Kauf eines Grünflächeninformationssystems (GRIS) mit Systemservice (Wartung/Service) beim Gartenbauamt

Beschlussvorlage Gedruckt auf 100 Prozent Recyclingpapier Vorlage Nr.: 2024/0270 Verantwortlich: Dez. 5 Dienststelle: GBA Kauf eines Grünflächeninformationssystems (GRIS) mit Systemservice (Wartung/Service) beim Gartenbauamt Vergabenummer: GBA23012 Gremien Termin TOP Ö / N Zuständigkeit Hauptausschuss 09.04.2024 6 Ö Entscheidung Kurzfassung Der Hauptausschuss nimmt die Ausführungen zur Kenntnis und beschließt die Zuschlagserteilung für die Lieferung und Inbetriebnahme eines neuen Grünflächeninformationssystems (GRIS) mit Systemservice (Wartung/Service) für vier Jahre mit automatischer Verlängerung um jeweils ein Jahr, soweit der Vertrag nicht sechs Monate vor Ende der jeweiligen Laufzeit vom Auftraggeber gekündigt wird. Die Verwaltung wird ermächtigt, den Zuschlag an die Firma IP SYSCON GmbH, Hannover, mit einem Auftragswert von 500.340,26 Euro brutto zu erteilen. Finanzielle Auswirkungen Ja ☒ Nein ☐ ☒ Investition ☒ Konsumtive Maßnahme Gesamtkosten brutto: 500.340,26 Euro Finanzhaushalt: 309.186,99 Euro Ergebnishaushalt: 191.153,27 Euro Gesamteinzahlung: - Jährlicher Ertrag: - Finanzierung ☒ bereits vollständig budgetiert ☐ teilweise budgetiert ☐ nicht budgetiert Gegenfinanzierung durch ☐ Mehrerträge/-einzahlung ☐ Wegfall bestehender Aufgaben ☐ Umschichtung innerhalb des Dezernates Die Gegenfinanzierung ist im Erläuterungsteil dargestellt. CO 2 -Relevanz: Auswirkung auf den Klimaschutz Bei Ja: Begründung | Optimierung (im Text ergänzende Erläuterungen) Nein ☐ Ja ☒ positiv ☒ negativ ☐ geringfügig ☒ erheblich ☐ IQ-relevant Nein ☒ Ja ☐ Korridorthema: Abstimmung mit städtischen Gesellschaften Nein ☒ Ja ☐ abgestimmt mit – 2 – Erläuterungen Auftragsgegenstand: Ein Grünflächeninformationssystem (GRIS) ist eine digitale Plattform, die als Grundlage für die Planung, Entwicklung und Pflege von Grün- und Freiflächen dient. Im GRIS werden alle Grünflächen digital erfasst, einschließlich Informationen über Flächeninhalte, topografische Lage, Bepflanzung und Ausstattung. Pflegepläne und Leistungsverzeichnisse werden hiermit erstellt. Durch die Verknüpfung mit der Aufwandserfassung liefert das GRIS wesentliche Daten für die betriebswirtschaftliche Steuerung. Da der Unterhaltungsaufwand für Grünanlagen einen Großteil der Kosten ausmacht, ist dies ein relevanter Aspekt im Gartenbauamt. Ergänzend ermöglicht es die Verknüpfung mit weiteren raumbezogenen Daten und bietet somit ideale Grundlagen für die Grünordnung und Objektplanung. Anknüpfend an die geographischen Objekte ermöglicht ein GRIS die Abwicklung und Dokumentation von Verwaltungsvorgängen wie Genehmigungen und mehr. Das bestehende GRIS des Gartenbauamtes war bei Einführung in Karlsruhe vor über 25 Jahren eine führende Lösung im Markt. Das Vergabemodul für die Vergabe und Beauftragung von Dienstleistern für die Grünflächenpflege ist immer noch im Vorderfeld. Es wurde jedoch nach Einführung kaum mehr weiterentwickelt, sodass wesentliche Merkmale eines modernen GRIS wie oben beschrieben mit diesem System nicht mehr umgesetzt werden können. Somit behindert das derzeitige System als eine grundlegende Anwendung des Gartenbauamtes die digitale Weiterentwicklung. IT-Sicherheitsrisiken z.B. aufgrund mangelnder Kompatibilität zu aktuellen Browsern und Browser-Versionen, fehlende gemeinsame Basis zum Geographischen Informationssystem des Liegenschaftsamtes und eine nicht gegebene Zukunftsfähigkeit des Produktes sind weitere Probleme. Der IT-Beirat hat am 22.9.2022 dem Projektantrag zugestimmt. Ausgeschrieben wurde die Lieferung und Inbetriebnahme eines neuen Grünflächeninformationssystems (GRIS) mit Systemservice (Wartung/Service) für vier Jahre mit automatischer Verlängerung um jeweils ein Jahr, soweit der Vertrag nicht sechs Monate vor Ende der jeweiligen Laufzeit vom Auftraggeber gekündigt wird. Begründung der Notwendigkeit: Das bestehende Grünflächeninformationssystem des Gartenbauamtes ist technisch veraltet. Das Produkt befindet sich nach Einschätzung der Projektgruppe in der Rückgangsphase. Die weitere Pflege und Wartung des Produktes sind damit nicht sichergestellt. Mit dem neuen Grünflächeninformationssystem soll neben den bisherigen Aufgaben zukünftig die Maßnahmenplanung mit eigenem Personal und sonstigen Betriebsmitteln besser geplant und die erforderlichen zukünftigen Bedarfe prognostiziert werden. Es soll auf eine gemeinsame Basis zum Geographischen Informationssystem des Liegenschaftsamtes gestellt werden. Ferner soll es die Digitalisierung verschiedener Prozesse unterstützen, die im Projekt „Gartenbauamt der Zukunft“ festgestellt wurden Hierbei helfen neue Funktionalitäten wie Historiendokumentation, mobile Betriebsdatenerfassung, online Maßnahmenaufnahme während der Baumkontrolle, Kartenvisualisierungen und einfache statistische Auswertungen mit Dashboards. Das neue System ermöglicht weiterhin den Ersatz des veralteten Systems für die Anträge zum Baumschutz und die Einführung eines Projektmanagements für die Objektplanung. Geschätzter Auftragswert: Aufgrund der Markterkundung wurde ein Auftragswert von ca. 40.000-310.000 € brutto kalkuliert (exklusive der optionalen Module). Die Markterkundung zeigte, dass als potentielle Bieter nur drei Unternehmen in Frage kamen. Andere Unternehmen fokussieren nur auf Teilbereiche eines Grünflächeninformationssystem, sind nicht kompatibel mit dem Geographischen Informationssystem des Liegenschaftsamtes oder zielen auf die erstmalige Einführung eines Grünflächeninformationssystems ab. Zwei dieser drei Unternehmen hätten nur mit zusätzlichem Programmieraufwand die Anforderungen erfüllen können, sodass sie zum – 3 – Zeitpunkt der Markterkundung lediglich ihre Standardmodule anboten. Damit konnte nur IP Syscon mit dem höchsten Angebot in seiner Kostenschätzung alle Anforderungen abdecken. In die Ausschreibung wurden weitere optionale Module aufgenommen, die nicht in der Kostenschätzung abgefragt wurden. Diese Module betreffen Lösungen, die aus den Optimierungspotentialen des Projektes „Gartenbauamt der Zukunft“ resultieren. IP Syscon kann diese optionalen Module anbieten. Damit besteht die Möglichkeit, in einem System mit der gleichen Technologie und ohne Medienbrüche diese Lösungen zu realisieren, die ansonsten separat hätten beschafft werden müssen. Damit erklärt sich die Differenz zwischen Kostenschätzung und Auftragswert. Verfahrensart: Die Ausschreibung erfolgte im Rahmen eines offenen Verfahrens nach § 119 Absatz 3 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und § 15 Vergabeverordnung (VgV). Das Vergabeverfahren wurde durch die Zentrale Vergabestelle der Stadt Karlsruhe durchgeführt. Die Bekanntmachung erfolgte im „Supplement zum Amtsblatt der Europäischen Union“ auf der e-Vergabeplattform Subreport, der Homepage der Stadt Karlsruhe und Bund.de. Die Vergabeunterlagen wurden von 13 Firmen angefordert. Prüfung und Wertung der Angebote: Bis zum Ablauf der Angebotsfrist am 15. Dezember 2023, 11:00 Uhr, ging ein Angebot form- und fristgerecht ein. Nach formaler und rechnerischer Prüfung konnte das Angebot zur fachlichen Prüfung zugelassen werden. Die fachliche Prüfung ergab, dass alle Mindestanforderungen erfüllt sind und auch der Preis angemessen ist. Damit konnte das Angebot zur weiteren Wertung zugelassen werden. Die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes erfolgte anhand der bekanntgegebenen Zuschlagskriterien: ▪ Gesamtpreis brutto in €, Gewichtung 50 ▪ Qualität aufgegliedert wie folgt: ▪ Qualität (Kriterienkatalog), Gewichtung 40 ▪ Präsentation, Gewichtung 10 Bei jedem Kriterium konnten maximal 1335 Punkte erreicht werden. Die jeweils ermittelten Punkte wurden dann mit der jeweiligen Gewichtung multipliziert, so dass insgesamt maximal 133.500 gewichtete Punkte erreicht werden konnten. Bei der Qualität wurden einzelne Kriterien in folgenden Bereichen bewertet: Funktionalitäten, technische Anforderungen, Schnittstellen, Support, Datenschutz und IT-Sicherheit, Nutzerfreundlichkeit, Einführung und Weiterentwicklung. Die Bewertung dieser Kriterien ist auf Grundlage der eingereichten Unterlagen des Bieters sowie einer Präsentation zum Projekt- und Migrationsvorgehen erfolgt. Im Rahmen der Wertung der Angebote hinsichtlich der oben genannten Zuschlagskriterien wurde das nachstehende Ergebnis ermittelt. Rang Bieter Gesamtpreis für 48 Monate brutto erreichte gewichtete Punkte 1 IP SYSCON GmbH, Hannover 500.340,26 Euro 123.275 – 4 – Vergabevorschlag: Unter Berücksichtigung der Zuschlagskriterien wird der Zuschlag nach § 127 Absatz 1 GWB in Verbindung mit § 58 Absatz 1 VgV auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Es wird daher vorgeschlagen, das Angebot von IP SYSCON GmbH, Hannover, anzunehmen und hierauf den Zuschlag zu erteilen. Folgende optionale Posten (sind auch im Gesamtpreis beinhaltet) sollen mitbeauftragt werden: ▪ Schnittstellen zu Outlook, enaio, SAP, GAEB (Standarddatenaustauschformat Gemeinsamer Ausschuss Elektronik im Bauwesen) ▪ Projektmanagement-Modul ▪ Baumschutz-Modul CO 2 -Relevanz Durch die Steuerung der Grünflächenpflege unter betriebswirtschaftlichen Gesichtspunkten kann der Pflegeaufwand optimiert werden. Es können Prozesse zwischen verschiedenen Bezirken und der Verwaltung besser abgestimmt und ggf. Fahrten reduziert werden. Das System wird weiterhin die Information zu den Feuchtesensoren an den Baumstandorten entgegennehmen und die daraus resultierende Maßnahmenplanung ermöglichen. Dies führt zu besseren Wuchsbedingungen der Bäume. Die Möglichkeit der visuellen Tourenoptimierung der Fahrzeuge dient weiterhin der Reduzierung des Treibstoffverbrauchs. Aufgrund des Einsatzes mobiler Lösungen im Außendienst können sowohl Papier- und Druckkosten als auch Emissionen reduziert werden. Erläuterungen zu finanziellen Auswirkungen Kontierungsobjekte: Ergebnishaushalt 67009314 Finanzhaushalt 7.670001.700 Verrechnung des Aufwands: Die entstehenden Aufwendungen für 48 Monate inklusive der oben genannten zu beauftragenden optionalen Posten sowie der Umsetzung der Datenmigration und die Weiterentwicklung der Softwarelösung, sollen wie folgt verrechnet werden: Gartenbauamt 6700-120000 500.340,26 Euro brutto Die Mittel stehen zur Verfügung bzw. werden in Abstimmung zwischen Gartenbauamt und Stadtkämmerei zur Verfügung gestellt. Beschluss: Antrag an den Hauptausschuss Der Hauptausschuss nimmt die Ausführungen zur Kenntnis und beschließt die Zuschlagserteilung für die Lieferung und Inbetriebnahme eines neuen Grünflächeninformationssystems (GRIS) mit Systemservice (Wartung/Service) für vier Jahre mit automatischer Verlängerung um jeweils ein Jahr, soweit der Vertrag nicht sechs Monate vor Ende der jeweiligen Laufzeit vom Auftraggeber gekündigt wird. Die Verwaltung wird ermächtigt, den Zuschlag an die Firma IP SYSCON GmbH, Hannover, zu erteilen.

Niederschrift 50. Sitzung Hauptausschuss 9. April 2024, 16:30 Uhr öffentlich Bürgersaal, Rathaus Marktplatz Vorsitz: Oberbürgermeister Dr. Frank Mentrup Punkt 6 der Tagesordnung: Kauf eines Grünflächeninformationssystems (GRIS) mit System- service (Wartung/Service) beim Gartenbauamt Vorlage: 2024/0270 Beschluss: Der Hauptausschuss nimmt die Ausführungen zur Kenntnis und beschließt die Zuschlagser- teilung für die Lieferung und Inbetriebnahme eines neuen Grünflächeninformationssystems (GRIS) mit Systemservice (Wartung/Service) für vier Jahre mit automatischer Verlängerung um jeweils ein Jahr, soweit der Vertrag nicht sechs Monate vor Ende der jeweiligen Laufzeit vom Auftraggeber gekündigt wird. Die Verwaltung wird ermächtigt, den Zuschlag an die Firma IP SYSCON GmbH, Hannover, zu erteilen. Abstimmungsergebnis: Einstimmig zugestimmt Der Vorsitzende ruft Tagesordnungspunkt 6 zur Behandlung auf. Stadtrat Kalmbach (FW|FÜR) merkt an, in der Vorlage werde ein IT-Beirat erwähnt. Von die- ser Institution habe er noch nie gehört. Auch seien Kosten von fast 500.000 Euro für vier Jahre erwähnt. Wie gehe es danach weiter? Es werde nicht unterschieden zwischen An- schaffungskosten und laufenden Kosten. Das System könne so viel, dass man sich frage, ob es zusätzliches Personal brauche, um es zu bedienen. Der Vorsitzende antwortet, es gebe einen internen IT-Beirat und eine IT-Kommission mit ex- ternen Vertretern. Wenn Interesse bestehe, könne man es mit Herrn Bürgermeister Dr. Käuf- lein im Detail klären. Die Aufgabe des IT-Beirats sei, die verschiedenen Projekte innerhalb der Stadtverwaltung zu systematisieren, damit man dezernatsübergreifend wisse, was prioritär sei. Bürgermeisterin Lisbach ergänzt, bei den Kosten habe es eine Verständigung zwischen Gar- tenbauamt und Stadtkämmerei gegeben. Sie gehe davon, dass Restmittel hier zur – 2 – Verfügung gestellt werden und die Kämmerei für den Rest aufkomme. Sie gehe auch davon aus, dass keine zusätzlichen Stellen benötigt werden. Frau Fath (GBA) fügt hinzu, ein wesentliches Element dieses Programms sei, dass man auf digitale Erfassung umstelle. Im Moment werde vieles noch händisch erfasst. Daher werde eher weniger Personal benötigt werden. Frau Nowak (GBA) führt aus, der Gesamtbetrag setze sich zusammen aus Wartung, dem Kauf, Schulungen und sonstigen Dienstleistungen. Der Lizenzanteil für den Kauf liege bei ungefähr 80.000 Euro. Zu beachten sei, dass man ein bestehendes Grünflächeninfomations- system habe, für welches man bereits Lizenzen bezahle. Teile von dem, was man im Mo- ment schon leiste, würden dann substituiert werden. Ein Grünflächeninformationssystem be- stehe aus einem geografischen Informationssystem und einer Fachschale. Dieses geografi- sche Informationssystem werde gemeinsam mit dem Liegenschaftsamt genutzt. Dort habe man eine Firmenlizenz angeschafft, so dass es Synergien gebe bezüglich des Basis-GRIS. Da- mit habe man auch eine gemeinsame Datenbank und eine gemeinsame Datenhaltung, so dass man nicht nur im Gartenbauamt sondern stadtweit zu einer einfacheren Datennutzung komme, aber auch bezüglich der Anschaffung. Die Lizenzen des Liegenschaftsamtes könne man mitverwenden. Damit fielen die Lizenzen, welche man für das Basis-GRIS bezahlt habe, weg. Zukünftig müsse man aber mehr Lizenzen bezahlen, weil die digitale Nutzung im Gar- tenbauamt sehr stark ausgeweitet werde. Das Grünflächeninformationssystem sei ein Resultat aus dem Projekt Gartenbauamt der Zu- kunft. Zusammengefasst sei zu sagen, man habe ein bestehende GRIS, welches damit er- gänzt werde. Viele neue Aufgaben kämen hinzu. Mit den bestehenden personellen Kapazi- täten können damit aber Prozesse vereinfacht werden, so dass man davon ausgehe, dass keine neuen Einstellungen notwendig werden. Der Vorsitzende merkt an, er verstehe die Beschlussvorlage so, dass man jetzt als Hauptaus- schuss für vier Jahre das Okay gebe, immer der jeweils weiteren Verlängerung um ein Jahr zuzustimmen. Er gehe davon aus, dass man dann nach vier Jahren noch einmal neu be- schließen müsse, dass man es weiter fortsetze. Frau Nowak (GBA) antwortet, es handlich sich um einen unbefristeten Vertrag, welcher beidseitig mit sechsmonatiger Kündigungsfrist gekündigt werden könne. Es sei ein dauerhaf- tes System, welches tief in die Prozesse des Gartenbauamtes eingebunden sei. Man habe da- her auf einen unbefristeten Vertrag gedrungen. Der Vorsitzende präzisiert, man habe einen unbefristeten Vertrag, was bedeute, dass nicht nach vier Jahren etwas abbricht. Was nach vier Jahren aufhöre, sei die Zustimmung des Ge- meinderates, dass man diese Investition tätigen könne. Nach vier Jahren müsse man dann rechtzeitig wieder neu beschließen, dass man es weiterführe. Nachdem keine weiteren Wortmeldungen vorliegen, lässt er über die Vorlage abstimmen und einstimmige Zustimmung fest. – 3 – Zur Beurkundung: Die Schriftführerin: Hauptamt – Ratsangelegenheiten – 15. April 2024