Umstellung der Mobilfunkverträge zur Kosteneinsparung

Beschlussvorlage Gedruckt auf 100 Prozent Recyclingpapier Vorlage Nr.: 2024/0501 Verantwortlich: Dez. 2 Dienststelle: Amt für Informationstechnik und Digitalisierung Umstellung der Mobilfunkverträge zur Kosteneinsparung Gremien Termin TOP Ö / N Zuständigkeit Hauptausschuss 02.07.2024 1 Ö Entscheidung Kurzfassung Der Hauptausschuss beschließt die Umstellung der betroffenen städtischen Mobilfunkverträge auf die optimierten Tarife und stimmt somit dem Eingang einer neuen Verpflichtung i. H. v. 793.974,00 € brutto (667.205,04 € netto) auf zwei Jahre zu. Finanzielle Auswirkungen Ja ☒ Nein ☐ ☐ Investition ☒ Konsumtive Maßnahme Gesamtkosten: 793.974,00 € brutto Jährliche/r Budgetbedarf/Folgekosten: nein Gesamteinzahlung: Jährlicher Ertrag: Finanzierung ☒ bereits vollständig budgetiert ☐ teilweise budgetiert ☐ nicht budgetiert Gegenfinanzierung durch ☐ Mehrerträge/-einzahlung ☐ Wegfall bestehender Aufgaben ☐ Umschichtung innerhalb des Dezernates Die Gegenfinanzierung ist im Erläuterungsteil dargestellt. CO 2 -Relevanz: Auswirkung auf den Klimaschutz Bei Ja: Begründung | Optimierung (im Text ergänzende Erläuterungen) Nein ☒ Ja ☐ positiv ☐ negativ ☐ geringfügig ☐ erheblich ☐ IQ-relevant Nein ☒ Ja ☐ Korridorthema: Abstimmung mit städtischen Gesellschaften Nein ☒ Ja ☐ abgestimmt mit – 2 – Erläuterungen Die Dienststellen der Stadtverwaltung Karlsruhe haben die Möglichkeit, Mobilfunkverträge über die Stadtwerke Karlsruhe Kommunale Dienste GmbH (SKD) abzuschließen. Dazu gehören bspw. auch die Datenkarten in iPads. Die SKD verwaltet die Verträge der Stadtverwaltung und ist vertraglich dazu angehalten, einmal im Jahr eine Prüfung durchzuführen, ob der bestmögliche Vertrag im Einsatz ist. Verträge werden in der Regel auf zwei Jahre geschlossen und sind danach monatlich kündbar. Telefonate über das Mobilfunknetz zwischen den Vertragsnutzenden der Stadt Karlsruhe und zu 133- Rufnummern sind dabei nicht gebührenpflichtig. Lediglich Anrufe „nach Extern“ sind kostenpflichtig. Das führt dazu, dass die monatlichen Abrechnungen im Mobilfunkbereich stark variieren können. Die letzte Prüfung der SKD zu den Verträgen wurde im Mai 2024 durchgeführt. Dabei stellte sich heraus, dass einige Vertragsnutzende „nach Extern“ telefonieren und somit Kosten verursachen. Diese Kosten könnten reduziert werden, indem Verträge, bei denen regelmäßig nach Extern telefoniert wird, mit einer Flatrate ausgestattet werden. Des Weiteren könnten einige Verträge hinsichtlich des beinhalteten Datenvolumens angepasst werden, um Kosten zu sparen. Aus gesamtstädtischer Sicht erscheint es jedoch sinnvoll, die Umstellung der Mobilfunkverträge durchzuführen. Das hätte zur Auswirkung, dass für ca. 500 Verträge die Mindest-Vertragslaufzeit von 24 Monaten neu starten würde. Die Kosten verteilen sich wie in der Anlage dargestellt: Die Verwaltung empfiehlt daher die Umstellung der Mobilfunkverträge. CO2-Relevanz Die geschilderten Maßnahmen haben keine direkten Auswirkungen auf die CO2-Bilanz. Erläuterungen zu finanziellen Auswirkungen Bis dato werden die Mobilfunkverträge zentral vom Amt für Informationstechnik und Digitalisierung bezahlt und per interner Leistungsverrechnung an die Dienststellen weiterverrechnet. Eine Umstellung auf eine monatliche Abrechnung direkt bei den Dienststellen ist im zweiten Halbjahr 2024 geplant, sofern die Pilotierung erfolgreich verläuft. Hieraus ergibt sich auch die Möglichkeit für diverse Dienststellen, Vorsteuer in Abzug zu bringen, was dem Amt für Informationstechnik und Digitalisierung bei der bisherigen Vorgehensweise nicht möglich ist. Es wurde vereinbart, die beim Amt für Informationstechnik und Digitalisierung eingeplanten Haushaltsmittel an die Fachämter umzuschichten, da diese kein entsprechendes Budget haben. Die laufenden Kosten im Mobilfunkbereich (ohne Mobilfunk-Vertragsmanagement) beliefen sich in 2023 auf insgesamt ca. 558.500 € brutto. Durch Kündigung nur selten genutzter Verträge und Umstieg auf Multi-Simkarten konnten bereits Einsparungen erzielt werden. Nach Vertragsumstellung sind jährliche Kosten von insgesamt ca. 396.987,00 € brutto zu erwarten. Die Umstellung entspricht der Haushaltssicherungsmaßnahme HHS_V65 der Stadtkämmerei. Beschluss: Antrag an den Hauptausschuss Der Hauptausschuss beschließt die Umstellung der betroffenen städtischen Mobilfunkverträge auf die Vertragsoptimierung und stimmt somit dem Eingang einer neuen Verpflichtung in Höhe von 667.205,04 € netto / 793.974,00 € brutto auf zwei Jahre zu.

Niederschrift 53. Sitzung Hauptausschuss 2. Juli 2024, 16:30 Uhr öffentlich Bürgersaal, Rathaus Marktplatz Vorsitz: Oberbürgermeister Dr. Frank Mentrup Sitzungseröffnung und Punkt 1 der Tagesordnung: Umstellung der Mobilfunkverträge zur Kosteneinsparung Vorlage: 2024/0501 Beschluss: Der Hauptausschuss beschließt die Umstellung der betroffenen städtischen Mobilfunkver- träge auf die Vertragsoptimierung und stimmt somit dem Eingang einer neuen Verpflichtung in Höhe von 667.205,04 € netto / 793.974,00 € brutto auf zwei Jahre zu. Abstimmungsergebnis: Einstimmig zugestimmt Der Vorsitzende eröffnet die Sitzung, begrüßt die Anwesenden und teilt die Namen der ent- schuldigten Stadträtinnen und Stadträte mit. Anschließend ruft er Tagesordnungspunkt 1 zur Behandlung auf: Stadtrat Dr. Schmidt (AfD) möchte wissen, warum es so teuer sei. Er habe gedacht, dass man bei einem so großen Volumen einen deutlich besseren Preis bekomme. Gehören auch die Mobilfunkkarten der IPads dazu? Herr Losert (IT-Amt) antwortet, die Stadtwerke Kommunale Dienste GmbH übernehme die Anbieterauswahl. Man habe vor zwei Jahren einen Telekommunikationsvertrag abgeschlos- sen. Dabei habe man diesen Anbieter gewählt. Es sei die Preisstaffel, die man als Kommune erhalte. Im Vertrag sei auch das gesamte Mobilfunkmanagement enthalten. Die Mobilfunk- karten der IPads und IPhons seien auch mit dabei. Man habe keine Alternative, da man ansonsten eine europaweite Ausschreibung machen und einen andere Mobilfunkanbieter wählen müsse. Der Vorsitzende lässt, nachdem keine weiteren Wortmeldungen vorliegen, über die Vorlage abstimmen und stellt einstimmige Zustimmung fest. – 2 – Zur Beurkundung: Die Schriftführerin: Hauptamt – Ratsangelegenheiten – 10. Juli 2024