Dienstleistung für Kommunikations- und Marketingmaßnahmen der Karlsruhe.App

Beschlussvorlage Gedruckt auf 100 Prozent Recyclingpapier Vorlage Nr.: 2024/0579 Verantwortlich: Dez. 2 Dienststelle: IT Dienstleistung für Kommunikations- und Marketingmaßnahmen der Karlsruhe.App (Vergabe IT24001) Beratungsfolge dieser Vorlage Gremium Termin TOP ö nö Ergebnis Hauptausschuss 02.07.2024 3 x Entscheidung Beschlussantrag (Kurzfassung) Der Hauptausschuss beschließt, der Vision11 GmbH den Auftrag für die Marketingleistungen aus Vergabe IT24001 für bis zu vier Jahre zu erteilen. Finanzielle Auswirkungen Ja ☒ Nein ☐ ☐ Investition ☒ Konsumtive Maßnahme Gesamtkosten: 689.692,82 EUR brutto für vier Jahre (s. Anlage 2, Preisblatt) Jährliche/r Budgetbedarf/Folgekosten: 172.423,21 EUR brutto Gesamteinzahlung: Jährlicher Ertrag: Finanzierung ☒ bereits vollständig budgetiert ☐ teilweise budgetiert ☐ nicht budgetiert Gegenfinanzierung durch ☐ Mehrerträge/-einzahlung ☐ Wegfall bestehender Aufgaben ☐ Umschichtung innerhalb des Dezernates Die Gegenfinanzierung ist im Erläuterungsteil dargestellt. CO 2 -Relevanz: Auswirkung auf den Klimaschutz Bei Ja: Begründung | Optimierung (im Text ergänzende Erläuterungen) Nein ☒ Ja ☐ positiv ☐ negativ ☐ geringfügig ☐ erheblich ☐ IQ-relevant Nein ☒ Ja ☐ Korridorthema: Anhörung Ortschaftsrat (§ 70 Abs. 1 GemO) Nein ☒ Ja ☐ durchgeführt am Abstimmung mit städtischen Gesellschaften Nein ☒ Ja ☐ abgestimmt mit – 2 – Erläuterungen 1. Ausschreibungsgegenstand Die Karlsruhe. App ist das mobile, digitale und lebendige Forum für alle Menschen in Karlsruhe. Die App muss im Bereich Marketing und Kommunikation von einer Agentur unterstützt werden, da nach den Erfahrungswerten seit Launch der App, ohne Erklärung und Kommunikation, von potenziell Nutzenden eine falsche Erwartungshaltung entsteht bzw. die Existenz der App nicht flächendeckend bekannt ist. Aktuell wurde die Karlsruhe.App etwas über 15.000 Mal heruntergeladen. Dies ist bereits eine beträchtliche Quote, gemessen an der Einwohnerzahl Karlsruhes besteht jedoch noch ein großes Potenzial an Nutzenden. Das Amt für IT und Digitalisierung benötigt die Unterstützung einer professionellen strategischen Marketing Agentur, entsprechend des Umfangs der Vergabeunterlagen, da aufgrund der aktuellen Personaldecke bestimmte kommunikative (insbesondere kommunikationsstrategische) Leistungen an einen externen Dienstleister verlagert werden müssen. Die Kostenschätzung pro Jahr betrug 193.000 EUR brutto. Der Auftrag soll mittels Verlängerungsoptionen eine Vertragslaufzeit von bis zu vier Jahren ermöglichen. Basierend auf der Auftragswertschätzung in Höhe von dann 772.000 EUR wurde eine europaweite Ausschreibung in Zusammenarbeit mit der Zentralen Vergabestelle gestartet. 2. Art der Vergabe Die Ausschreibung erfolgte europaweit im Rahmen eines öffentlichen Verfahrens nach §119 Absatz 2 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkung (GWB) und §14 Absatz 2 Vergabeverordnung (VgV). Das Vergabeverfahren wurde durch die Zentrale Vergabestelle der Stadt Karlsruhe durchgeführt. Die Bekanntmachung im „Supplement zum Amtsblatt der Europäischen Union“ erfolgte am 28.03.2024. Die Veröffentlichung erfolgte zudem auf der e-Vergabeplattform Subreport, der Homepage der Stadt Karlsruhe und Bund.de. Die Angebotsabgabe war ausschließlich elektronisch möglich. Dabei war das Angebot verschlüsselt über die Ausschreibungsplattform subreport/ELVIS hochzuladen. Bis zum Ablauf der Angebotsfrist am 30.04.2024 ist ein Angebot eingegangen. 3. Prüfung und Wertung des Angebotes Das Angebot wurde elektronisch und fristgerecht eingereicht. Nach erfolgter Auswertung gemäß der Bewertungskriterien konnten keine formalen Mängel festgestellt werden. Alle erforderlichen Unterlagen und Nachweise liegen vor. Das Preisblatt sowie die Referenzen sind vollständig, sodass einer Auftragserteilung an die Vision11 GmbH möglich ist. Unter Berücksichtigung der bekanntgegebenen Zuschlagskriterien (Gesamtwertungspreis brutto in €, Befähigung Projektleitung, Befähigung Projektmitarbeitende, eingereichte Präsentation) wird der Zuschlag nach § 127 Absatz 1 GWB, in Verbindung mit § 58 Absatz 1 VgV, auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Es wird empfohlen, der Vision 11 GmbH, Pettenkoferstr. 33, 80336 München den Auftrag zu erteilen. Die Firma Vision 11 GmbH unterbeauftragt zudem den Nachunternehmer Wagnerwagner GmbH, Burkhart-Weber-Str. 59, 72760 Reutlingen für die grafische Umsetzung und Gestaltungskonzeption von digitalen und analogen Marketingmaßnahmen. Von der Firma Wagnerwagner GmbH liegt das Dokument 236, Verpflichtungserklärung anderer Unternehmen, mit vor. Der Gesamtpreis pro Jahr umfasst 172.423,21 EUR brutto. Der Gesamtauftragswert liegt somit inkl. der Verlängerungsoptionen bei 689.692,82 EUR brutto. Hierin ist auch das Mediabudget enthalten, welches der Werbeagentur zur Verfügung gestellt wird. Die Finanzierung erfolgt aus dem Sachkostenbudget der IT. – 3 – Eine CO 2 -Relevanz liegt bei der zu beauftragenden Dienstleistung nicht vor. Beschluss: Antrag an den Hauptausschuss Der Hauptausschuss beschließt, der Vision11 GmbH den Auftrag für die Marketingleistungen aus Vergabe IT24001 für bis zu vier Jahre zu erteilen.

Niederschrift 53. Sitzung Hauptausschuss 2. Juli 2024, 16:30 Uhr öffentlich Bürgersaal, Rathaus Marktplatz Vorsitz: Oberbürgermeister Dr. Frank Mentrup Punkt 3 der Tagesordnung: Dienstleistung für Kommunikations- und Marketingmaßnahmen der Karlsruhe-App Vorlage: 2024/0579 Beschluss: Der Hauptausschuss beschließt, der Vision11 GmbH den Auftrag für die Marketingleistun- gen aus Vergabe IT24001 für bis zu vier Jahre zu erteilen. Abstimmungsergebnis: Mehrheitlich zugestimmt (1 Nein) Der Vorsitzende ruft Tagesordnungspunkt 3 zur Behandlung auf. Stadträtin Wolf (GRÜNE) merkt an, 70 % Marketingbudget für die Karlsruhe App empfinde ihre Fraktion sehr hoch. Es sei von Anfang an klar gewesen, dass die Karlsruhe App sich nicht von selbst finanziere, dass es ein Zuschussgeschäft werde. Es sei in Ordnung, da man damit öffentliche Infrastruktur finanziere. Wenn man aber so viel Geld ins Marketing stecken müsse, damit diese öffentliche Infrastruktur genutzt werde, müsse man sich überlegen, ob es das wert sei. Man werde der Vergabe zustimmen. Aber bevor diese Verlängerungsoptio- nen gezogen werden, wünsche sich ihre Fraktion eine Gesamtübersicht darüber, was diese App insgesamt koste und wieviel man wieder einspiele, sodass man sich dann grundsätzlich überlegen könne, was einem diese öffentliche Infrastruktur wert sei. Stadtrat Müller (CDU) meint, seine Fraktion habe sich gefragt, ob die Erwartungen, die man an App habe, erfüllt wurden. Es gebe sicher weiteres Nutzerausbaupotential. Die 15.000 Downloads seien nicht gleichzusetzen mit den tatsächlichen Nutzern. Nun soll eine Marke- tingagentur mit ins Boot genommen werden. Jetzt wolle man 700.000 Euro für die nächsten vier Jahre ausgeben. Seine Fraktion sehe es ähnlich wie die Vorrednerin. In den vier Jahren müsse dann eine Ein- schätzung und Berichterstattung erfolgen. Man dürfe von der strategischen – 2 – Marketingunterstützung Erwartungen haben und auch in der Berichterstattung in den nächsten Jahren rekapitulieren. Stadtrat Dr. Schmidt (AfD) ist der Meinung, dass es nicht sinnvoll sei, weiter in das Marke- ting der Karlsruhe App zu investieren. Daher stimme er heute dagegen. Der Vorsitzende stellt fest, es sei Wunsch, dass man heute nicht für vier Jahre entscheide, sondern zwischendrin Berichte erhalte, und dann die Verlängerungsoption hinterfragen könne. Er finde es sinnvoll, dass man sich tendenziell auf zwei Jahre verpflichte und dann über die Optionen nachdenke. Stadträtin Wolf (GRÜNE) zeigt sich verwundert, dass man mehr als ein Jahr benötige, um die Kosten darzustellen. Sie plädiere dafür, dass man die Mittel, die jetzt freigegeben würden, nicht komplett ausschöpfe. Dann könne man in eineinhalb Jahren nochmals darüber reden. Herr Losert (IT-Amt) ergänzt, man habe das ganze Geld ins Marketing gesteckt, da man für die Lizenzen kein Geld benötige, auch nicht für Updates und den Support. Die Karlsruhe App sei das Ergebnis eines Förderprojekts des Landes Baden-Württemberg. Es gebe eine Ko- operationsvereinbarung mit dem Hersteller der App und zahle nichts dafür. Das bedeute, dass man für die technische Weiterentwicklung kein Geld benötige. Daher habe man ge- sagt, man stecke das Geld ins Marketing, um die App bekannter zu machen. Man habe jetzt die Badische Landesbibliothek dazubekommen, neu komme noch die Polizei dazu, und man habe die Bürgervereine mit hineingenommen. Man habe die Bürgerinnen und Bürger gefragt, welche Dienstleistungen sie gerne hätten. Die Antwort sei gewesen, dass man gerne einen Mängelmelder wolle. Den gebe es schon seit 20 Jahren, nur kenne den niemand. Daher habe man gesagt, man müsse das Marketing konzentrieren. Im Oktober werde man im Ausschuss für öffentliche Einrichtungen einen um- fassenden Bericht dazu abgeben. Der Vorsitzende lässt, nachdem keine weiteren Wortmeldungen vorliegen, über die Vorlage abstimmen und stellt bei einer Gegenstimme mehrheitliche Zustimmung fest. Zur Beurkundung: Die Schriftführerin: Hauptamt – Ratsangelegenheiten – 10. Juli 2024