Microsoft Lizenzen: Verlängerung um ein Jahr

Beschlussvorlage Gedruckt auf 100 Prozent Recyclingpapier Vorlage Nr.: 2024/0541 Verantwortlich: Dez. 2 Dienststelle: Amt für Informationstechnik und Digitalisierung Microsoft Lizenzen: Verlängerung um ein Jahr Gremien Termin TOP Ö / N Zuständigkeit Hauptausschuss 02.07.2024 2 ö Entscheidung Beschlussantrag (Kurzfassung) Der Hauptausschuss beschließt die Verlängerung des derzeitigen Vertrags für die Microsoft-Lizenzen um ein Jahr. Finanzielle Auswirkungen Ja ☒ Nein ☐ ☐ Investition ☒ Konsumtive Maßnahme Gesamtkosten: 1.200.000 EUR Jährliche/r Budgetbedarf/Folgekosten: Gesamteinzahlung: Jährlicher Ertrag: Finanzierung ☒ bereits vollständig budgetiert ☐ teilweise budgetiert ☐ nicht budgetiert Gegenfinanzierung durch ☐ Mehrerträge/-einzahlung ☐ Wegfall bestehender Aufgaben ☐ Umschichtung innerhalb des Dezernates Die Gegenfinanzierung ist im Erläuterungsteil dargestellt. CO 2 -Relevanz: Auswirkung auf den Klimaschutz Bei Ja: Begründung | Optimierung (im Text ergänzende Erläuterungen) Nein ☒ Ja ☐ positiv ☐ negativ ☐ geringfügig ☐ erheblich ☐ IQ-relevant Nein ☒ Ja ☐ Korridorthema: Abstimmung mit städtischen Gesellschaften Nein ☒ Ja ☐ abgestimmt mit – 2 – Erläuterungen Die Stadtverwaltung Karlsruhe setzt als Basis-Arbeitsmittel mit dem PC Microsoft Produkte on-premise ein (Windows als Betriebssystem, Office 2019, Outlook 2019 als Mailprogramm). Um die dafür notwendigen Lizenzen zu beziehen, wurde im Rahmen des ProVitako-Vertrags mit Komm.ONE die inhousefähige Firma SoftwareOne im Enterprise Agreement (EA) beauftragt, vgl. Beschluss vom Hauptausschuss vom 17. März 2020. Der derzeitige Vertrag mit SoftwareOne läuft zum 31. Dezember 2024 aus und kann ab dem 1. Januar 2025 um ein Jahr für 1.006.191,87 € netto (1.197.368,33 EUR brutto) verlängert werden. Um im laufenden Betrieb IT-sicherheitskonform durch Updates immer aktuelle Systeme zur Verfügung zu haben, ist eine Wartungsverlängerung unabdingbar. Der Abschluss eines neuen Vertrags auf drei Jahre wäre ebenfalls möglich. Die Stadtverwaltung evaluiert bis Mitte 2025 jedoch, ob der Einsatz von Microsoft 365 (Cloud) in einer Stadtverwaltung aus technischen, rechtlichen und organisatorischen Gesichtspunkten möglich ist. Daher scheint eine Verlängerung des Vertrags und ein Neuabschluss eines ggf. cloudbasierten Vertrags ab dem 1. Januar 2026 aus Sicht der Verwaltung sinnvoller. Die Stadtverwaltung Karlsruhe empfiehlt die Vertragsverlängerung der bestehenden Microsoft- lizenzen um ein Jahr zu o. g. Preiskonditionen. Da Microsoft jederzeit die Preise anpassen kann und die Lizenzhändler diese Konditionen 1:1 weitergeben, kann es bis zur Beauftragung zu einer abweichenden Summe, maximal +10 % kommen. Auch in diesem Fall wird die Vertragsverlängerung empfohlen. Beschluss: Antrag an den Hauptausschuss Der Hauptausschuss beschließt die Verlängerung des derzeitigen Vertrags für die Microsoft-Lizenzen um ein Jahr.

Niederschrift 53. Sitzung Hauptausschuss 2. Juli 2024, 16:30 Uhr öffentlich Bürgersaal, Rathaus Marktplatz Vorsitz: Oberbürgermeister Dr. Frank Mentrup Punkt 2 der Tagesordnung: Microsoft Lizenzen: Verlängerung um ein Jahr Vorlage: 2024/0541 Beschluss: Der Hauptausschuss beschließt die Verlängerung des derzeitigen Vertrags für die Microsoft- Lizenzen um ein Jahr. Abstimmungsergebnis: Einstimmig zugestimmt Der Vorsitzende ruft Tagesordnungspunkt 2 zur Behandlung auf. Stadträtin Wolf (GRÜNE) findet es gut, dass zunächst nur um ein Jahr verlängert werde. Bei der Recherche sei ihr aufgefallen, dass es noch eine Vorlage aus dem Jahr 2022 gebe, wo es heiße, dass man sich Open Sources Produkte anschauen wolle. Insbesondere habe man sich mit Schleswig-Holstein und Dataport in Verbindung setzen wollen. Sie bitte darum, dieses Jahr zu nutzen, um sich Open Sources Produkte anzuschauen. Herr Losert (IT-Amt) entgegnet, man habe sich dieses Produkt Phönix angeschaut und getes- tet. Es habe jedoch nicht überzeugt. Man gehe davon aus, dass es noch weiterentwickelt werde. Jeden, den man frage, sage, man wolle digitale Souveränität und sei nicht bereit, von Microsoft wegzugehen. Im Bereich der Serveradministration habe man sehr viel Open Source im Einsatz. Aber im Endgerätebereich, wo man zahlreiche Fachanwendungen habe, seien die Fachanwendungen sehr häufig an Microsoftstandards angepasst. Es würde sehr viel Än- derungsaufwand benötigen, diese an Phönix anzupassen. Der Vorsitzende ergänzt, man werde weiter sondieren. Er lässt, nachdem keine weiteren Wortmeldungen vorliegen, über die Vorlage abstimmen und stellt einstimmige Zustimmung fest. – 2 – Zur Beurkundung: Die Schriftführerin: Hauptamt – Ratsangelegenheiten – 10. Juli 2024