Vergabe des Supports des pädagogischen Netzes von 76 Karlsruher Schulen

Beschlussvorlage Gedruckt auf 100 Prozent Recyclingpapier Vorlage Nr.: 2023/1315 Verantwortlich: Dez. 3 Dienststelle: SuS Vergabe des Supports des pädagogischen Netzes von 76 Karlsruher Schulen Gremien Termin TOP Ö / N Zuständigkeit Hauptausschuss 05.12.2023 4 Ö Entscheidung Kurzfassung Der Hauptausschuss nimmt von den Erläuterungen Kenntnis und stimmt der Vergabe des Supports des pädagogischen Netzes von 76 Karlsruher Schulen für den Zeitraum 1. Januar 2024 bis 31. Juli 2024 an die vorgeschlagene Firma zu. Die Verwaltung wird ermächtigt, der Bechtle GmbH & Co. KG, Karlsruhe den Zuschlag zu erteilen. Finanzielle Auswirkungen Ja ☒ Nein ☐ ☐ Investition ☒ Konsumtive Maßnahme Gesamtkosten: 1.189.690,60 Euro Jährliche/r Budgetbedarf/Folgekosten: Gesamteinzahlung: Jährlicher Ertrag: Finanzierung ☐ bereits vollständig budgetiert ☒ teilweise budgetiert ☐ nicht budgetiert Gegenfinanzierung durch ☐ Mehrerträge/-einzahlung ☐ Wegfall bestehender Aufgaben ☐ Umschichtung innerhalb des Dezernates Die Gegenfinanzierung ist im Erläuterungsteil dargestellt. CO 2 -Relevanz: Auswirkung auf den Klimaschutz Bei Ja: Begründung | Optimierung (im Text ergänzende Erläuterungen) Nein ☒ Ja ☐ positiv ☐ negativ ☐ geringfügig ☐ erheblich ☐ IQ-relevant Nein ☒ Ja ☐ Korridorthema: Abstimmung mit städtischen Gesellschaften Nein ☒ Ja ☐ abgestimmt mit – 2 – Erläuterungen 1. Ausschreibungsgegenstand Für 76 Schulen in Trägerschaft der Stadt Karlsruhe, das sind alle Schulen mit Ausnahme der beruflichen Schulen, wurde der Support des pädagogischen Netzes für den Zeitraum 1. Januar 2024 bis 31. Juli 2024 inklusive Transition mit der Option auf Vertragsverlängerung um drei Monate bis zum 31. Oktober 2024 ausgeschrieben. Im September 2023 wurde die Stadtverwaltung schriftlich durch das Landesmedienzentrum über die Auflösung der Technischen Supporteinheit für die Karlsruher Schulen (TeSKA) zum 25. September 2023 informiert. Der Support ist zur Aufrechterhaltung des Schulbetriebs und im pädagogischen Bereich zur Erfüllung der Bildungsplaninhalte unabdingbar. Um eine möglichst lückenlose Fortführung des Supports sicherzustellen, wurde der Support zunächst interimsweise vom 25. September 2023 bis 31. Dezember 2023 an die Bechtle GmbH & Co. KG, Karlsruhe, vergeben (Verhandlungsverfahren Nummer SuS23014). Die Entscheidung zur grundsätzlichen Vorgehensweise des Supports innerhalb der Stadtverwaltung steht noch aus, die Erarbeitung eines Konzepts ist erforderlich und wird einen Zeitraum über den 31. Dezember 2023 hinaus in Anspruch nehmen. Der Support muss daher erneut an einen externen Dienstleister vergeben werden. Für die Vorbereitung eines diesbezüglichen Vergabeverfahrens mit rechtssicheren Vergabeunterlagen als Grundlage bis hin zur Auftragsvergabe ist mit einem Zeitraum von sieben bis zehn Monaten zu rechnen. Insofern muss der Support erneut interimsweise ab 1. Januar 2024 an einen Dienstleister, konkret an die Bechtle GmbH & Co. KG, vergeben werden. Begründung: Die Transition (= technische Übergabe) von TeSKA an Bechtle ist bereits erfolgt. Der Support muss zwingend nahtlos zum 1. Januar 2024 sichergestellt sein, um die Administration der an den 76 Schulen vorhandenen circa 80 Server sowie circa 15.000 Endgeräte zu gewährleisten. Eine sichere und reibungslose Transition an ein anderes Unternehmen ist zum aktuellen Zeitpunkt nicht mehr möglich, da hierfür ein Zeitraum von circa drei Monaten einzuplanen ist. Zudem würde dies zu erheblichen Mehrkosten führen durch gleichzeitige Beauftragung zweier Firmen. Bechtle ist derzeit einziger offizieller Schulungspartner für die pädagogische Musterlösung (paedML), welche an nahezu allen betroffenen Schulen im Einsatz ist. Die Firma hat zudem bei fast jedem AAA- Hersteller den höchsten Partnerstatus und damit eine Prioritätsstatus, wodurch die Abwicklung profitiert. Wichtig ist zudem, einen Ansprechpartner für alle IT-Belange zu haben. Dadurch sind einheitliche Konzepte und Umsetzungen vor allem bei den Themen IT-Sicherheit und Datenschutz sowie gleiche Vorgehensweisen, Standards und Servicequalität für alle Schulen möglich. Zusätzlicher Mehraufwand bei Abrechnung, Koordinierung und Kommunikation entfällt dadurch. 2. Verfahrensart Die Ausschreibung der Lieferleistung erfolgte im Rahmen eines Verhandlungsverfahrens ohne Teilnahmewettbewerb nach § 119 Absatz 5 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) in Verbindung mit § 14 Absatz 4 Nummer 2 b) und 3 sowie § 17 Vergabeverordnung (VgV). 3. Prüfung und Wertung des Angebots Das eingereichte Angebot war vollständig. Die Auswertung des Angebots nach rechnerischer, technischer und wirtschaftlicher Prüfung hat Folgendes ergeben: Bechtle GmbH & Co. KG, Karlsruhe 1.189.690,60 Euro brutto – 3 – Unter Berücksichtigung des Zuschlagskriteriums (100 Prozent Preis) wird der Zuschlag nach § 127 Absatz 1 GWB in Verbindung mit § 58 Absatz 1 VgV auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Es wird vorgeschlagen, das Angebot der Bechtle GmbH & Co. KG, Karlsruhe anzunehmen und hierauf den Zuschlag zu erteilen. Erläuterungen zu finanziellen Auswirkungen Auf Grundlage der von September bis Dezember 2023 erbrachten Dienstleistungen und der zugrundeliegenden Rechnungen wurden die Kosten für den nun zu beauftragenden Zeitraum auf circa 1.000.000 Euro netto geschätzt. Diese Schätzung wurde durch das zu beauftragende Angebot bestätigt. Für den Support ist ein Betrag von 996.000 Euro brutto in den Planwerten der Haushaltsplanung 2024/25 enthalten. Durch die externe Vergabe entstehen weitere Kosten von 540.000 Euro brutto. Dieser Betrag muss zusätzlich bereitgestellt werden. Daher wurden 540.000 Euro brutto über die Veränderungsliste für die Haushaltsplanung 2024/25 beantragt. Beschluss: Antrag an den Hauptausschuss Der Hauptausschuss nimmt von den Erläuterungen Kenntnis und stimmt der Vergabe des Supports des pädagogischen Netzes von 76 Karlsruher Schulen für den Zeitraum 1. Januar 2024 bis 31. Juli 2024 an die vorgeschlagene Firma zu. Die Verwaltung wird ermächtigt, der Bechtle GmbH & Co. KG, Karlsruhe den Zuschlag zu erteilen.

Niederschrift 46. Sitzung Hauptausschuss 5. Dezember 2023, 16:30 Uhr öffentlich Bürgersaal, Rathaus Marktplatz Vorsitz: Oberbürgermeister Dr. Frank Mentrup 4. Punkt 4 der Tagesordnung: Vergabe des Supports des pädagogischen Netzes von 76 Karls- ruher Schulen Vorlage: 2023/1315 Beschluss: Der Hauptausschuss nimmt von den Erläuterungen Kenntnis und stimmt der Vergabe des Supports des pädagogischen Netzes von 76 Karlsruher Schulen für den Zeitraum 1. Januar 2024 bis 31. Juli 2024 an die vorgeschlagene Firma zu. Die Verwaltung wird ermächtigt, der Bechtle GmbH & Co. KG, Karlsruhe den Zuschlag zu erteilen. Abstimmungsergebnis: Einstimmige Zustimmung Der Vorsitzende ruft Tagesordnungspunkt 4 zur Behandlung auf. Bürgermeister Lenz teilt mit, dass derzeit eine Ausschreibung vorbereitet werde und es sich bei der vorliegenden Beschlussvorlage um eine Zwischenlösung handele. In städtischer Regie könne dieses Problem derzeit nicht gelöst werden. Auf Nachfrage von Stadtrat Honné (GRÜNE) erläutert er, dass er die Thematik als Geschäft der laufenden Verwaltung eingestuft habe und dass für die externe Vergabe weitere Mittel benötigt werden, die in der Verände- rungsliste enthalten seien um eine mögliche andere Firma bei der Übergabe einzuarbeiten. Er sei erleichtert, dass die Problematik auf die vorgeschlagene Weise gelöst werden könne. Stadtrat Hofmann (CDU) mahnt an, Lösungen für die Problematik des IT-Supports für Schu- len zu finden. Bürgermeister Lenz teilt auf Nachfrage von Stadtrat Dr. Schmidt (AfD) mit, dass die Schul- ausstattung städtische Aufgabe sei. – 2 – Der Vorsitzende ergänzt, dass es sich bei der Beschaffung der Geräte und der dazugehörige Support für die Schüler*innen unstrittig um städtische Aufgaben handele. Strittig sei derzeit, wie es sich mit den Geräten für die Lehrer*innen verhalte. Er stellt, nachdem keine weiteren Wortmeldungen vorliegen, die einstimmige Zustimmung fest. Zur Beurkundung: Die Schriftführerin: Hauptamt – Ratsangelegenheiten – 14. Dezember 2023