Vorläufige Unterbringung der Geflüchteten aus der Ukraine Vergabe von Sicherheitsdienstleistungen

Beschlussvorlage Gedruckt auf 100 Prozent Recyclingpapier Vorlage Nr.: 2024/0287 Verantwortlich: Dez. 3 Dienststelle: SJB Vorläufige Unterbringung der Geflüchteten aus der Ukraine Vergabe von Sicherheitsdienstleistungen Gremien Termin TOP Ö / N Zuständigkeit Hauptausschuss 09.04.2024 10 N Vorberatung Gemeinderat 23.04.2024 8 Ö Entscheidung Kurzfassung Der Gemeinderat nimmt – nach Vorberatung im Hauptausschuss -die Ausführungen zur Kenntnis und stimmt der Vergabe der Sicherheitsdienstleistungen für das ehemalige Schwesternwohnheim der ViDia-Kliniken vom 1. Mai 2024 bis zum 31. Juli 2024 an die Firma Sekuris Dienstleistungen zu. Die Verwaltung wird ermächtigt, den Zuschlag zu erteilen und den entsprechenden Vertrag mit einem Gesamtwert in Höhe von 540.891 Euro zu schließen. Finanzielle Auswirkungen Ja ☒ Nein ☐ ☐ Investition ☒ Konsumtive Maßnahme Gesamtkosten: 540.891 € Jährliche/r Budgetbedarf/Folgekosten: Gesamteinzahlung: 540.891 € Jährlicher Ertrag: Finanzierung ☒ bereits vollständig budgetiert ☐ teilweise budgetiert ☐ nicht budgetiert Gegenfinanzierung durch ☒ Mehrerträge/-einzahlung ☐ Wegfall bestehender Aufgaben ☐ Umschichtung innerhalb des Dezernates Die Gegenfinanzierung ist im Erläuterungsteil dargestellt. CO 2 -Relevanz: Auswirkung auf den Klimaschutz Bei Ja: Begründung | Optimierung (im Text ergänzende Erläuterungen) Nein ☒ Ja ☐ positiv ☐ negativ ☐ geringfügig ☐ erheblich ☐ IQ-relevant Nein ☒ Ja ☐ Korridorthema: Abstimmung mit städtischen Gesellschaften Nein ☒ Ja ☐ abgestimmt mit – 2 – Ergänzende Erläuterungen 1. Ausschreibungsgegenstand Seit dem 6. Oktober 2022 fungiert das ehemalige Schwesternwohnheim der ViDia-Kliniken in der Steinhäuserstraße 18 a, Karlsruhe als Einrichtung der vorläufigen Unterbringung und gleichzeitig als sogenannte Drehscheibe für die in Karlsruhe neu angekommenen oder bereits über einen bestimmten Zeitraum in Karlsruhe lebenden, geflüchteten Ukrainer*innen ohne geeigneten Wohnraum, die nach einer kurzen Verweildauer in dem ehemaligen Schwesternwohnheim in alternative Wohnunterkünfte verteilt werden. An das Schwesternwohnheim grenzt die noch in Betrieb befindliche Strahlenklinik der ViDia-Kliniken. Die ständigen Zu- und Abgänge in dem als Drehscheibe zur Wohnraumversorgung genutzten ehemaligen Schwesternwohnheim der ViDia-Kliniken erfordern einen hohen Sicherheitsaufwand, auch zum Schutz des für die Beratung und Betreuung eingesetzten Sozialdienstes der AWO und zur Durchsetzung der Hausordnung. Die dort wohnhaften Geflüchteten sind auf sechs Wohnetagen verteilt. Das im Gebäude eingesetzte Sicherheitspersonal gewährleistet einen reibungslosen Wohnbetrieb. Zudem ist eine Außenbestreifung des umliegenden Geländes erforderlich. Der Vermieter des Gebäudes legt ausdrücklichen Wert darauf, dass der angrenzende Klinikbetrieb insbesondere auch in der Abend- und Nachtzeit störungsfrei weiterläuft. Wegen des Vertragsablaufs des bisherigen Sicherheitsdienstes wurden die Sicherheitsdienstleistungen für das ehemalige Schwesternwohnheim der ViDia-Kliniken in der Steinhäuserstraße 18 a für die Stadt Karlsruhe neu ausgeschrieben. 2. Art der Vergabe Die Ausschreibung der Sicherheitsdienstleistungen für die Flüchtlingsunterkunft Steinhäuserstraße erfolgte im Rahmen der öffentlichen Ausschreibung nach § 8 Abs. 2 Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) zunächst für eine Interimszeit von vier Monaten für den Zeitraum vom 1. April bis 31. Juli 2024. Eine europaweite Ausschreibung dieser Leistungen mit längerer Laufzeit wurde inzwischen gestartet. Damit verbunden sind längere Ausschreibungsfristen, weshalb es nicht möglich gewesen ist, die Auftragsvergabe ab dem 1. April 2024 im Rahmen der europaweiten Ausschreibung zu erteilen. Deshalb ist eine öffentliche Ausschreibung nach § 8 Abs. 2 Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) für die genannte Interimszweit erforderlich geworden. Das Vergabeverfahren wurde durch die Zentrale Vergabestelle (ZVS) der Stadt Karlsruhe durchgeführt. Die Bekanntmachung auf bund.de erfolgte am 1. Februar 2024. Bis zum Ablauf der Angebotsfrist am 14. Februar 2024 sind insgesamt 14 Angebote eingegangen. Alle Angebote wurden elektronisch und fristgerecht eingereicht. Diese Angebote wurden zunächst von der ZVS auf die formale und rechnerische Richtigkeit geprüft. Drei Angebote mussten von der Wertung ausgeschlossen werden. Da der Leistungsumfang erst kurzfristig geklärt werden konnte, musste die Angebots-Bindefrist bis zum 30. April 2024 verlängert werden. Dadurch verringert sich die Vertragslaufzeit der Interimszeit auf drei Monate (1. Mai 2024 bis 31. Juli 2024). Die unter Ziffer 3 aufgeführten Tabellenwerte beziehen sich auf die ursprünglich ausgeschriebene Vertragslaufzeit von vier Monaten. Die Bieter-Rangliste wird durch die Verkürzung der Vertragsdauer der Interimsvergabe nicht beeinflusst. Es bleibt bei der unten dargestellten Rangliste. 3. Prüfung und Wertung der Angebote Nach fachlicher Prüfung und anschließender Wertung gemäß dem Zuschlagskriterium Preis (100 Prozent) ergibt sich folgende Rangliste: – 3 – Firma Angebotsendpreis brutto Bieter 1 Sekuris Dienstleistungen, Kleinostheim 709.116,62 Euro Bieter 2 717.123,06 Euro Bieter 3 772.982,75 Euro - - - Bieter 11 943.798,73 Euro Nach § 43 Abs. 1 UVgO soll der Zuschlag auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt werden. Es wird daher vorgeschlagen, den Zuschlag auf das Angebot der Firma Sekuris Dienstleistungen GmbH & Co.KG, Lindigstraße 12 in 63801 Kleinostheim zu vergeben. Diese Firma erfüllt die festgelegten Eignungskriterien und wird als fachkundiges, erfahrenes und leistungsfähiges Unternehmen beurteilt. Wie bereits oben ausgeführt erfolgte zunächst eine Ausschreibung der Sicherheitsdienstleistungen über einen Zeitraum vom 1. April bis 31. Juli 2024, der aber wegen Klärung des Leistungsumfangs auf eine Vertragslaufzeit von drei Monaten (1. Mai bis 31. Juli 2024) verkürzt werden musste. Daher reduziert sich der Auftragsendpreis des Bieters 1 - Sekuris Dienstleistungen - auf 540.891 Euro. Die Berechnung des Auftragsendpreises erfolgte intern anhand des Preisblattes aus den vorliegen Angeboten. Die Aufwendungen für den Sicherheitsdienst im Rahmen der vorläufigen Unterbringung werden gegenüber dem Land Baden-Württemberg bei der Flüchtlingskostenerstattung geltend gemacht und auch grundsätzlich erstattet. Die entstandenen Kosten für die Sicherheitsdienstleistungen werden in zwei Stufen mit dem Land abgerechnet. Zunächst erfolgt die Auszahlung einer finanziellen Aufwandspauschale und mit zeitlichem Versatz eine sogenannte nachlaufende Spitzabrechnung der entstandenen Kosten. Beschluss: Antrag an den Gemeinderat Der Gemeinderat nimmt – nach Vorberatung im Hauptausschuss - die Ausführungen zur Kenntnis und stimmt der Vergabe der Sicherheitsdienstleistungen für das ehemalige Schwesternwohnheim der ViDia-Kliniken vom 1. Mai 2024 bis zum 31. Juli 2024 an die Firma Sekuris Dienstleistungen zu. Die Verwaltung wird ermächtigt, den Zuschlag zu erteilen und den entsprechenden Vertrag mit einem Gesamtwert in Höhe von 540.891 Euro zu schließen.

Niederschrift 63. Plenarsitzung des Gemeinderates 23. April 2024, 15:30 Uhr öffentlich Bürgersaal, Rathaus am Marktplatz Vorsitzender: Oberbürgermeister Dr. Frank Mentrup Punkt 8 der Tagesordnung: Vorläufige Unterbringung der Geflüchteten aus der Ukraine Vergabe von Sicherheitsdienstleistungen Vorlage: 2024/0287 Beschluss: Der Gemeinderat nimmt – nach Vorberatung im Hauptausschuss - die Ausführungen zur Kenntnis und stimmt der Vergabe der Sicherheitsdienstleistungen für das ehemalige Schwesternwohnheim der ViDia-Kliniken vom 1. Mai 2024 bis zum 31. Juli 2024 an die Firma Sekuris Dienstleistungen zu. Die Verwaltung wird ermächtigt, den Zuschlag zu erteilen und den entsprechenden Vertrag mit einem Gesamtwert in Höhe von 540.891 Euro zu schließen. Abstimmungsergebnis: Einstimmige Zustimmung (42 JA) Der Vorsitzende ruft Tagesordnungspunkt 8 zur Behandlung auf und verweist auf die er- folgte Vorberatung im Hauptausschuss am 9. April 2024: Auch da bitte ich Sie um Ihr Votum ab jetzt. – Auch das ist einstimmig. Der nächste Tagesordnungspunkt wird ein bisschen Zeit brauchen. Insofern unterbrechen wir jetzt für die erste Pause. Meine Bitte wäre, dass wir trotzdem um 17:15 Uhr hier schon weitermachen können. Dann können wir den Rest, glaube ich, sehr zügig und konsequent abwickeln. (Unterbrechung der Sitzung von 16:50 bis 17:15 Uhr) Zur Beurkundung: Die Schriftführerin: Hauptamt - Ratsangelegenheiten – 8. Mai 2024