Ukraine Flüchtlingssituation - Personal- und Finanzmitteleinsatz beim Ordnungs- und Bürgeramt

Beschlussvorlage Gedruckt auf 100 Prozent Recyclingpapier Vorlage Nr.: 2023/1276 Verantwortlich: Dez. 2 Dienststelle: Ordnungs- und Bürgeramt Ukraine Flüchtlingssituation - Personal- und Finanzmitteleinsatz beim Ordnungs- und Bürgeramt Gremien Termin TOP Ö / N Zuständigkeit Hauptausschuss 05.12.2023 11.1 N Vorberatung Gemeinderat 19.12.2023 16.2 Ö Entscheidung Kurzfassung Der Gemeinderat nimmt den vorgelegten Bericht und die mittelfristige Prognose zur voraussichtlichen Entwicklung des Personal- und Finanzmittelbedarfs im Rahmen der Ukraine-Flüchtlingssituation in Karlsruhe zur Kenntnis. Der Gemeinderat stimmt der befristeten teilweisen Weiterführung der mit Beschluss vom 26. April 2022 zur Verfügung gestellten überplanmäßigen Stellen im dargestellten Umfang für weitere zwei Jahre bis zum 31. Mai 2026 beim Ordnungs- und Bürgeramt zu. Finanzielle Auswirkungen Ja ☒ Nein ☐ ☐ Investition ☒ Konsumtive Maßnahme Gesamtkosten: 960.000 Euro Jährliche/r Budgetbedarf/Folgekosten: 480.000 Euro Gesamteinzahlung: Jährlicher Ertrag: Finanzierung ☐ bereits vollständig budgetiert ☒ teilweise budgetiert ☐ nicht budgetiert Gegenfinanzierung durch ☐ Mehrerträge/-einzahlung ☐ Wegfall bestehender Aufgaben ☐ Umschichtung innerhalb des Dezernates Die Gegenfinanzierung ist im Erläuterungsteil dargestellt. CO 2 -Relevanz: Auswirkung auf den Klimaschutz Bei Ja: Begründung | Optimierung (im Text ergänzende Erläuterungen) Nein ☒ Ja ☐ positiv ☐ negativ ☐ geringfügig ☐ erheblich ☐ IQ-relevant Nein ☒ Ja ☐ Korridorthema: Abstimmung mit städtischen Gesellschaften Nein ☒ Ja ☐ abgestimmt mit – 2 – Erläuterungen Mit Beschluss vom 26. April 2022 genehmigte der Gemeinderat den bis 31. Mai 2024 befristeten Einsatz von insgesamt 28,0 Vollzeit-Stellen zur Bewältigung der Ukraine-Flüchtlingssituation im Ordnungs- und Bürgeramt. Im Rahmen der Aufgabenbewältigung zeigte sich, dass im Ordnungs- und Bürgeramt weniger Personalressourcen als ursprünglich angenommen benötigt wurden. Daher erfolgte 2023 eine Umschichtung von nicht benötigten Stellenanteilen (7,87 VZW) zu einer anderen Dienststelle (SJB). Damit sind aktuell noch 20,13 Vollzeit-Stellen für den Ukraine-Krieg beim Ordnungs- und Bürgeramt. Das Stellenkontingent wurde seitdem für die Bereiche Bürgerangelegenheiten, Standesamt und Ausländerbehörde zur Bewältigung der Mehrarbeiten im Zusammenhang mit der Aufnahme von Geflüchteten aus der Ukraine eingesetzt. Hierzu wurden beim Ordnungs- und Bürgeramt 6,0 VZW überplanmäßige Stellen geschaffen und bislang 4,8 VZW bei der Ausländerbehörde eingerichtet. Die Personalakquise erwies sich als schwierig. Derzeit sind 1,85 VZW besetzt, eine Vollbesetzung der städtischen Stellenanteile wird angestrebt. Für die städtischen Stellen konnte im Jahr 2022 eine Besetzungsquote von 77 Prozent und 2023 von 49 Prozent erreicht werden. Die Personalkosten beliefen sich 2022 auf circa 67.000 Euro und 2023 (bis Oktober) auf circa 110.000 Euro. Zur Bewältigung des Arbeitsvolumens werden neben den städtischen Stellen auch Leiharbeitskräfte eingesetzt. Die Kosten der eingesetzten Leiharbeitskräfte beliefen sich für die Jahre 2022 und 2023 (bis 23. Oktober 2023) auf insgesamt 1.246.008,44 Euro. Davon entfielen 784.226,38 Euro auf 2022 und bislang 461.782,06 Euro auf 2023. Im Bürgerbüro wurden zu Beginn des Krieges neun Leiharbeitskräfte akquiriert, die je nach fachlicher und persönlicher Eignung unterschiedlich lange Einsatzzeiten im Bürgerbüro hatten. Es finden gegenwärtig zwar weiterhin konstant Zuzüge aus der Ukraine statt, jedoch haben sich die Zahlen im Vergleich zum Frühjahr und Sommer 2022 auf ein für den Bereich bewältigbares Niveau eingependelt. Hierdurch konnten bereits zum August 2022 die Mehraufwände komplett in die Linienarbeit überführt und mit dem Bestandspersonal bewältigt werden. Seit August 2022 wurden keine Leiharbeitskräfte mehr im Bürgerbüro eingesetzt, teilweise gelang eine befristete Übernahme der gut eingearbeiteten Leiharbeitskräfte in die Abteilung Bürgerangelegenheiten. Eine Verlängerung der Stellenanteile im Ukrainekontext ist für das Bürgerbüro nicht erforderlich. Im Standesamt wurde eine Leiharbeitskraft zur Entlastung der Gesamtabteilung in der Einbürgerungsstelle eingesetzt. Durch die Ukraine-Flüchtlinge entstand ein Mehraufwand beispielsweise bei der Beurkundung der Geburten, da die Väter im Regelfall in der Ukraine sind. Dies führt zu erschwerten Bedingungen für die Vaterschaftsanerkennungen und Namensbestimmungen. Gleiches gilt für die Beurkundung von Sterbefällen. Die Stelle ist seit kurzem vakant, eine Wiederbesetzung und Verlängerung der Stelle wird angestrebt. In der Ausländerbehörde wurden mit Beginn des Ukraine-Krieges neun Leiharbeitskräfte für die Aufgaben Antragsverfahren, Prüfung und Entscheidung, Biometrie und weitere Fallbearbeitung (Ausschlussgründe, Ablehnungsverfügungen, Familiennachzug) sowie Aushändigung der Aufenthaltserlaubnisse, Ausstellung von vorläufigen Aufenthaltserlaubnissen, Kundensteuerung, Ansprechpartner für Polizeipräsidium Karlsruhe bei Suchtreffern in den Systemen der erkennungsdienstlichen Registrierung, Bearbeitung von aufenthaltsrechtlichen Fragen der Schutzbedürftigen vor Ort, Bescheinigungen für Arbeitgeber/Schulen/Studieneinrichtungen, Integrationskurs, allgemeine Fragen und Humanitäres Aufenthaltsrecht eingestellt. Daneben wurden zur Entlastung der Gesamtabteilung auch Arbeitskräfte im allgemeinen Servicebereich, zur Unterstützung und Stabilisierung der Kernaufgaben eingesetzt. Seit Anfang November 2023 werden noch fünf Leiharbeitskräfte neben den zwei besetzten städtischen Stellen beschäftigt. Teilweise wird eine Übernahme von Leiharbeitskräften auf die städtischen Ukraine-Stellen anvisiert. – 3 – Im Oktober 2023 wurde vom Europäischen Rat dem Vorschlag zur Verlängerung des mit dem Durchführungsbeschluss (EU) 2022/382 eingeführten vorübergehenden Schutzes bis zum 4. März 2025 zugestimmt. Diese Verlängerung wird aktuell vom Bundesministerium des Inneren und für Heimat bundesweit konkretisiert, insbesondere auch mit Blick auf eine pragmatische Lösung für die bevorstehenden Verlängerungen der bestehenden Aufenthaltserlaubnisse durch die Ausländerbehörden. Mit Ablauf des Beschlusses zur humanitären Aufnahme in der EU in 2025 wird jedoch die Erteilung regulärer Aufenthaltstitel erforderlich, diese werden dann für alle bislang aufgenommenen Flüchtlinge aus der Ukraine zeitgleich fällig. Die derzeit möglichen Prognosen zur Entwicklung der Geflüchteten-Zahlen aus der Ukraine lassen nicht auf eine schnelle Entspannung der Situation und damit auf einen signifikanten Rückgang des Arbeitsaufkommens in der Ausländerbehörde schließen. Es erfolgt weiterhin ein kontinuierlicher Zuzug von Geflüchteten aus der Ukraine. Daher wird in der Ausländerbehörde weiterhin ein Personalbedarf von zusätzlichen 6,0 VZW benötigt. Vor diesem Hintergrund und zur weiteren Gewährleistung der rechtmäßigen Aufgabenerfüllung sieht das Ordnungs- und Bürgeramt aktuell keine Möglichkeit eines vollständigen Rückbaus der überplanmäßig eingerichteten Personalkapazitäten zum 31. Mai 2024. Die Verlängerung der nachfolgend aufgeführten Stellenanteile um weitere zwei Jahre bis zum 31. Mai 2026 wird deshalb beantragt. Bisheriges Stellenkontingent 28,0 VZW abzüglich abgegebener Stellenanteile an eine andere Dienststelle 7,87 VZW ___________________________________________________________________________________ entspricht dem aktuellen Stellenkontingent von 20,13 VZW. Davon wird eine Verlängerung von 7,0 Vollzeit-Stellen beantragt, diese sollen wie folgt eingesetzt werden: 1,0 VZW im Standesamt 6,0 VZW in der Ausländerbehörde Sollten sich innerhalb des Verlängerungszeitraums bis 31. Mai 2026 in einzelnen Bereichen Aufgabenrückgänge ergeben, werden nicht benötigte Stellenanteile (wie bereits gehandhabt) auch nicht weiterverwendet. Erläuterungen zu finanziellen Auswirkungen 4,8 städtische Stellen 300.000 Euro 2,2 Leiharbeitskräfte 180.000 Euro Jährliche Kosten 480.000 Euro Eine Gegenfinanzierung ist vorrangig durch Umschichtung innerhalb des gesamtstädtischen Personalbudgets sicherzustellen – 4 – Beschluss: Antrag an den Gemeinderat: Der Gemeinderat nimmt nach Vorberatungen im Hauptausschuss den Bericht Ukraine Flüchtlingssituation – Personal- und Finanzmitteleinsatz beim Ordnungs- und Bürgeramt zur Kenntnis und beschließt die Verlängerung der im Rahmen der Ukraine-Krise eingerichteten überplanmäßigen Stellen im beantragten Umfang für weitere zwei Jahre bis zum 31. Mai 2026.

Niederschrift 59. Plenarsitzung des Gemeinderates 19. Dezember 2023, 15:30 Uhr öffentlich Bürgersaal, Rathaus am Marktplatz Vorsitzender: Oberbürgermeister Dr. Frank Mentrup 16. Punkt 16 der Tagesordnung: Geflüchtete aus der Ukraine: Punkt 16.1 der Tagesordnung: Geflüchtete aus der Ukraine: Finanzielle Auswirkungen und Personalbedarf in der Sozial- und Jugendbehörde Vorlage: 2023/1264 Punkt 16.2 der Tagesordnung: Ukraine Flüchtlingssituation - Personal- und Finanzmittelein- satz beim Ordnungs- und Bürgeramt Vorlage: 2023/1276 Beschluss: TOP 16.1 Der Gemeinderat nimmt die dargestellten finanziellen Auswirkungen und den Personalbe- darf in der Sozial- und Jugendbehörde und beim Stadtamt Durlach im Rahmen der Ukra- ine-Flüchtlingssituation nach Vorberatung im Hauptausschuss zur Kenntnis. Der Gemeinde- rat stimmt nach Vorberatung im Hauptausschuss der befristeten Weiterführung der in der Sozial- und Jugendbehörde und beim Stadtamt Durlach für die ukrainebedingte Aufga- benerledigung eingerichteten überplanmäßigen Stellen im dargestellten Umfang für wei- tere zwei Jahre bis zum 31. Mai 2026 zu. TOP 16.2 Der Gemeinderat nimmt nach Vorberatungen im Hauptausschuss den Bericht Ukraine Flüchtlingssituation – Personal- und Finanzmitteleinsatz beim Ordnungs- und Bürgeramt zur Kenntnis und beschließt die Verlängerung der im Rahmen der Ukraine-Krise eingerich- teten überplanmäßigen Stellen im beantragten Umfang für weitere zwei Jahre bis zum 31. Mai 2026. Abstimmungsergebnis: 16.1: Einstimmige Zustimmung (39 JA) 16.2: Einstimmige Zustimmung (39 JA) – 2 – Der Vorsitzende ruft Tagesordnungspunkt 16 zur Behandlung auf und verweist auf die er- folgte Vorberatung im Hauptausschuss am 5. Dezember 2023: Da können wir gleich abstimmen. Ich rufe auf 16.1 und bitte um Ihr Votum ab jetzt. – Ein- stimmigkeit. TOP 16.2. und auch hier können wir gleich wählen bzw. abstimmen, und zwar ab jetzt. – Auch das ist einstimmig. Zur Beurkundung: Die Schriftführerin: Hauptamt - Ratsangelegenheiten – 5. Januar 2024