Umstrukturierung des Karlsruher Forum für Kultur, Recht und Technik e.V.

Beschlussvorlage Gedruckt auf 100 Prozent Recyclingpapier Vorlage Nr.: 2023/1391 Verantwortlich: Dez. 2 Dienststelle: Kulturamt Umstrukturierung des Karlsruher Forum für Kultur, Recht und Technik e.V. Gremien Termin TOP Ö / N Zuständigkeit Gemeinderat 23.01.2024 7 Ö Entscheidung Kurzfassung Das Karlsruher Forum für Kultur, Recht und Technik e.V. (Karlsruher Forum) wurde 1998 als selbstständiger Verein gegründet und leistet seitdem einen ganz erheblichen Beitrag zum wissenschaftlichen und interdisziplinären Dialog in gesellschaftlich oder ethisch relevanten Bereichen von „Recht und Demokratie“, „Kluge Entwicklungen (Klima für Innovation)“ und „Medienkunst“ den Markenkernen der Stadt Karlsruhe. Finanziert wird der Verein durch Mitgliedsbeiträge und durch die institutionelle Förderung der Stadt Karlsruhe. Seit Januar 2023 muss aufgrund der Neuregelung der Umsatzbesteuerung juristischer Personen des öffentlichen Rechts durch die Einführung von § 2b Umsatzsteuergesetz (UStG) seitens der Stadt Karlsruhe im Rahmen der Personalgestellung auf die Personalkosten 19% Umsatzsteuer berechnet werden. Diese zusätzliche finanzielle Belastung kann der Verein nicht aus eigenen Mitteln ausgleichen ohne die Programmarbeit drastisch einzuschränken. Der Stadt Karlsruhe ist es jedoch weiterhin ein großes Anliegen, sowohl die wertvollen Beiträge der Mitglieder, zu denen zahlreiche öffentliche und private Karlsruher Institutionen gehören, als auch die des Kuratoriums, dessen Vorsitz der jeweilige Präsident des Bundesverfassungsgerichts innehat, ohne qualitative Abstriche zu erhalten. Dieses Ziel lässt sich durch eine strukturelle Änderung verwirklichen, bei der die Stadt Karlsruhe die Rolle der Veranstalterin übernimmt und das Karlsruher Forum die inhaltlichen Impulse für die Veranstaltungen setzt. Ein entsprechender Vorstandsbeschluss des Karlsruher Forums vom 5.Dezember 2023 liegt vor. Eine dafür notwendige Satzungsänderung wird erarbeitet werden und der Mitgliederversammlung des Karlsruher Forums zum Beschluss vorgelegt. Finanzielle Auswirkungen Ja ☒ Nein ☐ ☐ Investition ☐ Konsumtive Maßnahme Gesamtkosten: Jährliche/r Budgetbedarf/Folgekosten: Gesamteinzahlung: Jährlicher Ertrag: Finanzierung ☒ bereits vollständig budgetiert ☐ teilweise budgetiert ☐ nicht budgetiert Gegenfinanzierung durch ☒ Mehrerträge/-einzahlung ☐ Wegfall bestehender Aufgaben ☐ Umschichtung innerhalb des Dezernates Die Gegenfinanzierung ist im Erläuterungsteil dargestellt. CO 2 -Relevanz: Auswirkung auf den Klimaschutz Bei Ja: Begründung | Optimierung (im Text ergänzende Erläuterungen) Nein ☒ Ja ☐ positiv ☐ negativ ☐ geringfügig ☐ erheblich ☐ IQ-relevant Nein ☒ Ja ☐ Korridorthema: Abstimmung mit städtischen Gesellschaften Nein ☒ Ja ☐ abgestimmt mit – 2 – Erläuterungen Das Karlsruher Forum greift mit seinen Veranstaltungen, unter anderem zu den Themen Wohnen, Mobilität, Künstliche Intelligenz oder Gesundheit (siehe www.karlsruher-forum.de) jeweils den Dreiklang aus Recht, Technologie und Kultur, auch unter ethischen Gesichtspunkten auf. Zudem ist es dem Verein seit Beginn seines Bestehens ein wichtiges Anliegen, zu diesen hochkarätig besetzten Veranstaltungen, die in den letzten Jahren im ZKM | Zentrum für Kunst und Medien stattfanden, neben Fachpublikum auch Bürger*innen einzuladen, und zwar laut Satzungsbeschluss, ohne Eintritt zu erheben. Finanziert wurde dies durch Mitgliedsbeiträge, auch der Stadt Karlsruhe, durch die institutionelle und die städtische Projektförderung aus Kulturmitteln Die Neuregelung der Umsatzbesteuerung juristischer Personen des öffentlichen Rechts durch die Einführung von § 2 b UstG hat zur Folge, dass nun nicht mehr nur auf die Verwaltungs-, sondern auch auf die Personalkosten 19 % Umsatzsteuer erhoben werden, die der Verein, da er zudem nicht umsatzsteuerpflichtig ist, nicht ausgleichen kann. In den letzten beiden Jahren ist es gelungen, aufgrund von Minderausgaben und Spenden, die Mehrausgaben und Mindereinnahmen zu kompensieren. Um jedoch die Qualität der Veranstaltungen auch im Sinne der Stadt Karlsruhe weiterhin zu ermöglichen, ist eine Umstrukturierung, in der die Stadt Karlsruhe die Rolle der Veranstalterin übernimmt und das Karlsruher Forum diese Veranstaltungen aktiv begleitet und unterstützt, erforderlich. Das Personal zur Planung der Veranstaltungen wird von Seiten der Stadt gestellt. Die Personalgestellung für den Verein erfolgte in den letzten über 5 Jahren seitens der Stadt Karlsruhe in einem Umfang von ursprünglich fast 50 % einer Vollzeitstelle, für 2024 sind nun 37,8 % geplant. Das Personalamt der Stadt Karlsruhe wickelt seit vielen Jahren die Personalkosten für den Verein ab und erhebt hierfür auch Verwaltungskosten. Diese Aufgabe wird mit der Umstrukturierung wegfallen. Der Verein selbst wird ab 2024 von einer Geschäftsführerin für die vereinsinternen Aufgaben unterstützt, die der Verein aus seinen Mitgliedsbeiträgen honoriert. Erläuterungen zu finanziellen Auswirkungen Das Karlsruher Forum finanziert sich bisher im Wesentlichen aus Mitgliedsbeiträgen (23.500 Euro in 2022, der Betrag beinhaltet den Mitgliedsbeitrag der Stadt Karlsruhe in Höhe von 3.000 Euro) und dem jährlichen institutionellen Zuschuss der Stadt Karlsruhe in Höhe von derzeit 25.820 Euro. Eigenes Personal wurde vom Verein bisher nicht beschäftigt. Inhaltliche Themen, die Veranstaltungsarbeit und Aufgaben der Geschäftsführung wurden bisher von zwei städtischen Mitarbeiterinnen, die mit einem Teil ihrer jeweiligen Arbeitszeit an das Karlsruher Forum abgeordnet waren, bearbeitet. Der dadurch entstehende Personalaufwand (im Jahr 2022 rund 42.000 Euro) wurde dem Karlsruher Forum in Rechnung gestellt und von diesem an die Stadt Karlsruhe erstattet. Bei einer Fortführung der bisherigen Praxis müsste die Stadt Karlsruhe die Aufwendungen für die Personalgestellung noch zusätzlich mit 19 % Umsatzsteuer (im Jahr 2022 wären dies 7.980 Euro gewesen) in Rechnung stellen. Diese zusätzliche finanzielle Belastung kann das Karlsruher Forum nicht aus eigenen Mitteln bestreiten, ohne an der Programmarbeit drastische Einschnitte vorzunehmen. Um dies zu verhindern soll ab dem Jahr 2024 die Bearbeitung der inhaltlichen Themen und die Veranstaltungsarbeit im bisherigen Umfang von der Stadt Karlsruhe direkt geleistet werden. Diese Aufgaben sollen weiterhin in den bewährten Händen der beiden bisher damit beauftragten Mitarbeiterinnen der Stadt liegen. Für die Geschäftsführung des Vereins wird der Verein künftig selbst – 3 – eine Geschäftsführung beschäftigen. Dadurch wird sich der Personalaufwand bei der Stadt Karlsruhe ab 2024 auf rund 35.000 Euro reduzieren. Zur Finanzierung des künftigen städtischen Personalaufwandes soll die bisherige jährliche institutionelle Förderung in Höhe von 25.820 Euro an das Karlsruher Forum ab dem Haushaltsjahr 2024 eingespart werden. Darüber hinaus soll geprüft werden, ob sich die Stadt Karlsruhe von der Zahlung des Mitgliedsbeitrages in Höhe von 3.000 Euro vom Verein befreien lassen kann. Die Differenz zum städtischen Aufwand soll künftig jährlich durch einen in entsprechender Höhe gewährten Zuschuss des Karlsruher Forums an die Stadt Karlsruhe ausgeglichen werden. Mit Vertreter*innen des Karlsruher Forums wurden diese Umstrukturierungspläne und deren Auswirkungen besprochen. Das Karlsruher Forum hat sein Einverständnis zur Umstrukturierung, zu den damit einhergehenden Änderungen bei der Finanzierung und seine Bereitschaft, die Stadt Karlsruhe finanziell zu unterstützen, signalisiert. Ein entsprechender Vorstandsbeschluss des Karlsruher Forum wurde gefasst. Damit wäre gewährleistet, dass aus der Umstrukturierung für die Stadt Karlsruhe kein zusätzlicher Aufwand entsteht. Beschluss: Antrag an den Gemeinderat 1. Der Gemeinderat beschließt, dass die Stadt Karlsruhe die Rolle der Veranstalterin von Symposien und Veranstaltungen übernimmt, die die Markenkerne der Stadt „Recht und Demokratie“, „Kluge Entwicklungen (Klima für Innovation)“ und „Medienkunst“ zum Inhalt haben, und dass die Stadt Karlsruhe im Übrigen auch die bisherigen Veranstaltungsformate des Karlsruher Forums für Kultur, Recht und Technik e.V. beibehält insbesondere durch das Aufgreifen der Anregungen der Mitglieder und des Kuratoriums. 2. Der Gemeinderat beschließt, dass der im Doppelhaushalt 2024/2025 geplante institutionelle Zuschuss nicht an das Karlsruher Forum für Kultur, Recht und Technik e.V. in Höhe von 25.820 Euro/Jahr ausgezahlt, sondern zur teilweisen Abdeckung der städtischen Personalaufwendungen verwendet werden soll. Ab dem Haushalt 2026 soll der Betrag nicht mehr als Zuschuss geplant, sondern der Personalaufwand entsprechend erhöht werden.

Niederschrift 60. Plenarsitzung des Gemeinderates 23. Januar 2024, 15:30 Uhr öffentlich Bürgersaal, Rathaus am Marktplatz Vorsitzender: Oberbürgermeister Dr. Frank Mentrup Punkt 7 der Tagesordnung: Umstrukturierung des Karlsruher Forum für Kultur, Recht und Technik e.V. Vorlage: 2023/1391 Beschluss: 1. Der Gemeinderat beschließt, dass die Stadt Karlsruhe die Rolle der Veranstalterin von Symposien und Veranstaltungen übernimmt, die die Markenkerne der Stadt „Recht und Demokratie“, „Kluge Entwicklungen (Klima für Innovation)“ und „Medienkunst“ zum Inhalt haben, und dass die Stadt Karlsruhe im Übrigen auch die bisherigen Veranstaltungsformate des Karlsruher Forums für Kultur, Recht und Technik e.V. beibehält insbesondere durch das Aufgreifen der Anregungen der Mitglieder und des Kuratoriums. 2. Der Gemeinderat beschließt, dass der im Doppelhaushalt 2024/2025 geplante institutionelle Zuschuss nicht an das Karlsruher Forum für Kultur, Recht und Technik e.V. in Höhe von 25.820 Euro/Jahr ausgezahlt, sondern zur teilweisen Abdeckung der städtischen Personalaufwendungen verwendet werden soll. Ab dem Haushalt 2026 soll der Betrag nicht mehr als Zuschuss geplant, sondern der Personalaufwand entsprechend erhöht werden. Abstimmungsergebnis: Einstimmige Zustimmung Der Vorsitzende ruft Tagesordnungspunkt 7 zur Behandlung auf. Ich bitte um Ihr Votum ab jetzt. – Einstimmigkeit Zur Beurkundung: Die Schriftführerin: Hauptamt - Ratsangelegenheiten – 7. Februar 2024