. Das Angebot dieses Bieters ist daher bei der Wirtschaftlichkeitsprüfung aufgeführten Übersicht in Klammern gesetzt. Eignungsprüfung: Alle drei Bieter erfüllen die festgelegten Eignungskriterien und verfügen folglich über die für die ordnungsgemäße Ausführung des öffentlichen Auftrags erforderliche Eignung. Fachliche Prüfung: Mit Abgabe des Angebots verpflichten sich die Bieter, die Qualitätsstandards der Karlsruher Leistungsbeschreibung für die Schulverpflegung, die sich an den Empfehlungen der Deutschen Gesellschaft für Ernährung e. V. (DGE) orientieren, einzuhalten. Hierunter fallen zum Beispiel der Bio- Anteil von mindestens 40 Prozent der gesamten Wareneinsatzmenge und von mindestens 20 Prozent des Wareneinsatzes von Obst, Gemüse und Milchprodukten sowie der Einsatz von Fahrzeugen mit mindestens der Euro-6/VI-Abgasnorm für die Leistungserbringung. Alle Angebote entsprachen den Anforderungen und konnten bei der Wirtschaftlichkeitsprüfung berücksichtigt werden. – 3 – Wirtschaftlichkeitsprüfung: Die Wertung der Angebote erfolgte anhand der Einfachen Richtwertmethode, bei der Preis und Leistung in einem 50/50-Verhältnis stehen. Bei der Leistungsbewertung wurden folgende Nachhaltigkeitskriterien berücksichtigt: 1. Ein über die Mindestanforderung von 40 Prozent aus der Leistungsbeschreibung hinausgehender Bioanteil von insgesamt mindestens 50 Prozent oder mindestens 60 Prozent, 2. der Einsatz von nicht vorverarbeiteten Lebensmitteln und küchenfertiger Lebensmittel der Convenience-Stufe 1 von mindestens 25 Prozent, mindestens 50 Prozent oder mindestens 75 Prozent, 3. die kohlenstoffdioxidfreie Anlieferung des Essens mit Elektrofahrzeugen und 4. die sensorische Qualität (optischer Eindruck, Geruch, Geschmack, Konsistenz/Beschaffenheit) des Essens. Die Bewertung der ersten drei aufgeführten Kriterien ist auf Grundlage der eingereichten Unterlagen des Bieters erfolgt. Zur Bewertung der sensorischen Qualität wurde für Los 1 ein Probeessen durchgeführt, an dem insgesamt 13 Personen der Schulleitungen, des pädagogischen Personals, der Elternvertretungen und der Schülerschaft teilgenommen haben. Zum Probeessen wurden nur zwei Bieter eingeladen, da der dritte Bieter nach der Wirtschaftlichkeitsprüfung der Kriterien 1 bis 3 und bei fiktiver Zugrundelegung der vollen Leistungspunktzahl beim Probeessen keine Chance auf den Zuschlag hat. Für Los 2 wurde aus demselben Grund sowie der Tatsache, dass nur noch ein weiteres Angebot für dieses Los vorlag, auf die Durchführung eines Probeessens verzichtet. Ein Probeessen hätte folglich keine Auswirkungen auf die Bieterplatzierungen und die Zuschlagsentscheidung beim Los 2 gehabt. Die Regelung, dass zur Vermeidung von unnötigen Kosten nur Bieter zum Probeessen eingeladen werden, deren Angebot noch eine theoretische Chance auf den Zuschlag hat sowie der Vorbehalt, bei nur einem Angebot vom Probeessen abzusehen, war explizit in den Vergabeunterlagen enthalten. Im Rahmen der Wertung der Angebote hinsichtlich der oben genannten Zuschlagskriterien wurde das nachstehende Ergebnis ermittelt. Der Zuschlag ist losweise auf das Angebot mit der höchsten skalierten Kennzahl (Z) zu erteilen. Los Rang Bieter, Produktionsstätte Angebotspreis brutto pro Menü Kennzahl (Z) 1 1 Firma ES-Catering, Weingarten 4,44 Euro (Los 1 a), b), c)) 589 2 Firma 4,17 Euro (Los 1 a), b))/ 4,23 Euro (Los 1 c)) 444 [3 Firma 4,49 Euro (Los 1 a), b), c)) 0] 2 1 Firma ES-Catering, Weingarten 4,33 Euro (Los 2 a), b)) 614 [2 Firma 4,49 Euro (Los 2 a), b)) 0] Unter Berücksichtigung der Zuschlagskriterien wird der Zuschlag nach § 127 Absatz 1 GWB in Verbindung mit § 58 Absatz 1 VgV auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Es wird vorgeschlagen, das Angebot der Firma ES-Catering, Weingarten für die Lose 1 und 2 anzunehmen und hierauf den Zuschlag zu erteilen. 4. Einschätzung der CO2-Relevanz Die Anlieferung des Essens wird wie bisher CO2-frei mit Elektrofahrzeugen erfolgen. Der verpflichtend einzusetzende Anteil an saisonalem Obst und Gemüse wurde im Vergleich zur letzten Ausschreibung von 30 auf 50 Prozent erhöht. Dieser ist gemäß dem Saisonkalender Deutschlands der Verbraucherzentrale aus dem Freiland oder einer Herstellung mit geringer oder – 4 – mittlerer Klimabelastung zu beziehen. Durch die Erhöhung wird von einer Reduktion der leistungsbezogenen CO2-Emissionen ausgegangen. Beschluss: Antrag an den Hauptausschuss Der Hauptausschuss nimmt von den Erläuterungen Kenntnis und stimmt der Vergabe der Lieferung von Mittagsverpflegung an das Fichte-Gymnasium, das Goethe-Gymnasium, das Kant-Gymnasium, das Helmholtz-Gymnasium und das Lessing-Gymnasium für das Schuljahr 2024/2025 mit der Option auf einmalige Vertragsverlängerung bis zum Schuljahr 2025/2026 an die vorgeschlagene Firma zu. Die Verwaltung wird ermächtigt, der Firma ES-Catering, Weingarten für die Lose 1 und 2 den Zuschlag zu erteilen.

Niederschrift 53. Sitzung Hauptausschuss 2. Juli 2024, 16:30 Uhr öffentlich Bürgersaal, Rathaus Marktplatz Vorsitz: Oberbürgermeister Dr. Frank Mentrup Punkt 4 der Tagesordnung: Vergabe der Lieferung von Mittagsverpflegung an fünf Gymna- sien für das Schuljahr 2024/2025 mit der Option auf Vertragsverlängerung Vorlage: 2024/0603 Beschluss: Der Hauptausschuss nimmt von den Erläuterungen Kenntnis und stimmt der Vergabe der Lieferung von Mittagsverpflegung an das Fichte-Gymnasium, das Goethe-Gymnasium, das Kant-Gymnasium, das Helmholtz-Gymnasium und das Lessing-Gymnasium für das Schuljahr 2024/2025 mit der Option auf einmalige Vertragsverlängerung bis zum Schuljahr 2025/2026 an die vorgeschlagene Firma zu. Die Verwaltung wird ermächtigt, der Firma ES-Catering, Weingarten für die Lose 1 und 2 den Zuschlag zu erteilen. Abstimmungsergebnis: Mehrheitlich zugestimmt (1 Nein) Der Vorsitzende ruft Tagesordnungspunkt 4 zur Behandlung auf. Stadtrat Dr. Schmidt (AfD) möchte wissen, wie oft es in der Woche Fleisch gebe. In der Vor- lage stehe, dass man sich an den Empfehlungen der Deutschen Gesellschaft für Ernährung orientiere. Das bedeute, dass nur zweimal pro Woche Fleisch auf dem Speiseplan stehe. Er finde es bedenklich, dass die Einschränkungen bezüglich Anlieferung, Standards usw. so im Vordergrund stünden, dass am Ende kein Wettbewerb mehr gegeben sei, da bei einem Los dann nur noch ein Anbieter in Frage komme. Beim ersten Los sei es auch so, dass es am Ende nur zwei Firmen gab, so dass die Auswahl sehr eingeschränkt gewesen sei. Die Ein- schränkungen seien so übertrieben, dass am Ende keine Auswahl nach Geschmack mehr möglich sei. Stadträtin Dr. Dogan (CDU) ist es wichtig, vor der nächsten Vergabeentscheidung nochmals über die Standards zu diskutieren. Es gebe unterschiedliche Auffassungen, in welcher Rei- henfolge man priorisiere, auch beim Thema Geschmack, ausgewogene Ernährung. Den Zeit- punkt heute halte ihre Fraktion für ungeschickt, da es erst noch im Schulbeirat vorgelegt – 2 – werde. Es wäre sinnvoller gewesen, die Vorlage erst danach dem Hauptausschuss vorzule- gen. Frau Hinken (Schul- und Sportamt) antwortet, es werde immer wieder über die Standards bei der Ernährung diskutiert und es vielfältige Meinungen darüber gebe. Man orientiere sich an den Empfehlungen der Deutschen Gesellschaft für Ernährung. Sie gehe davon aus, dass es zweimal in der Woche Fleisch beinhalte. Stadtrat Dr. Schmidt (AfD) lehnt es ab, dass sich die Ausschreibung an diesen Richtlinien ori- entiere. Er sei der Meinung, dass Kinder und Jugendliche häufiger pro Woche Fleisch benöti- gen. Daher werde er heute dagegen stimmen. Der Vorsitzende merkt an, er habe es so verstanden, dass die Kriterien Thema im nächsten Schulbeirat seien. Nachdem keine weiteren Wortmeldungen vorliegen, lässt er über die Vorlage abstimmen und stellt bei einer Gegenstimme mehrheitliche Zustimmung fest. Zur Beurkundung: Die Schriftführerin: Hauptamt – Ratsangelegenheiten – 12. Juli 2024